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1314 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriIl documento informaticoIl documento informatico è la rappresentazione informat...
1414 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI nuovi documenti informaticiFormeDocumenti di testo, fogli di calcolo, schemi ...
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1614 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri… i formati dei documenti informaticiPrimo elenco di formati che possonoessere ...
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1814 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI compiti del protocollo informaticoÈ lo strumento tecnico per la gestione sequ...
1914 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriProtocolloInformaticoIl fascicoloinformatico comeperno dell’azioneamministrativ...
2014 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teriprocesso di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitalinell’ambi...
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2214 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriLa conservazione digitaleI compiti del sistema di conservazioneTramite l’adozio...
2314 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole – La conservazione digitaleIl processo di conservazione, dalla presa in ...
2414 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - struttura XML per la conservazionestruttura XML descrittiva dell’indic...
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2814 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - Modelli organizzativi per laconservazioneLa conservazione può essere s...
2914 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - Il manuale della conservazioneÈ un documento informatico aggiornato pe...
3014 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI soggetti pubblici o privati possono richiedere l’accreditamento allaAgenzia p...
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3614 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri36Graziemassella@agid.gov.it
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L’attuazione del CAD nel sistema di conservazione - Enrica Massella Ducci, Agenzia per l’Itali Digitale

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Intervento della dr.ssa Enrica Massella Ducci, Agenzia per l’Itali Digitale, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia.
Nembro, 14 maggio 2013

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L’attuazione del CAD nel sistema di conservazione - Enrica Massella Ducci, Agenzia per l’Itali Digitale

  1. 1. 114 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriL’attuazione del CAD nel sistema diconservazionedei documenti informaticiEnrica Massella Ducci TeriAgenzia per l’Italia digitale
  2. 2. 214 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriEuropa 2020: i 5 obiettivi strategiciEuropa 2020 è la strategia di crescita della UE per il prossimo decennio.Demandando ad ogni Stato membro l’adozione di propri obiettivi nazionali la UE ha definito gli obiettivistrategici da raggiungere in cinque aree per il 2020:1. occupazione 75% della popolazione tra i 20 e i 64 anni impiegata2. Ricerca & Sviluppo / innovazione 3% del PIL dellUE (combinato pubblici e privati) da investire in R & S / innovazione3. cambiamento climatico / energia 20% (o addirittura 30%, se le condizioni lo permettono) di riduzione dei gas serra, rispettoal 1990 20% di energia da fonti rinnovabili 20% di aumento dellefficienza energetica4. istruzione riduzione del tasso di dispersione scolastica al di sotto del 10% completamento dellistruzione di terzo livello da parte di, almeno, il 40% dellapopolazione tra i 30 e i 34 anni5. povertà / esclusione sociale almeno 20 milioni di persone in meno a rischio di povertà ed esclusione socialehttp://ec.europa.eu/europe2020/index_en.htm
  3. 3. 314 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriEuropa 2020: le prioritàLa futura crescita europea dovrà prioritariamente e contemporaneamenteessere: intelligente, cioè fondata sempre più su fattori comeistruzione, ricerca/innovazione, nonché società digitale; sostenibile, cioè capace di ottimizzare l’uso delle risorse naturali e, altempo stesso, tutelare l’ambiente; inclusiva, cioè in grado di essere più solidale, uniforme ed ampia possibiletenendo conto delle peculiarità di ciascuno.La crescita trae impulso dalle iniziative della Agenda digitale europea
