Tiga kalimat ringkasan dokumen tersebut adalah: Dokumen tersebut membahas pentingnya pengelolaan waktu yang efektif dalam mencapai tujuan dan prioritas, dengan mengutip beberapa hukum seperti hukum Pareto dan Parkinson serta menyarankan teknik seperti menetapkan prioritas, pacing, dan rencana yang realistis. Dokumen tersebut juga menyinggung pentingnya pengelolaan waktu bagi para pemimpin.

1. Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
Diagnose your Time Utilities
Presented by :
Kanaidi, SE, M.Si
kanaidi963@gmail.com
?1

2. The Value of Time
A resource for all leaders
(Time is) the most valuable thing a man can spend.
Theophrastus
“An inch of time cannot be bought with an inch of gold.”
Chinese proverb
Dost thou love life? Then do not squander time, for that‟s
the stuff life is made of. Benjamin Franklin
Time is the coin of your life. It is the only coin you have,
and only you can determine how it will be spent. Be
careful lest you let other people spend it for you.
Carl Sandburg
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

3. The Utility of Time
– There is never enough time, unless you‟re serving it.
Malcolm Forbes
– Employ thy time well, if thou meanst to get leisure.
Benjamin Franklin
– To save time is to lengthen life.
Author Unknown
– It usually takes a long time to find a short way.
Anonymous
– “It has been my observation that most people get
ahead during the time that others waste.”
Henry Ford
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

4. KENALI KARAKTER
SANG WAKTU
Waktu terus berjalan ke depan
Waktu menciptakan perangkap
bagi mereka yang gagal
Hubungan waktu dan manusia
bersifat subjektif
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
“Bad time management = STRESS”

5. Time and Priorities
 “Set priorities for your goals. A major part of
successful living lies in the ability to put first
things first. Indeed, the reason most major
goals are not achieved is that we spend our
time doing second things first.”
Robert McKain
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

6. Leisure Quotient “LQ”
 Kita tidak menyadari berapa
banyak waktu yang dihabiskan
untuk kegiatan-kegiatan produktif.
 Contoh LEISURE
– Menonton TV
– Ngobrol
– Mendengarkan musik
– Chating Internet
– Melamun
– dll
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

7. Suatu riset
menemukan bahwa :
– Dalam satu minggu
mahasiswa
menghabiskan waktu 2x
lebih banyak untuk
kegiatan LEISURE
daripada untuk belajar.
– Pada akhir minggu,
mahasiswa
menghabiskan waktu 6x
lebih banyak pada
kegiatan LEISURE
daripada belajar.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

8. Menghitung LQ
 Buat catatan yang detail dan
lengkap untuk setiap hari
berapa banyak waktu (menit)
yang anda habiskan untuk
kegiatan LEISURE.
 Bagi jumlah waktu tersebut
dengan 960* menit untuk
memperoleh “LQ”.
– *960 menit sama dengan 16
jam aktif per hari.
– Kegiatan LEISURE penting
untuk memulihkan kondisi
Anda, tetapi bila berlebihan
dapat merusak.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

9. Tick When I Should Tock?
(bergerak bila seharusnya Anda bergerak)

10. Circadian Rhythms
 Circadian rhythms adalah jam biologis
yang mengatur beberapa fungsi dan
aktivitas tubuh termasuk tidur, suhu
tubuh, metabolisme tubuh, tekanan
darah, hormon dan sistem kekebalan
tubuh.
 Setiap 24 jam, siklus tubuh
mengalami perubahan metabollisme
dan kimia.
 Apakah anda termasuk “Morning
Person” atau “Night Owl” ditentukan
oleh siklus ini.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

11. Bekerja dengan Body Cycle
 Jika kita belajar mendengar tubuh
kita, kita mampu bekerja dengan
ritme alami, bukan melawannya.
 Kita bisa membuat waktu kita lebih
efisien dengan menjadwal kegiatan-
kegiatan tertentu pada waktu
tertentu setiap hari.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

