Manajemen kegiatan adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dokumen ini menjelaskan pengertian dan tujuan manajemen kegiatan serta tahapan-tahapannya seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi. Diakhiri dengan penjelasan mengenai analisis SWOT untuk merencanak
3. Pengertian
Manajemen
kegiatan
suatu proses yang dilakukan agar
suatu usaha dapat berjalan
dengan baik memerlukan
perencanaan, pemikiran,
pengarahan, dan pengaturan
serta mempergunakan semua
potensi yang ada baik personal
maupun material secara efektif
dan efisiensi
6. Plannin
g
4
1
2
3
5
8
7
6
pemilihan atau penetapan
tujuan-tujuan organisasi
Mengetahui kapan pelaksanaan
dan selesainya kegiatan
Mengetahui siapa saja yang
terlibat, baik kualifikasi maupaun
kwantitasnya
Mendapatkan kegiatan yang sistematis
termasuk biaya, kualitas pekerjaan
Meminimalkan kegiatan tidak produktif, menghemat
biaya, tenaga, waktu
Memberikan gambaran
menyeluruh mengenai kegiatan
pekerjaan
Menyerasikan dan memadukan
beberapa subjek kegiatan
Mendeteksi hambatan,
kesutitan yang bakal ditemuui
7. Organizing
Merencanakan struktur organisasi dalam melaksanakan
struktur organisasi, seorang manajer melakukan
pengidentifikasian pekerjaan yang harus dilakukan dalam
mencapai tujuan ,menggolongkan pekerjaan-pekerjaan
menjadi satu kesatuan yang seimbang, dan menanamkan
tanggung jawab setiap jabatan
Mendefinisikan wewenang dan tanggung jawab, maksudnya
adalah pemberian pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang
disertai tanggung jawab dan pertanggungjawaban atas hasil
yang dicapai
Menetapkan hubungan kerja merupakan hal yang harus
dilakukan oleh seorang manajer untuk membedakan
antara tugas lini, staf, dan fungsional menurut bidang
kerjanya masingmasing.Selain itu, manajer juga harus
menjalin hubunganhubungan, laporan antara bawahan
dan atasan serta antara kelompok dan kelompok lainnnya
9. menghentikan atau meniadakan kesalahan,
penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidak adilan
Fungsi Controlling
Pengendalian / Pengawasan
mencegah terulang kembali kesalahan,
penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidak adilan
menciptakan suasana keterbukaan,
kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas
organisasi
meningkatkan kelancaran operasi organisasi
meningkatkan kinerja organisasi
memberikan opini atas kinerja organisasi
mengarahkan manajemen untuk melakukan
koreksi atas masalah- masalah pencapaian
kinerja yang ada
menciptakan terwujudnya pemerintahan yang
bersih
10. Scheduling, penetapan waktu pengawasan
sesuai dengan semestinya.
Controlling
(Supaya Terealisasikan dengan Baik)
Routing, penentuan cara pengawasan
yang diinginkan.
Follow up, pencarian solusi atas sebuah masalah.
Dispatching, suatu perintah pekerjaan yang
digunakan sebagai pengawasan.
12. PEMBAGIAN
TUGAS
Dalam hal ini berlaku prinsip the right man
in the right place. Dengan demikian, tidak
menempatkan personal pada tugas dan
jenis pekerjaan yang bukan keahliannya,
karena akan menghambat upaya
pencapaian tujuan
13. Meminta Hasil
Kerja dan
Evaluasi
Memotivasi
Panitia untuk
Bekerja
Mengadakan
Rapat
Koordinasi
Merencanakan
Kerja Panitia
Menyimpan
Dokumen dan
Informasi
Mengawasi dan
Mengarahkan
Pekerjaan
Pelaksanaan
Kegiatan yang
Efektif
Fungsi Ketua Panitia
Sebagai Koordinator Pelaksana Kegiatan
16. Kekuatan internal
organisasi menyangkut
situasi dan kondisi yaitu
potensi yang dimiliki
1. Kekuatan berkompetisi dengan organisasi
lain ?
2. Potensi Organisasi yang menguntungkan ?
3. Sumber daya; sarana-prasarana & SDM
4. Pengalaman, Pengetahuan, Kualifikasi ?
5. Keuangan: Sumber, Pengelolaan ?
6. Proses, system, komunikasi ?
7. Budaya Organisasi ?
8. Manajemen / Pengaturan organisasi ?
17. 1. Kesenjangan kemampuan ?
2. Kekurangan Kekuatan Kompetisi positif ?
3. Reputasi, kehadiran dan Pencapaian tujuan ?
4. Keuangan ?
5. Pengaturan waktu, Deadline dan Tekanan ?
6. Keberlanjutan Kegiatan ?
7. Realibilitas data, Perencanaan tepat ?
8. Moral, Komitmen dan Kepimpinan ?
9. Proses, Sistem ?
Berbagai kondisi
internal yang
melemahkan atau
kurang kondusifnya
upaya mengejar Visi /
Misi organisasi
18. Merupakan factor
eksternal yaitu tersedia
pada lingkungan yang
harus dimanfaatkan oleh
organisasi
1. Pengembangan organisasi
2. Perhatian Prodi, Fakultas, Universitas ?
3. Keinginan Mahasiswa berorganisasi ?
4. Pemasaran Kegiatan ?
5. Sponsor, Kerjasama dengan organisasi lain ?
6. Penelitian, Pengabdian dan Pengembangan
7. Penambahan volume kegiatan, Dana dan
Kekeuatan lain ?
8. Pengaruh musim, Kalender akademik ?
19. Berupa ancaman
eskternal yang mungkin
membahayakan
kelancaran aktifitas
organisasi
1. Pengaruh lingkungan kampus
2. Permintaan, Minat dan Perhatian thd kegiatan
dari mahasiswa diluar pengurus ?
3. Peraturan baru dari Prodi, Fakultas, atau
Universitas ?
4. Kontrak kerjasama, Rekan kerja Organisasi ?
5. Kehilangan tokoh kunci ?
6. Jarak dengan kampung halaman, Kebiasaan
pulang kampung ?
7. Musim dan Kalender akademik ?
20. Langkah
1
20
Idenifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgent untuk diatasi secara umum
pada semua komponen.
Langkah
2
Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi
kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasikan lebih dahulu pada langkah 1
Masukkan butir butir hasil identifikasi (langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam bagan
deksripsi SWOT
Rumuskan strategi atau strategi strategi yang direkomendasikan untuk menangani
kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan dan
pengembangan lebih lanjut.
Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu dan susunlah suatu
rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.
Langkah
3
Langkah
4
Langkah
5
