Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Kik hero final
1.
2.
3. ABD. AZIZ BIN YUSOF 1 NOVEMBER 2011 PENUBUHAN KUMPULAN MOHD SAZALI B. ESHAH NORMADIAH SHAFIE SAKRI B. MAT NOOR NORMI BT. AZIZ NORAINI BT. MAHMUD FAZILAH BT. CHE DIN AHMADULHADI B. ZAHARI WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN KHAIRUL ZAMRY MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS
16. Kos : Penggunaan setiap bulan Tempat : Semua Bahagian Di Jabatan Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang Kaedah : Pemantauan pegawai bertugas Semasa PEMBAZIRAN ELEKTRIK DI PEJABAT
17. Kos : Penggunaan telefon setiap bulan Tempat : Semua bahagian di Jabatan Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang Kaedah : Buku catatan penggunaan telefon Semasa PENGGUNAAN TELEFON TANPA REKOD DI PEJABAT
18. Bilangan : Purata 30 rim sebulan Tempat : Semua bahagian di Jabatan Pemerhatian : 1. Lebihan kertas yang terpakai 2. Pembaziran kertas A4 3.Peningkatan kos kertas A4 Kaedah : Pegawai merekod penggunaan kertas Semasa A4 PEMBAZIRAN KERTAS A 4 DI PEJABAT
19. Bilangan : 10 orang untuk 5 kaunter Tempat : Semua kaunter di Jabatan Pemerhatian : 1. Urusan lewat diproses 2. Aduan daripada pelanggan Kaedah : Papan notis pergerakan pegawai Semasa PERKHIDMATAN KAUNTER TIDAK MENEPATI PIAWAIAN YANG DITETAPKAN
20. Kriteria penetapan MASALAH PENILAIAN DAN ANALISIS A B C D JUMLAH KEDUDUKAN Pembaziran elektrik di pejabat Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 4 1 1 1 7 4 Penggunaan telefon tanpa rekod di pejabat Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 5 1 1 2 9 3 Pembaziran kertas A4 di pejabat Sepanjang satu Tahun Yang Lalu terdapat peningkatan penggunaan kertas A4 di semua bahagian menyebabkan pembaziran dan lebiha kertas terpakai 5 5 1 5 16 1 Perkhidmatan kaunter tidak menepati piawaian yang ditetapkan Berdasarkan kepada aduan pelanggan secara puratanya setiap urusan terpaksa mengambil masa yang lama. 1 2 5 4 12 2 1 2 3 4 5 Melibatkan pembaziran sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi Ekspetasi pelanggan menurun sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi Kebersihan pejabat sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi Mengganggu tugas harian pegawai sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi
29. APAKAH MASALAH YANG BERLAKU? PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MENYEBABKAN PENINGKATAN KOS, PENINGKATAN SUHU DUNIA, DAN MEMERLUKAN RUANG YANG BESAR UNTUK PENYIMPANAN DOKUMEN DIMANA IANYA BERLAKU? DI SEKSYEN PENTADBIRAN BILAKAH IANYA BERLAKU? BERLAKU SEMASA PERCETAKAN DOKUMEN DARIPADA SISTEM DAN PENGGUNAAN BORANG DALAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN SIAPAKAH YANG TERLIBAT? KAKITANGAN PENTADBIRAN MENGAPA IANYA BERLAKU? TIDAK MENGIKUT PROSEDUR PERCETAKAN, CETAKAN BERULANG-KALI PADA PERKARA YANG SAMA DAN AMALAN ‘SAKA’ BAGAIMANA IANYA BERLAKU? APABILA KAKITANGAN TIDAK MAHIR MENGGUNAKAN SISTEM YANG BARU KURANG DIBERI LATIHAN BERKAITAN KAEDAH YANG LEBIH EFISIEN
30. CUAI PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN TIADA SELIAAN MANUSIA PERALATAN/ MESIN PERSEKITARAN KAEDAH SIKAP KURANG PENGETAHUAN KURANG KEMAHIRAN LAMA TIDAK DISELENGGARA BORANG TEBAL BUDAYA LAMA TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS TIADA REKOD STOK KERTAS BAJET TIDAK EFISIEN – PERUNTUKAN KERTAS BERLEBIHAN BORANG RUMIT TIADA PANDUAN ISI BORANG
31.
32. 5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJAWAB PERSEKITARAN BORANG TEBAL MASIH GUNA CARA LAMA BORANG RUMIT TIADA PANDUAN ISI BORANG BANYAK BUTIRAN DAN PERLUKAN BANYAK HELAIAN. TULIS DRAF DAN ISI BORANG SECARA MANUAL. BANYAK PENJELASAN/ PANDUAN DISEDIAKAN BAGI BORANG YANG RUMIT. TIADA PANDUAN BAGI PENGIISIAN BAGI ORANG AWAM. KEPERLUAN PERKHIDMATAN BAGI SESETENGAH OPERASI. PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI. PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI. INFO YANG MUDAH PADA BORANG TETAPI MASIH MELAKUKAN KESIALAPAN SEMASA MENGISI. X X X X
33.
34.
35. PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MANUSIA PERALATAN/ MESIN KAEDAH SIKAP KURANG PENGETAHUAN TIDAK SELIAAN TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS TIADA REKOD STOK KERTAS
36.
37. l ll ll l lll lll ll ll ll l l l llll ll lll llll PUNCA PALING MUNGKIN MINGGU JUMLAH 1 2 3 4 TIADA REKOD STOK KERTAS 32 TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS 41 TIADA SELIAAN 6 KURANG PENGETAHUAN 17 SIKAP 8 llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll
38. TIADA REKOD STOK KERTAS TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS TIADA SELIAAN KURANG PENGETAHUAN SIKAP PUNCA
39. PUNCA PALING MUNGKIN JUMLAH KEKERAPAN JUMLAH KEKERAPAN TERKUMPUL PERATUS KEKERAPAN PERATUS KEKERAPAN TERKUMPUL TIADA REKOD STOK KERTAS 41 41 39.4 39.4 TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS 32 73 30.8 70.2 TIADA SELIAAN 17 90 16.3 86.5 KURANG PENGETAHUAN 8 98 7.7 94.2 SIKAP 6 104 5.8 100.0
40. Tiada rekod stok kertas Tiada seliaan Kurang pengetahuan Sikap PUNCA 0% 50% 104 Tiada kawalan penggunaan kertas
41. Tiada rekod stok kertas Tiada seliaan Kurang pengetahuan Sikap PUNCA 0% 50% 104 Tiada kawalan penggunaan kertas 80%
