Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Effective Time Management TRAINING

2,520 views

Published on

The "Time Management Training" material

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

Effective Time Management TRAINING

  1. 1. Diagnose your Time Utilities Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion Time Management Presented by : Kanaidi, SE, M.Si kana_ati@yahoo.com Management Business Training (MBT)
  2. 2. The Value of Time Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion A resource for all leaders (Time is) the most valuable thing a man can spend. Theophrastus “An inch of time cannot be bought with an inch of gold.” Chinese proverb Dost thou love life? Then do not squander time, for that’s the stuff life is made of. Benjamin Franklin Time is the coin of your life. It is the only coin you have, and only you can determine how it will be spent. Be careful lest you let other people spend it for you. Carl Sandburg
  3. 3. The Utility of Time Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion – There is never enough time, unless you’re serving it. Malcolm Forbes – Employ thy time well, if thou meanst to get leisure. Benjamin Franklin – To save time is to lengthen life. Author Unknown – It usually takes a long time to find a short way. Anonymous – “It has been my observation that most people get ahead during the time that others waste.” Henry Ford
  4. 4. KENALI KARAKTER SANG WAKTU Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion Waktu terus berjalan ke depan Waktu menciptakan perangkap bagi mereka yang gagal Hubungan waktu dan manusia bersifat subjektif “Bad time management = STRESS”
  5. 5. Time and Priorities Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  “Set priorities for your goals. A major part of successful living lies in the ability to put first things first. Indeed, the reason most major goals are not achieved is that we spend our time doing second things first.” Robert McKain
  6. 6. Leisure Quotient “LQ” Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Contoh LEISURE – Menonton TV – Ngobrol – Mendengarkan musik – Chating Internet  Kita tidak menyadari – Melamun berapa banyak – dll waktu yang dihabiskan untuk kegiatan-kegiatan produktif.
  7. 7. Suatu riset menemukan bahwa : Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion – Dalam satu minggu mahasiswa menghabiskan waktu 2x lebih banyak untuk kegiatan LEISURE daripada untuk belajar. – Pada akhir minggu, mahasiswa menghabiskan waktu 6x lebih banyak pada kegiatan LEISURE daripada belajar.
  8. 8. Menghitung LQ Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Buat catatan yang detail dan lengkap untuk setiap hari berapa banyak waktu (menit) yang anda habiskan untuk kegiatan LEISURE.  Bagi jumlah waktu tersebut dengan 960* menit untuk memperoleh “LQ”. – *960 menit sama dengan 16 jam aktif per hari. – Kegiatan LEISURE penting untuk memulihkan kondisi Anda, tetapi bila berlebihan dapat merusak.
  9. 9. Tick When I Should Tock? (bergerak bila seharusnya Anda bergerak)
  10. 10. Circadian Rhythms Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion Circadian rhythms adalah jam biologis yang mengatur beberapa fungsi dan aktivitas tubuh termasuk tidur, suhu tubuh, metabolisme tubuh, tekanan darah, hormon dan sistem kekebalan tubuh. Setiap 24 jam, siklus tubuh mengalami perubahan metabollisme dan kimia.. Apakah anda termasuk “Morning Person” atau “Night Owl” ditentukan oleh siklus ini.
  11. 11. Bekerja dengan Body Cycle Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Jika kita belajar mendengar tubuh kita, kita mampu bekerja dengan ritme alami, bukan melawannya.  Kita bisa membuat waktu kita lebih efisien dengan menjadwal kegiatan- kegiatan tertentu pada waktu tertentu setiap hari.
  12. 12. HUKUM PARETO
  13. 13. HUKUM PARETO Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  80/20 Rule :  20 % kegiatan menyumbang pada 80% hasil,  dan 80% dari kegiatan menyumbang 20% hasil sisanya.
  14. 14. SKALA PRIORITAS
  15. 15. How do we best use TIME Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Setting Priorities – The Big Rocks of Life (a brief illustration)  Taking Action
  16. 16. SKALA PRIORITAS Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Mana yang Anda prioritaskan? – Yang menyenangkan ATAU – Yang menguntungkan  Laksanakan kegiatan berdasarkan urutan prioritasnya
