Een provisieverbod betekent dat u als adviseur zelf een vergoeding in rekening moet brengen en zelf het geld moet gaan innen. Dit artikel licht een aantal belangrijke zaken toe over de betaaladministratie: van het opstellen van een factuur tot het incasseren van betalingen. Inclusief een stappenplan voor het inrichten van een goed debiteurenbeheer.

1. SPECIAL DIRECTE BELONING
administratie
BETAALADMINISTRATIE OP ORDE
Een provisieverbod betekent dat u als adviseur zelf een vergoeding in rekening moet brengen en zelf het
geld moet gaan innen. Dit artikel licht een aantal belangrijke zaken toe over de betaaladministratie: van het
opstellen van een factuur tot het incasseren van betalingen. Inclusief een stappenplan voor het inrichten van
een goed debiteurenbeheer. Silvia Janssen
B
ij provisie vormt de beloning onderdeel van de verplicht, wel raadzaam. In de ‘Checklist factuur’ leest u
premie of hypotheek en incasseert de verzekeraar welke gegevens minimaal in de factuur moeten worden
en/of bank de vergoeding rechtstreeks bij de klant. opgenomen.
Bij een provisieverbod moet u zelf de vergoedingen gaan
factureren. Het Bgfo kent naast de algemene zorgvuldig- EEN ADMINISTRATIE OPZETTEN
heidsnorm geen specifieke regels met betrekking tot de Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en
facturatie. U bent net als iedere zakelijke dienstverlener bij te houden. Niet alleen omdat u als ondernemer wet-
wel gehouden aan de fiscale eisen die worden gesteld aan telijk verplicht bent om een goede administratie bij te
de betaaladministratie. Over de fiscale behandeling en houden en te bewaren. Het helpt u ook om op tijd nieuwe
administratie leest u meer in het artikel over fiscaliteit. ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het
Het is gebruikelijk om bij het innen van een vergoeding juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een
een factuur op te stellen. Voor zakelijke klanten en BTW- goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming
belaste diensten geldt een facturatieplicht. Bij het innen gebeurt en houdt u overzicht. Uw administratie vormt ook
van een vergoeding van consumenten is een factuur niet de basis van uw BTW- en assurantiebelastingaangiften en
een eventuele controle daarop. Wat legt u onder meer in
uw administratie vast? Ontvangen facturen en kopieën
van verzonden facturen, bankafschriften, correspondentie,
CHECKLIST FACTUUR
agenda’s, opdrachtovereenkomsten en andere afspraken.
Verplichte gegevens op uw factuur:
✔ uw naam, adres en BTW-nummer INCASSO
✔ uw KvK-nummer (als u bent ingeschreven bij de Kamer van Een belangrijk uitgangspunt van het Bgfo-3 is dat de
Koophandel) adviseur zelf de betalingen moet innen bij de producten
✔ een uniek volgnummer waarvoor een provisieverbod geldt. De beloningsbedragen
✔ de datum waarop de factuur gemaakt is voor de advies- en bemiddelingsactiviteiten mogen in ie-
✔ de naam en het adres van uw afnemer der geval niet door de bank of verzekeraar worden geïnd.
✔ de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of Wel mag de incasso worden uitbesteed aan een derde, niet
zijnde een aanbieder van financiële diensten. Bij het innen
bijvoorbeeld bij abonnementen het tijdvak waarover u factureert
van verzekeringspremies gelden weer andere regels. Voor
✔ het aantal geleverde goederen of diensten
verzekeringen kent de Wft het recht van premie-incasso
✔ een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt voor de bemiddelaar. Dit betekent dat de bemiddelaar het
geleverd recht heeft namens de verzekeraar vergoedingen te innen.
✔ het BTW-tarief dat u in rekening brengt Overigens is het vervolgens afhankelijk van de afspraken
✔ het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW die verzekeraar en bemiddelaar hier zelf over maken.
✔ het BTW-bedrag Voor producten met een provisieverbod mogen bemidde-
✔ laars de premie en eigen beloning niet in één incassohan-
deling gaan incasseren, ook al zouden deze kosten gespeci-
ficeerd worden: dit past niet in de geest van de wet.
Facturen bewaart u minimaal zeven jaar. Meer info: www.belastingdienst.nl In de besprekingen over toekomstige aanpassingen van
de Wft wordt het recht van premie-incasso ter discussie
16 Verhelderend, Verdiepend, Praktisch

2. gesteld. Het behoort tot de mogelijkheden dat de zoge-
noemde maatschappij-incasso (voor producten waarvoor STAPPENPLAN DEBITEURENBEHEER
het provisieverbod geldt) wordt afgeschaft. Houd de ont- 1. Informatie. Opstellen van opdrachtovereenkomst en
wikkelingen dus nauwlettend in de gaten. voorwaarden waarin de betalingscondities duidelijk zijn vermeld.
