Quản trị học Bài 8 Chức năng kiểm soát

1. BÀI 8: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
ĐẶT VẤN ĐỀ
Kiểm soát là chức năng cuối cùng của công tác quản
trị và đóng một vai trò rất quan trọng trong cống tác
quản trị của một tổ chức, là công việc của bất cứ
một cấp quản lý nào,từ chủ tịch HĐQT, đến giám
đốc, đốc công hay một tổ trưởng
Nghiên cứu bài này nhằm giải quyết những nội
dung cơ bản sau:
Kiểm soát là gì?
Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát
Tiến trình kiểm soát
Các loại hình kiểm soát
Các kỹ thuật kiểm soát

2. 8.1 KHÁI NIỆM VÀ CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG
CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
8.1.1 Khái niệm:
Thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau:
- Kiểm soát là chức năng sau cùng , vì vậy nó chỉ diễn ra
khi công việc đã kết thúc
- Kiểm soát là một hoạt động chỉ xuất hiện trong một giai
đoạn nhất định
Cả 2 cách hiểu như trên đều là không đúng mà Kiểm soát
là một quá trình
Kiểm soát là một quá trình đo lường kết quả thực tế và so
sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và
nguyên nhân của sự sai lệch đó, từ đó đưa ra giải pháp
khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ của sự sai lệch, đảm
bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đặt ra

3. Từ khái niệm trên, cần rút ra 4 quan điểm quan
trọng:
- Kiểm soát là một quá trình
- Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt
động đã xảy ra và đã kết thúc mà còn là sự kiểm
soát đối với những hoạt động đang và sắp xảy ra
-Kiểm soát nhằm phát hiện sự sai lệch và nguy
cơ của sự sai lệch
-Kiểm soát để thực hiện các biện pháp khắc
phục sự sai lệch hướng đến việc hoàn thành
mục tiêu đã định

4. Bảng 8.1 Đánh giá thái độ đối với quy địnhvà kiểm
soát của tổ chức
Các phát biểu Hầu như
đúng
Hầu như
sai
Tôi tin rằng con người nên được dẫn dắt bởi những
cảm giác hơn là quy định
Tôi nghĩ rằng người lao động nên đi làm và hội họp
đúng giờ
Tôi nghĩ rằng hiệu suất và tốc độ thì không quan
trọng bằng việc cho phép mọi người có thể nói lên
tiếng nói của mình khi ra quyết định
4.Tôi nghĩ rằng người lao động nên tuân thủ chính
sách của công ty
5.Tôi để cho những người khác ra quyết định và cho
phép họ có nhiều thời gian để làm việc đó
6.Tôi thích bảo người khác những việc họ cần làm
7.Tôi luôn kiên nhẫn đối với những người kém năng
lực
8. Tôi thích mọi việc vận hành theo cách “đúng như
vậy”

5. 8.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát
Ông Koonts và ông Donnell đã chỉ ra 7 nguyên tắc
định hướng cho việc xây dựng cơ chế kiểm soát
trong tác phẩm “ Những vấn đề cốt lõi của quản
lý”
1.Kiểm soát phải được thiết kế dựa trên kế hoạch
hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của
đối tượng được kiểm soát.
Vì mục tiêu chủ yếu của kiểm soát là kiểm soát
tình hình thực hiện kế hoạch. Do đó có thể nói là
kế hoạch là đối tượng và đồng thời là cơ sở của
kiểm soát

6. Ngoài ra thiết kế kiểm soát còn phải theo cấp
bậc của người được kiểm soát. Không thể áp
dụng kiểm soát cho tất cả các cấp bậc và đối
tượng như nhau
2.Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo
yêu cầu của các nhà quản trị
Thí dụ, nhà quản trị đang quan tâm đến vấn đề
tài chính thì kiểm soát phải nhằm mục đich xác
định cho được những diễn biến về tài chính…
3. Sự kiểm soát phải thực hiện tại những khâu
trọng yếu

