Infinity DMS Zucchetti e' il software che permette una gestione completa dei flussi documentali aziendali e la dematerializzazione dei documenti cartacei.
Infinity DMS e' la soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire tutti i processi documentali, anche i piu' articolati. Tutti i documenti diventano informazioni sempre accessibili, permettendoti di prendere cosi' le migliori decisioni.
Software per la gestione completa dei centri fitness e wellness: Gymgest
Software Infinity DMS Zucchetti: oltre la semplice archiviazione documentale
1.
2. L’ECOSISTEMA DI INTERNET
In un mondo che viaggia alla velocità della luce,
in cui internet è uno spazio virtuale in grado di
cambiare stili di vita e modelli di business,
i nuovi trend sono:
CCOOMMUUNNIICCAAZZIIOONNEE
CCOONNDDIIVVIISSIIOONNEE
CCOOLLLLAABBOORRAAZZIIOONNEE
PPAARRTTEECCIIPPAAZZIIOONNEE
SSOOCCIIAALLIIZZZZAAZZIIOONNEE
3. I MEZZI PER SOPRAVVIVERE
• Applicazioni sempre aggiornate
• Immediatezza di accesso senza
installazioni.
• Accesso multiutenza e da ogni
luogo nel mondo.
• Scalabilità e riduzione dei costi
di gestione.
•Dati e informazioni aziendali
sempre aggiornate e
raggiungibili.
•Sicurezza dei dati e meno
rischi di perdere il
background aziendale.
•Memorizzazione dati e
backup automatico.
• Geolocalizzazione e nuove
possibilità di utilizzo in
mobilità.
• Maggiore produttività e
aumento delle vendite.
• Miglioramento del
Customer Service e
soddisfazione del cliente.
8. NOI LO ABBIAMO
IMMAGINATO COSÌ
È l’applicazione alla base di tutte le soluzioni Infinity Zucchetti.
Promuove la collaborazione, la condivisione e la comunicazione
all’interno e all’esterno dell’azienda con apposite funzioni.
VViirrttuuaall w woorrkkssppaaccee
LLuuooggoo d di il alavvoorroo v virirttuuaalele
Collegandosi alla propria scrivania
virtuale, gli utenti trovano tutti i dati e
le informazioni per svolgere il proprio
lavoro condividendo, comunicando e
collaborando con gli altri.
NOI LO ABBIAMO
IMMAGINATO COSÌ
10. … evitare di perdere documenti importanti
o di stamparli più volte
11. … scannerizzare tutti i documenti in maniera massiva
e avere l’intero archivio digitale
12. … avere un accesso immediato ai documenti archiviati e di
poterli recuperare rapidamente
13. NOI LO NOI LO AABBBBIIAAMMOO IIMMMMAAGGIINNAATTOO CCOOSSÌÌ
Processo organizzativo mediante il quale è possibile
recuperare efficienza nell’archiviazione, organizzazione
e reperimento dei documenti
15. GESTIONE DOCUMENTALE TRADIZIONALE
Diamo i numeri: 115 miliardi di pagine stampate
di cui 19,5 miliardi inutilizzate
con un costo di 287 milioni € l’anno
1 documento su 20 viene
smarrito: il costo per
recuperarlo è di 120 €
ogni documento è
riprodotto da 9 a 11 volte
con un costo di 18 € cadauno
(studio NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung - 2012)
16. GESTIONE DOCUMENTALE EVOLUTA
• I documenti diventano informazioni
sempre accessibili, Interfaccia Web utilizzabile
via Internet/Intranet
• Cresce l’automazione dei processi
documentali in ufficio
Riduzione del costo di gestione del singolo documento
e dei tempi dedicati alla sua gestione
Digitalizzazione e dematerializzazione sono al 3° posto
per priorità di investimento 2013 *
*(School of Management Politecnico di Milano “Le priorità per le Direzioni ICT”- 2013)
17. VANTAGGI PER L’AZIENDA
Aumentare l’efficienza dei processi di condivisione e
distribuzione dei documenti
Scansione massiva dei documenti
Dematerializzazione dei flussi cartacei
Automazione e controllo dei processi
Miglioramento della produttività
Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse
Collaborazione tra utenti interni e esterni
Condivisione del patrimonio informativo
18. INFINITY DMS
GESTIONE DOCUMENTALE COMPLETA
Dati ee ddooccuummeennttii ddiivveennttaannoo iinnffoorrmmaazziioonnii
pprreezziioossee ppeerr ddeecciiddeerree ee ooppeerraarree
19. FUNZIONALITÀ:
RICEZIONE E ACQUISIZIONE
Acquisizione via browser
di file e documenti in qualsiasi formato di dati
• per singolo documento
• in maniera massiva tramite etichette autoadesive
o codici a barre (tecniche OCR)
• attraverso funzioni di upload o scannerizzazione
dei documenti cartacei
Gestione ottimizzata del patrimonio documentale
aziendale e dell’accessibilità dei dati
20. FUNZIONALITÀ:
ARCHIVIAZIONE E SUDDIVISIONE
Protocollazione
dei documenti in ingresso/uscita
• attribuzione numerazione progressiva
• invio del documento sulla scrivania elettronica di uno
o più utenti.
