Data-analyse voorbeelden uit de advies- en controlepraktijk van Coney. Voor controllers, financials, accountants.

1. Top 25 data-analyse voorbeelden in
context jaarrekeningcontrole

2. 2© 2012 Coney
Who are we?

3. 3© 2012 Coney
Analytics & Process mining
New insights
New opportunities
More transparency
Clear focus on your risks and internal control / operational procedures
Improved people management and project management
Continuous Monitoring & Auditing; Business Intelligence; Fraud; Risk
management; Process improvement; Compliance management,
Accountant3.0
Discover your data

4. 4© 2012 Coney
Per post van de jaarrekening kunnen met een beetje fantasie 5-10 controle
maatregelen worden benoemd waar data-analyse een rol kan spelen. De
mindset van Coney is altijd: focus, simpel houden.
We hebben hieronder 25 relevante analyses benoemd waar een groot
deel van onze accountant collega s in de praktijk tegenaan (moeten)
lopen. De Top 25 is ook zeker bedoeld voor ondernemers, financials,
controllers die met dit overzicht een idee krijgen van de toegevoegde
waarde van data-analyse.
Deze lijst is niet volledig.
Relevantie

5. 5© 2012 Coney
1. Monitoren saldi tussenrekening. Er is vaak sprake van tussenrekeningen (denk
aan financiële instellingen) die op nul moeten lopen. Met een data-analyse script kunt u
periodiek testen of tussenrekeningen inderdaad op nul lopen en welke transacties eventuele
verschillen op tussenrekeningen veroorzaken.
2. Relatie tussen klachten en opbouw van bijvoorbeeld
garantievoorzieningen. De voorziening is veelal een schattingspost , maar moet zijn
onderbouwd door feiten uit het verleden, ratio s. Door periodiek analyse van
klachtenregistraties, product-retouren en reparaties kunnen ervaringscijfers worden bepaald.
Deze cijfers kunnen worden gebruikt voor het controleren van de uitgangspunten van de
garantievoorziening.
3. Doorlooptijd verkoopoffertes. De gemiddelde doorlooptijd en succesratio s van
offerteaanvragen kunnen worden gebruikt in de analyse van de volledigheid van de
opbrengstverantwoording. Vreemde afwijkingen in doorlooptijd of succes rondom einde
boekjaar kunnen aanleiding geven voor verdere detailcontrole.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

6. 6© 2012 Coney
4. Memoriaalboekingen analyseren. Met een data-analyse script rondom alle
memoriaalboekingen worden alle vreemde boekingen in één keer geanalyseerd. Analyseer
memojournaalboekingen bijvoorbeeld per medewerker, per periode, naar omvang, naar
karakter, naar tijdstip. Ook is het mogelijk om naar autorisatie van transacties te kijken. Wie
autoriseert welk type transacties en wanneer.
5. Urenbeweging. De analyse van de urenbeweging is niet alleen interessant in een
typische urenbeweging als detachering, uitzenden en zakelijke dienstverlening. De analyse
van uren: Job Time + Shop Time = contracteerde uren = betaalde uren kan ook zeer relevant
zijn voor productie en andere typlogieen waar uren een rol spelen. Met data-analyse kan
worden ingezoomd op de urenbeweging per medewerker, kunnen (totaal) aansluitingen met
reserveringen vakantiedagen worden gemaakt en kan de opbrengstverantwoording van
bepaalde inkomsten worden gecontroleerd (denk aan serviceuren, helpdeskuren, callcenter
uren).
6. Creditcard declaraties. In situaties waar sprake is van veel zakelijke
onkostenvergoeding is de analyse van creditcard uitgaven een prachtig middel voor het
controleren van de juistheid en rechtmatigheid van gedeclareerde kosten. Met een relatief
eenvoudig script kunnen periodiek 100% van de declaraties worden geanalyseerd versus
interne richtlijnen. Hiernaast kunnen trendanalyse per medewerker worden gemaakt.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

7. 7© 2012 Coney
7. Capaciteit analyse. Denk aan verhuurbedrijven, hotels en soort gelijke
ondernemingen. Bij deze analyse gaat het om een koppeling van verhuurtransacties in het
reserveringssysteem aan boekingen in de financiële administratie. De vraag hier is of alle
mutaties tot een opbrengst geleid hebben en welke patronen uit de verhuurdata kunnen
worden gedestilleerd (vooruit kijken).
8. Gemiddelde opboekingen per leverancier. Kwantitatieve analyses van
crediteurenmutaties geven een zeer waardevol inzicht in de onderliggende kwaliteit van
procesbeheersing rondom Inkoop en Betalingen. Deze analyses zijn input voor de controle
van volledigheid inkoopverplichtingen. Afwijkingen in inkooptrends aan het einde van het
boekjaar kunnen iets zeggen over volledigheid van verplichtingen of het schuiven met kosten.
Inkooporders kunnen in relatie tot inkopen per crediteur / inkoper ook iets zeggen over de
werking van application controls zoals autorisatie.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