2. Facturatie. Een stellige en duidelijke factuur. Verstuur deze
DEBITEURENBEHEER
op tijd en snel. Hoe later de factuur wordt gestuurd, hoe later
Nu de adviseur de betalingen zelf moet innen, kan hij te
betaald.
maken krijgen met klanten die hun rekening niet op tijd
betalen. Een goed debiteurenbeheer helpt bij het verklei- 3. Herinnering en aanmaning. Als de betalingstermijn is verlopen,
nen van dit debiteurenrisico. Richt vooraf een goed pro- stuur dan een herinnering. Tussendoor telefonisch navragen
ces in om te volgen en borgen dat klanten hun rekening kan helpen om te achterhalen waarom een rekening niet wordt
op tijd betalen. Het debiteurenbeheer begint bij het op- betaald.
stellen van een factuur en eindigt in het slechtste geval bij 4. Sommatie. Is de betaling nog niet voldaan, stuurt u dan
een beslaglegging. Maak een stappenplan, administreer een sommatie met ingebrekestelling. Overweeg een
de ondernomen stappen in een administratie en volg de
betalingsregeling als uw klant krap bij kas is.
stappen goed op. Het ‘Stappenplan Debiteurenbeheer’
5. Incassobureau inschakelen. Hebben deze stappen geen
helpt u bij het inrichten van een debiteurenbeheer.
succes? Overweeg de zaak ter incasso uit handen te geven.
KLANTRELATIE
Het is niet altijd prettig om klanten aan te moeten spreken
op hun betalingsgedrag. U wilt uw klantrelatie graag goed
houden. Ervaring leert dat een slecht betalende klant u FACTORING
steeds langer kan laten wachten op uw geld. Als u klanten U kunt ervoor kiezen om de incassering volledig uit te
vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur laten voeren door een ander bedrijf. Het overdragen van
openstaat, is dat een teken dat u uw organisatie strak in de de debiteurenadministratie heet factoring. In de financi-
hand heeft: het is een kwaliteitswaarmerk voor uw organi- ele adviesmarkt zijn meerdere factoringbedrijven actief.
satie. En het vermindert het risico op niet betaling. Een aantal van deze bedrijven biedt ook aan het risico
van wanbetaling over te nemen.
INCASSOKOSTEN Factoring heeft voor- en nadelen. Een voordeel van zelf
Bij het incasseren van vorderingen geldt een aantal doen is dat u zelf direct contact blijft houden met uw
regels met betrekking tot het in rekening brengen van klanten over de incassering van uw nota’s en zelf direct
incassokosten. Deze regels zijn vastgelegd in de Wet invloed hebt op de klantbeleving. Een voordeel van
normering incassokosten en gelden vanaf 1 juli 2012. uitbesteden is dat het administratie, energie en ergernis
Met deze wet wordt beoogd consumenten en bedrijven bespaart. In de praktijk is factoring pas interessant bij
te beschermen tegen onredelijk hoge incassokosten. Wat bedragen vanaf 250.000 euro inclusief BTW, aldus de
betekent dat voor u? Er wordt een maximum gesteld aan Kamer van Koophandel.
incassokosten, volgens een staffel. Voordat u incassokos-
ten in rekening brengt, bent u verplicht een aanmaning ZELF BETALINGEN INNEN
(de zogenoemde 14-dagen brief) te versturen. Dit doet u Het provisieverbod brengt met zich mee dat u zelf beta-
na het vervallen van de oorspronkelijke betaaltermijn. lingen moet gaan innen. Iedere onderneming loopt het
In deze brief moet u expliciet de gevolgen van niet- risico dat rekeningen niet (tijdig) worden voldaan. Het
betaling vermelden, waaronder de hoogte van de incas- vergt een goede inrichting van de administratie. Met een
sokosten. zorgvuldig debiteurenbeheer vermindert u het risico op
oninbare facturen.
MAXIMUM INCASSOKOSTEN
Hoofdsom Incassokosten: % van het MANAGEN VAN KLANTVERWACHTINGEN
bedrag van de hoofdsom De beste remedie tegen oninbare facturen is het mana-
> 2.500 – < 5.000 euro 10% gen van klantverwachtingen. Zorg dat uw klant vooraf
> 5.000 – < 10.000 euro 5% weet wat u gaat leveren en wat hij daarvoor betaalt. Een
> 10.000 – < 200.000 euro 1% tevreden klant is het mooiste wat er is en goed voor uw
> 200.000 euro 0,5% (max. 6.775 euro) bedrijf! ««
vakblad voor financieel adviseurs | 27 NOVEMBER 2012 17