1. Business Process Outsourcing
Аутсорсинг расчета зарплаты
Creating business advantagesи бухгалтерского
учета. Что Вам необходимо знать заранее?
Людмила Шустерова. Заместитель генерального директора
Аутсорсингового подразделения БДО
2. Причины принятия решения об аутсорсинге
Проблемы с
удержанием,
оценкой или наймом
персонала
Потребность в
снижении затрат
Быстрый рост или
сокращение бизнеса на функцию
Частичная загрузка Нет регламентов
бухгалтеров документооборота,
(или неэффективная или они есть,
загрузка) но не работают
Аутсорсинг
Стр. 2
3. НОРМАТИВ ТРУДОЗАТРАТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ и
КАДРОВИКОВ НА ПРОЦЕССЫ
Учетные функции Норматив Значение
Кол-во сотрудников (расчетных листков) в месяц в расчете
Расчет заработной платы 1500
на одного бухгалтера
Ведение кадрового
Кол-во сотрудников в месяц 400
делопроизводства
Учет расчетов
Кол-во авансовых отчетов в час на 1 бухгалтера 5
с подотчетными лицами
Стр. 3
4. Экономия при использовании аутсорсинга
(пример расчета)
Статьи затрат Руб. в Комментарии %% Руб. в Способ экономии
месяц экономии месяц
Зарплата (оклады, премии) 100 000 3 бухгалтера -25% 75 000 Рациональная загрузка, меньшие
трудозатраты за счет регламентации и
автоматизации процессов
Налоги на зарплату 34 000 -25% 25 500
Найм персонала, замена на 10 000 В т.ч. издержки, связанные с периодом передачи -15% 8 500 Наличие резерва сотрудников,
время отпуска и болезни дел. В среднем 1/12 от общих прямых затрат на эффективное распределение задач
ФОТ
ДМС, Социальный пакет и 6 000 Питание, мобильная связь и пр. (ДМС - ~360 6 000
компенсации долл./год, +1000р. на чел./мес.)
Аренда офиса 17 500 7 кв.м. на сотрудника + место для архива -10% 15 750
документов 10 тыс. руб. за 1 кв.м. в год
Амортизация мебели, 12 000 Мебель, стеллажи, амортизация серверов и ПК, -20% 9 600 Групповое использование, меньше
оборудования и программного принтеры, картриджи, лицензии на ПО, Контур и удельная стоимость на человека
обеспечения др.
Телефонная связь, интернет, 10 000 10 000
электронная почта,
курьерская доставка, почта
Доля офисных расходов 5 000 5 000
(уборка, охрана)
Юридическая база данных, 5 000 Стоимость поддержки Гарант, Консультант+, курсы -20% 4 000 Групповое использование , меньше
обучение повышения квалификации удельная стоимость на человека
Канцтовары, подписка, книги 5 000 -20% 4 000 Групповое использование , меньше
удельная стоимость на человека
Внешние консультации 2 000 Консультации по сложным вопросам (юристы,
консультанты и др.)
Привлечение ИТ- 10 000 Интеграция бухгалт. программы с другими инф. -40% 6 000 Специальные решения, меньше удельная
специалистов системами, ввод/вывод данных, администр. стоимость на человека
программ и поддержка пользователей
Доля времени руководителей 10 000 ориентировочная доля ФОТ 2 руководителей из -40% 6 000 Оптимизация коммуникаций
расчета 8 часов в месяц
Пени и штрафы - Задержки со сдачей отчетности, ошибки в учете
Суммарные издержки
Стр. 4 226 500 -20% 175 150
5. Основные «страхи» при передаче функции на
аутсорсинг
• Я знаю коллег, которые работали с
аутсорсингом и были недовольны
• Затраты на функцию не сократятся, а
возрастут
• Я потеряю контроль над процессом,
гибкость
• Возникнет риск потери
конфиденциальности данных о зарплате
Стр. 5
6. Основные риски при переводе функции на
аутсорсинг
На начальном этапе:
• не выдерживаются сроки
перехода
При регулярном оказании услуг
• Приходится жить по
регламентам
• У сотрудников много вопросов
• Ошибки
• Значительные счета за доп.
услуги
Стр. 6
7. Как минимизировать риски
•Правильно выбрать Провайдера)))))
• Проработать договор
•Обсудите с Провайдером заранее –
каковы процедуры на случай форс-
мажоров
•Уточните возможности эскалации
вопросов
•Попросите Провайдера проводить
встречи с сотрудниками для ответов на
вопросы
•Стратегия выхода
Стр. 7
8. Выбор Провайдера
• Личное впечатление
• Опыт на рынке, рейтинги
• Рекомендации клиентов!!!!
• Наличие сертификата ISO 9000
• Полис страховой ответственности
• Наличие плана непрерывности
Стр. 8
9. Выбор Провайдера - переговоры
• Попросите Провайдера
сформировать пакет услуг по
принципу «все включено»
• Обсудите подробно – какие
функции придется выполнять вам
• Попросите Провайдера
предоставить детальный план
перехода на аутсорсинг .