12. HUKUM PARETO

13. HUKUM PARETO
 80/20 Rule :
 20 % kegiatan
menyumbang pada
80% hasil,
 dan 80% dari
kegiatan
menyumbang 20%
hasil sisanya.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

14. SKALA PRIORITAS

15. How do we best use TIME
 Setting Priorities
– The Big Rocks of Life (a brief illustration)
 Taking Action
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

16. SKALA PRIORITAS
 Mana yang Anda prioritaskan?
– Yang menyenangkan ATAU
– Yang menguntungkan
 Laksanakan kegiatan berdasarkan
urutan prioritasnya
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

17. Covey’s Quadrants
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

18. PRIORITAS
G e n t i n g Tidak G e n t i n g
I (suka menunda-nunda) II (menentukan prioritas)
P
e Aktivitas: Aktivitas:
n - Terlambat ke kampus - Merencanakan,menetapkan sasarn
t - Masalah yang mendesak - Membina hubungan
i - Proyek yg hrs diselesaikan hr ini - Pekerjaan yg hrs selesai mg ini
n - Teman terluka - Rekreasi
g - Mobil mogok - Olahraga
III ('yes Man') IV (pemalas)
T Aktivitas: Aktivitas:
d - Interupsi - Hal-hal sepele
k - Telepon yang tidak penting - Ngobrol tiada habisnya di telepon
- Masalah kecil orang lain - Nonton TV berlebihan
P - Hal yg penting bagi org lain, - Pemboros waktu (game komputer)
t tidak penting untuk diri sendiri - Aktivitas menyenangkan
g

19. Suatu aktifitas adalah penting jika secara
pribadi Anda menganggapnya berharga yaitu
mendukung misi, nilai-nilai, dan tujuan Anda
yang tinggi-prioritasnya.
Penting
Suatu aktifitas adalah genting jika Anda atau
orang lain merasa bahwa itu menuntut
perhatian segera.
Genting

20. Satu-satunya tempat untuk mendapatkan
waktu untuk Kuadran II pada awalnya adalah
dari Kuadran III dan IV
Aktivitas genting dan penting pada Kuadran I
tidak dapat diabaikan, walaupun ukurannya
akan menyusut ketika lebih banyak waktu
yang dihabiskan untuk pencegahan dan
persiapan pada Kuadran II
Tetapi waktu awal untuk Kuadran II harus
berasal dari Kuadran III dan IV

21. Anda harus proaktif untuk mengerjakan
Kuadran II, karena Kuadran I dan III
mengejar Anda
Untuk mengatakan “ya” pada prioritas
Kuadran II yang penting, Anda harus mau
mengatakan “tidak” pada aktivitas lain,
kadang pada hal-hal yang kelihatannya
genting.

22. PARKINSON’S LAW
 Pekerjaan cenderung berkembang mengisi
waktu yang disediakan berapa panjang pun
waktu tersebut.
 Pastikan ! Anda bisa melakukan sebanyak
mungkin aktivitas dalam satu hari.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

23. Sowing and Reaping
Sow an act,
Reap a habit,
Sow a habit,
Reap a lifestyle,
Sow a lifestyle,
Reap a destiny
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

24. Benefits of Effective Time
Management?

25. How does this pertain to Leading
others?
 Effective use of resources
 Example to others (influence)
 Playing a “head’s up game”.
 Helps with decisiveness
 Leaders understand that activity is not necessarily
accomplishment
 Leaders never grow to a point where they no
longer need to prioritize.
 Pareto Principle: If you focus your attention on
the activities that rank in the top 20 percent in
terms of importance, you will have an 80 percent
return on your effort.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

26. Maxwell’s Three R’s
 What is required ? Your list of priorities
must always begin with what is required of
you.
 What gives the greatest return ? Spend most
of your time working in your areas of
greatest strength.
 What brings the greatest reward ? The
things that bring the greatest reward are the
fire lighters in a leader’s life.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

27. PENUNDAAN WAKTU

28. Mengapa suka menunda
pekerjaan/tugas ?
 Waktunya masih cukup lama
 Tugas terlalu banyak
 Pekerjaan terlalu sulit
 Mengejar kesenangan
 Takut gagal atau sukses
 Faktor mood yang mengganggu
 Tidak memiliki misi dan tujuan hidup yang jelas
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