7. Khâu trọng yếu cần kiểm soát là những khâu
quyết định sự tồn tại của tổ chức. Thí dụ, trong
một trường đại học khâu trọng yếu cần kiểm
soát chính là những hoạt động liên quan đến
giảng dạy và phục vụ cho giảng dạy. Đó cũng có
thể là sự yếu kém hay trì trệ đang diễn ra ở một
nơi nào đó trong tổ chức cần phải kiểm soát, thí
dụ việc bán sản phẩm của công ty tại thị trường
X đang bị suy giảm liên tục…

8. 4.Kiểm soát phải khách quan
Nếu có định kiến sẵn thì kiểm soát sẽ bị sai lệch ,
không khách quan, làm cho giải pháp khắc phục
cũng không đúng, tốn kém cho tổ chức
5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu
không khí của doanh nghiệp (tổ chức)
Phải phù hợp với văn hóa của từng doanh
nghiệp. Nếu doanh nghiệp, nhà quản trị đi theo
phong cách dân chủ, thì không nên kiểm tra quá
chi tiết và chặt chẽ. Còn nếu doanh nghiệp theo
phong cách độc đoán thì phải ngược lại

9. 6. Việc kiểm soát phải tiết kiệm và bảo đảm
tính hiệu quả kinh tế
Kiểm soát là một chức năng trong quản trị, bắt
buộc DN phải làm nhưng đừng quá lạm dụng
nó mà gây lãng phí, không cần thiết. Thí dụ nếu
cơ chế DN được xây dựng một cách hợp lý,
hoạt động của xí nghiệp diễn ra một cách trôi
chảy, ít khi bị trục trặc thì công việc kiểm soát
thực hiện ít hơn, chi phí cho kiểm soát sẽ giảm
xuống

10. 7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động
Việc kiểm soát được coi là đúng đắn nếu những
sai lệch so với kế hoạch được phát hiện và tiến
hành điều chỉnh trên thực tế; ngược lại, kiểm soát
phát hiện ra sai lệch mà trên thực tế không tiến
hành điều chỉnh kế hoạch thì kể như việc kiểm
soát coi như là vô nghĩa
8.2 TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT
Tiến trình (quy trình )kiểm soát bao gồm 3 bước
sau:
Bước 1: Xác định (thiết lập) tiêu chuẩn kiểm soát

11. Tiêu chuẩn kiểm soát chính là các chuẩn mực,
hay là mục tiêu, chỉ tiêu mà chúng ta mong muốn
đạt được. Ví dụ: Chỉ số tiêu thụ điện năng hoặc
nhiên liệu của một động cơ nào đó; hoặc thời
gian để đáp ứng một đơn hàng …Tùy theo nội
dung và đối tượng mà tiêu chuẩn kiểm soát có
thể sẽ khác nhau. Nếu là kiểm soát việc thực hiện
kế hoạch thì cứ dựa vào các chỉ tiêu mà kế hoạch
đã xây dựng để kiểm soát. Tiêu chuẩn kiểm soát
có thể là định tính hoặc định lượng, trong đó
định lượng thì dễ kiểm soát hơn

12. Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần phải lưu ý (đáp
ứng những yêu cầu) những vấn đề sau:
-Các tiêu chuẩn phải nhất quán với mục tiêu và chiến lược
chung của công ty
-Cụ thể hóa cho từng cấp
- Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không
quan trọng
- Giúp cho việc kiểm soát cả quá trình, từ đầu vào đến đầu
ra
- Mang tính hiện thực, không quá cao hoặc không quá thấp
- Tránh đưa ra các tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau
- Phải giải thích tính hợp lý của các tiêu chuẩn đưa ra
- Dễ dàng cho việc đo lường

