fungsi manajemen

1. FUNGSI-
FUNGSI
MANAJEMEN
Pengantar Manajemen

2. Perencanaan (Planning)
 Merupakan fungsi pertama dari manajemen.
 Perencanaan adalah proses pemilihan tujuan
organisasi, penentuan kebijakan dan program
yang diperlukan untuk mencapai sasaran
tertentu dalam rangka mencapai tujuan, dan
penetapan metode yang dibutuhkan untuk
menjamin agar kebijakan dan program
strategis itu dapat dilaksanakan sesuai
dengan kemampuan dan kondisi yang
berkembang. (Storn dan Winkle, 1993)

3. Perencanaan mengandung makna
kegiatan awal dalam sebuah
pekerjaan dalam bentuk
memikirkan hal-hal yang terkait
dengan pekerjaan itu agar
mendapat hasil yang optimal.

4. Aspek-aspek Perencanaan
 Hasil yang ingin dicapai
 Orang yang akan melakukan (SDM)
 Waktu dengan skala prioritas
 Dana (kapital) yang diperlukan
 Sarana/prasarana dan fasilitas

5. Kiat Perencanaan yang Baik
 Berdasarkan keyakinan bahwa yang akan
dilakukan dalam perencanaan tersebut adalah
baik;
 Memiliki banyak manfaat;
 Tidak merusak lingkungan;
 Berdasarkan ilmu pengetahuan yang dapat
dipertanggung jawabkan;
 Dilengkapi dengan studi banding;
 Tahapan-tahapan prosesnya harus jelas;
 Tujuan (goal)-nya dapat dicapai.

6. 5 W + 1 H
 What : apa yang harus dilakukan
 When : kapan harus dilakukan
 Where : dimana dilakukan
 Who : siapa yang melakukan
 Why : mengapa dilakukan
 How : bagaimana melakukan

7. Tahap-tahap Perencanaan
1. Menetapkan tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan,
peluang dan tantangan
4. Mengembangkan rencana untuk mencapai
tujuan.

8. Manfaat Perencanaan
 Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan-perubahan ligkungan ;
 Membantu penyesuaian pada masalah-masalah utama
organisasi ;
 Manajer dapat memahami keseluruhan gambaran operasi
organisasi ;
 Membantu menempatkan tanggung jawab yang lebih tepat ;
 Sebagai dasar memberikan perintah dalam operasional kegiatan
organisasi ;
 Memudahkan dalam melakukan koordinasi pekerjaan
organisasi;
 Memudahkan dalam melakukan koordinasi pekerjaan
organisasi;

9. Kelemahan Perencanaan
 Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin saja berlebihan pada kontribusi yang
nyata;
 Perencanaan cenderung menunda kegiatan;
 Perencanaan terasa membatasi manajemen
dalam berinisiatif dan berinovasi;
 Kadang-kadang hasil yang paling baik bukan
berasal dari perencanaan, tetapi dari
penyelesaian yang situasional;

10. Pengorganisasian
(Organization)
 Merupakan cara manajemen merancang
struktur formal untuk menggunakan yang
paling efektif sumber-sumber daya, seperti
keuangan, sarana/prasarana, fasilitas, bahan
baku, dan karyawam (SDM) yang bekerja di
organisasi tersebut.
 Merupakan penataan hubungan-hubungan
antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-
tugas dari para karyawan.

11. Indikator Pengorganisasian yang
Baik
 Adanya pembagian kerja;
 Adanya departementasi;
 Ada bagan organisasi yang formal;
 Adanya rantai komando dan kesatuan
perintah;
 Adanya hierarki manajemen;
 Adanya saluran komunikasi;
 Adanya penggunaan komite.

12. Struktur Organisasi
 Struktur organisasi mencerminkan
pengalokasian tugas, wewenang dan
tanggung jawab masing-masing orang yang
ada dalam suatu organisasi.
 Struktur organisasi biasanya disusun sesuai
keperluan/tergantung pada besar kecinya
kapasitas organisasi.
 Struktur organisasi : ramping dan gemuk.

13. Faktor-faktor yang Mempengaruhi
Rancangan Organisasi
 Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya;
 Teknologi yang digunakan;
 SDM (karyawan) yang terlibat dalam kegiatan
organisasi;
 Ukuran (besar-kecilnya) organisasi;

14. Unsur-unsur Struktur
Organisasi
 Spesialisasi kegiatan
 Standarisasi kegiatan
 Koordinasi kegiatan
 Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan
keputusan
 Ukuran satuan kerja

15. Bagan Organisasi
 Merupakan penggambaran dari struktur
organisasi yang memperlihatkan susunan
fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau
posisi-posisi yang menunjukkan hubungan
diantaranya.