8. 8© 2012 Coney
9. Snelheid betalingen. Hoewel niet direct relevant in relatie tot een post van de
jaarrekening vinden wij de analyse van snelheid van betalingen wel relevant. Opvallende
wijzigingen in de snelheid van betalingen kunnen iets zeggen over de kwaliteit van de
onderliggende controle maatregelen (denk aan 3-way match, opvolging backorders) of
efficiënte inrichting (bottlenecks) van het betalingsproces. Een afnemende snelheid van
betalingen (eventueel per divisie, werkmaatschappij) kan iets zeggen over (naderende)
liquiditeitsontwikkelingen.
10. Logistiek Orders versus Facturering. In de online en offline retail sector is
de analyse tussen levering (bijvoorbeeld op basis van data van TNT) en facturatie cruciaal.
Denk aan analyses op wel geleverd/niet gefactureerd of wel voorraad afgeboekt/niet
geleverd .
11. Dubbele betalingen en personeel / RvB / DGA betalingen . Het
signaleren van dubbele betalingen kan eenvoudig toegevoegde waarde demonstreren.
Analyse van kostenvergoedingen aan personeel , RvB en DGA zijn zinvol om de kwaliteit
van de interne controle rondom goedkeuring kostendeclaraties te testen. Hiernaast, klanten
met spookwerknemers , ze bestaan! Aansluiten (mutaties) HRM en payroll gelijk meenemen.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

9. 9© 2012 Coney
12. GL Account detailcontrole. Een detailanalyse van grootboekrekeningen is een
goed instrument om de uitzonderingen en bijzonderheden te identificeren. Met stratify kunnen
verschillende grootboekrekeningen snel geanalyseerd worden door de spreiding in kaart te
brengen en de transacties zichtbaar te maken die buiten de range (onder, boven) vallen.
13. Omloopsnelheid voorraden. Voorraadbewegingen zijn relevant in het licht van de
controle van de waardering van voorraden, in het bijzonder de voorziening incourante
voorraden. Met data-analyse kunnen omloopsnelheden op artikelniveau worden berekend. Op
voorraadgroep niveau kunnen via stratify (spread, range) artikelen in kaart worden gebracht
met opvallend lage omloopsnelheden.
14. Verkoop Kortingen. Toegestane kortingspercentages liggen vaak vast in
kortingstabellen. De interne controle maatregelen rondom korting tabellen zijn veelal stringent.
De tabellen zijn in veel ERP systemen gekoppeld aan verkoopregels. Met data-analyse
kunnen verkoopprijzen (integraal) worden herberekend om vast te stellen dat de juiste
kortingsregels zijn toegepast. Afwijkingen zijn signalen voor niet werkende interne controle of
onjuiste mapping verkoopregels en korting tabellen.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

10. 10© 2012 Coney
15. BTW Analyse. Denk hierbij aan de controle of leveringen aan buitenlandse afnemers
een juiste BTW code is toegepast door de combinatie van leveradres, verkoopregel en BTW-
codes. Een ander voorbeeld van data-analyse rondom BTW is per afnemer of leverancier
vaststellen of consistent een logisch BTW percentage wordt toegepast.
16. Inkoopkortingen versus inkoopvolumes. In veel inkooporganisaties is sprake
van inkoopkortingen die kunnen worden geclaimd op basis van afgenomen volumes. De
juistheid en volledigheid van inkoopkortingen die periodiek worden geclaimd kunnen met data-
analyse worden gecontroleerd door de opbouw van de inkoopkorting op basis van de
rekenrekels (vastgelegd in inkoopcontracten) en de inkooptransacties te berekenen en te
vergelijken met de verantwoorde kortingen.
17. Masterdata leveranciers. Met data-analyse kan op basis van ingelezen
dagafschriften worden vastgesteld of leveranciers consistent op hetzelfde
bankrekeningnummer worden betaald. Afwijkende bankrekeningnummers kunnen duiden op
fraude of fouten en moeten nader onderzocht worden. Een uitkomst als de interne beheersing
rond masterdata niet op orde is.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

11. 11© 2012 Coney
18. Teruggedraaide journaalposten. Met data-analyse kan worden vastgesteld
welke boekingen aan het eind van een rapportage-periode worden gemaakt en aan het begin
van de opvolgende rapportageperiode weer worden teruggedraaid. Dit kan duiden op
manipulatie van gerapporteerde cijfers.
19. Analyse social media versus distributie contracten. Twitter en
Facebook data kunnen worden gebruikt om in kaart te brengen wat bedrijven of consumenten
zeggen over diensten of producten. Stel dat uw client software distribueert in 20 landen. Op
basis van analyses van keywords kan inzichtelijk gemaakt worden in welke landen over de
software wordt gesproken. Ook in die landen waar volgens de contracten geen software wordt
gedistribueerd .
20. Resultaat per klant. Uw klanten hebben ook klanten. Gelukkig maar. Vaak is dit een
B2B relatie. Ondernemers hebben echter niet altijd een goed beeld bij wat er per klant wordt
verdiend. Niet direct relevant voor de jaarrekening denkt u? Wat als u met data-analyse in
kaart kan brengen dat sommige relaties structureel verliesgevend zijn? En u koppelt dit aan
betaalgedrag van klanten van uw klanten? In ieder geval iets te bespreken.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