13. Loại hình kiểm soát Đối tượng kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát
Kiểm soát đầu vào
(Inputs)
Kiểm soát vật tư Tỷ lệ phần trăm số có
khuyết tật trong giới hạn
cho phép
Kiểm soát lập dự toán
vốn
Tỷ suất lợi nhuận,thời
gian thu hồi vốn, tỷ suất
lợi nhuận chiết khấu
Kiểm soát nhân lực Những đặc điểm kỹ thuật
của công việc, kỹ năng,
kinh nghiệm,học vấn đảm
bảo hoàn thành công việc
Kiểm soát hiện hành
(Conversion Process)
Hành vi của người lao
động
Các quy trình thực hiện
công việc chuẩn, các
nguyên tắc quy định…
Vận hành của máy móc
thiết bị
Các chỉ số phản ánh tình
trạng vận hành của máy
móc (ví du: tốc độ, mức
tiêu hao nhiên liệu…)
Kiểm soát đầu ra
(Output)
Kết quả thực hiện công
việc của người lao động
Năng suất, sản lượng
thực hiện…
Tình hình thực hiện kế
hoạch
Mức độ hoàn thành các
chỉ tiêu trong kế hoạch
Tình hình đáp ứng khách
hàng
Chỉ số hài lòng của khách
hàng
Bảng 8.1 Ví dụ về các loại hình kiểm soát và tiêu chuẩn kiểm soát

14. Bước 2: Đo lường thành quả
Nội dung của bước này là căn cứ vào những tiêu
chuẩn đã xác định trong bước 1, tiến hành đo
lường kết quả thực tế để phát hiện sai lệch. Hiệu
quả đo lường còn phụ thuộc vào phương pháp đo
lường.Thực tế cho thấy có những tiêu chuẩn đo
lường rất phức tạp, tốn kém chi phí và thời gian
nhưng hiệu quả lại không cao (tức là độ tin cậy
không cao). Thí dụ, nhà máy muốn điều tra thị
trường để ước lượng khả năng thích ứng của sản
phẩm mới như thế nào là khá phức tạp. Bên cạnh
đó, nếu tiêu chuẩn là định lượng thì sẽ dễ đo lường
hơn là định tính. Thí dụ, đo lường thị phần của sản
phẩm sẽ dễ hơn đo lường uy tín của thương hiệu

15. Bước 3: Điểu chỉnh các sai lệch
Nếu kết quả thực tế có sai lệch so với các tiêu chuẩn
đã xây dựng ở bước 1 thì phải giải thích nguyên
nhân của sự sai lệch và đề ra biện pháp khắc phục
sự sai lệch. Sự sai lệch có thể đến từ nhiều nguyên
nhân: Có thể lỗi từ người vận hành, giám sát
tồi;huấn luyện không phù hợp; máy móc,vật tư bị
hư hỏng…Khi phát hiện sai lệch thì có nhiều biện
pháp khắc phục như: tổ chức lại bộ máy tổ chức,
phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên,
tuyển thêm lao động, thay đổi phong cách lãnh đạo
và chính sách động viên .. thậm chí có khi phải
thay đổi cả mục tiêu chiến lược của tổ chức

16. Ta có thể tóm tắt qúa trình kiểm soát bằng sơ đồ
sau:
Phát hiện sai lệch Phân tích nguyên nhân sai
lệch Đưa ra chương trình điều chỉnh
Thực hiện sự điều chỉnh Kết quả mong
muốn Kết quả thực tế Đo lường
So sánh với các tiêu chuẩn Phát hiện sai
lệch
Một quy trình khác ( sách trang 81) Hình 6.1. Quá
trình kiểm soát

17. Kết quả thực tế (1) Đo lường kết quả thực tế
(2) So sánh thực tại với tiêu chuẩn(3)
Xác định các sai lệch (4) Phân tích nguyên
nhân sai lệch (5)
Đưa ra chương trình điều chỉnh (6)
Thực hiện các điều chỉnh (7 ) Kết quả
mong muốn (8) Kết quả thực tế (1)

