1. Dokumen tersebut membahas pentingnya fokus pada hal-hal yang benar-benar penting dalam mencapai tujuan hidup seseorang dengan cara mengutamakan aktivitas di Kuadran II dan membuat rencana mingguan berdasarkan misi, peran, dan prioritas.

1. first thing
first
1. Berfokus pada hal yang benar-
benar penting
2. Berfokus pada aktifitas Kuadran II
3. Membuat rencana mingguan dan
menerapkannya setiap hari
berdasarkan misi, peran, sasaran
dan prioritas Anda

2. Mengutamakan yang utama
• Hal utama adalah hal-hal yang berharga untuk dilakukan, yang
menggerakkan Anda ke arah yang benar.
• Membantu pencapaian tujuan hidup Anda yang telah dituangkan
dalam pernyataan misi pribadi.
• Kuncinya bukan pada mengutamakan jadwal kerja tetapi
menjadwalkan prioritas.
• Menyangkut proses di Kuadran II: Penting-Tidak Genting.
I PENUNDA
• Mengejar target besok deadline
• Persiapan yang didesak target
waktu
• Membayar tagihan kartu kredit
yang sudah lewat waktu
• Menyelesaikan projek yang harus
selesai hari ini
II PERENCANA
• Persiapan
• Pencegahan
• Melaporkan progres kepada klien
secara rutin dan berkala
• Berolah raga dan beribadah
• Membina hubungan baik
III SUNGKAN
• Ngobrol tidak penting
• Merespon semua pesan tanpa
disaring
• Menjawab semua panggilan
telpon
• Hadir dalam rapat yang tidak
relevan
IV PEMALAS
• Menghabiskan waktu berjam jam
untuk nonton TV, surfing internet,
atau bermain video game
• Tidur sepanjang hari libur
• Membuang-buang waktu di mal
• Menunda pekerjaan
PENTING
GENTING
TIDAKPENTING
TIDAK GENTING
29

3. Proses enam langkah
1. Menghubungkan dengan misi: mengaitkan hati dan pikiran dengan tujuan hidup.
Renungkan setiap minggu, agar selalu dekat dengan yang ingin dicapai.
2. Meninjau peran: untuk menjaga keseimbangan setiap peran. Peran-peran Anda
menunjukkan tanggungjawab, hubungan dengan sesama, dan kontribusi Anda.
Renungkan setiap minggu agar keseimbangan bisa dicapai.
3. Menentukan sasaran: pilih setiap minggu, sasaran yang akan membantu Anda
mencapai berbagai hal yang benar-benar penting bagi Anda.
4. Mengatur waktu mingguan: untuk menghindari fokus pada hal yang mendesak/
genting saja.
5. Menerapkan integritas saat memilih: menepati janji dan komitmen.
6. Evaluasi: agar bisa mengetahui mana yang harus diubah agar sasaran-sasaran
yang telah ditetapkan tercapai.
30

4. Menyusun Rencana Tahunan
31

5. Menyusun Kalender Bulanan
32
Mei 2015

6. Menyusun kalender mingguan
I II
III IV
PENTING
GENTING
TIDAKPENTING
TIDAK GENTING
33

7. Menyusun “to do list” harian
34

8. Isikan aktivitas normal Anda sehari-hari
Tanggal: …………………...
Sasaran Utama hari ini:
1. …………………………
2. …………………………
3. ....................................
Personal Case Study
Mengisi time log
35

9. ü Sasaran utama hari ini
• Tuliskan 3 sasaran utama atau target besar yang harus dikerjakan atau selesai pada
hari ini. Tidak perlu 3 jika memang tidak sebanyak itu.
ü Jam mulai
• Masukkan kapan Anda benar-benar mulai mengerjakannya. Saat Anda selesai
melakukannya berarti Anda bisa memulai mengerjakan kegiatan yang berikutnya.
Jadi jam berakhirnya aktivitas sebelumnya adalah jam mulai aktivitas berikutnya.
ü Aktivitas/kegiatan
• Tuliskan tugas yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran tersebut, misalnya:
menelpon klien, membaca, menulis laporan, mengumpulkan data, meeting dengan
client, meeting dengan atasan, meminta laporan dari bawahan.
ü Kategori
Urutkan berdasar penting tidaknya, yaitu:
• Kategori A: penting dan mendesak
• Kategori B: penting tapi masih bisa ditunda – misalnya mempersiapkan sesuatu
• Kategori C: tidak terlalu penting
Selain itu, mungkin saja Anda mengerjakan sesuatu yang tidak dijadwalkan sebelumnya, maka
kategorinya sama dengan yang dijadwalkan hanya diberi tambahan X, jadi AX, BX, atau CX untuk
kegiatan yang tidak terjadwal.
ü Waktu yang dibutuhkan
• Masukkan lamanya waktu sesungguhnya untuk melakukan aktivitas tersebut.
ü Waktu yang terbuang
• Di akhir hari, Anda bisa melihat kembali Time Log dan mengevaluasi apakah aktivitas yang telah
dikerjakan hari itu ada yang bisa didelegasikan kepada orang lain. Jika ya, berapa lama waktu
yang bisa dihemat dengan mendelegasikan hal tersebut.
Personal Case Study
Instruksi Mengisi time log
36

10. Body Clock – memetakan tingkat energi
AM PM
1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Komentar:
Map
your
energy
level
over
a
typical
work
day
then
draw
a
line
connec5ng
the
dots
to
create
a
graph
Personal Case Study
High
Low
37

11. Tips Untuk Mengatasi Interupsi
• Perbaiki sikap – jangan mengundang interupsi
• Kurangi interupsi internal (internet, sms, BB, FB, twitter)
• Atasi interupsi dengan memberi alternatif “Bisa kita bicarakan
sambil makan siang?”
• Gunakan saluran komunikasi lain
• Atur lamanya komunikasi dengan mengatakan di awal “Saya
hanya punya waktu lima menit..”
• Kurangi “basa basi”
• Tegas pada tamu “numpang mampir”
• Langsung ke inti permasalahan
• Jadilah panutan – jangan menjadi interuptor bagi orang lain
38

12. Page 12