From analog to digital possibilities and limitations. Online or on Premise, the choice is yours. Simplify onbording. Oplægsholder: Magnus Holmlid, PPM Entusiast, Visual Planning & Practical PPM, 25 years experience in delivering digital project portfolio management solutions.

1. Digital Project Management –
Visual Value Now
Magnus Holmlid
PPM Entusiast and Founder
Visual Planning
magnus.holmlid@entusiasten.se
2014-10-20

2. Digital Project Management –
Visual Value Now!
•From analog to digital possibilities and
limitations
•Online or on Premise, the choice is
yours
•Simplify onboarding

3. Vad handlar det om?

4. Kompletterande arbetssätt – inte
konkurrerande
• Lean/Agila förespråkare talar ofta om ”motsättningen”
mellan traditionell projektstyrning och lean
flödesorientering.
• Vi vet att de som kombinerar metoder och olika
arbetssätt är framgångsrika.
• Tänkvärt: Agila metoder är minst lika ”vattenfall” som
projekt!

5. Digitala puls/styrningstavlor
Utmaning
• Vi sitter fysiskt separerade
• Vi saknar spårbarhet
• Vi mäter manuellt
• Vi har flera analoga tavlor
med samma information
• Fler roller behvöer arbeta
med samma information
men på olika sätt
Möjlighet
• En digital whiteboard kan vi
dela på distans
• Med en digital lista kan vi följa
historik
• Med digital insamling av
mätdata får vi mätstöd
• Rollbaserad åtkomst och
layout förenklas med digitalt
stöd

6. Vanliga argument för analog visuell
planering
För analoga arbetssätt
• Gemensamma
gruppkänslan vid tavlan
på stå-upp möten
• Tavlan finns så alla ser den
• Strukturen är enkel att
ändra
• Översiktlig information
• Fysiska ”plockandet” av
åtganden viktigt för att
känna ägarskap
För digitala arbetssätt
• Kan se mina åtaganden
varsomhelst ifrån
• Jag kan uppdatera status
omedelbart
• Vi kan dela informationen
med andra som inte är fysiskt
här
• Enkelt att se statistik
• Enkelt hitta gamla uppgifter
för jämförelse och lärande
• Enkelt skapa arbetsytor för
olika roller och behov baserat
på samma grundinformation

7. Vanliga argument mot visuell
planering
Mot analoga arbetssätt
• Manuell mätning och
rapportering
• Svårt skapa spårbarhet över
tid
• Svårt med delaktighet på
distans
• ”Lappdagis”
• Manuell uppdatering i
sidosystem som kräver
utskrifter
• Informationen finns bara
tillgänglig i PULSrummet/på
fysiska tavlan
Mot digitala arbetssätt
• Tar bort kreativitet
• Digitala arbetssätt är stela
• Åtagandet blir svagare vid
digital pulstavla
• Det finns inga bra system
• Touchdisplayer är för dyra

8. Exempel: Rutin
uppföljning/koncept/aktiviteter
Samma aktiviteter skall genomföras på olika fysiskt separerade platser, t ex butiker,
fabriker, säljkontor, ekonomiavdelningar etc.
Utmaning: Lokal synlighet i vad som skall göras, central synlighet i framsteg, gemensam
avstämning för att hantera flaskhalsar och stötta med åtgärder vid brist/försening etc.

9. Exempel: Produktförvaltning och
produktledning utförandeflöde
Fyra förvaltningsteam arbetar med ärenden från fyra produktområdesägare. Dagligt stå
upp möte.
Utmaning: Respektera Work in Process, respektera prioritering, stop starting-start
finishing, flaskhalsar

10. Exempel: Produktförvaltning och
produktledning prioritering
Fyra teamledare och produktområdesansvariga har gemensam backlog att prioirtera i.
Utmaning: Respektera Work in Process, respektera prioritering, stop starting-start
finishing, flyt och flöde.

11. Exempel: PULSrum
PULSmöte veckovis med PMO, PL och LCh.
Utmaning: Synliggöra avvikelser, Respektera Work in Process, respektera prioritering, stop
starting-start finishing, flyt och flöde.

12. Exempel: 3D modellering av
anläggning
Analogt arbetssätt:
En CAD samordnare sitter vid sin dator under projekterings/byggmöte. Deltagarna på
mötet berättar för CAD samordnaren vad de vill visa i modellen. CAD samordnaren går till
denna plats (=förlängd navigatör). CAD samordnaren inför ändringar utifrån diskussionen.
Digitalt arbetssätt:
Stå-upp möte framför digital touchdisplay där varje mötesdeltagare navigerar i modellen
själv till önskad plats. CAD-samordnaren uppdaterar modellen utifrån diskussionen.
Resultat: Detta skapar större ägarskap till modellen och fler ögon och händer som
navigerar genom modellen och upptäcker brister, krockar etc

13. Exempel: Digitalt stöd CS Taskboard
Användningsområden:
• Visuell planering, Kanban,
Scrum, Agile, Lean, PULS-rum,
Produktutveckling,
aktiviteteshantering,
resursplanering, riskhantering,
beslutsstöd, prioiritering
Sammanfattning:
• Visuell planering för Kanban,
Agilt och Scrum team inom alla
delar av en organisation
• Enkelt konfigurerbar för alla
SharePoint listor och
dokumenbtbibliotek.
• Fungerar väl med touch
displays och touchpads för att
ge rätt fysisk interaktion med
digitala lappar.
• Svensk version finns!

14. Praktisk PPM för alla
Fokusområden
• Visuell Planering
• Traditionell PPM
• Projektorienterad
dokumenthantering
• Vill du kombinera visuell planering med
ledningsstyrd projektportföljstyrning? (PPM)
• Vill du införa, förbättra, ändra eller förenkla
dina arbetssätt för visuell planering och
projektportföljstyrning?
• Söker du ett enkelt och gemensamt
digitalt stöd för dessa arbetssätt?
• Letar du efter en praktisk och
resultatorienterad partner som stöd längs
resan?
Vi hjälper våra kunder hela vägen från idé, vision och behov
över införande och värdehemtagning till framtida förändringar
och lärande.
Kontakt: www.visuellplanering.se,
magnus.holmlid@visuellplanering.se