18. 8.3 CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT
8.3.1 Kiểm soát lường trước (Kiểm soát trước công
việc )
Kiểm soát này được thực hiện trước khi hoạt động xảy ra
bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để có
thể tìm cách ngăn ngừa trước. Kiểm soát lường trước
cũng có thể hiểu là kiểm soát đầu vào (Intputs Control) với
những nội dung như : Kiểm soát vật tư, nhân lực, công
nghệ, thiết kế sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất hoặc
phương án kinh doanh trước khi thực hiện, kiểm tra lại kế
hoạch của DN có còn phù hợp không nếu không sẽ thay
đổi chỉ tiêu kế hoạch vì nếu không sẽ chuốc lấy thất bại.
Sự cần thiêt phải kiểm tra kế hoạch trước khi đi vào thực
hiện là giữa lúc xây dựng và đến lúc đưa vào thực hiện thì
có một khoảng thời gian (độ trễ nhất định)

19. Trong bối cảnh môi trường kinh doanh hiện nay luôn
thay thay đổi nên việc kiểm soát lường trước rất hữu
ích. Loại kiểm soát này tốn ít chi phí nhưng hiệu quả
lại rất cao. Càng lên cấp bậc cao hơn , kiểm soát
lường trước càng trở nên quan trọng hơn
8.3.2 Kiểm soát trong khi thực hiện
Là theo dõi một cách trực tiếp những diễn biến đang
trong quá trình thực hiện (trong khi hoạt động đang
xảy ra). Mục đích của sự kiểm soát này là kịp thời
tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại hoặc
những sai lệch xảy ra trong quá trình thực hiện để
đảm bảo cho DN thực hiện được các mục tiêu, nhiệm
vụ đã dự kiến trong kế hoạch

20. 8.3.3 Kiểm soát sau khi thực hiện
Bằng cách đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với các
chuẩn mực đặt ra ban đầu.Mục đích của kiểm soát này là
nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện, rút ra
những bài học kinh nghiệm về sự thành công hay thất bại
trong quá trình thực hiện thông qua việc tìm hiểu nguyên
nhân. Tuy nhiên, kiểm soát đầu ra chỉ có lợi cho lần sau
còn bản thân kỳ kế hoạch thì đã qua rồi. Nhược điểm của
loại kiểm soát này là trễ về thời gian
Nội dung của 3 loại kiểm soát được thể hiện trong hình
8.1 ( có thể xem hình 6.2, trang 83)
Chú ý là có mối quan hệ giữa chức năng kiểm soát với cấp
bậc quản trị ( theo bảng dưới đây, hoặc có thể xem hình
6.1 , trang 83)

21. Nhân lực, vật tư, Các hoạt động Những kết quả
tài chính… trong kế hoạch đạt được
Kiểm soát trước Kiểm soát trong Kiểm soát sau
công việc công việc công việc
Hình 8.1 Nội dung của 3 loại kiểm soát

22. Tiêu chí so
sánh
Cấp cao Cấp giữa Cấp thấp ( cấp
cơ sơ)
Về hình thức
kiểm soát
Sử dụng hình thức
kiểm soát gián tiếp,
thông qua sổ sách,
văn bản báo cáo, có
kết hợp một phần
kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp
là chủ yếu, có kết
hợp với kiểm soát
gián tiếp
Kiểm soát trực tiếp
Loại hình kiểm
soát
Rất coi trọng kiểm
soát lường trước và
kiểm soát sau khi
thực hiện
Chú trọng kiểm
soát hiện hành
(kiểm soát trong khi
thực hiện)
Chú trọng kiểm
soát hiện hành
Trọng tâm kiểm
soát
Chú trọng kiểm
soát môi trường,
kiểm soát tài chính
Chú trọng kiểm
soát nhân sự và
kiểm soát tác
nghiệp
Chú trọng kiểm
soát nhân sự và
kiểm soát tác
nghiệp
Bảng 8.2 Bảng so sánh chức năng kiểm soát giữa các cấp quản trị