  4. 4. 414 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriAgenda digitale europeaIniziativa finalizzata ad accelerare la diffusione di internet ad alta velocità e asfruttare i vantaggi di un mercato unico digitale per famiglie e impreseattraverso lo sviluppo delle seguenti azioni: Realizzare un mercato unico digitale aprire l’accesso ai contenuti legali on line agevolare le fatturazioni e i pagamenti elettronici ovviare alla mancanza di fiducia degli utenti per quanto riguarda la sicurezza deipagamenti e la protezione della riservatezza. unificare i servizi di telecomunicazione Aumentare l’interoperabilità di dispositivi, applicazioni, banche dati e servizi epromuovere le politiche di standardizzazione Rafforzare la politica in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali Promuovere un accesso ad Internet veloce e superveloce per tutti Investire nella ricerca e nell’innovazione Migliorare l’alfabetizzazione, le competenze e l’inclusione nel mondo digitale Sfruttare il potenziale offerto dall’utilizzo delle ITC nei settori della telemedicina,dell’ambiente e dei trasportihttp://ec.europa.eu/digital-agenda
  5. 5. 514 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriAgenda Digitale Italiana ADI istituita l’1/3/2012 suo organo operativo è la cabina di regia che ha raccolto le indicazioni e isuggerimenti inviati da cittadini e stakeholders con il D.L. n. 179/2012 sono state previste le misure per lapplicazioneconcreta dellADI i principali interventi riguardano: identità digitale e servizi innovativi per i cittadini amministrazione digitale e open data istruzione digitale sanità digitale banda larga e ultralarga per azzeramento divario digitale pagamenti elettronici giustizia digitale l’Agenzia per l’Italia digitale, istituita con il D.L. n. 83/2012, avrà ilcompito di portare avanti gli obiettivi definiti dallADI, promuovendo emonitorando lattuazione dei piani di ICT delle pubbliche amministrazioniin linea con l’Agenda digitale europea e assicurando il coordinamentoinformatico dell’amministrazione statale, regionale e localea
  6. 6. 614 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriCittadiniImprese &ProfessionistiSITIWEBPECALBO ON-LINECONSERVAZIONEDIGITALEFATTURAZIONEELETTRONICAIDENTITÀINFORMATICAFIRMEELETTRONICHEINTEROPERABILITÀPROTOCOLLOINFORMATICOSPCL’ «ecosistema» della gestione documentale
  7. 7. 714 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriLa funzione documentaria per una“amministrazione digitale”Il sistema documentario assume un ruolo essenziale di supporto è lo strumento cardine per il raggiungimento della “amministrazione digitale” è il fulcro di tutte le attività amministrative garantisce trasparenza e controllo soprintende il “Ciclo di Vita del documento” dalla formazione allaconservazioneMa come i sistemi documentari attuali possono sostenere l’innovazionesenza ridurre le proprie funzioni di certezza?Le organizzazioni pubbliche tendono a gestire con prudenza, quasi condiffidenza, questi processi. Per quali ragioni? non conoscenza della materia cautela/ostilità all’innovazione mancanza di risorse insufficiente comprensione delle potenzialità consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere …?
  8. 8. 814 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriDocumento informaticoFirmadigitaleProtocollo informaticoFascicolo elettronicoProcedimentoConservazionePostaelettronicacertificataI principali pilastridel Sistema documentario
  9. 9. 914 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriLa cornice normativa in tema didigitalizzazione e semplificazione Innovare implica legiferare/regolamentare per introdurretecnologie dell’informazione e della comunicazione diffuse esostitutive nello svolgimento dell’azione amministrativa La digitalizzazione dell’azione amministrativa è una vera e propriafunzione di governo, imperniata sui principi di effettività,risparmio ed ottimizzazione delle risorse, che riveste un ruolocentrale nell’azione di ammodernamento della PA La semplificazione abbina innovazione tecnologica einnovazione amministrativa, utilizzando in modo integratol’innovazione normativa e organizzativa per lareingegnerizzazione dell’attività amministrativa Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadrolegislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione e lasemplificazione dell’azione amministrativa per il passaggio ad una“amministrazione digitale” Anche il recente D.L. n. 179/2012 racchiude disposizioni cheincidono sull’e-government, integrando e modificando quantoprevisto dal CAD e intervenendo sulla digitalizzazione di ambitispecifici, quali scuola, sanità e giustizia