Semplice e veloce distribuzione dei documenti
condivisione e collaborazione
21.
22. FUNZIONALITÀ:
RICERCA
Ricerca con funzionalità avanzate
dei documenti archiviati
• Per contenitore logico di appartenenza
(cartella)
• Per attributi e metadati, descrizione, classi
documentali, parole-chiave, autore ecc.
• Per relazioni con altre entità applicative
(clienti, fornitori, prodotti ecc.)
• Per libera ricerca nel contenuto
Facilità e velocità di ricerca dei documenti
24. FUNZIONALITÀ:
CLASSIFICAZIONE
Classificazione dei documenti in base a
classi documentali create dall’utente
•Informazioni organizzate in contenitori logici a più livelli
•Documento in relazione con una o più entità (azienda,
persone, clienti, fornitori, agenti, contratti, ordini, fatture
ecc.)
•Definizione dell’abilitazione all’accesso ai documenti, per
garantire sicurezza
•Possibilità di “collegare” i documenti tra loro rendendo
visibile la relazione fra gli stessi
25. FUNZIONALITÀ:
GESTIONE DELLE VERSIONI - CHECK IN/OUT
Gestione di versioni e revisioni dei documenti
Documento reperibile ad ogni stadio di evoluzione:
tracciabilità delle modifiche effettuate
nel tempo dai vari soggetti
Funzione di CChheecckk IInn//CChheecckk OOuutt
Gestione simultaneità d’accesso
allo stesso documento da parte di più utenti
Nessun conflitto nel documento in lavorazione.
Accesso simultaneo per sola lettura su autorizzazione
27. PREREQUISITI
Base tecnologica e applicativa su cui
poggiano le applicazioni Infinity Project
Base tecnologica e applicativa su cui
poggiano le applicazioni Infinity Project
VViirrttuuaall WWoorrkkssppaaccee
Luogo di lavoro virtuale
Gli utenti trovano dati e
informazioni per svolgere
il proprio lavoro, collaborare e
condividere informazioni
28. MODULI AGGIUNTIVI E INTEGRAZIONI
•BBuussiinneessss PPrroocceessss MMaannaaggeemmeenntt
•EExxtteennddeedd DDooccuummeenntt SSeerrvveerr
•CCoonnsseerrvvaazziioonnee ssoossttiittuuttiivvaa
•AApppplliiccaazziioonnii ZZuucccchheettttii ee ssooffttwwaarree ddii tteerrzzee ppaarrttii
29. MODULI AGGIUNTIVI:
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
PPeerr ddiisseeggnnaarree,, eesseegguuiirree ee ccoonnttrroollllaarree
ccoommpplleessssii pprroocceessssii aazziieennddaallii
MMaaggggiioorr eeffffiicciieennzzaa ee qquuaalliittàà
ooppeerraattiivvaa
30. MODULI AGGIUNTIVI:
EXTENDED DOCUMENT SERVER (EDS)
MMoottoorree ddii ddaattaabbaassee ssppeecciiaalliizzzzaattoo
per le aziende che necessitano di
archiviare dati e documenti destrutturati
Archivio di grandi quantità di
documenti, condivisibili
localmente o da remoto
33. REQUISITI TECNICI
Sistemi Operativi server Windows, Linux, Unix
Database Microsoft SQL Server, Postgres ecc.
Application e Web Server Tomcat, Apache, IIS, Websphere ecc.
Soluzione integralmente Web,
utilizzabile mediante i più diffusi
Internet Browser di ultima
generazione
COMPATIBILE CON
Internet ha dato origine ad una pervasività digitale senza eguali, creando nuove esigenze che ogni giorno influenzano il modo di pensare le soluzioni applicative e le architetture software.
Il Web 2.0 ha cambiato la fruibilità stessa del mezzo, trasformandolo da luogo di gestione dei dati e delle transazioni, a spazio virtuale in grado di cambiare lo stile di vita ed i modelli di business, nel quale CONDIVIDERE, COLLABORARE, COMUNICARE, SOCIALIZZARE e PARTECIPARE.
Infinity Application Framework è alla base della suite Infinity Zucchetti, la piattaforma software che attraverso un’ampia scelta di moduli dedicati consente di soddisfare le esigenze di ogni area aziendale: amministrazione, finanza e controllo, logistica, acquisti, marketing, vendite, post-vendita, produzione, risorse umane, sicurezza, IT, comunicazione.