23. 8.4 NỘI DUNG KIỂM SOÁT VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM
SOÁT
8.4.1 Nội dung kiểm soát
Kiểm soát thường tập trung vào các nội dung sau:
-Kiểm soát tài chính (doanh thu , chi phí, lãi lỗ, các chỉ
tiêu tài chính…)
-Kiểm soát thông qua sử dụng công cụ kế toán- kiểm
toán
- Kiểm soát nhân sự: kiểm soát về an toàn, kỷ luật lao
động
- Kiểm soát về tình trạng thị trường: phân đoạn thị
trường;đối thủ, , giá , sản phẩm,, khách hàng
- Kiểm soát sản xuất: công nghệ, máy móc thiết bị,
NSLĐ, chất lượng sản phẩm…
- Kiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tư

24. 8.4.2 Các phương pháp kiểm soát
Các phương pháp truyền thống:
+ Phương pháp dựa vào số lượng thống kê
+ Phương pháp dựa vào các báo cáo và phân
tích
+ Phương pháp dựa vào phân tích điểm hòa
vốn
+ Phương pháp kiểm tra các nguồn lực
Các phương pháp hiện đại
+ Phương pháp sơ đồ mạng
+ Áp dụng máy điện toán

25. 8.5 CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT
8.5.1 Ngân quỹ
Ngân quỹ vừa là công cụ lập kế hoạch, vừa là
công cụ kiểm soát rất quan trọng đối với các nhà
quản trị.
8.5.1.1 Các dạng ngân quỹ
- Phân theo tính chất
-Ngân quỹ thu và chi
- Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu và
sản phẩm. Có nhiều ngân quỹ dưới dạng vật lý
(hiện vật) tốt hơn là dưới dạng tiền tệ

26. Phân theo dạng biểu thị
- Các ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý ( số giờ
lao động trực tiếp, số giờ máy, số đơn vị vật liệu,
số đơn vị diện tích được phân bố, số đơn vị sản
phẩm được sản xuất ra…)
- Ngân quỹ về tiền mặt: Số thu và chi tiền mặt, số
tồn tiền mặt. Ngân quỹ này xác định khả năng chi
trả , khả năng đầu tư của DN
8.4.1.2 Kỹ thuật lập ngân quỹ

27. Mặc dù mục đích của lập ngân quỹ là nhằm tạo cơ
sở cho phân quyền một cách tự do hơn, tăng quyền
hạn cho cấp dưới nhiều hơn. Song nếu không khéo
thì có thể dẫn tới tác dụng ngược. Trong thực tế có
nhiều ngân quỹ được lập một cách quá cứng nhắc,
quá chi tiết là cho cơ sở bị trói buộc vào những con
số cố định, làm khó khăn cho hoạt động của cơ sở,
trong nhiều trường hợp trở nên kém hiệu quả. Thí
dụ:Quỹ XDCB ở các trường đại học ở VN, phải trích
40% từ nguồn thu cho XDCB
Vậy làm thế nào để vừa đảm bảo được sự kiểm soát
của cấp trên lại vừa đảm bảo cho cấp dưới chủ
động, sáng tạo?. Trong tác phẩm “ Những vấn đề cốt
yếu của quản lý”, Koonts và O. Donnell đã giới thiệu
3 kỹ thuật lập ngân quỹ:

28. 1.Ngân quỹ biến đổi: Những khoản chi phí sẽ
thay đổi theo số lượng sản phẩm
2. Ngân quỹ cơ sở - Zero): bằng cách chia các
chương trình của cơ sở thành các” gói” và tiến
hành tính toán chi phí cho từng gói này
3. Ngân quỹ lựa chọn và ngân quỹ phụ: Là sự
biến đổi của ngân quỹ biến đổi
8.5.2 Kỹ thuật phân tích thống kê
Kỹ thuật này dựa trên các số liệu của quá khứ
tổng hợp thành các biểu đồ, đồ thị, qua đó giúp
các nhà quản trị đưa ra các nhận xét:

29. - Xu thế phát triển của DN trong quá khứ, những dự
báo cho thời gian tới
- Về mối quan hệ giữa các yếu tố trong quá trình
phát triển
- Độ sai lệch so với các tiêu chuẩn đặt ra trong kế
hoạch
Nhìn chung kỹ thuật phân tích thống kế được sử
dụng trong tất cả các chức năng và lãnh vực quản
trị. Thí dụ trong công tác nghiên cứu Marketing,
nhờ kỹ thuật phân tích thống kê, với việc điều tra
mẫu với những bảng câu hỏi được thiết kế sẵn để
phỏng vấn khách hàng nhằm đưa ra những dự báo
về thị trường, xu hướng tiêu dùng của khách hàng…

30. 8.5.3 Các báo cáo phân tích chuyên môn
Tức là dùng các chuyên gia trong từng lĩnh vực
chuyên môn khác nhau để phát hiện những vấn đề
mà doanh nghiệp đang gặp phải vì có những vấn
đề phức tạp, phải có chuyên môn sâu mới hiểu hết
được mà các nhà quản trị không phải ai cũng có
những kiến thức như vậy
8.5.4 Kiểm soát hành vi
1 Quan sát cá nhân: Kiểm soát bằng cách theo dõi,
quan sát trực tiếp người lao động trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ. Biện pháp này rất hữu ích cho
những quản trị viên cấp thấp. Tuy nhiên, biện pháp
này đòi hỏi số lượng lớn các nhà quản trị, chi phí
quản lý cao hơn

31. 2. Quản trị bằng mục tiêu (MBO): kỹ thuật này được
thực hiện bằng cách đánh giá mức độ hoàn thành
các mục tiêu mà người lao động đã cam kết. Để
thực hiện kỹ thuật này, phải soạn thảo mục tiêu ở
cấp công ty rồi cụ thể hóa ở các cấp đơn vị trực
thuộc và sau cùng là mục tiêu cho từng cá nhân
3. Kiểm soát quan liêu (bureaucratic control)
Là kỹ thuật kiểm soát được thực hiện thông qua
một hệ thống các nguyên tắc và thủ tục vận hành
chuẩn (SOPS –Standard Operating Producer) mà các
nhân viên phải làm theo. Kiểm soát loại này rất hữu
ích đối với những công việc thường ngày, ít thay đổi,
song lại kém năng động

32. CÂU HỎI ÔN TẬP
1.Hãy phân tích vai trò của chức năng kiểm soát
trong công tác quản trị ở các tổ chức
2. Tại sao nói kiểm soát là một hệ thống thông
tin phản hồi?
3. Phân tích các nguyên tắc kiểm soát
4. Hãy trình bày các loại hình kiểm soát và tác
dụng của nó đối với công tác quản trị
5. Trình bày quy trình kiểm soát

33. 6.Tại sao nói kiểm soát lường trước là loại hình
kiểm soát ít tốn kém nhất nhưng có hiệu quả cao
nhất? Hãy lấy ví dụ trong thực tế để minh họa
luận điểm này
7. Hãy phân biệt sự khác nhau giữa các cấp bậc
quản trị trong việc thực hiện chức năng kiểm
soát.
8. Có phải tiêu chuẩn định lượng được chú trọng
nhiều hơn tiêu chuẩn định tính trong quá trình
kiểm soát?

34. TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ
Tình huống 1: Doanh thu sụt giảm
Bạn là người quản lý một cửa hàng ăn uống tại
thành phố Hồ Chí Minh. Trong nhiều năm cửa
hàng hoạt động rất thành công và tạo được ấn
tượng tốt với khách hàng, đặc biệt là những món
ăn của cửa hàng rất phù hợp với khẩu vị của đại
đa số khách hàng, mặt khác giá cả phải chăng
phù hợp với những người có thu nhập trung
bình.Cách phục vụ của nhân viên là khá ân cần và
lịch sự đã tạo ra nhiều thiện cảm với khách hàng.
Cửa hàng lại tọa lạc tại một vị trí khá thuận lợi

35. Chính những yếu tố trên đã làm cho số lượng
khách hàng đến với cửa hàng ngày càng đông
hơn và doanh thu cũng ngày càng tăng lên. Thế
nhưng trong vài tháng trở lại đây, doanh số của
cửa hàng bỗng nhiên bị sụt hẳn (giảm 30%)
1.Theo bạn , cần tập trung kiểm soát những vấn
đề nào?
2. Trong cương vị là nhà quản lý, bạn phải làm gì
để khắc phục tình trạng này?

36. Tình huống 2: Kiểm soát trong công việc
Vào sáng thứ hai, anh Sang một quản lý văn phòng
nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra , bỏ
vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20000 bản
thông tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện
xong trước ngày thứ 6
Khởi đầu anh Sang làm việc khá tốt. Anh lập một kế
hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian
biểu cho từng phần công việc. Anh giao việc cho 4
nhân viên và hướng dẫn họ kỹ lưỡng. Công việc sẽ
được thực hiện theo các quy tắc và chuẩn mực
được xác định trước cùng sự trợ giúp của trang
thiết bị văn phòng sẵn có

37. Sang tự tin rằng anh đã thu xếp mọi việc đâu ra
đấy và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên
anh để mặc cho nhân viên làm việc. Vài ngày trôi
qua, Sang thấy rằng”nhóm gửi thư” vẫn đang làm
việc tất bật.
Thứ Sáu đã đến và Sang bất ngờ khi nhận ra rằng
họ mới chỉ gửi đi được khoảng 13.000 thư.
Không còn cách nào khác, anh phải yêu cầu nhân
viên làm thêm giờ vào chiều thứ Sáu và ngày thứ
Bảy để có thể gửi đi hết số thư còn lại. Dù vậy
vẫn chậm mất 1 ngày!

38. 1.Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm soát?
2. Nếu bạn là Sang, bạn đã làm gì để đảm bảo công việc
sẽ hoàn thành đúng thời hạn?
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1. Kiểm tra là quá trình
a) Rà soát việc thực hiện công việc của cấp dưới
b)Xác lập tiêu chuẩn, đo lường kết quả, phát hiện sai lệch
và nguyên nhân để đưa ra các biện pháp điều chỉnh
c)Phát hiện sai sót của nhân viên và thực hiện biện pháp
điều chỉnh
d) Tổ chức định kỳ hàng tháng

39. 2.Nhà quản trị chỉ cần thực hiện kiểm tra
a) Sau khi hoàn thành kế hoạch
b) Trong khi thực hiện kế hoạch
c) Trước khi thực hiện kế hoạch
d) Không có câu nào đúng
3.Kiểm tra là chức năng được thực hiện
a) Đan xen vào tất cả các chức năng khác của
quản trị
b)Sau khi đã hoạch định và tổ chức công việc
c) Khi có vấn đề bất thường
d) Để đánh giá kết quả

40. 4. Mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm tra
a) Kiểm tra giúp điều chỉnh kế hoạch hợp lý và kịp
thời
b) Kiểm tra giúp phát hiện những sai lệch giữa thực
hiện và kế hoạch
c)Mục tiêu trong kế hoạch là tiêu chuẩn kiểm tra
d) Tất cả các quan niệm trên đều đúng
5. Trong công tác kiểm tra, nhà quản trị nên
a) Phân cấp và khuyến khích sự tự giác của mỗi bộ
phận và mỗi người
b) Giao hoàn toàn cho cấp dưới tự kiểm tra
c) Tự thực hiện trực tiếp các công tác kiểm tra
d)Để mọi cái tự nhiên, không cần kiểm tra

