1. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Potloodproces voor ingeleend personeel
Dat werkt niet
Verhitte inhuurdesk medewerker
Recent werd Labor Redimo uitgenodigd door een inlener met een
probleem. Aan tafel zaten gefrustreerde inhuurdesk medewerkers en een
manager met een rood hoofd. Ze vertelden over data-inconsistenties,
klagende leveranciers en stapels niet-matchende inleenfacturen. De
emoties liepen hoog op. Wat was er gebeurd? De inlener had een paar
maanden geleden een ERP-systeem geïmplementeerd. De inhuurdesk
medewerkers moesten ingeleend personeel voortaan op dezelfde manier
inkopen en bestellen als materialen en diensten. Het administratieve
purchase-to-pay-proces voor potloden bleek in de praktijk niet geschikt te
zijn voor ingeleend personeel.
"Managen" van de inkoopspend
Veel organisaties sluiten raamcontracten af voor o.a. de inleen van
personeel. De organisatie gaat vervolgens sturen op het gebruik van deze
contracten. Een eenduidig inkoop en bestelproces moet daarbij helpen. De
ambitie is om de totale inkoopomzet te "managen". Problemen ontstaan
wanneer het administratieve purchase-to-pay-proces van ingeleend
personeel op dezelfde manier wordt ingericht (proces en systeem) als die
van materialen en diensten. Het overtuigen van de directie, inkoop en IT
dat inleenprocessen echt anders zijn, is niet eenvoudig. Het moeilijke is dat
op een hoog abstractieniveau het inleenproces hetzelfde is als dat van
potloden: specificeren, bestellen, ontvangen (prestatie verklaring), factuur
matchen en betalen. De duivel zit echter in de details. En hier wil de
directie, inkoop en/of IT niet altijd naar luisteren.
Faalkosten
De gevolgen van een "potloodproces" voor de inkoop van personeel zijn
hoge beheerskosten. Labor Redimo noem dit faalkosten. Wat gaat er fout?
De inlener van personeel (inhuurdeskmedewerker) maakt bij elke inzet
een inkoopopdracht aan in het ERP-systeem zoals SAP, Ariba, etc.
Leveranciers van personeel dienen het bestelnummer op de factuur te
vermelden. En dan gaat het fout:
 Tariefswijzigingen leiden tot een nieuwe inkoopopdracht (halverwege
de week)
Er zijn te weinig uren opgevoerd in de inkoopopdracht
 De verschillende uursoorten (o.a. overwerk) zijn niet aangemaakt in
de inkoopopdracht
 Onkostensoorten zoals reiskosten zijn niet opgenomen in de
inkoopopdracht
Column Labor Redimo
Deze column gaat over de
wijze waarop inleen wordt
afgehandeld in inkoop-,
en ERP systemen.

2. Potloodproces voor ingeleend personeel
  
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
 Leveranciers moeten inkoopopdrachten (contracten) bevestigen in het ERP systeem van (en in eigen
systeem met als gevolg data-inconsistenties)
 Leveranciers moeten meerdere facturen sturen omdat de inleenkracht voor meerdere projecten en/of
afdelingen werkt (inkoopopdracht is gekoppeld aan 1 afdeling of project)
 Tarieven kunnen niet goed in de tijd worden bijgehouden
 Geen inzicht meer in de wijzigingen per ingeleende medewerker (inkoopopdrachten zijn gekoppeld aan de
leverancier)
 Handmatig goedkeuren van facturen door budgethouders
 Et cetera
Leveranciers krijgen de facturen te laat betaald en extra administratieve handelingen. De inlener heeft zeer
hoge beheerskosten en gefrustreerde medewerkers.
Aan de slag
Om de purchase-to-pay-processen goed in te richten zal inkoop samen met HR, Finance en IT samen goed
moeten kijken naar de verschillen in het purchase-to-pay-proces van personeel versus materialen en diensten.
Wanneer de inleenprocessen en benodigde IT ondersteuning is beschreven, kan gezamenlijk worden gekeken
of het bestaande ERP systeem geschikt is. Wanneer dit niet het geval is, moet een afweging gemaakt moeten
worden of het systeem aanpast kan worden en/of een extern (onafhankelijk) systeem noodzakelijk is.
Belangrijk uitgangspunt is de totale inleenketen. Het alleen naar beneden duwen van de kosten in de
inleenketen werkt niet. Uiteindelijk komen deze altijd weer in de keten omhoog.
Systeem van leverancier
Sommige leveranciers hebben goede systemen die het purchase-to-pay-proces ook kunnen ondersteunen. Dit
is vaak geen optie. Willen uw leveranciers in het systeem van een concullega werken?
Corné van der Linde
Labor Redimo