2. 2
1. Khái niệm
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện
nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch
ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn
thành.
3. 3
2. Ý nghĩa:
Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ
chức
Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu
hiệu.
Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính
xác hơn theo thứ tự quan trọng.
Xác định và dự đoán những biến động và những chiều
hướng chính.
4. 4
2. Ý nghĩa (tt)
Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách
nhiệm.
Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì
quan trọng hay không cần thiết.
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc
hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người
Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn
chỉnh
5. 5
3. Phân loại
Kiểm tra trước, trong, sau.
Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…
6. 6
4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra
Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.
Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.
Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.
Việc kiểm tra phải khách quan.
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.
Việc kiểm tra phải tiết kiệm.
Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.
7. 7
4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra
Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra
Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý
Thực hiện tại những điểm trọng yếu
Khách quan
Phù hợp với bầu không khí của tổ chức
Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng
8. 8
5. Quá trình kiểm tra
Thiết lập tiêu chuẩn
Đo lường thành quả
Sửa chữa sai lầm
Phòng ngừa
9. 9
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
Số lượng giờ công.
Số phế phẩm.
Chi phí.
Doanh thu.
Sự hài lòng của khách hàng…
10. 10
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN
Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá
được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các
công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh
chấp.
Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường
được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công
việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.
11. 11
5.2 Đo lường thành quả
Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực
hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).
Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.
Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.
12. 12
5.3 Sửa chữa sai lầm
Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…
Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức
năng khác.
13. 13
5.4 Phòng ngừa
Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?
Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.
Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.
Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.
Trainning và theo dõi.
14. 14
Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)
Vấn đề
Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2
15. 15
6. Kiểm tra dự phòng (pre-check)
6.1 Khái niệm:
Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên
liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập
tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.
Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy
trình quản lý.
16. 16
6.2 Các cấp bậc tài liệu
Cấp 1
Cấp 2
Cấp 3
Cấp 4
Sổ tay
Thủ tục
Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn
Biểu mẫu/hồ sơ
17. 17
6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.
Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ
cho việc diễn giải quá trình.
Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài
liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là
công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.
18. 18
6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt)
Stt Công
đoạn
Điểm kiểm
soát
Thiết bị sử
dụng
Tần
suất
Tài
liệu
hướng
dẫn
Ngườ
i thực
hiện
Hồ sơ
Đặc
tính/
thông
số
Mức
qui
định
Đo
lườn
g
Công
nghệ
19. 19
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự
hiệu quả cao nhất.
Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc
Pareto.
Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ
thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các
nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.
20. 20
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)
Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu
hỏi sau:
Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận
mình?
Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt
mục tiêu?
Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai
lạc?
21. 21
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)
Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người
chịu trách nhiệm về sự thất bại.
Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.
Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều
nhất mà ít tốn kém nhất?
22. 22
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho việc
kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống
HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm.
Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình trong
tổ chức.
23. 23
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (tt)
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT
Xác định nguy cơ:
Đưa ra các giải pháp:
Lựa chọn giải pháp phù hợp.
Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả.
24. 24
7. Check in (kiểm tra trong).
Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp công
việc/hành vi đang thực hiện.
Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra tổng thể
năm/quý/tháng/tuần.
Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của các chức
năng quản trị.
25. 25
7. Các biện pháp kiểm tra trong (tt)
Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên.
Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh
giá nội bộ).
Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi
thực hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.
Theo dõi thông qua mạng máy tính.
Kiểm tra đột xuất.
26. 26
8. Kiểm tra sau
Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ.
Hệ thống hồ sơ của bộ phận.
27. 27
9. Các hình thức khác hỗ trợ kiểm tra
Xây dựng văn hoá DN. Văn hoá khi được chấp nhận có tác dụng
kiềm chế và kiểm tra hành vi của NV.
Chọn lọc, phân công công việc phù hợp.
Tiêu chuẩn hoá
Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ làm việc tốt hơn, dễ
dàng thích nghi với môi trường của họ.
Điều tra thái độ của nhân viên định kỳ. Sự hài lòng của nhân viên
ngược chiều với sự vắng mặt, thôi việc…
28. 28
9. Các biện pháp xử lý sau kiểm tra
Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải.
Được thưởng để kích thích nhân viên.
Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại.
Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường động cơ.
