Okapi2-Vlaanderen een hulp richting data driven management
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•20 views
Okapi2-Vlaanderen een hulp richting data driven management
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Okapi2-Vlaanderen een hulp richting data driven management
Similar to Okapi2-Vlaanderen een hulp richting data driven management (20)
More from Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD)
More from Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD) (20)
Okapi2-Vlaanderen een hulp richting data driven management
- 1. Bibliotheekdiensten 200 Een hulp richting data driven management? Werner Beyens KU Leuven Bibliotheken Projectgroep Okapi2-Vlaanderen Vrij 20-10-2023 11u10 Zaal Leopold Okapi2-Vlaanderen
- 2. Bibliotheekdiensten Menu 2 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen, in groep • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 3. Bibliotheekdiensten Menu 3 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen, in groep • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 4. Bibliotheekdiensten ID 4 Okapi*2-Vlaanderen, sinds 2014 een samenwerkingsverband rond bibliotheekstatistieken, van Vlaamse instellingen actief in het hoger onderwijs of onderzoek, gecoördineerd door het Overleg Wetenschappelijke Bibliotheken (OWB) van VVBAD *Overzicht Kwantitatieve Performantie-Indicatoren okapi2@vvbad.be
- 5. Bibliotheekdiensten Waarom in groepsverband? Alleen kom je ook tot kennis, evaluatie en inzicht In groep scheppen we bredere context Uitdagingen: • Welke data verzamelen? En welke niet (meer)? • Welke indicatoren zijn relevant? => benchmarking • Schaalgrootte – vele Excel-files met n x aggregaties => groot tijdsverbruik & hoge foutenlast => toekomst met (Belgische) registratietool? 5 okapi2@vvbad.be
- 6. Bibliotheekdiensten Intern publiek -> zelfkennis/zelfevaluatie Leidinggevenden -> beslissingen Stakeholders -> positionering/verantwoording 6 Functies van data en hun doelgroepen ifv kwaliteit okapi2@vvbad.be
- 7. Bibliotheekdiensten Menu 7 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen, in groep • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 8. Bibliotheekdiensten Geen dogma noch fataliteit Wel een hulpmiddel Voorbij het buikgevoel Richting objectiviteit En altijd in een CONTEXT 8 Data driven management? Of eerder data-informed management Enkele misverstanden opklaren Bij datagedreven besluitvorming neem je een besluit puur op basis van onbewerkte feiten uit ruwe data. Bij data-geïnformeerde besluitvorming maak je een keuze op basis van een combinatie van inzichten uit data, menselijk denkwerk, intuïtie en je eerdere ervaringen. https://blog.ogd.nl/datagedreven-vs-data-geinformeerde- besluitvorming-wat-is-best okapi2@vvbad.be
- 9. Bibliotheekdiensten Menu 9 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 10. Bibliotheekdiensten Verzamelen is lastig . Veel administratie - Tijdverlies - Waarvoor dienen die data? Ik ben toch geen manager 10 okapi2@vvbad.be
- 11. Bibliotheekdiensten Tof …verzamelen… En er verder niets mee doen - Delen Visualiseren Analyseren & interpreteren Exploiteren & gebruiken - dus data goed beheren 11 okapi2@vvbad.be
- 12. Bibliotheekdiensten Menu 12 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 13. Bibliotheekdiensten Datavisualisatie Tool voor data-controle (stap terug) Stap vooruit richting analyseren, interpreteren en exploiteren Of analyses zonder visualisatie? Louter als presentatietool 13 okapi2@vvbad.be
- 14. Bibliotheekdiensten Menu 14 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 15. Bibliotheekdiensten Analyseren & interpreteren & exploiteren Veelbelovend, maar nog stappen te zetten, op Vlaams niveau Consensus over indicatoren en KPI Op hogere echelons wel afspraken rond indicatoren • België (25) • Europa (30) => benchmarking wordt mogelijk 15 okapi2@vvbad.be
- 16. Bibliotheekdiensten Menu 16 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 17. Bibliotheekdiensten ID 17 Okapi2-Vlaanderen is een samenwerkingsverband rond bibliotheekstatistieken dat streeft naar een meer data-informed management okapi2@vvbad.be
- 18. Bibliotheekdiensten Menu 18 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 19. Bibliotheekdiensten Historiek Van waar komen we? Met wie werken we samen? 19 Pre-2008: Libecon 2009: Registratietool Associatie KU Leuven – Okapi - 165 ruwe data 2014: Beknopte vragenlijst - Okapi2-Vlaanderen – 150 ruwe data 2021: Mini-vragenlijst => Belgian Library Statistics – 45 ruwe data + indicatoren 2016+2019: Europa/ADBU – 30 ruwe data + indicatoren Altijd de definities scherp stellen, op elk niveau okapi2@vvbad.be
- 20. Bibliotheekdiensten Okapi2-Vlaanderen Wie zijn we? 20 okapi2@vvbad.be => OWB
- 21. Bibliotheekdiensten Okapi2-Vlaanderen Wat doen we? Wat doen we (nog niet)? • Overleggen met andere echelons (in binnen- & buitenland) • Verzamelen & bewaren • Delen • Visualiseren (=> controleren & analyseren) • Indicatoren • Exploiteren 21 Hoe doen we dat (nog niet)? • Excel* => registratietool (België) • Google Drive • QLIK • Website (VVBAD) *werd al in 2015 als een probleem gezien okapi2@vvbad.be
- 22. Bibliotheekdiensten Menu 22 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 23. Bibliotheekdiensten 23 okapi2@vvbad.be Odisee Aalst UGent Faculteitsbibliotheek wetenschappen Artevelde Kattenberg Odisee UGent Artevelde Hogeschool Okapi-Associatie KU Leuven Belgian Library Statistics (excl. HS) Okapi2-Vlaanderen o.l.v. PROJECTGROEP EU (excl. HS) INSTELLING LOKALE BIB Hoe verzamelen we?