41. 6. Phát biểu nào sau đây không đúng
a) Mục tiêu đề ra trong hoạch định là tiêu chuẩn
kiểm tra
b) Kiểm tra là một hệ thống phản hồi
c) Kiểm tra là chức năng độc lập với các chức
năng khác
d)Chỉ cần kiểm tra trong quá trình thực hiện
7.Một hệ thống kiểm tra tốt phải bao gồm kiểm
tra nhằm tiên liệu trước các rủi ro, đó là hình
thức kiểm tra
a) Đo lường b) Dự phòng
c) Chi tiết d) Thường xuyên

42. 8. Một trong các nguyên tắc của việc xây dựng cơ
chế kiểm soát là :
a) Kiểm soát phải dựa trên cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp
b) Kiểm soát phải xuất phát từ ý kiến chủ quan
của nhà lãnh đạo
c)Kiểm soát phải dựa vào các kế hoạch hành
động và cấp bậc của đối tượng được kiểm soát
d) Kiểm soát phải thực hiện cho tất cả các khâu
trong tổ chức

43. 9. Nhà quản trị doanh nghiệp theo phong cách dân
chủ thì :
a) Kiểm tra thật chi tiết
b) Kiểm soát thật chặt chẽ
c) a,b đều đúng
d) a,b đều sai
10. Kiểm soát chỉ có ý nghĩa khi:
a) Phát hiện ra những sai lệch so với kế hoạch
b)Phát hiện ra những sai lệch so với kế hoạch và tiến
hành điều chỉnh trên thực tế
c) Mọi người đều tham gia
d) Nhà quản trị tiến hành

44. 11. Khi đưa ra các tiêu chuẩn kiểm soát, yêu cầu phải
đáp ứng là :
a) Các tiêu chuẩn phải nhất quán với mục tiêu và chiến
lược chung của công ty
b) Cụ thể hóa cho từng cấp
c)Dễ dàng cho việc đo lường
d) a,b,c đều đúng
12. Tỷ suất lợi nhuận, thời gian thu hồi vốn, tỷ suất lợi
nhuận chiết khấu là tiêu chuẩn thuộc về đối tượng:
a) Kiểm soát nhân lực
b)Kiểm soát vật tư
c) Kiểm soát lập dự toán vốn
d) Kiểm soát hành vi của người lao động

45. 13. Chỉ số hài lòng của khách hàng thuộc về loại
hình:
a) Kiểm soát đầu vào
b) Kiểm soát đầu ra
c) Kiểm soát hiện hành
d) Không thuộc về loại kiểm soát nào
14. Phát biểu nào đúng?
a) Tiêu chuẩn là định lượng dễ đo lường hơn là định
tính
b) điều chỉnh sai lệch là một bước trong tiến trình
kiểm soát
c) a,b đều đúng
d) a,b đều sai

46. 13. Chỉ số hài lòng của khách hàng thuộc về loại
hình:
a) Kiểm soát đầu vào
b) Kiểm soát đầu ra
c) Kiểm soát hiện hành
d) Không thuộc về loại kiểm soát nào
14. Phát biểu nào đúng?
a) Tiêu chuẩn là định lượng dễ đo lường hơn là định
tính
b) điều chỉnh sai lệch là một bước trong tiến trình
kiểm soát
c) a,b đều đúng
d) a,b đều sai

47. 15. Kiểm soát lường trước và kiểm soát sau khi thực hiện là rất
cần thiết đối với nhà quản trị:
a) Cấp cao b) Cấp giữa
c) Cấp thấp d) Không thuộc về cấp nào
16. Kiểm soát nhân sự và kiểm soát tác nghiệp thích hợp với
quản trị :
a) Cấp cao b) Cấp giữa
c) Cấp thấp d) Không thuộc về cấp nào
17. Kiểm tra về công nghệ, máy móc thiết bị, năng suất lao
động, chất lượng sản phẩm thuộc về nội dung:
a) Kiểm soát tài chính b) Kiểm soát nhân sự
c) Kiểm soát thị trường d) Kiểm soát sản xuất