merancang laporan efektif-ifg-3 MTQ

1. M. Taufiqurohman
Tempo Institute
Menulis Efektif

2. The objectives
of
communication
is not
transmission,
but the
reception
Komunikasi: lisan, tulisan, gambar/video
Sumber: paramadina.ac.id

3. Elemen Laporan Efektif
beritabali.com
• Konten (Substansi)
• Siapa yang membaca laporan
• Apa yang paling penting atau paling menarik diketahui
pembaca
• Tingkat urgency atau kegawatan
• Bahasa
• Struktur
• Tata bahasa: kalimat, tanda baca, huruf kapital, titik-
koma, dll.
• Kalimat

4. Laporan Efektif
Harus:
• Readable
• Concise
• Clear
• Well illustrated
Kita menulis untuk dibaca.
Buatlah kalimat sederhana,
ringkas, jelas, dan menarik.
Hindari istilah atau kata yang
sulit atau dalam bahasa asing

5. Ide-Parameter
• Penting
• Magnitude atau besaran persoalan, bisa juga
level (pusat-daerah atau level struktural)
• Urgency/Tingkat kegawatan (skala persoalan)
• Kepentingan Publik
• Kepentingan lembaga atau perusahaan
• Menarik
• Ketokohan
• Proximity atau Relevansi
• Unik

6. Ide
 Apa yang paling penting atau apa yang paling menarik
bagi:
 perusahaan
 manajemen
 karyawan
 pemegang saham
 nasabah, dll.
 Apa isu yang paling penting atau menarik?
Kinerja yang naik atau turun
Jumlah lapse yang terus meningkat
 Jumlah nasabah yang merosot
Good governance practice, dll.

7. Mengasah Ide

8. Angle
• Sudut pandang: bagaimana kita mau menuliskan
laporan. Kita mau memfokuskan pada apa atau bagian
mana?
• Angle penting untuk menjaga laporan kita tetap fokus
• Laporan yang fokus akan memudahkan pembaca
karena kaitan antarbagian, bahkan antaralinea, terus
terjaga
• Cara termudah untuk menentukan angle adalah
dengan membuat pertanyaan. Anda bisa memulainya
dengan 5W+1H (What, Who, Why, Where, When, How)

9. Mengasah Angle

10. Bahan Laporan
• Bahan tertulis (laporan panjang)
• Riset
• Wawancara

11. Menyusun Bahan

12. Struktur laporan efektif
Lead atau Pembuka
Penjelasan detail tentang
subyek laporan
Penutup
Konteks/Alasan
pembuatan laporan
Mengapa hal itu
penting?

13. Ok, setelah bahan: Kerangka
Masukkan bahan dalam bentuk pointers
Urutkan dari yang:
Paling penting atau
Paling menarik
Setelah itu, buatlah kerangka, dengan menyusun
ulang pointers yang sudah kita bikin tadi

14. Urutan yang mungkin paling
menarik adalah
Angle: bagaimana pt pos menangkap peluang tumbuhnya
bisnis e-commerce yang sangat pesat
1. Lead: Ada peluang yang terbuka bagi PT Pos sbg
perusaan logistik dan ekspedisi di bisnis e-commerce:
data perkembangan bisnis ecommerce, postur pt pos
2. Kesiapan menangkap peluang tadi:
1. IT integration, IT support
2. SDM
3. Organisasi dan process business
4. Kesiapan cabang-cabang di daerah

15. Bagaimana menuliskannya?
• Mulai dengan Lead posisi PT Pos sbg perusahaan
logistik dan eskpedisi
• Langkah pertama adalah mengadakan FGD soal
positioning PT Pos. Kapan dilaksanakan, di mana,
siapa yang hadir, pemateri dst. (peristiwa)
• Isi FGD (kesimpulan dari presentasi dan diskusi
selama FGD):
• IT
• SDM
• Process business
• Kesiapan cabang