- 24. Bibliotheekdiensten Menu 24 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 25. Bibliotheekdiensten Delen van verzamelde data Bewaren & delen – via Okapi2-Google Drive Visualiseren - via QLIK https://okapi2.eu.qlikcloud.com/ (of Power BI) Indicatoren (KPI) – veel belangrijker dan ruwe data Analyse & interpretatie -> trends & rapportering 25 okapi2@vvbad.be
- 27. Bibliotheekdiensten Menu 27 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 28. Bibliotheekdiensten Visualisatie van verzamelde data Bewaren & delen – via Okapi2-Google Drive Visualiseren - via QLIK https://okapi2.eu.qlikcloud.com/ (of Power BI) Indicatoren (KPI) – veel belangrijker dan ruwe data Analyse & interpretatie -> trends & rapportering 28 okapi2@vvbad.be
- 29. Bibliotheekdiensten Menu 29 • Startpunt en streefdoel • Okapi2-Vlaanderen • Bredere context scheppen • Functies van data • Data driven management? • Fases tussen startpunt en streefdoel • Data verzamelen • Datavisualisatie als een volgende stap (en terug) • Analyseren & interpreteren & exploiteren • Concrete werkwijze binnen Okapi2-Vlaanderen • Interne organisatie • Verzamelen • Delen - in tabelvorm • Visualiseren – in grafische vorm • Werken met Qlik okapi2@vvbad.be
- 32. Bibliotheekdiensten Demo Qlik https://okapi2.eu.qlikcloud.com/ 32 Positionering - benchmarking IBL hogescholen 2014-2022 IBL universiteiten 2014-2022
- 33. Bibliotheekdiensten Demo Qlik https://okapi2.eu.qlikcloud.com/ 33 Kwaliteitscontrole Infrastructuur hogescholen 2018-2022 Infrastructuur universiteiten 2018-2022
- 34. Bibliotheekdiensten Demo Qlik https://okapi2.eu.qlikcloud.com/ 34 Beslissingen ondersteunen Aandeel e-collectie-uitgaven in totale collectie-uitgaven hogescholen 2014-2022 Aandeel e-collectie-uitgaven in totale collectie-uitgaven universiteiten 2014-2022
- 35. Bibliotheekdiensten What’s next? Samen sterker, richting objectiviteit, in onderling vertrouwen, binnen ieders context Meer impact op onze stakeholders • Registratietool voor de verzamelfase • Vlaamse indicatoren (15 à 20) => dashboards • Sectoriële exploitatie via externe communicatie 35 Tot een volgende IaZ
Editor's Notes
- Wie ben ik? En namens wie spreek ik? Titel heeft 2 componenten: Okapi2-Vlaanderen en data-driven-management; na uitleg over die 2 delen bespreek ik de fasen die die 2 delen met elkaar verbinden. Daarna kijken we hoe die verschillende concepten binnen Okapi2-Vlaanderen concreet worden ingevuld
- Wie kent Okapi2? Wie kent het concept dataverzameling & benchmarking? Wie heeft mening over het concept data driven management?
- 22 instellingen met 120 lokale bibliotheken
- Je kan dat op je eentje beginnen. Ifv zelfkennis en lokale beslissingen is dat geen probleem om dat lokaal te doen. Als het om positionering of verantwoording gaat raden we dat niet aan. We zien meerwaarde van samenwerking, op grotere schaal. Maar het is niet allemaal goed nieuws, rozengeur en maneschijn.
- Waarom tijd steken in data verzamelen? Met data kijken naar de realiteit is immers slechts 1 manier/bril om te kijken. Vraag het mensen actief in topsport. Data kunnen verschillende functies of toepassingsgebieden hebben; maar ze hebben allemaal met elkaar gemeen dat het om kwaliteitszorg, kwaliteitsbeleid, kwaliteitsverbetering…. Hoe je het ook wil noemen Zelfkennis - waarom zou je iets over je eigen organisatie willen weten? Om trends te zien over de tijd heen, ook in de tijd van je voorgangers Beslissingen nemen – hoeveel zitplaatsen zouden er in je nieuwbouw van 300m² toch best minimaal voorzien worden? Hoeveel zijn er bij de buren? Positionering – monitoring: hoeveel publicaties zijn er opgeladen in onze institutional repositories? En hoe vaak worden die geraadpleegd? En is dat veel of weinig tov de andere universiteiten? Voor welke doelgroep en met welk doel voor ogen?