  10. 10. 1014 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriTesto UnicoDPR 445/2000: T.U. in materiadi documentazione amministrativaPECDPR 68/05: Posta elettronicaCertificataDPCM 6/05/2009Disposizioni in materia di rilascioe di uso della caselladi PEC assegnata ai cittadiniCirc. DDI 18/02/2010Uso della PEC nelleamministrazioni pubbliche.CodiceAmministrazione DigitaleDlgs. 82/2005L. 133/08: Disposizioni urgentiper lo sviluppo …L. 2/09:Misure urgenti per il sostegno …L. 69/09: Disposizioni perlo sviluppo econ. …Protocollo InformaticoDPCM 31/10/2000 - Regole tecnicheper il protocollo informaticoCirc. AIPA n. 28/2001 - Standardper il protocollo informatico.DM 14/10/2003 Linee guida perl’adozione del protocollo informatico e peril trattamento informatico dei proc.i amm.Principali riferimenti normativiMisure per la crescita del PaeseD.L. n 179/2012Vari DPCM, DM, Circolari eDeliberazioni:Regole di attuazionee norme particolariConservazione digitaleDelib. CNIPA n. 11/2004Regole tecniche ….Firma elettronicaDPCM 13/01/2004Regole tecniche ….DPCM 30/03/2009Nuove Regole tecniche…Delib. CNIPA n.45/2009
  11. 11. 1114 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI pagamenti elettronici (art.5)Le comunicazioni traimprese eamministrazioni(art.5 bis)Conservazionedigitale deidocumentiinformatici(art. 43-44 bis)Moduli eformularisempredisponibili(art.57)La validità deidocumentiinformatici (art.20-23 quater)I servizi online(art. 54 e 63-65)La PEC: canale dicomunicazione esemplice strumentodi identificazione(artt. 6 e 65)Far viaggiare leinformazioni e non lepersone (art. 58)Dare voce ai cittadini anchesu Internet (art.54)Continuità operativae disaster recovery(art.51)La sfida degli opendata (art. 52 e 68)Siti pubblici etrasparenza(art. 54)Protocolloinformatico;Procedimento eFascicolo informatico(art.40-bis e 41)Il CAD: le tessere del mosaicoLe priorità del CAD sono incentrate sulla gestione del documentoinformatico e sui servizi ai cittadini.Le regole tecniche in emanazione diventano lo strumento abilitanteLe firmeelettroniche(art. 24-29)Istanze edichiarazionidei cittadinialla PA perviatelematica(art.65)
  12. 12. 1214 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriLe regole tecniche: un approccio organicoIl nuovo scenarioUn insieme organico e coordinato ditesti frutto di un lavoro collaborativosvolto nell’ambito dei gruppi di lavoroistituiti dall’allora DigitPa, che hannovisto insieme Amministrazioni eOperatori di mercato.Lo scenario di partenzaUn insieme di regole tecniche non più allineato all’evoluzione normativa e alleesigenze legate al processo di digitalizzazione della PA.Molte lacune: Non sono state mai emanate regole tecniche sul documentoinformatico!1. glossario/definizioni2. formati3. misure, standard, specifichetecniche4. specifiche tecniche del pacchettodi archiviazione5. metadati
  13. 13. 1314 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriIl documento informaticoIl documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti odati giuridicamente rilevantiÈ un insieme di valori binari la cui materialità è data dal sistema e dalsupporto informatico in cui è memorizzatoPuò essere modificato o riprodotto infinite volte, ottenendo duplicatiassolutamente identici all’originaleIl suo contenuto è svincolato dal supportoLe norme definiscono principi e regole per la formazione, larchiviazione e latrasmissione di documenti con strumenti informatici e telematiciSono pubblicate anche specifiche tecniche relative agli strumenti ad essoconnessi quali: la firma digitale il protocollo informatico la posta elettronica certificata la conservazione digitale
  14. 14. 1414 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI nuovi documenti informaticiFormeDocumenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo diappositi strumenti softwareDocumenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail,documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogicoRegistrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati fornitidall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettroniciInsieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo unastruttura logica determinata (viste)Caratteristicheessere identificato in modo univoco e persistenteessere immodificabile, cioè formato in modo che forma e contenuto nonsiano alterabili e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazioneessere prodotto in uno dei formati idonei alla conservazioneessere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o diconservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terziavere associati almeno un set minimo di metadati
