Kokemuksia ja oppeja uusien työyhteisösovellusten käyttöönotoista: Sharepoint intranet, työtilat, Yammer

1. www.jyvaskylanenergia.fi
Kehitys- ja viestintäjohtaja Satu Kuusinen
20.11.2015

2. 2 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
Jyväskylän Energia
Energia- ja vesiyhtiö, joka tuottaa, myy ja jakelee
sähköä, lämpöä ja vettä
n. 250 työntekijää, neljä toimipaikkaa, liva n. 200 M€
Tuotannollinen + asiantuntijaorganisaatio
Isoja muutoksia viimeisten vuosien aikana: strategia,
organisaatiorakenne, yrityskulttuuri,
liiketoimintamallit, toimipaikat…
• Erityisen paljon tarvetta uudistuville sisäisen
viestinnän ja johtamisviestinnän välineille
www.jyvaskylanenergia.fi / www.ilovirta.fi
@JKLenergia / @ilovirta
Satu Kuusinen, kehitys- ja viestintäjohtaja
Palvelujen johtaminen: HR, ICT, yritysviestintä,
yritysturvallisuus, assistenttipalvelut
Kehitystehtävät: johtaminen, strategia,
ohjelmajohtaminen, kehitysprojektisalkku
Ammatilliset kiinnostuksen kohteet: ihmisten ja
toiminnan johtaminen, strategiat, viestintä,
toimintatapojen uudistaminen, digitalisaatio,
sosiaalinen media …
satu.kuusinen@jenergia.fi
@satukuusinen

3. Einari
-intranet
Yammer
Havainnot
Työtilat
•Sisäiset
•Extranet
•Tiimeille
•Projekteille
•Prosesseille
•Yhteiset
sähköpostilaatikot
•Mobiilikäyttö
Arkistointi
•Integraatiot
Haku
jäädytettyihin
vanhoihin
aineistoihin

4. 4 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
• Ensimmäiset tarpeet:
• Ohjeet, työkalut, tiedotteet, organisaatiotieto ym yhdestä paikasta, helposti
löydettävissä
• Dokumenttien hallinta, prosessien tehostaminen, sähköpostin
vähentäminen
• Viestinnällinen intra ensin
• Ns ”pysyvämpi” tieto, eli uutiset, tiedotteet, ohjeet, tapahtumat, blogit,
mediaseuranta, asiakastiedotteet…
• Työkalulinkit eri järjestelmiin (HR, matkustuksenhallinta, taloushallinto…)
• Työtilojen käyttöönotto seuravaksi
• Ryhmätyötilat, projektityötilat, ryhmien välinen yhteistyö
• Asianhallinta + dokumenttien hallinta etenevät parhaillaan
• Havaintojen (aloitteet, poikkeamat, turvallisuushavainnot ym) käsittely
• Sopimusprosessi, sopimusten hallinta
• Palaveriprosessi, tehtävien hallinta
• Ohjaavien työnkulkujen hyödyntäminen työprosessien kehittämiseen (esim.
aikaisemmin sähköpostilla hoidettavat töiden ja dokumenttien jakamiset
ym)

6. 6 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
• Ensimmäiset tarpeet:
• Kuinka liikkuvaa työtä tekevä johtoryhmä (tai jokin muu ryhmä) saisi
tehokkaasti kommunikoitua ja jaettua tietoa, ajatuksia ja mielipiteitä sekä
tehtyä päätöksiä tehokkaasti, kun yhteistä palaveriaikaa on aina liian vähän
• Kuinka useammalla toimipaikalla työskentelevää työyhteisöä saisi
tiivistettyä, tuotua lähemmäksi toisiaan
• Kuinka saada aikaan työpaikan kahvipöydän tunnelma virtuaalisesti ja
mobiilisti -> ”250 työkaveria taskuun”
• Liikkeelle epävirallisella mallilla, eli annettiin asian levitä vapaasti hetken
aikaa
• Johtoryhmä loi itselleen tunnukset + Sharepoint –koulutuksessa ollut
muutaman työntekijän ryhmä
• Huhu liikkeelle (”tulkaa yammeriin”), ei virallista viestintää tai ohjeistusta
aiheesta
• Kun kolmasosa henkilöstöstä oli luonut itselleen tunnukset, keskustelu kävi
jo vilkkaana, ryhmiä oli perustettu ym, aloimme olla vakuuttuneita siitä, että
väline on toimiva
• Johtoryhmällä tässä vaiheessa jo kokemusta välineestä:
päätöksentekoprosessi onnistuneesti Yammerissa, strategisten aiheiden
käsittelyä avoimessa keskustelussa, ryhmän yhteishengen ylläpitämistä ym