- Data driven management: utopie of schrikbeeld?
- Een zwaar beladen term – sommigen beginnen al met ogen te rollen - die lijkt de impliceren dat je voor positionering, beslissingen, etc ALLEEN beroep doet op kwantitatieve data. Dat is pertinent niet zo. Tegelijk beseffen dat exacte dezelfde data bij organisatie X en Y tot verschillende beslissingen kan leiden maw dat data ansich geen vaste eenduidige betekenis dragen
- Welke stappen zetten we – met okapi2-vlaanderen - richting data-informed management? 1ste en meest tijdrovende (maar niet perse belangrijkste) stap is data verzamelen. Welke? Met welke frequentie?
- Het antwoord op de basisvraag – heeft data impact? – is eenvoudig en kort, ja. Daarvoor moest ik niet vanuit Leuven niet naar Oostende komen. De meer interessante vraag luidde: Op wat? En in welke mate en op welke manier…? Kan je data alleen gebruiken naar je stakeholders toe? Want hoe vaak doe je dat? En wie doet dat? Alleen mensen aan de top van je organisatie, eindverantwoordelijken. En het antwoord op die vraag is Neen. De aspecten waarop je met data impact kan hebben zijn divers: verantwoording, positionering, zelfkennis, beslissingsondersteuning, ….
- Verzamelen is eigenlijk de minst belangrijke fase maar o zo belangrijk. Maar dat is de fase waarin we de laatste jaren vaak zijn blijven steken. En in Vlaanderen steken we er jammer genoeg nog vaak het meeste tijd in, Wat doe je met verzamelde data? Delen, visualiseren, analyseren & interpreteren, exploiteren – gebruiken Data zonder context zijn waardeloos Is eigenlijk basiscomponent van hedendaags management
- Visualisatie als tool om te komen tot correcte data (controle) en tot inzichten. Anderen beweren dat je ook aan analyse kunt doen zonder visualisatie. En dat visualisatie enkel dient om inzichten te presenteren aan je doelgroep
- Hierom draait alles Indicatoren en KPI: eigenlijk veel belangrijker dan ruwe cijfers/data; op Vl niv nog geen consensus, proces (van keuze) net opgestart. Voor universiteitsbibliotheken wordt benchmarking wel mogelijk; met 11 Belgische partners en (sporadisch) met EU via ADBU-studie Vanaf 2021 kunnen we gegevens aanleveren aan ADBU Dit Belgisch-Europees luik blijft voorlopig nog veelal interne keuken – vermoedelijk kan er na 3de meting (2023) dus half 2024 wel externe communicatie komen
- Genoeg theorie en concepten, Nu bekijken we hoe dit alles concreet wordt ingevuld binnen Okapi2-Vlaanderen
- Genoeg theorie. Ik kom vandaag het concrete verhaal van Okapi2-Vlaanderen vertellen.
- Hoe is dat Okapi2-Vlaanderen gestructureerd?
- Logische volgorde – omgekeerde data-piramide Samenwerking met andere gelijkaardige projecten Brengt ook risico’s met zich mee bv definities zoals aantal studenten, capita, VTE, groepswerkruimten, corona-effecten We zijn met Belgium begonnen omdat er een hoger niveau waar we niet aan konden/mochten leveren.
- We zijn met 7 in projectteam, 20 leveranciers/respondenten en rapporteren aan OWB
- Met Okapi2-Vlaanderen kunnen we je op weg helpen, ondersteunen. We hebben al iets maar we zijn nog lang niet waar we willen zijn (vlgk met buitenland) We doen veel dingen, allemaal bovenop onze eigen taken in onze werkomgeving
- Ik kom vandaag het verhaal van Okapi2-Vlaanderen vertellen Hoe verloopt de verzamelfase, de minst belangrijke fase 120 lokale bibliotheken – 22 instellingen 200.000 cijfers is geen big data Elke pijl op deze slide is een aggregatie en elke aggregatie (150 per jaar) is een bron van fouten zeker als je dat telkens manueel doet
- Ieder blijft eigenaar van zijn eigen data; dat impliceert dat er restricties zijn in het gebruik van data van andere instellingen
- In Vlaamse context gebruiken we voorlopig nog Qlik (betalend – kosten gedragen door VVBAD) maar PowerBI (Microsoft) is op termijn misschien een geschikter platform, We zien daarin toch meer mogelijkheden qua samenwerking Indicatoren en KPI: eigenlijk veel belangrijker dan ruwe cijfers/data; op Vl niv nog geen consensus, proces (van keuze) net opgestart. Ook binnen Assoc KUL was dit een moeizaam proces.
- Kies voor apps en de meest recente
- Kies voor het domein (werkblad) dat je interesseert
- Screenshots just in case of no internet
- Screenshots just in case of no internet
- Gemidd HS deed cross over in 2018 – jouw HS ook?
- Zijn er mensen in het publiek met ervaringen over dataverzameling, benchmarking,…?