1. MANAJEMEN PROYEK
PAULUS KLAU
1006082010
SEMESTER 6
ILMU KOMPUTER
ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT
Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi
proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber- sumber daya untuk mendapatkan manfaat
dimasa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-
sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat
berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru.
Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka
sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi
dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya.
Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis).
Analisis biaya/keuntungan disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/effectivenss analysis).
Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung
dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik.
Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam
bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.
 Komponen biaya
Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan
komponan efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat
diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu :
a. Biaya pengadaan (procurement cost)
b. Biaya persiapan operasi (start-up cost)
c. Biaya proyek (project-related cost)
d. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)
A. Biaya pengadaan (procurement cost)
Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan
memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah sebagai berikut :
- Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.
- Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.
- Biaya instalasi perangkat keras.
- Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC).
- Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.
- Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras.
1

2. Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun
pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras
dengan cara leasing.
B. Biaya persiapan operasi (start-up cost)
Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk membuat
sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal, antara lain :
- Biaya pembelian perangkat lunak sistem.
- Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit,frekuensi).
- Biaya persiapan personil.
- Biaya reorganisasi.
- Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.
Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-baya yang terjadi di awal-awal
tahun sebelum sistem dioperasikan.
C. Biaya proyek (project-related cost)
Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan
sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya proyek, antara lain :
- Biaya dalam tahap analisis sistem.
a. Biaya untuk mengumpulkan data.
b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy,dll).
c. Biaya rapat.
d. Biaya staff analis.
e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.
- Biaya dalam tahap disain sistem.
a. Biaya dokumentasi.
b. Biaya rapat.
c. Biaya staff analis.
d. Biaya staff programmer.
e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi.
f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.
- Biaya dalam tahap penerapan sistem.
a. Biaya pembuatan formulir baru.
b. Biaya konversi data.
c. Biaya latihan personel.
d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem.
D. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)
Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan
sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya perawatan (maintenance cost) adalah
biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya
operasi dan biaya perawatan sistem, antara lain :
- Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data).
- Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).
- Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).
2

3. - Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program).
- Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.
- Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.
- Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.
- Biaya depresiasi (penyusutan).
Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelumoperasi sistem
diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama umur operasi
sistem.
 Komponen manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
Manfaat mengurangi biaya.
Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan.
Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas.
Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.
Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berujud
(tangible benefits) dan keuntungan tidak berujud (intangible benefits).
Keuntungan berwujud (tangible benefits) merupakan keuntungan yang berupa penghematan-
penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas
dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berujud diantaranya adalah sebagai berikut :
- Pengurangan-pengurangan biaya operasi.
- Pengurangan kesalahan-kesalahan proses.
- Pengurangan biaya telekomunikasi.
- Peningkatan penjualan.
- Pengurangan biaya persediaan.
- Pengurangan kredit tak tertagih.
Keuntungan tak berujud (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau
tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.Keuntungan-keuntungan ini diantaranya adalah
sebagai berikut :
- Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan.
- Peningkatan kepuasan kerja personil.
- Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.
 Metode analisa biaya & manfaat
Setelah komponen biaya & manfaat telah dapat diidentifikasikan, maka selanjutnya analisis
biaya & manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau
tidak. Di dalam analisis suatu investasi terdapat 2(dua) aliran kas yaitu :
1. Aliran Kas Keluar (Cash out flow)
2. Aliran Kas Masuk (Cash in flow)
3

4. Aliran KAS KELUAR terjadi karena pengeluaran uang untuk Investasi, sedangkan aliran KAS MASUK
terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi.
Aliran KAS MASUK ini sering disebut “PROCEED”, yaitu keuntungan bersih sesudah dipotong pajak
ditambah dengan depresiasi (nilai penyusutan). Salah satu metode untuk melakukan ANALISA BIAYA &
MANFAAT adalah : Metode Pengembalian Investasi (Return of Invesment/ROI)
 Pengertian ROI
Menurut Munawir (1995:89) ROI (Return On Investment) adalah satu bentuk dari rasio
profitabilitas yang dimaksudkan untuk dapat mengukur kemampuan perusahaan dengan
keseluruhan dana yang ditanamkan dalam aktiva yang digunakan untuk operasinya perusahaan
untuk menghasilkan keuntungan.
 Kelebihan dan Kelemahan ROI
Kelebihan :
Selain ROI berguna sebagai alat control juga berguna untuk keperluan perencanaan. ROI
dapat digunakansebagai dasar pengambilan keputusan apabila perusahaan akan
melakukan ekspansi.
ROI dipergunakan sebagai alat ukur profitabilitas dari masing-masing produk yang
dihasilkan oleh perusahaan. Dengan menerapkan sistem biaya produksi yang baik, maka
modal dan biaya dapat dialokasikan ke dalam produk yang dihasilkan oleh perusahaan,
sehingga dapat dihitung masing-masing.
Kegunaan ROI yang paling prinsip adalah berkaitan dengan efisiensi penggunaan modal,
efisiensi produk dan efisiensi penjualan. Hal ini dapat dicapai apabila perusahaan telah
melaksanakan praktik akutansi secara benar dalam artian mematuhi sistem dan prinsip-
prinsip akutansi yang ada.
Kelemahan :
Mengingat praktek akutansi dalam perusahaan seringkali berbeda maka kelemahan
prinsip yang dihadapi adalah kesulitan dalam membandingkan rate of return suatu
perusahaan dengan perusahaan lain.
Dengan menggunakan analisa rate of return atau return on investment saja tidak dapat
dipakai untuk membandingkan dua perusahaan atau lebih dengan memperoleh hasil
yang memuaskan.
 Contoh Kasus ROI
Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek
dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. ROI dari suatu proyek inventasi dapat dihitung
dengan rumus :
Total manfaat - total biaya
ROI =
Total biaya
4

5. Contoh - nya :
- Diketahui total manfaat dari proyek adalah :
Manfaat tahun ke 1 = Rp 50.000.000
Manfaat tahun ke 2 = Rp 67.000.000
Manfaat tahun ke 3 = Rp 85.000.000
Manfaat tahun ke 4 = Rp 90.000.000
+
Total manfaat = Rp 292.000.000, -
Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah :
Biaya tahun ke 0 = Rp 140.000.000
Biaya tahun ke 1 = Rp 10.000.000
Biaya tahun ke 2 = Rp 11.000.000
Biaya tahun ke 3 = Rp 12.000.000
Biaya tahun ke 4 = Rp 10.000.000
+
Total Biaya = Rp 183.000.000
ROI untuk proyek investasi adalah sebesar :
292.000.000 – 183.000.000
ROI = x 100%
183.000.000
= 59,562 %
Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalAh proyek yang
dapat diterima.
Pada contoh nilai ROI adalah 0,59562 atau 59,562 %, berarti proyek ini dapat diterima,
karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 59,562% dari biaya investasinya.
5