Kelompok sia 5 analisis implementasi konsep basis data relasional pada pt ha...
Bab1,2,3,4
1. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Sisten Persediaan Spare Part di sebuah bengkel merupakan salah satu
bagian yang sangat berperan penting, pada bagian gudang berperan sebagai
pengadaan spare part yang dibutuhkan oleh Bengkel untuk mengantikan spare
part mobil yang rusak, selain itu bagian gudang juga melakukan pengolahan spare
part, diantaranya mencatat setiap barang baik yang masuk maupun yang keluar.
Pencatatan yang dilakukan di bagian Gudang untuk spare part masuk
dilakukan dengan mencatat spar part ke dalam bon masuk gudang (BMG) lalu di
entry (di masukan) kedalam aplikasi Microsoft Excel, untuk spare part keluar
pencatatan dilakukan dengan mencatat ke dalam bon keluar gudang (BKG) dan
untuk order pembelian di catat di order pembelian harian (OPH), pencatatan
secara manual dan di entry kedalam aplikasi Microsoft Excel merupakan suatu
kegiatan yang kurang baik dengan jumlah item spare part yang sangat banyak.
Sehingga sering terjadi ketidakakuratan serta kehilangan data spare parts.
Spar part yang ada di gudang Auto Ron Garut yang dipakai untuk
pengadaan gudang sekitar puluhan item. Oleh karena itu dibutuhkan pencatatan
yang akurat dan tersimpan dengan rapih, jadi penulis memberikan usulan untuk
dibuatkan basis data spare part dengan menggunakan software Microsoft Acces,
sehingga dapat mencatat pemasukan dan pengeluaran spare part yang akurat dan
benar.
1.2 Batasan Masalah
Setelah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan Gudang
Persediaan Spare part pada gudang Auto Ron Garut, penulis memberikan batasan
masalah hanya membahas pada proses pengadaan dan pengelolaan spare part
dengan kegiatan keluar-masuknya spare parts.
1
2. 2
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penelitian adalah membuat suatu program aplikasi
dengan menggunakan Microsoft Access yang dapat :
a. Memdapat informasi yang ada dan lokasi spare part di tempatkan
b. Menghilangkan atau mengurangi kesalahan-kesalahan laporan
c. Membantu bagian gudang untuk mengetahui jumlah spare parts
yang masih ada di gudang.
d. Memudahkan dalam transaksi keluar-masuknya spare parts.
1.4 Metode Penelitian
Metode yang digunakan oleh penulis dalam penelitian adalah :
1.4.1 Studi Pustaka
Membaca buku-buku, literature atau bahan-bahan yang lain, yang
berhubungan dengan masalah yang dibahas.
1.4.2 Studi Lapangan
Penulis mendatangkan langsung objek yang dibahas untuk
mendapatkan data-data yang diperlukan untuk penelitian.
1.4.3 Wawancara
Penulis menanyakan langsung masalah yang berhubungan dengan
penelitian yang kebetulan bagian dari pekerjaan penulis.
1.5 Sistematika Penulisan
Penulis membagi menjadi empat bab untuk menyelesaikan masalah ini.
Adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi, latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan
penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
3. 3
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan
pembahasan masalah antara lain : definisi sistem basis data,
system informasi persediaan spare parts, flow alir data, simbol-
simbol, dan sekilas tentang Microsoft Acces.
BAB III PEMBAHASAN MASALAH
Bab ini membahas tentang proses diagram kontek, diagram nol,
ER diagram, struktur data, normalisai serta spesifikasi layout input
output.
BAB IV PENUTUP
Bab ini berisi seluruh kesimpulan hasil penulisan ini dan saran-saran yang
diperlukan.
4. 4
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Basis Data
Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolahnya,
maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi map pada
kumpulan arsip yang akan disimpan, mengkelompokannya, memberi nomor
dengan pola tertentu, dan arsip tersebut akan ditempatkan di lemari arsip dengan
cara atau urutan tertentu.
Hal-hal tersebut kita lakukan, agar suatu saat kita memerlukan arsip tersebut kita
dapat mencari dan mengambilnya dengan mudah dan cepat.
2.1.1 Denifisi Sistem
Sistem adalah tatanan atau keterpaduan yang terdiri atas sejumlah
komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang
saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi
suatu proses atau pekerjaan tertentu. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis
Data”, Fatansyah, Bandung, 1999, Hal : 9)
2.1.2 Definisi Basis Data
Basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang
lebih dapat diartikan sebagai gudang, tempat berkumpul, sedangkan data
adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti
manusia (pegawai, siswa, pembeli, penerima), barang-barang, konsep,
peristiwa dan sebagainya. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”,
Fatansyah, Bandung, 1999, Hal : 2).