Стр. 9
10. Примеры сотрудничества: OBI
• Осуществляется расчет зарплаты для 3 000 сотрудников
• Осуществлены необходимые настройки системы
• Формируются проводки для загрузки в SAP FI
• В единой системе работают сотрудники отдела кадров OBI и расчетчики БДО
Стр. 10
11. Клиент: Крупная американская
фармацевтическая компания
• Оборот – 300 миллионов евро
• Количество сотрудников – 700 человек
• Количество регионов – 50
• Количество региональных сотрудников – 50%
• Количество юридических лиц – 4 (2 представительства + 2 ООО)
• Количество АО в месяц – 1000 : 1500 (командировки, представительские,
общехозяйственные)
• Оборот за год через АО: 5 млн евро расходов
12. Проблематика
• разрозненные бухгалтерии : 4 бухгалтера в разных офисах
• отсутствие стандартных политик по подготовке, утверждению АО, оплаты
• пересылка АО от сотрудника к руководителю 1-го уровня в регионах, потом
в Москву на утверждение начальнику отдела, потом в бухгалтерию
• длинный процесс согласования
• потеря АО на этапе отправке, согласования и оплаты
• длинный цикл оплат : от 2 до 3 месяцев
• оплата 2-3 месячных авансов сотрудникам: замораживание денег компании,
риск невозварата ден. средств от сотрудника.
13. Проблематика
• специфические требования к представительским расходом на специалистов
здравоохранения: контроль лимитов и видов расходов на врачей
• отсутствие прозрачности расходов
• нет возможности делать анализ расходов для управленческого учета.
• 4 разных физических архива : трудно было найти документы для аудита,
налоговых проверок, сверок с сотрудником
• большое количество ошибок : несколько итераций по отправке АО между
Сотрудником руководителем и бухгалтерией
• большая нагрузка на бухгалтерию по коммуникации с сотрудниками в связи
с непрозрачностью процесса.
14. Задачи проекта и их решение
1. Ускорить бизнес-процесс: сократить цикл от подготовки АО до оплаты
до 3-х недель:
• стандартизация политик компании
• унификация всех внутренних первичных документов
• аутсорсинг данного вида бухгалтерских операций:
• создание единой точки отправки физических документов в офисе
аутсорсинговой компании
• сканирование в производственном масштабе АО
• проверка АО по разработанным и утвержденным методикам с клиентом :
срок проверки сократился до 3 дней
15. Задачи проекта и их решение
• внедрение системы электронного документооборота:
• упрощение подготовки АО со стороны сотрудника: вход в систему,
заполнение 1 экрана, обязательные поля для заполнения, автоматическое
формирование унифицированных форм и внутренних форм, – уменьшение
времени на подготовку, сокращение количества ошибок.
• бухгалтерия видит эл.отчет – ждет физический, сканирует, проверяет
ошибки. Ошибки двух видов: критические : сбор недостающих документов,
некритические – отправка сообщения сотруднику до момента отправки
недостающих документов.
• эл. авторизацию линейными менеджерами.
• формирование бухгалтерских проводок из системы
• формирование листов одобрения
16. Задачи проекта и их решение
2. Усиление контроля за расходами и сокращение налогов
• автоматический контроль внутренних лимитов при создании АО и его
авторизации
• формирование полного пакета документа в соответствие с учетной
политикой компании
• формирование управленческой отчетности с анализом перерасходов
• прозрачность процесса: всегда быстро найти АО и посмотреть расходы
сотрудника и кто их утвердил
• сокращение лимитов на ежемесячные авансы
17. Задачи проекта и их решение
3. Сокращение времени бухгалтеров:
• сокращение времени на коммуникацию с сотрудниками
• аутсорсинг операций
• эл.архив: ускорение поиска документов из эл.архива и их массовая печать
• загрузка проводок через импорт-файлы
4. Удобство для сотрудников:
• упрощение процедуры
• прозрачность: могут всегда посмотреть в системе информацию
• эл.архив АО сотрудника
• баланс сотрудника доступен в системе
18. Профиль Аутсорсингового подразделения BDO
Специализированное
Поставщик бизнеса
подразделение BDO в России,
аутсорсинговых решений
член Международной сети BDO
ВХОДИТ В ЧИСЛО
3 КРУПНЕЙШИХ
Богатый опыт успешной КОМПАНИЙ В ОБЛАСТИ
Региональная сеть в России разработки и внедрения АУТСОРСИНГА УЧЕТНЫХ
процессов расчѐтов с ФУНКЦИЙ, РАБОТАЮЩИХ НА
(17 региональных офисов) персоналом для РОССИЙСКОМ РЫНКЕ,
аутсорсинговых клиентов СОГЛАСНО РЕЙТИНГУ
АГЕНСТВА «ЭКСПЕРТ РА»
ЗА 2009 и 2010 г.
Профессиональные риски Более 200 клиентов, включая
застрахованы в международных лидеров.
ОАО «Росно» Около 220 профессионалов