7. 7 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
• Osana asiahallinnan projektia ja viestinnällisenä kärkenä eri
viestintävälineiden sopivuus eri tarkoituksiin
• Onnistumista edisti yhteisömanagerien kouluttaminen ja
projektiryhmän laajentaminen (markkinointi, viestintä, HR, ICT…)
• Ennakoiva viestintä ennen käyttöönottoa: blogit intrassa,
sissimarkkinointi kahvihuoneissa ja työpaikan vessojen peileissä,
virallinen tiedote, johdon kirjoitukset aiheesta…
• Lanseerauspäivänä jalkautuminen työpisteisiin ja neukkareihin,
auttaminen kädestä pitäen: sosiaalinen lähestymistapa 
• Käyttötapausten pohdinta ennakkoon ja epävirallisessa käytössä
olleen ilmaisversion sisällön siirtyminen lisenssiversioon:
Yammerissa jo elämää käyttöönoton alusta alkaen
• Yammerin ja intran yhdistäminen
• Kirjautumiset kerralla kuntoon, eli ei erillisiä kirjautumisia
Yammeriin ja intraan

9. Elämä uusien välineiden
käyttöönoton jälkeen?

10. 10 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
• Viestinnän monipuolistuminen ja moniäänistyminen
• Työnantajan jakama tieto monipuolisempaa,
taustoittavampaa
• Kaikki viestii- periaatteen eteneminen: uutisten ja yammer-
postausten kynnys matalana ja osallistumisen aktiivisuus
pysynyt hyvänä
• Mahdollisuus tavoittaa koko henkilöstö ja jakaa tietoa ja
käydä keskustelua ainutlaatuisilla kokoonpanoilla
• Herätys työprosessien kehittämiseen, mahdollisuudet
vaikuttaa esim. turhien työvaiheiden poistamiseen
• Kun sisäinen some-kynnys on ylitetty, astuminen ulkoiseen
sosiaaliseen mediaan ja työntekijälähettilyys helpottuu
• Konkreettisia esimerkkejä: keskustelut toimialan ja
toimintaympäristön strategiaan vaikuttavista muutoksista,
äänestykset henkilöstön joululahjan suuntaamisesta
hyväntekeväisyyteen, asiakaslupausten konkretisoiminen
ja lanseeraus, biisilista pikkujouluihin, kysymykset ja
saadut vastaukset…

11. 11 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
• Miten tavoitetaan ne, jotka eivät istu työkseen
ruudun äärellä?
• Miten työhanskat ja kosketusnäyttö toimivat
yhteen?
• Nimellä vai nimimerkillä?
• Lipsahdukset ja äkkipikaistukset keskusteluissa
• Tiedon avoin jakaminen vs yksityisyyden tarve:
tuleeko kaiken työskentelyn olla läpinäkyvää koko
organisaatiolle?
• Elämää helpottaviksi suunnitellut uudet välineet
eivät aina osoittaudukaan niin helpoiksi
• Yammer-keskustelujen jatkuessa ja jatkuessa ja
ryhmien lisääntyessä vaarana homman
rämettyminen ja tiedon hukkuminen

12. 12 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
• Yammer-käyttöönotto kuitenkin
yksinkertaista: talo on valmiiksi
rakennettu, alat vain leikkimään
• Sharepoint-pohjaiset ratkaisut voivat
olla haastavia: vaativat osaamista,
suunnittelua ja harkintaa,
räätälöintien sudenkuopat
väisteltävä, on-prem vs pilvi -erot
ymmärrettävä jne. Palikoista saa
rakennettua vaikka mitä, mutta
vaatii suunnittelua ja osaamista
• Uusien toimintamallien ja välineiden
käyttöönottaminen vaatii myös
paljon pois oppimista: mistä
vanhoista toimintatavoista
luovutaan?

13. Sähköposti minulle 
Yksisuuntainen tiedottaminen 
Tiedostot tallennettu kansioihin 
Hankala tiedon etsiminen 
Käyttöoikeuksien hallinta vaikeaa 
Asiat hajallaan siellä täällä 
Asioiden muistelu, post-it –laput,.. 
Työskentely ”sidottu” työpaikkaan 
Sähköposti tiimille/ryhmälle (Työtilat)
Monisuuntainen viestintä (Yammer)
Tiedosto merkitään tunnisteilla (SP)
Tehokas haku (SP, verkkolevyt)
Asioiden läpinäkyvyys organisaatiolle
Asiat löytyvät yhdestä paikasta
Ohjaava työnkulku: muistuttaa ja vastuuttaa
Mobiilikäyttö: asioidenhallinta paikasta
riippumatonta

14. 14 Jyväskylän Energia -yhtiöt | www.jyvaskylanenergia.fi
• Ylhäältä alas – muutoksenohjaus ei aina toimi!
• On jalkauduttava rohkeasti lattiatasolle: tutkimaan,
millaisia työtehtäviä oikeasti tehdään ja millaisia
välineitä niihin tarvitaan
• Työ ei aina tapahdu siistissä sisätoimistossa oman
läppärin äärellä eikä mobiili työ tarkoita vain autolla
neukkarista toiseen ajelemista
• Esim. rakennuttajat: millaisia prosesseja ko työhön
liittyy, millaisia asioita (dokumentteja, tietoja,
aikatauluja, listoja, kalentereita, kuvia jne) käsitellään
ja käytetään
• Esim. voimalaitoksen kunnossapidon asentajat:
millaisia välineitä he käyttävät, millaisissa olosuhteissa
he työskentelevät
• Valitettavasti käytettävyydeltään vaikeat uudet
ratkaisut aiheuttavat aina vastarintaa ja vievät
luottamusta muihinkin uusiin välineisiin