  15. 15. 1514 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI formati dei documenti informatici La scelta dei formati dei documenti informatici deve:• tenere in considerazione le caratteristiche individuate nelle regoletecniche, nel caso della formazione• essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche diimmodificabilità e di staticità nel tempo, nel caso della conservazione È importante scegliere fin dalla formazione un formato che riducaal minimo i processi di migrazione dei formati. Elementi di valutazione:• privilegiare i formati legati a standard internazionali (de jure e defacto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifichetecniche siano pubbliche• analizzare il tempo di conservazione previsto dalla normativa per lesingole tipologie di documenti informatici Formati diversi possono essere scelti quando la natura specificadel documento informatico lo richieda. In tal caso devono esseredocumentati nel manuale di conservazione con la motivazionedelle scelte effettuate
  16. 16. 1614 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri… i formati dei documenti informaticiPrimo elenco di formati che possonoessere usati per la conservazione(l’elenco sarà periodicamenteaggiornato)PDF - PDF/A (ISO 32000-1, ISO19005-1:2005, ISO 19005-2:2011)TIFF (ISO 12639 - TIFF/IT;dellISO 12234 - TIFF/EP)JPG (ISO/IEC 10918:1, ISO/IEC15444-1)Office Open XML - OOXML (ISO/IECDIS 29500:2008)Open Document Format – ODF(ISO/IEC 26300:2006, UNI CEIISO/IEC 26300)Formati testo famiglia XML, TXTFormati messaggi di postaelettronica (RFC 2822/MIME)Criteri• Apertura (conformità a specifichepubbliche)• Sicurezza (grado di modificabilità delcontenuto del file e la capacità diessere immune dall’inserimento dicodice maligno)• Portabilità (facilità con cui i formatipossano essere usati su piattaformediverse)• Funzionalità (varietà di funzionimesse a disposizione dell’utente)• Supporto allo sviluppo (modalitàmesse a disposizione ai fini dellamanutenzione e sviluppo del formato)• Diffusione (l’estensione dell’impiegodi uno specifico formato)
  17. 17. 1714 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriLe principali tematiche collegate aldocumento informaticoFormazione del documento informatico nativoSostituzione della carta Procedure per il riversamento del documento cartaceo tramite tecnologiehw (scanner) e sw (OCR Optical Character Recognition) Valore legale del documento informatico ottenuto Efficacia nelle transazioni commercialiSottoscrizione elettronicaTrasmissione attraverso posta elettronica o PECGestione corretta e trasparente Lavorazione attraverso sistemi di Workflow Management Conservazione dei documenti in archivi digitaliMantenimento del valore culturale e storico
  18. 18. 1814 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI compiti del protocollo informaticoÈ lo strumento tecnico per la gestione sequenziale dei documentinel momento della loro formazione o del loro ingresso nelperimetro della AOOAssicura – con il titolario – una struttura organizzata all’archivioRegola le procedure dalla nascita attraverso una rigida cronologiaAvvia la corretta distribuzione dei documenti correnti(assegnazione)Realizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli documentiCensisce la mole documentaria posta in essere da un enteproduttoreIl Protocollo informatico
  19. 19. 1914 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriProtocolloInformaticoIl fascicoloinformatico comeperno dell’azioneamministrativaIl workflow comesupporto all’azioneamministrativaL’integrazione dei sistemi diautomazione d’ufficio per unreale valore aggiunto percepitodell’utilizzatore finaleLa PEC e firmaelettronica per una realedematerializzazioneGli archivi digitali e laconservazione: completosupporto al ciclo di vita deldocumento e del fascicoloIl protocollo e la gestione documentale
  20. 20. 2014 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teriprocesso di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitalinell’ambito di un sistema di conservazione allo scopo di mantenernel’integrità, l’autenticità, leggibilità, accessibilità e riservatezza nel tempoCAD - La conservazione digitale43 - Conservazione dei documenti1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, lacorrispondenza, ed ogni atto, dato o documento dicui è prescritta la conservazione per legge oregolamento, ove riprodotti su supporti informaticisono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se lariproduzione e la conservazione nel tempo sianoeffettuate in modo da garantire la conformità deidocumenti agli originali, nel rispetto delle regoletecniche stabilite ai sensi dellarticolo 71.44 - Requisiti per la conservazione deidocumenti informatici1. Il sistema di conservazione dei documentiinformatici assicura:a. lidentificazione certa del soggetto che haformato il documento …;b. lintegrita del documento;c. la leggibilita e lagevole reperibilita deidocumenti e delle informazioniidentificative, inclusi i dati di registrazione e diclassificazione originari;d. il rispetto delle misure di sicurezza ….viene attuata con le modalità previste dalle regole tecnichedi cui all’articolo 71: fino a che non vengono definite restanoin vigore le regole tecniche stabilite dalla deliberazioneCNIPA n. 11/2004ogni documento è riconducibile al soggetto che lo ha formatoe mantiene le sue caratteristiche diintegrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza
