Presentatie t.b.v. CVI conferentie 2012 in Papendal.

1. Project- en procesmanagement
nodig voor
onderwijsvernieuwing
Ed Clevers en
Matthé Drost
21 maart 2012
CVI conferentie 2012

2. De goede projecten doen
én
de projecten goed doen
Ed Clevers

3. ROC Nijmegen 2009
Projectbureau met accent op subsidie
Vooral problemen in:
• Koppeling met strategie/speerpunten ROCN
• Overdracht van projectresultaten in reguliere lijn
• Uitsluitend projecten Onderwijs, geen ICT en
Bedrijfsvoering

4. ROC Nijmegen 2012
• Alle grote projecten zijn binnen Project Portfolio
Management ondergebracht
• Strategie bepaalt projecten en niet andersom
• Overkoepelende regie op projecten
• In control op inhoud, tijd en geld
• Training en coaching Opdrachtgevers en
Projectleiders
• Gestructureerde informatie

5. Hoe hebben we het gedaan?

6. PPM Organisatiemodel
College van Bestuur
Management Overleg =
Portfolio Strategie Board
Operationele organisatie
Regiegroep Regiegroep
Onderwijs PPM- Bedrijfsvoering en Fundament
Staf
bureau
(de Spil)
Projecten
Delivery Organisatie

7. Projectleiders training
Opstarten Initiatie Uitvoering Afsluiten
- Doel Aanpak - Voortgang management - Oplevering en
overdracht naar
- Resultaat Projectplan - Projectteam overleg
de lijn
- Monitoren
onderwerpen
- Scope Product Based Planning - Decharge
- Initiële BC Organisatie - Rapporteren
- Leerpunten
- Kwaliteit Begroting (€/inzet) - Issue management
- Restpunten
Afhankelijkheden - Scope management
Risico’s - Change management
- Stakeholder analyse - Risico management
- Communicatieplan - Stakeholder management
producten
- Project brief - Project Initiatie - Project producten - Project einde
Documentatie (PID) documentatie
- Highlight reports
- Exception reports
- Communicatie producten

8. Tooling
• Beheer van portfolio (PPM bureau)
– Kenmerken per initiatief
– Mapping initiatief op strategie drivers
– Kosten en inzet raming per initiatief
– Voortgang lopende projecten
• Beheer projecten (Projectleiders)
– Opstellen Projectbrief (Wat gaan we doen?)
– Opstellen PID (Hoe gaan we het doen?)
– Bijhouden logboeken
– Voortgang bewaking en rapporteren (o.a. kosten en inzet)
– Opstellen Project Closure document (Zijn we echt klaar?)

9. Waar staat ROC Nijmegen?
Apr-10
2012
PPM PPM PPM PPM
Initiatieven Deeloplossingen Organisatiebreed In control
Focus op Afdelingsniveau Portfolio in lijn met Business Case sturing
Bestuur projecten managen beleid en strategie
& Decibel gestuurd Roadmapping
Beleid
Project criteria Scenario’s
Project management Eerste versie PM Toetsingsprocessen PPM onderdeel van
Processen methode en PPM processen Regiegroepen Planning & Control
&
Tooling Projectenlijst Project- en Volledige PPM+ Portfolioanalyses
(spreadsheet) resource planning PM+RM informatie Trendgrafieken e.d.
Projectmatig werken Directie betrokken PPM eigendom top
Mens Geen PPM awareness Secretariële onder- Organisatiebreed Opdrachtgeverschap
& steuning PMO verbonden met PPM
Organisatie
Trainingen PM Professionaliseren PM Portfoliomanager(s) PPMO
© Arlande 2010

10. Procesmanagement
Matthé Drost

11. Procesmanagement
• Logisch geordende activiteiten gericht
op bereiken resultaten voor een klant
(belangrijkste is de student).
• Onderwijs & bedrijfsvoering werken
samen aan een betere organisatie
• Gericht op minder regels i.p.v. meer!

16. Onderwijsjaarkalender &
Bedrijfsvoeringsjaarkalender

17. ROC-(onderwijs)jaarkalender

18. Informatie
• Welke activiteiten?
• Waarom doen we het (wie is de klant)?
• Wie is proceseigenaar?
• Welke rollen (RACI/VERI)?
• Welke systemen en documenten?
• Inspectiekader? Waar opgeslagen?
• Relatie met kwaliteitszorg/PDCA-cyclus.
• Basis voor procesanalyse.
• Sturen op resultaten.

19. Aanpak procesanalyse
• Knelpunten in organisatie vaststellen
• Vaste werkwijze voor procesanalyse
• Onderwijs & bedrijfsvoering bepalen samen
de beste procesgang (doorbreken
hokjesgeest)
• KISS (SharePoint + MS Office)

20. Plek binnen organisatie geven
• Commitment van alle MT’s.
• Teammanagers zorgen voor commitment in hun
team.
• Betrekken van medewerkers bij voor hen relevante
processen.
• Werken vanuit 3 lijnen:
– Lijnorganisatie
– Processen
– Projecten

21. Samenhang ProjectPortfolioManagement
& ProcesManagement
• Streven: bij alle projecten een procesanalyse maken
• Geeft antwoord op:
– Samenbrengen onderwijs & bedrijfsvoering
– ROC krijgt grip op complexe veranderingen in onderwijs in
alle haarvaten van de organisatie
– Samenbrengen onderwijslijnorganisatie,
onderwijsontwikkeling middels projecten, kwaliteitszorg
– Commitment binnen de gehele organisatie

22. Dank voor jullie aandacht
? ! of