2.1.3 Definisi Sistem Basis Data
Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif atau mati, ia ada
karena ada pembuatnya. Ia tidak akan pernah berguna jika tidak ada
pengelola atau penggeraknya. Pengelola atau penggeraknya secara
langsung adalah program atau aplikasi (Software).
5. 5
Gabungan basis data dan pengelolanya menghasilkan sebuah
sistem, secara umum basis data merupakan sistem yang terdiri atas
kumpulan file (table) yang saling berhubungan dan sekumpulan program
yang memungkinkan beberapa pemakai untuk mengakses dan
memanipulasi file-file (tabel-tabel). ( Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis
Data”, Fatansyah, 1999, Hal : 9-10).
2.1.4 Komponen Sistem Basis Data
Dalam sebuah sistem basis data, secara lengkap akan terdapat komponen-
Komponen utama diantaranya sebagai berikut :
2.1.4.1 Perangkat keras (Hardware)
Perangkat keras yang biasa terdapat dalam sebuah sistem basis
data adalah :
- Komputer
- Memori sekunder yang on-line (Harddisk)
- Memori sekunder yang off-lin (Tap atau Removable
Disk)
- Media atau perangkat komunikasi
2.1.4.2 Sistem Operasi (Operating System)
Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan atau
memfungsikan system komputer, mengendalikan seluruh sumber
daya (resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi
dasar dalam komputer (operasi I/O, pengelolaan file dan lain
sebagainya). Sistem yang banyak digunakan seperti : MS-DOS,
MS-WINDOWS dan lain-lain.
2.1.4.3 Basis Data (Database)
Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis
data. Setiap basis data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek
basis data seperti file atau tabel, indeks dan lain-lain.
6. 6
2.1.4.4 Sistem Pengelolaan Basis Data (Database Management
System atau DBMS)
Pengelolaan basis data ditangani oleh sebuah perangkat
lunak yang khusus atau spesifik, perangkat lunak inilah yang
disebut Sistem Pengelolaan Basis Data (DBMS), yang akan
menentukan bagaimana data organisasi, disimpan, diubah dan
diambil kembali. Yang termasuk dalam perangkat lunak DBMS
seperti : dBase III+, dBase IV, FoxBase, MS-Acces, MS SQLServe
dan sebagainya.
2.1.5 Operasi dasar basis data
Dalam sebuah basis data, dapat menempatkan satu atau lebih file
atau tabel. Pada file atau tabel inilah sesungguhnya data disimpan atau
ditempatkan.
2.2 Model Sistem
Model adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model
mewakili sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).
(Sistem Informasi Manajemen, Raymond McLeod, Jr, Hal : 138)
2.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh Demarco (1978)
dan Gane Sarson (1979) melalui buku metodologi struktur analisis dan
disain sistem informasi, mereka menyarankan untuk mengunakan data
flow diagram dalam mengambarkan aktivitas sistem informasi atau
membuat model sistem. Pengertian secara umum dari data flow diagram
adalah suatu newtrok yang menggambarkan suatu sistem automata atau
komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
(Analisa Sistem Informasi, Tata Sutabri, Skom, MM, Hal : 163).
Keuntungan dari data flow diagram adalah memungkinkan untuk
menggambarkan system dari level yang lebih rendah (dekomposisi),
7. 7
sedangkan kekurangan dari data flow diagram adalah tidak menunjukan
proses pengulangan (looping), proses keputusan.
2.2.2 Simbol Data Flow Diagram
Simbol atau lambang yang digunakan dalam menbuat diagram ada 4
(empat) buah, yaitu :
External Entity. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data.
Gambar 2.1. External Entity
Proses Simbol ini digunakan untuk proses
pengolahan atau transformasi data.
Sistem inventory barang
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
aliran data yang berjalan.
Gambar 2.2. Prose Data
Flow
Data store.Simbol ini digunakan untuk
enggambarkan data flow yang sudah
Gambar 2.3. Data Flow disimpan atau disrsipkan
.
Gambar 2.4. Data store
2.2.3 Tahapan Data Flow Diagram
Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga
tahap atau tingkat kontruksi data flow diagram, yaitu :
2.2.3.1 Diagram Konteks
8. 8
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta
tujuan data yang akan diproses atau digunakan untuk
menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan
system yang ada.
2.2.3.2 Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses
yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih
terperinci.
2.2.3.3 Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara
lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam dagram
nol.
2.3 Sistem Informasi Persediaan Spare part
2.3.1 Model Sistem Umum Perusahaan
Sarana yang digunakan sebagai dasar utama penerapan prinsip-
prinsip pada sistem informasi disegala jenis organisasi, disebut dengan
model sistem umum perusahaan, merupakan diagram grafik yang disertai
dengan narasi yang mengambarkan semua organisasi secara umum, dengan
mneggunakan kerangka kerja sistem.