  21. 21. 2114 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriIl sistema di conservazione è gestito dal Responsabile della conservazionein accordo con gli altri Responsabili con possibilità di avvalersi di soggettiterzi pubblici o privatiCAD - La conservazione digitale44 - Requisiti per la conservazione deidocumenti informatici1-bis. Il sistema di conservazione dei documentiinformatici è gestito da un responsabile che operad’intesa con il responsabile del trattamento dei datipersonali di cui allart. 29 del decreto legislativo 30giugno 2003, n. 196 e ove previsto con ilresponsabile del servizio per la tenuta delprotocollo informatico, di cui all’articolo 61 deldecreto del Presidente della Repubblica 28dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestionedelle attività di rispettiva competenza.1-ter. Il responsabile della conservazione puòchiedere la conservazione dei documentiinformatici o la certificazione della conformità delrelativo processo di conservazione a quantostabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivipreviste, nonché dal comma 1 ad altrisoggetti, pubblici o privati, che offrono idoneegaranzie organizzative e tecnologiche.Il Responsabile della conservazione gestisce il sistema diconservazione in accordo con il responsabile del protocolloinformatico e il responsabile del trattamento dei dati personaliIl Responsabile della conservazione si può avvalere di soggettiesterni per:• la conservazione dei documenti informatici• la certificazione dei processi di conservazione
  22. 22. 2214 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriLa conservazione digitaleI compiti del sistema di conservazioneTramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, assicura laconservazione dei documenti informatici/fascicoli informaticigarantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilitàPrevede la gestione dei documenti informatici/fascicoli informatici instrutture che garantiscono l’interoperabilità tra sistemi diconservazioneOpera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti nelmanuale di conservazioneÈ logicamente distinto dal sistema di gestione documentalePer alcune tipologie di documenti, mantenimento del valoreculturale e storico
  23. 23. 2314 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole – La conservazione digitaleIl processo di conservazione, dalla presa in carico dalproduttore, prevede la gestione dei documenti informatici / fascicoliinformatici in strutture definite che garantiscono l’interoperabilità trasistemi di conservazioneI documenti informatici conservati utilizzano i formati definiti ovveroscelti e motivati dal Responsabile della conservazioneIl sistema di conservazione, logicamente distinto dal sistema digestione documentale, opera secondo modelli organizzativiesplicitamente definitiIl Responsabile della conservazione definisce e attua le politichecomplessive del sistema di conservazione e ne governa la gestionecon piena responsabilità ed autonomiaIl manuale della conservazione illustra dettagliatamentel’organizzazione, l’architettura, le infrastrutture, il processo, lemisure di sicurezza e ogni altra informazione utile alla gestione ealla verifica del sistema di conservazione nel tempoviene attuata con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n.11/2004 (fino alla emanazione delle nuove regole tecniche)
  24. 24. 2414 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - struttura XML per la conservazionestruttura XML descrittiva dell’indicedel pacchetto di archiviazione;assicura l’interoperabilità tra sistemidi conservazione;fa riferimento allo standardnazionale UNI-SInCRO 11386: 2010contiene le informazioni:generali dell’indice del pacchettodi archiviazioneproprie del pacchetto diarchiviazionerelative ai raggruppamenti di unoo più file contenuti nel pacchettoriguardanti il processo diproduzione del pacchetto