16. Efisiensi merupakan parameter yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dari
dunia pembangkitan listrik karena menunjukkan performa sebuah sistem
pembangkitan. Semakin besar efisiensi dari suatu sistem, maka dapat mengurangi
penggunaan energi primer yang merupakan komponen terbesar dalam biaya pokok
produksi, sehingga dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. Namun, saat ini
manajemen efisiensi di lingkungan Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Utara
belum terimplementasi secara optimal. Hal ini tercermin dari hasil ketercapaian kinerja
terkait efisensi dan hasil assessment Maturity Level Enterprise Asset Management
(EAM) pada stream Efficiency Management yang masih jauh dari kriteria mature. Untuk
memperbaiki kondisi tersebut, Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Utara
berinisiatif melakukan setup manajemen efisiensi untuk menumbuhkan awareness dan
koordinasi yang baik antara unit induk, unit pelaksana, hingga unit layanan pusat listrik
terkait efisiensi sistem pembangkitan sehingga dicapai performa yang maksimal dan
secara keseluruhan dapat menurunkan biaya pokok produksi.
Untuk mendukung inisiasi tersebut, penulis berinisiatif untuk membuat sebuah platform
yang dapat mendukung implementasi manajemen efisiensi yang baik. Platform yang
dibangun berbasis Web sehingga memberikan fleksibilitas kepada user dalam
melakukan remote monitoring dan controlling. Fitur yang ditawarkan antara lain adalah
monitoring kondisi unit pembangkitan terutama yang terkait dengan efisiensi dan
beberapa tools untuk melakukan analisis efisiensi, yaitu Heat Rate Gap Analysis,
Pareto Analysis, Cost Benefit Analysis, dan Self Assessment. Platform ini diharapkan
dapat digunakan secara maksimal oleh user terkait, terutama pada unit pelaksana dan
unit layanan pusat listrik sebagai user utama, sehingga dapat membantu ketercapaian
target kinerja terkait efisiensi. Penulis juga berharap platform serupa dapat
dikembangkan untuk stream EAM yang lain sehingga secara keseluruhan dapat
memenuhi kriteria level sistem kerja yang mature.

17. Bagaimana jika diubah seperti
di bawah ini?
• Efisiensi merupakan parameter yang sangat penting dan tidak
dapat dipisahkan dari dunia pembangkitan listrik karena
menunjukkan performa sebuah sistem pembangkitan.
• Semakin efisien suatu sistem, ia dapat mengurangi penggunaan
energi primer yang merupakan komponen terbesar dalam biaya
pokok produksi. Pada akhirnya, hal itu dapat meningkatkan
keuntungan perusahaan.
• Untuk memperbaiki kondisi tersebut, Unit Induk Pembangkitan
Sumatera Bagian Utara berinisiatif melakukan setup
manajemen efisiensi. Tujuannya adalah untuk menumbuhkan
awareness dan koordinasi yang baik antara unit induk, unit
pelaksana, hingga unit layanan pusat listrik terkait efisiensi
sistem pembangkitan. Hasil akhirnya, kita berharap dapat
mencapai performa yang maksimal dan secara keseluruhan
dapat menurunkan biaya pokok produksi.

18. Narasi
• Dengan narasi, penulis bisa memberikan
gambaran yang lebih luas tentang suatu
fenomena yang penting atau menarik dari
sebuah kondisi terkini (snapshot)
• Bukan sekadar membacakan isi tabel
• Lebih asyik, misalnya, ada perbandingan
dengan PLN wilayah lain agar bisa
mendapatkan gambaran yang lengkap tentang
pencapaian saat ini dan yang akan datang?

19. Kami telah berhasil mengurangi 70 persen emisi udara dari
kegiatan operasi dalam sepuluh tahun terakhir, dan telah memulai
proyek untuk mengurangi buangan air terproduksi. Di lapangan
Minas, kami mempraktikkan operasi nihil air buangan yang dikenal
dengan zero water discharge, atau Zewadi.
Mekanismenya adalah dengan menyuntikkan air terproduksi ke
dalam bumi untuk menghasilkan lebih banyak minyak bumi dan
bukan membuangnya ke lingkungan. Dengan menerapkan
Zewadi, Chevron Indonesia telah berhasil memenuhi dan
melampaui peraturan Pemerintah Indonesia yang bertujuan untuk
konservasi lingkungan.
Pada akhir 2017, kami menerima penghargaan Sustainable
Business Award Indonesia (SBA-I) untuk kategori Pengelolaan Air
Terbaik (Best Water Management). Kami memfokuskan program
investasi sosial pada keanekaragaman hayati dan konservasi
lingkungan, dengan penekanan pada aktivitas yang dapat
berkontribusi pada pertumbuhan ekonomi setempat. Kami
mendukung berbagai program rehabilitasi dan konservasi di
seluruh Indonesia.