Gambar 2.9. Sistem Fisik Perusahaan
Gambar 2.9. menunjukan sistem fisik perusahaan yang mengubah
sumber daya input menjadi sumber daya output, juga menggambarkan
semua jenis perusahaan.
9. 9
2.3.2 Definisi Sistem Informasi Persediaan Spart part
Sebelumnya telah dijelaskan tentang sistem informasi yang
merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat
mendatang, sedangkan persediaan (inventory) merupakan suatu aktivitas
atau kegiatan dalam mengolah suatu sistem automata atau komputerisasi,
manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. (Analisa Sistem Informasi,
Tata Sutabri, Skom, MM, Hal : 163).
Keuntungan dari data flow diagram adalah memungkinkan untuk
menggambarkan system dari level yang lebih rendah (dekomposisi),
sedangkan kekurangan dari data flow diagram adalah tidak menunjukan
proses pengulangan (looping), proses keputusan.
10. 10
BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group
Awal berdiri Auto Ron Garut bermula dari keisengan seorang anak yang
memiliki hobi mengumpulkan spare part mobil, dikarenakan koleksinya yang
smakin lama semakin banyak sehingga tak ada lagi tempat untuk menyimpan
maka anak itupun berinisiatf untuk mendirikan sebuah bengkel, dan akhirnya
beliau mendirikan bengkel Auto Ron Garut pada Agustus 1988.
3.2 Struktur Organisai Auto Ron Garut
Kepala bengkel
administrasi gudang
montir
Gambar 3.1. Sturktur Organisasi Auto Ron Garut
Adapun struktur yang digambarkan merupakan struktur Auto Ron Garut.
Pada umumnya struktur organisasi setiap bengkel adalah sama, kepala bengkel
membawahi administrasi dan gudang dan administrasi membawahi para montir.
Jalur instruksinya kepala bengkel memberi instruksi bisa ke admin, gudang
bahkan montir Sedangkan Admin memberi instruksi kepada gudang dan montir.
Jalur konsultasi montir hanya kepada admin bila admin dan gudang konsultasi
bisa langsung ke kepala bengkel.
11. 11
3.3 Sistem yang berjalan
Auto Ron Garut memiliki armada sebesar ……… meter dan …… Bus,
Sehingga untuk pengadaan spare part untuk gudang bengkel. Sangat banyak,
sehingga dibutuhkan penggelolaan yang baik dan rapih. Untuk saat ini
administrasi pada gudang dilakukan dengan mencatat ke Bon Masuk Gudang
(BMG) bila spare part masuk, setelah itu dimasukan (entry) ke aplikasi Microsoft
Excel, dalam pembelian harian sehari pencatatan Bon Masuk Gudang sekitar 50-
100 item spare part, dan untuk pembelian tender (order dariv pusat) sekitar 100-
500 item spare part.
Untuk spare part yang keluar dicatat ke Bon Keluar Gudang (BKG), dalam
sehari transaksi dapat mengeluarkan spare pare dengan BKG mencapai sekitar
kurang 150 BKG (Bon Keluar Gudang), dan untuk kebutuhan pengadaan spare
part dicatat kedalam Order Pembelian Harian (OPH) baik order dari pihak bengkel
maupun order dari gudang yang stocknya minim dengan dilihat rata-rata pakainya,
order dari pihak bengkel ada form khusus untuk dilihat keabsahannya order spare
part yang dibutuhkan dengan ditanda tangani oleh kepala bengkel
3.4 Permasalahan
Dari kegiatan gudang Auto Ron Garut penulis melihat ada beberapa
permasalahan diantaranya adalah :
- Pekerjaan untuk pemasukan dilakukan secara 2 (dua) kali pekerjaan,
pertama dicatat di bon, setelah itu dimasukan ke aplikasi Microsoft
Excel menjadi kurang efisien dalam kegiatan gudang.
- Belum ada proses pencarian informasi yang baik yang menunjukan
jumlah stock dan letak spare pat di tempatkan.
- Sering terjadi adanya bon-bon yang tidak dimasukan (entry).
- Dalam transaksi sering terjadi kesalahan-
kesalahan dalam pengebon keluar karena dikerjakan dengan manual.
-
3.5 Pemecahan Masalah
Dari beberapa masalah yang ada pada gudang spare part Auto Ron garut,
penulis membuat program atau aplikasi untuk memudahkan dalam kegiatan
12. 12
gudang, yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi oleh personel gudang
berhubungan dengan transaksi-transaksi, baik itu transaksi masuk maupun dengan
transaksi keluar dengan menggunakan Microsoft Access2000.. Penulis juga
membuat basis data yang berkaitan dengan spare part, seperti data supplier dan
data spare part
3.6 Rancangan Sistem Basis Data Sistem Persediaan Spare part
Rancangan sistem basis data menentukan bagaimana suatu sistem akan
menyelesaikan apa yang semestinya diselesaikan. Rancangan sistem disini
menyangkut bagaimana mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat
lunak dan perangka keras.