  25. 25. 2514 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - Le figure coinvolte nel sistema diconservazioneNel sistema di conservazione operano:il produttore: di norma diverso dal soggetto che forma ildocumento, è responsabile del pacchetto di versamento eprovvede alle operazioni di versamento nel sistema diconservazione. Nel caso di pubblica amministrazione tale figurasi identifica con il responsabile della gestione documentalel’utente: richiede al sistema di conservazione l’accesso aidocumenti informatici per acquisire le informazioni di interesseil Responsabile della conservazione: definisce e attua lepolitiche complessive del sistema di conservazione e ne governala gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazioneal modello organizzativo adottato
  26. 26. 2614 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - Il Responsabile della conservazioneopera d’intesa con:responsabile del trattamento dei dati personaliresponsabile della sicurezzaresponsabile dei sistemi informativiresponsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico (nel casodelle PA)definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione al fine diassicurare il mantenimento delle caratteristiche diautenticità, integrità, accessibilità e intelligibilità deicura l’aggiornamento periodico e in presenza di cambiamentinormativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevantigestisce il processo di conservazione secondo le modalità previste dal manuale diconservazione;garantisce il corretto svolgimento del processo di conservazione assicurandonenel tempo la conformità alla normativa vigenteverifica periodicamente l’effettiva integrità degli archivi e della leggibilità deglistessi, provvedendo alla duplicazione o copia dei documenti informaticiall’evolversi del contesto tecnologicoadotta le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema diconservazionenelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale
  27. 27. 2714 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriResponsabile della conservazione:capacità richiestemanageriali e di gestione di applicazioni complesse(organizzative)comprensione della normativa e dei procedimenti amministrativi(giuridiche)gestione di archivi della documentazione amministrativa(archivistiche)gestione di risorse tecnologiche e di piattaforme innovative(informatiche)gestione di contratti con fornitori di tecnologie e di servizi(amministrative)
  28. 28. 2814 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - Modelli organizzativi per laconservazioneLa conservazione può essere svolta:all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore deidocumenti informatici da conservareaffidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici oprivati che offrono idonee garanzie organizzative etecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenziaper l’Italia DigitaleIl Responsabile della conservazione, sotto la propriaresponsabilità, può delegare formalizzandolo lo svolgimento delprocesso di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti dispecifica competenza ed esperienzaIl Responsabile della conservazione può affidare le attività delprocesso di conservazione a soggetti esterni, che offrano idoneegaranzie organizzative e tecnologiche, se del casoaccreditati, attraverso un contratto o convenzione di servizio chepreveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione
  29. 29. 2914 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriRegole - Il manuale della conservazioneÈ un documento informatico aggiornato periodicamente contenente:la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delleresponsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengononel processo di conservazionela descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti aconservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, deimetadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delleeventuali eccezionila descrizione del processo di conservazione, delle modalità di presain carico dei pacchetti di versamento e del trattamento dei pacchettidi archiviazionela modalità di svolgimento del processo di esibizione e diesportazione dal sistema di conservazione con la produzione delpacchetto di distribuzionela descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte lecomponenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamentedocumentate e delle procedure di gestione e di evoluzione dellemedesime
  30. 30. 3014 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriI soggetti pubblici o privati possono richiedere l’accreditamento allaAgenzia per l’Italia digitaleCAD – L’accreditamento44-bis - Conservatori accreditati1. I soggetti pubblici e privati che svolgonoattività di conservazione dei documentiinformatici e di certificazione dei relativiprocessi anche per conto di terzi ed intendonoconseguire il riconoscimento del possesso deirequisiti del livello più elevato, in termini diqualità e di sicurezza, chiedonol’accreditamento presso DigitPA.2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, letteraa) e 31.3. I soggetti privati di cui al comma 1 sonocostituiti in società di capitali con capitalesociale non inferiore a euro 200.000..L’accreditamento presso DigitPA permette il riconoscimento delpossesso del livello più elevato dei requisiti di qualità e di sicurezzaDigitPA ha stabilito le regole per l’accreditamento in analogia conquanto previsto per l’accreditamento dei certificatori di firma digitalee dei gestori di posta elettronica certificata