12. 12© 2012 Coney
21. Budgetoverschrijdingen. Met data-analyse is het prima mogelijk om (dreigende)
budgetoverschrijdingen in kaart te brengenen te delen met klant. Dit is niet alleen interessant
voor cijferbeoordeling maar deze analyse kan ook periodiek worden uitgevoerd zodat uw
cliënten nieuwe inzichten krijgen.
22. Aansturing Grootboekrekeningen. Wanneer heeft u voor het laatst vastgesteld
dat de omzetgrootboekrekeningen alleen worden aangestuurd door boekingen uit de
gekoppelde verkoopsystemen? Hoe weet u dat creditfacturen ook daadwerkelijk zijn
gekoppeld aan retour ontvangen goederenmeldingen? Analyse van aansturing
(opboeken/afboeken) van grootboekrekeningen resulteert niet alleen in inzicht in feitelijke
werking van proces/journaalgang, maar zegt ook iets over de vraag of journaalboekingen
consistent worden uitgevoerd.
23. Testen van échte betaaltermijnen op factuurniveau. Inkoop en
verkoop. Met de koppeling tussen de inkoop- en verkooptransactieregels (inclusief data-
velden) versus de feitelijke bank uitgaven en ontvangstregels heeft u inzicht in de
betaaltermijnen op transactieniveau. Koppel dit aan stratify en periodieke analyses en u heeft
samen met uw klant inzicht in feitelijke betaalgedrag en dreigende cashflow problemen.
Top 25 Data-analyse voorbeelden

13. 13© 2012 Coney
24. Functiescheiding en Autorisatie matrix. Wie kent de uitdrukking cheese
wedge ? Ook wel gatenkaas. Op 24, maar dat komt omdat deze analyse zo voor de hand ligt. Dit is
een 100% analyse van transactie per cycle (inkoop, verkoop, HRM ect) waarin wordt vastgesteld
WIE heeft WELKE transactie uitgevoerd en zijn deze conform de Functiescheidingen en
AutorisatieMatrix uitgevoerd. Ofwel, is er sprake van doorbreken van functiescheidingen,
doorbreken van autorisaties? Zo ja, welke transacties betreft dit, hoeveel EUR is hierbij betrokken?
Top 25 Data-analyse voorbeelden

14. 14© 2012 Coney
Speciaal aandacht voor nummer 25
Binnen Coney geloven wij in de kracht van de Nederlandse Geld-
Goederenbeweging controle aanpak.
Een ieder van u kent de theorie van Starreveld, is bekend met de BETA
formules, en is in staat de verbanden tussen de in- en uitgaande geld en
goederen/dienstenbewegingen te definiëren.
In een digitale omgeving denken wij dat de stap naar close-to-real-time
auditing of ongoing monitoring (door business managers, controllers,
financials, auditors) mogelijk is. Uitgangspunt hier is de Geld-
Goederenbeweging.
Met data-analyse kunnen deze verbanden zichtbaar worden gemaakt en kan
worden ingezoomd op lekken in de stromen en kan worden vastgesteld
welke onderliggende transacties hier een rol spelen. Hieronder een Coney
praktijk voorbeeld van een detacheringsorganisatie. De aansluiting tussen
Inkoop uren, Verkoop uren en Verkoopmarges per ingehuurde professional
vormen de basis onder deze close-to-real-time analyses.

15. 15© 2012 Coney
Nummer25 lastbutnot least
Data-Analyse de Geld- Goederenbeweging
Purchasing
Hours x
Freelance Rate
Sales
Hours x
Sales Rate
Cash
Receipt
Cash
Disbursment
TEMP
services
Cash
Payables ReceivablesClose
To Real Time
Voorbeeld

16. 16© 2012 Coney
Top Cycle Approach door Coney Accountants
Voorbeeld voor een detacheringsbedrijf
NR 1 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLY
Q Hours * P Freelance Rate * Sales Standard Margin (1+ %) = SOLL Sales versus IST Sales
NR 2 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLY
Opening Receivable+ IST Sales Ending Receivable = SOLL Cash Receipt versus IST Cash Receipt
NR 3 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLY
Opening Cash + IST Cash Receipt Ending Cash = SOLL Cash Disbursement versus IST Cash Disbursement
NR 4 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLY
IST Cash Disbursement versus IST Q hours * P Freelance Rate (BUY)
SELL SIDE
CASH RECEIPT
CASH DISBURSMENT
BUY SIDE

17. 17© 2012 ACL Services Ltd.
www.coney.nl
HULP NODIG MET DATA-ANALYSE? Coney is NR1 in data-analyse in de BENELUX.
Wij helpen ondernemers, managers en financials met het inrichten van een ongoing
monitoring dashboard, met Accountant3.0 controleren we de jaarrekening op basis van data-
analyse en hiernaast trainen we iedereen met belangstelling voor data-analyse.

18. 18© 2012 Coney
Contact Information
Pieter de Kok, partner
010-2849288
Pieter.dekok@coney.nl
@dekokpieter (twitter)
Amsterdam, Rotterdam, Brussel
info@coney.nl | www.coney.nl