Setelah pemecahaan masalah didapat penulis menentukan beberapa
diagram diantaranya : Diagram kontek dan Diagram Nol. Diagram kontek disini
menggambarkan secara umum tentang alur atau jalannya dokumen atau data baik
berupa faktur/surat jalan maupun bon-bon, mulai dari order spare part OPH
(Order Pembelian Harian) sampai transaksi-Transaksi gudang baik transaksi
masuk BMG (Bon Masuk Gudang) maupun transaksi keluar BKG (Bon Keluar
Gudang). Penulis membentuk Normalisasi sampai tahap ketiga.
13. 13
3.6.1 Diagram Kontek
suplier Order barang Barang keluar gudang
Kirim barang
Sistem inventory barang
Terima barang Barang masuk
bengkel Order barang laporan kabeng
Gambar 2.1. Diagram Kontek
14. 14
3.6.2 Diagram Nol
bengkel 1.0 tabel_login
login
2.0 tabel_barang
Permintaan
barang
gudang 3.0 tabel_gudang
Cek data
gudang
suplier 4.0 tabel_supllier
Pembelian barang
5.0 tabel_transaksi
Serah terima
transaksi
kabeng 6.0
laporan
Gambar 2.2. Diagram Nol
15. 15
3.6.3 Diagram level 2 proses 1
Data login Data Login
supplier gudang
1.1
kelola
input user & pass
User
Password tabel_login
Login valid
1.2
verifikasi
data
1.3
Info Login Info Login
kelola
hasil validasi
Gambar 2.3. Diagram level 2 proses 1
16. 16
3.6.4 Diagram level 2 proses 2
Data_barang
bengkel Login valid
2.1
Klola tabel_barang
Input data
barang
Login valid
Data_barang
2.2
Klola
pencarian
barang
Data_barang
2.3
Data_barang Klola
Data_barang Beckup
barang
Data_barang
2.4
Klola
tampilan
Info_barang
Gambar 2.4. Diagram level 2 proses 2
18. 18
3.6.6 Diagram level 2 proses 4
Data_beli
bengkel Login valid
4.1
Klola tabel_supllier
Input data
Beli barang
Login valid
Data_beli
4.2
Klola
Pencarian data
Beli barang
Data_beli
4.3
Data_beli Klola
Beckup data
Data_beli Beli barang
Data_barang
4.4
Klola
tampilan
Info_beli
Gambar 2.6. Diagram level 2 proses 4
19. 19
3.6.7 Diagram level 2 proses 5
Data_transaksi
bengkel Login valid
5.1
Kelola tabel_transaksi
Input data transaksi
Login valid
Data_barang
5.2
Kelola
pencarian data
barang
Login valid
5.3
Data_gudang Kelola
Pencarian data
gudang
Login valid
5.4
Data_beli_barang Klola
Pencarian
Data beli barang
Login valid
Info_transaksi 5.5
Klola
tampilan
Gambar 2.7. Diagram level 2 proses 5
20. 20
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat dikemukakan berdasarkan penjelasan-penjelasan
yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut :
a. Sistem Informasi Persediaan Spare part yang berbasis komputer, dan
memiliki basis data (database), diharapkan dapat menyelesaikan
masalah-masalah yang dialami.
b. Dengan adanya basis data (database) dengan komputer mepermudah
pencariaan atau pengecekan spare parts yang ada di gudang
c. Basis data (database) dengan komputer juga memperkecil tingkat
kesalahan didalam transaksi antara bengkel dan gudang.
d. Report atau laporan dapat dibuat sesuai basis data (database) yang
telah dibuat, dan diformat dengan mudah, cepat serta akurat.
4.2 Saran-saran
Berdasarkan hal-hal yang dikemukakan diatas, untuk meningkatkan
keberhasilan system yang dibuat maka diberikan saran-saran sebagai
berikut :
a. Sistem Persediaan spare parts perlu ditunjang dengan pemeliharaan
yang baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
b. Sebaiknya sistem persediaan spare parts dapat dihubungkan dengan
bagian lain seperti bagian bengkel, bagian administrasi, melalui
jaringan nantinya.
c. Untuk meninjau baik-tidaknya kinerja sistem persediaan spare parts,
sebaiknya dalam kurun waktu satu tahun tidak ada modifikasi, agar
terlihat mana yang harus dikembangan dalam system persediaan spare
parts.