  31. 31. 3114 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriCircolare DigitPA n. 59/2011:Accreditamento dei conservatoriLa Circolare DigitPA n. 59/2011, pubblicata in GU n. 32 - 8 febbraio2012 fornisce le modalità di presentazione della domanda diaccreditamento all’Agenzia per l’Italia Digitale da parte dei soggettipubblici o privati che svolgono attività di conservazione digitaleCome previsto dall’articolo 44-bis del CAD, l’accreditamentopermette il riconoscimento del possesso del livello più elevato deirequisiti di qualità e di sicurezzaAd oggi, la domanda può essere presentata ma l’accreditamentopotrà essere completato solo dopo la pubblicazione delle regoletecniche relative al sistema di conservazione
  32. 32. 3214 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriCircolare DigitPA n. 59/2011Requisiti per l’accreditamento …Dal punto di vista societario, i conservatori che fanno richiesta diaccreditamento devono:possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgonofunzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banchedimostrare laffidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria persvolgere attività di conservazioneavvalersi di personale dotato delle conoscenze specifiche, dellesperienza edelle competenze necessarie per i servizi fornitiapplicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati econformi a tecniche consolidateavere un capitale sociale non inferiore a Euro 200.000
  33. 33. 3314 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri... requisiti per l’accreditamento …Per quanto riguarda aspetti della conservazione, i conservatoriche fanno richiesta di accreditamento devono :indicare il nominativo del Responsabile del servizio di conservazione, deglieventuali delegati e il quadro delle diverse responsabilitàfornire copia del Manuale della conservazione redatto secondo ledisposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche previste dal CADfornire documentazione del sistema di conservazione realizzato che deveessere gestito in conformità alle disposizioni contenute nel decreto delleregole tecniche in emanazioneimplementare procedure di sicurezza con riferimento agli standard ETSIindicare la tipologia di documenti conservati e i formati dei file gestitispecificare l’Ente Certificatore che ha rilasciato la firma digitale e lemarche temporalifornire l’elenco del software dei programmi in uso nelle eventuali diverseversioni succedute nel tempo
  34. 34. 3414 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri... requisiti per l’accreditamentoPer quanto riguarda qualità e sicurezza, i sistemi di conservazionedei conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono essereconformi agli standard indicati nelle regole tecniche. In particolare:ISO 14721: 2003 (OAIS- Open Archival Information System – Referencemodel), per la gestione del processo di conservazioneETSI TS 101 533-01, relativo ai requisiti di sicurezza e affidabilità tecnici,organizzativi, infrastrutturali e gestionali, per realizzare sistemi diconservazione affidabiliUNI-SInCRO 11386: 2010, per la struttura dei dati gestiti dal sistema diconservazione in modo anche da garantire l’interoperabilità tra sistemiISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Coremetadata element set, Sistema di metadati del Dublin Core
  35. 35. 3514 maggio 2013 Enrica Massella Ducci TeriFunzioni dell’Agenzia per l’Italia Digitaleper l’accreditamentoL’Agenzia per l’Italia Digitale deve attivare una iniziativa analoga aquella esistente per i certificatori accreditati di firma digitale. Inparticolare:predisporre una procedura per la verifica delle domande diaccreditamentoistituire e gestire, pubblicandolo sul sito, l’elenco dei conservatoriaccreditati e dei certificatori del processo di conservazioneemanare le circolari che indichino le modalità di vigilanza e diispezione da effettuare periodicamente per la verifica delmantenimento dei requisiti di accreditamentosvolgere attività di vigilanza periodica sugli accreditati
  36. 36. 3614 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri36Graziemassella@agid.gov.it

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