Infinity Zucchetti è erogabile in diverse modalità, che ben si adattano alle svariate esigenze dei clienti:
DELIVERY: dalla tradizionale versione on site (licenza), fino ai servizi di hosting e Cloud, erogati dal Datacenter Zucchetti, un business data center che garantisce i massimi livelli di sicurezza e affidabilità, liberando l’utente dai costi legati all’hardware.
Disponibile su pc, smartphone e tablet
Oltre la semplice archiviazione
I documenti diventano informazioni sempre accessibili
Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve ed invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti.
Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ed incessante ricevere, comunicare, scambiare, distribuire, dove l’organizzazione aziendale, bersaglio e fonte di questi dati, ne subisce inevitabilmente l’onere.
La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione.
Infinity DMS è un’evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.
Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare.
La situazione attuale senza infinity dms è questa_
(Fonte: NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung - 2012) “D’altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni:
riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso
o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato
o stampato più volte 18 Euro
riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività
che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo
l’introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo
dell’area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell’80%
la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che
possono arrivare all’80% dei costi di conservazione
la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il
ciclo attivo o quello passivo
l’ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre
che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance.
Priorità di investimento 2013
Ricerca School of Management Politecnico di Milano “Le priorità per le Direzioni ICT”
46% gestionali ERP
44% Business Intelligence
30% Digitalizzazione e dematerializzazione
25% CRM
28% Cloud
DMS DMS è un'evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di Ricevere, Acquisire, Protocollare, Classificare, Condividere, Distribuire e Gestire articolati processi documentali. Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare, migliorando l'efficienza aziendale.
Consente di ARCHIVIARE, RELAZIONARE, DISTRIBUIRE e RICERCARE qualsiasi documento o file elettronico
archiviazione da file/scanner – uso barcode
utilizzo di cartelle / classi documentali
ricerca con chiavi e/o full text
versioning / check-in /check-out
protocollo aziendale
gestione gruppi e sicurezze
notifica inserimento in mydesk
alimentazione da gestionali Zucchetti e altri sw
collegamento con SOStitutiva
Ricezione e acquisizione
Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato. L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni.
E’ presente un pannello per l’acquisizione dei documenti che, con una logica semaforica, consente all’utente di monitorare l’esito delle importazioni grazie all’ausilio della gestione stati del documento: provvisorio e definitivo. È possibile creare e parametrizzare apposite sorgenti di acquisizioni che provvedono, anche in modalità automatica e schedulata, ad importare documenti da file system, area ftp o da messaggi di posta elettronica; l’acquisizione potrà avvenire o con indicizzazione manuale o automatica (barcode, file descrittore, ocr). L’archiviazione dei documenti può anche avvenire direttamente tramite altri applicativi opportunamente predisposti (ad esempio le soluzioni gestionali Zucchetti) oppure tramite appositi web service o data Integrator sia mediante file descrittori per l’indicizzazione dei documenti. L’acquisizione dei documenti può avvenire anche tramite stampanti multifunzione.
ProtocollazioneL'acquisizione può avvenire anche tramite un'apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di 'inviare' direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto.La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.
protocollazione
Ricerca
Avanzate funzioni permettono la ricerca dei documenti archiviati:
• per contenitore logico di appartenenza (cartella);
• per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole chiave, autore ecc.;
• per relazioni con altre entità dell’applicazione(clienti, fornitori, prodotti ecc.);
• per libera ricerca nel contenuto dei documenti per classe documentale
ClassificazioneOgni documento archiviato viene classificato in base a specifiche “classi documentali” liberamente create e gestite dall’utente; è disponibile un’apposita interfaccia che permette di rendere automatica la classificazione di documenti mediante il riconoscimento del contenuto del documento stesso (zone testuali, barcode e OCR zonale).
La classificazione consente di organizzare le informazioni in contenitori logici su più livelli e di mettere in relazione il documento con una o più entità dell’applicazione (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni. La definizione di vari livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) garantisce il rispetto della riservatezza e permette di determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso con notifiche all’occorrere di certe azioni. E’ inoltre possibile criptare i documenti archiviati sul server aumentando ulteriormente il livello di riservatezza e sicurezza.
I documenti archiviati possono essere “collegati” fra di loro rendendo, in fase di ricerca, visibile la relazione fra gli stessi (fatture, mail, bolle, ordini).
Analogamente ai faldoni cartacei, il DMS consente di accorpare i documenti archiviati all’interno di pratiche documentali. La pratica consente di legare fra di loro documenti appartenenti a differenti classi documentali.