29. MENGATASI PENUNDAAN
 Seorang ayah meminta putranya untuk
mematahkan sapu lidi. Tapi putranya tidak
berhasil. Sang ayah mengambil sapu lidi tersebut,
menguraikannya dan mematahkan satu per satu.
 Kita biasanya menunda karena suatu pekerjaan
terlalu lama atau terlalu sulit.
– Bagi pekerjaan/ tugas-tugas Anda menjadi
pekerjaan-pekerjaan kecil sehingga kelihatan
mudah untuk diselesaikan.
– Contoh : Bagi 40 halaman buku Anda menjadi
beberapa sesi (misalnya 10 sesi).
– Beri hadiah untuk diri sendiri setelah menyelesaikan
satu atau beberapa sesi/ bagian.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

30. Takut GAGAL atau SUKSES
 Kita menunda karena kita takut GAGAL.
– Lebih mudah mengatakan gagal dengan alasan kita
belum sempat mengerjakannya.
 Kita menunda karena kita takut SUKSES.
– Jika Anda memperoleh nilai “BAIK” pada semester
ini, kawan2 Anda akan menilai Anda hebat, dan ini
berarti Anda punya target lebih besar karena harapan
kawan2 dan keluarga Anda.
– Jika saya berhasil mengerjakan suatu tugas dari
Atasan, pastilah akan ada tugas-tugas lain karena
Anda dinilai mampu/ bisa menyelesaikannya.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

31. Jika suka menunda tugas/ pekerjaan,
biasanya cenderung mencari berbagai alasan
untuk mencari pembenaran.
Bawahan ke Atasan …
“Saya terlambat karena
saya tidak memperoleh
angkot.”
“Saya belum bisa
menyerahkan tugas hari
ini karena printer saya
rusak.”

32. Pacing
xx

33. Pacing
Atlet punya rahasia :
BERLARI DENGAN
SEORANG LAWAN DAPAT
MEMPERCEPAT WAKTU
BERLARINYA.
Efek yang sama dapat
dicapai dalam kegiatan
mengerjakan tugas-tugas
dan belajar.
Ibarat PISAU yang sering dipakai, suatu saat perlu diasah
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

34. MEMBUAT PACING
 Perkirakan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu tugas tertentu.
 Tambahkan 15% dari perkiraan tersebut.
 Tetapkan target (timer) untuk
menyelesaikannya.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

35. Menggunakan rencana dengan
efektif
 Pada awal periode
(bulanan/semester),
catat kapan Anda akan
dievaluasi dan apa
tugas-tugas yang harus
Anda kerjakan.
 Gunakan pensil jika
memang ada perubahan
rencana
 Buat komitmen pada
rencana Anda.
 Buat sebuah rencana yang menantang.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

36. Be Realistic in your
Expectations

37. Be Realistic
 Buat jadwal yang
realistis.
 Realistis sesuai dengan
kemampuan Anda.
 Hindari membuat
jadwal yang super
ketat.
 Berkipikirlah berhasil,
bukan „berpikir gagal‟.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

38. QUIZ ?
 Berapa banyak batu
yang dapat Anda
masukkan ke dalam
Kaleng ini ?

39. Apakah Anda
masih bisa
mengisinya?

40. Apa makna dari
permainan ini ?

41. Masukkan
Batu besar
pertama
kali !

42. Jadilah seekor
Kelinci
Just Keep
Going
And going
And going
And going
And going…

43. PENGERTIAN SKS
Untuk setiap satu sks, Anda harus
belajar 2 jam di luar kelas.
=

44. SCHOOL IS A FULL TIME JOB
Mahasiswa menghabiskan waktunya di
kelas minimum 15 jam per minggu.
Mahasiswa menghabiskan minimum 30
jam per minggu untuk belajar di luar kelas.
15 + 30 = 45 jam per minggu
Orang bekerja MAXIMUM 45 jam per
minggu.
SCHOOL IS A FULL TIME JOB!