La PA digitale: opportunità e soluzioni
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Slide di Andrea Piccoli, Direzione Tecnica – Cloud Evangelist – SOA Architect, Vecomp Software srl, in occasione del webinar "Gestione documentale e protocollo informatico: da adempimento a opportunità per migliorare trasparenza, efficienza e qualità organizzativa", organizzato da FPA in collaborazione con Microsoft. Il seminario si è svolto lunedì 20 giugno 2016.
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La PA digitale: opportunità e soluzioni
- 1. LA PA DIGITALE Opportunità e soluzioni www.vecompsoftware.it
- 2. La Pubblica Amministrazione nel 2016
- 3. La Pubblica Amministrazione 4.0 «mira ad attuare i principi fondamentali: trasparenza, responsabilità e merito, qualità ed efficienza assunti quali valori e – ad un tempo – quali obiettivi per la riscrittura del rapporto tra la pubblica amministrazione ed i cittadini con l’obiettivo di massimizzare il grado di soddisfazione degli utenti» Le 5 "E" nella pubblica amministrazione: Economicità, Efficienza, Efficacia, Equità Etica
- 4. Dematerializzare i processi (procedimenti) (non i documenti) «Documento amministrativo informatico per tutti entro il 2016» (www.interno.gov.it 13 Gennaio 2015)
- 5. Fascicoli Informatici DPCM 13 Novembre 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. Adeguamento entro 18 mesi dalla entrata in vigore (G.U. 12/1/2015 + 30 gg.)-> Agosto 2016
- 6. Conservazione Digitale NON si conservano documenti MA informazioni digitali NON si conservano files MA unità documentarie NON si conservano SOLO serie MA ANCHE fascicoli e procedimenti
- 7. Come fare ? Dematerializzare alla fonte Digitalizzare il prima possibile Gestire flussi documentali digitali Firme Digitali Comunicazione digitale (PEC, email, PosteWeb) Gestire unità documentarie e archivi (atti, protocolli, bandi, contratti..) Creare relazioni logiche e di procedimento tra le unità documentarie CONSERVARE DIGITALMENTE
- 8. Collaborare per creare documenti informatici Digitale all’inizio !
- 10. Firme Digitali
- 11. Flussi documentali digitali Tavolo di condivisione per redazione dei documenti Raccolta firme digitali Proposta Adozione ODG PEC Organi di Controllo Dati ANAC (Ex AVCP) Pubblicazione Albo Pretorio Online Esecutività Amministrazione Trasparente ANAC Conservazione Digitale (Anticipata) Protocolli Conservazione Digitale Fascicolo
- 13. Conservazione Digitale Archivio Corrente Archivio Deposito Conservazione Anticipata Conservazione Digitale Fascicolo / Serie Unità documentarie
- 16. Storia di Successo Premio FIASO per l’innovazione digitale all’Asl di Reggio Emilia. «DocSuite per la gestione integrata di dati, documenti e atti amministrativi in funzione trasparenza e anti-corruzione. Con questo progetto la Asl di Reggio Emilia si è aggiudicata oggi il Premio Fiaso “Innovazione digitale in sanità” 2016, giunto alla sua terza edizione.» «Il progetto ha coinvolto diverse professionalità con competenze legali, archivistiche e informatiche, che hanno lavorato in team per l'analisi dei processi e delle norme. È stata prevista la nomina del responsabile alla trasparenza e alla prevenzione della corruzione e l'istituzione di un comitato di trasparenza e anticorruzione i cui addetti coordinano contenuti, monitoraggi, iniziative di comunicazione e consulenza interna ai servizi aziendali.»
- 17. andrea.piccoli@vecompsoftware.it (Direzione Tecnica, Direzione Gestione Documentale) alina.dan@vecompsoftware.it (Direzione Formazione) maurizio.volanti@vecompsoftware.it (Direzione Smart Business Solutions) francesco.giachi@vecompsoftware.it (CEO, Direzione Commerciale) Via Monte Baldo, 6 - Villafranca di Verona (VR) Tel. 045 860 0171 info@vecompsoftware.it www.vecompsoftware.it
Editor's Notes
- Buongiorno, sono Andrea Piccoli responsabile della business unit gestione elettronica dei documenti e direttore tecnico, Da molti anni ci occupiamo di accompagnare i nostri clienti nella adozione di soluzioni di gestione e conservazione dei documenti
- La PA attuale si trova al centro di una trasformazione essendo chiamata a far fronte a diverse pressioni sociali, legate al territorio, economiche, normative. Una PA chiamata ad offrire servizi efficienti 24 ore su 24 , 7 su 7. Ormai i cittadini 18enni sono nativi digitali e per loro è più comune usare un sito web con una identità digitale che recarsi di un’ufficio dell’anagrafe !
- Siamo in una rivoluzione industriale e sociale, la quarta, che non può lasciare indifferente la PA in quanto tutta l’economia deve essere, in quanto economia della conoscenza, aderente al paradigma 4.0. La "economia 4.0” si basa sull’uso condiviso delle piattaforme tecnologiche e di conoscenza. Per far questo ci vuole un deciso cambio di passo nell’uso delle risorse, delle piattaforme, dei dati anche opendata, e nella reingegnerizzazione dei processi. Processi che devono essere digitalizzati per favorirne la gestione efficace, efficiente, economica. Una PA chiamata alla trasparenza, alla qualità ed efficienza dei servizi offerti
- Una realtà quella della PA attuale tutta in trasformazione lenta distante dall’essere completamente digitalizzata, con molti processi e utenti abituati alla carta e con svarioni legati al tentativo di portare nel digitale i flussi cartacei senza ripensarli. Il documento informatico è un elemento fondante, ma i tempi perché sia pervasivo sono lunghi
- Del resto i processi non vivono nei singoli documenti informatici ma hanno bisogno del fascicolo come strumento di raccolta che permetta di tracciare le diverse attività della PA e di dare una struttura archivistica alla conservazione di un procedimento. Ecco quindi gli obblighi di Agosto che parlano di conservazione digitale non solo dei documenti informatici ma anche dei fascicoli e repertori, e compare il fascicolo informatico.
- E’ quindi l’elemento della conservazione digitale una conseguenza, un continuo, di una gestione digitale dei processi. Una conservazione digitale, quindi di informazioni binarie, di record per loro natura, non necessariamente di documenti A4 scannerizzati o file PDF Una conservazione digitale che deve preservare e descrivere le unità documentarie complesse come protocolli, atti, bandi, contratti Una conservazione digitale che non si limita alle serie (fatture, documenti amministrativi) ma conserva i fascicoli dei procedimenti
- Come realizzare questo ? Come vincere lo sconforto della carta e della complessità ? Dematerializzando alla fonte, digitalizzando e usando le firme digitali e identità digitali il prima possibile. Gestendo i flussi in digitale, PEC , email eventualmente Poste H2H Gestendo unità documentarie generiche e specializzate che raccolgono tutti gli accadimenti (formazione, spedizione,…) Fascicolare ! Conservare digitalmente
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- La soluzione
- Una bella storia da raccontare è il recente premio che AUSL-RE ha ricevuto dalla FIASO È i’l risultato di un progetto volto a gestire in modo digitale l'intero flusso degli atti con una attenzione specifica alla trasparenza e anticorruzione. Un 'progetto che getta le sue basi nella stretta collaborazione di diverse figure professionali