16. Bagan Organisasi
Menggambarkan :
 Pembagian kerja
 Rantai perintah (manajer terhadap bawahan)
 Type pekerjaaan yang dilaksanakan
 Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
 Tingkatan manajemen

17. Bagan Bentuk Horizontal

18. Bagan Bentuk Vertikal

19. Bagan Bentuk Lingkaran

20. Mengelola SDM
 Merekrut karyawan
 Membagi tugas
 Mendelegasikan wewenang
 Membangun produktivitas

21. Menggerakkan Organisasi
(Actuating)
 Management is not only a science, but it is
also an art.
 Sebaik dan selengkap apapun fasilitas,
sarana/prasarana, tersedianya sumber daya
organisasi (man, money, material, machine,
market and method) apabila pemimpin
organisasi tidak dapat menggerakkan orang-
orang yang dipimpinnya, maka semua itu tidak
akan banyak artinya.

22. Aspek dalam Actuating
 Perilaku  Perilaku Organisasional
 Kepemimpinan
 Motivasi
 Komunikasi
 Kerjasama

23. Konflik Kerja
 Merupakan ketidaksesuaian antara dua orang
atau lebih anggota-anggota atau kelompok-
kelompok organisasi yang timbul karena
adanya kenyataan bahwa mereka harus
membagi sumberdaya-sumberdaya yang
terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan/atau
karena kenyataan bahwa mereka mempunyai
perbedaan status , tujuan, nilai atau persepsi.

24. Konflik
Bersumber dari :
1. Perbedaan latar belakang penghidupan
2. Perbedaan latar belakang pendidikan
3. Perbedaan budaya (kebiasaan)
4. Perbedaan kompensasi (kesejahteraan)
5. Sikap pemimpin yang kurang manusiawi

25. Jenis Konflik
 Konflik dari dalam diri individu
 Konflik antar individu
 Konflik antara individu dengan kelompok
 Konflik antar kelompok dalam organisasi yang
sama
 Konflik antar organisasi

26. Sebab-sebab Timbulnya Konflik
 Saling ketergantungan tugas
 Perbedaan tujuan dan prioritas antara satu
unit kerja dengan unit kerja yang lain
 Faktor birokratik
 Kriteria penilaian prestasi yang berbeda
 Sumber daya yang langka

27. Mengantisipasi Konflik
 Menanamkan rasa persatuan, kesatuan dan
kekeluargaan diantara pemimpin & bawahan,
bawahan & bawahan
 Klarifikasi informasi yang masuk
 Secara rutin membangun hubungan
silaturrahim

28. Pengawasan (Controlling)
 Dalam pandangan Islam  controlling
dilakukan untuk meluruskan yang tidak lurus,
mengoreksi yang salah dan membenarkan
yang hak.
 Pengawasan merupakan proses untuk
menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan
manajemen tercapai.

29. Pengawasan Manajemen
 Merupakan suatu usaha sistemik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan
tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan –penyimpangan
serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukam untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan dipergunakan
dengan cara yang paling efektif dan efesien
dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

30. Hubungan Pengawasan dengan
Fungsi Manajemen Lainnya
Planning Organizing Staffing Actuating
Controlling
Sumber : T. Hani Handoko (2000,360)

31. Tipe-tipe Pengawasan
“Pengendalian
Umpan Maju”
“Pengendalian
yang
Berkesinambunga
n”
“Pengendalian
Umpan Balik”
Mengantisipasi
Masalah
Memecahkan
masalah yang
sedang terjadi
Memecahkan
masalah setelah
terjadi
Masukan Proses dilakukan
terus-menerus
Hasil-hasil

32. Tahapan Proses Pengawasan
1. Penetapan standar  berupa : standar fisik,
standar moneter, standar waktu
2. Penentuan pengukuran kinerja
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan organisasi
 pengamatan, pelaporan, inspeksi,
pengujian (tes) dan pengambilan sampel
4. Membandingkan hasil pelaksanaan dengan
standar pengukuran dan menganalisis
penyimpangan (bila ada)
5. Pengambilan tindak lanjut (koreksi)

33. Karakteristik Pengawasan
 Akurat
 Tepat waktu
 Obyektif dan menyeluruh
 Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
 Realistis secara ekonomis
 Realistis secara organisasi
 Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
 Fleksibilitas
 Bersifat petunjuk operasional
 Diterima oleh organisasi

34. Metode Pengawasan
 Teknik kuantitatif
 Metode ini cenderung menggunakan data
kuantitatif (bentuk angka) untuk mengukur dan
memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran
(output)
 Berupa : anggaran, audit, analisis BEP, analisis
ratio.

35. Metode Pengawasan
 Teknik non kuantitatif
 Meliputi metode-metode pengawasan yang
digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen.
 Berupa :
 Pengamatan
 Inspeksi teratur dan langsung
 Laporan lisan dan tertulis
 Evaluasi pelaksanaan pekerjaan
 Diskusi anatara manajer dan karyawan

36. Tugas Manajer Terhadap Fungsi-
fungsi Manajemen
P O A C
Top
Manager
Middle
Manager
Lower
Manager