Gestione delle versioni
Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l’evoluzione delle modifiche a un documento nel tempo, rendendole reperibili a qualsiasi stadio della sua evoluzione. E’ possibile mediante il componente Infinity Connect effettuare modifiche al documento archiviato on line oltre a facilitare l’archiviazione dei documenti off-line. Il componente consente di avere la sincronizzazione dei documenti in locale ed il server dms.
Check In/Check Out La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti. La funzione evita che si generino pericolosi conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già preso in carico. L’utente può comunque accedere al documento in sola lettura, se autorizzato dall’utente che ha effettuato la presa in carico.
CondivisioneLa condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l'accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni.
Attraverso il Business Process Management l'utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.
DistribuzioneInfinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento. I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all'azienda sono molteplici:- direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell'utente (MyDesk);- sistemi di notifiche automatiche via email o SMS;- liste automatiche di distribuzione;- protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.
PREREQUISITIInfinity Application FrameworkCondivisione, collaborazione e interazione sono le parole chiave di Infinity Application Framework, la base tecnologica ed applicativa sulla quale poggiano tutte le applicazioni della famiglia Infinity Project.Infinity Application Framework è un luogo di lavoro virtuale, in cui gli utenti (dipendenti, clienti, fornitori, consulenti, ecc.) possono trovare i dati e le informazioni di cui necessitano per svolgere il proprio lavoro, contribuendo ad ottimizzare i processi organizzativi a supporto delle strategie di business.
FACILMENTE INTEGRABILE
Infinity DMS è nativamente integrabile con le applicazioni Zucchetti e interfacciabile con software di terze parti, garantendo l’uniformità e la reperibilità delle informazioni indipendentemente dalle applicazioni che le hanno prodotte.
Business Process ManagementConsente di disegnare, eseguire, e controllare complessi processi aziendali che gestiscono il flusso delle operazioni da eseguire in base alle regole definite attraverso un evoluto strumento grafico. Tramite la MyDesk vengono distribuite le singole attività da eseguire fra gli utenti coinvolti, con la possibilità di controllare lo stato di avanzamento dei singoli processi in corso ed i relativi tempi di lavorazione.Il BPM garantisce il corretto e controllato espletamento di complessi processi aziendali ed il conseguente aumento di efficienza e qualità operativa.
Extended Document ServerVersatile motore di database specializzato per l'archiviazione di dati e documenti destrutturati, garantisce una forte compressione ed una flessibile memorizzazione fisica degli stessi in base alla strategia imposta o in base alle regole di archiviazione.L'Extended Document Server (EDS) consente di archiviare grandi quantità di dati e documenti che possono essere condivisi localmente o in maniera remota. Il sistema prende in carico i documenti, li cripta, li comprime e li indicizza creando uno o più archivi a seconda della strategia impostata. Infinity DMS utilizza di default un solo EDS, ma consente di gestirne contemporaneamente anche un numero illimitato, che possono anche essere geograficamente distribuiti per archiviare grandissimi volumi di dati.
Conservazione SostitutivaNel caso sia necessario conservare a norma di legge i documenti archiviati, Infinity DMS è nativamente interfacciato con SOStitutiva, il servizio di conservazione sostitutiva Zucchetti, che consente di ottemperare a tutti gli obblighi di legge senza sobbarcarsi gli oneri che la normativa comporta, delegando a Zucchetti l'apposizione della marca temporale e della firma digitale, nonché l'espletamento delle relative pratiche.
Firma digitale
Consente di apporre ai documenti elettronici la Firma digitale mediante appositi dispositivi (lettori e smart card). È la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Conservazione in Locale
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette all’azienda di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene ”bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Il servizio di Conservazione Sostitutiva può essere accessibile tramite modalità SAAS (Software As a Service) oppure come applicazione Stand-alone (locale) installata in un datacenter o presso la propria azienda.
La tipologia di installazione e del servizio ne definisce di conseguenza la responsabilità ai fini normativi.
Il servizio consente di sottoporre a Conservazione sostitutiva documenti provenienti da gestionali Zucchetti e/o di terze parti attraverso un'interfaccia che permette l'integrazione con il sistema, indipendentemente dalla fonte del dato.
Infinity DMS è nativamente integrato con i gestionali Zucchetti e con le soluzioni per la gestione del personale HR Zucchetti
REQUISITI TECNICI
Infinity DMS è una soluzione integralmente Web, utilizzabile mediante i più diffusi Internet Browser di ultima generazione.
E’ compatibile con i più comuni sistemi operativi server (Windows, Linux, Unix), database (Microsoft SQL Server, SQLExpress, Oracle, Postgres, MySQL ecc.) e con i più utilizzati Application e Web Server (Tomcat, Apache, IIS, Websphere ecc.)