  17. 17. Covey’s Quadrants Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  18. 18. PRIORITAS Genting Tidak G e n t i n g I (suka menunda-nunda) II (menentukan prioritas) P e Aktivitas: Aktivitas: n - Terlambat ke kampus - Merencanakan,menetapkan sasarn t - Masalah yang mendesak - Membina hubungan i - Proyek yg hrs diselesaikan hr ini - Pekerjaan yg hrs selesai mg ini n - Teman terluka - Rekreasi g - Mobil mogok - Olahraga III ('yes Man') IV (pemalas) T Aktivitas: Aktivitas: d - Interupsi - Hal-hal sepele k - Telepon yang tidak penting - Ngobrol tiada habisnya di telepon - Masalah kecil orang lain - Nonton TV berlebihan P - Hal yg penting bagi org lain, - Pemboros waktu (game komputer) t tidak penting untuk diri sendiri - Aktivitas menyenangkan g
  19. 19. Penting Suatu aktifitas adalah penting jika secara pribadi Anda menganggapnya berharga yaitu mendukung misi, nilai-nilai, dan tujuan Anda yang tinggi-prioritasnya. Genting Suatu aktifitas adalah genting jika Anda atau orang lain merasa bahwa itu menuntut perhatian segera.
  20. 20. Satu-satunya tempat untuk mendapatkan waktu untuk Kuadran II pada awalnya adalah dari Kuadran III dan IV Aktivitas genting dan penting pada Kuadran I tidak dapat diabaikan, walaupun ukurannya akan menyusut ketika lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk pencegahan dan persiapan pada Kuadran II Tetapi waktu awal untuk Kuadran II harus berasal dari Kuadran III dan IV
  21. 21. Anda harus proaktif untuk mengerjakan Kuadran II, karena Kuadran I dan III mengejar Anda Untuk mengatakan “ya” pada prioritas Kuadran II yang penting, Anda harus mau mengatakan “tidak” pada aktivitas lain, kadang pada hal-hal yang kelihatannya genting.
  22. 22. PARKINSON’S LAW Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Pekerjaan cenderung berkembang mengisi waktu yang disediakan berapa panjang pun waktu tersebut.  Pastikan ! Anda bisa melakukan sebanyak mungkin aktivitas dalam satu hari.
  23. 23. Sowing and Reaping Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion Sow an act, Reap a habit, Sow a habit, Reap a lifestyle, Sow a lifestyle, Reap a destiny
  24. 24. Benefits of Effective Time Management?
  25. 25. How does this pertain to Leading others? Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Effective use of resources  Example to others (influence)  Playing a “head’s up game”.  Helps with decisiveness  Leaders understand that activity is not necessarily accomplishment  Leaders never grow to a point where they no longer need to prioritize.  Pareto Principle: If you focus your attention on the activities that rank in the top 20 percent in terms of importance, you will have an 80 percent return on your effort.
  26. 26. Maxwell’s Three R’s Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  What is required ? Your list of priorities must always begin with what is required of you.  What gives the greatest return ? Spend most of your time working in your areas of greatest strength.  What brings the greatest reward ? The things that bring the greatest reward are the fire lighters in a leader’s life.
  27. 27. PENUNDAAN WAKTU
  28. 28. Mengapa suka menunda pekerjaan/tugas ? Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Waktunya masih cukup lama  Tugas terlalu banyak  Pekerjaan terlalu sulit  Mengejar kesenangan  Takut gagal atau sukses  Faktor mood yang mengganggu  Tidak memiliki misi dan tujuan hidup yang jelas
  29. 29. MENGATASI PENUNDAAN Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Seorang ayah meminta putranya untuk mematahkan sapu lidi. Tapi putranya tidak berhasil. Sang ayah mengambil sapu lidi tersebut, menguraikannya dan mematahkan satu per satu.  Kita biasanya menunda karena suatu pekerjaan terlalu lama atau terlalu sulit. – Bagi pekerjaan/ tugas-tugas Anda menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil sehingga kelihatan mudah untuk diselesaikan. – Contoh : Bagi 40 halaman buku Anda menjadi beberapa sesi (misalnya 10 sesi). – Beri hadiah untuk diri sendiri setelah menyelesaikan satu atau beberapa sesi/ bagian.
  30. 30. Takut GAGAL atau SUKSES Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Kita menunda karena kita takut GAGAL. – Lebih mudah mengatakan gagal dengan alasan kita belum sempat mengerjakannya.  Kita menunda karena kita takut SUKSES. – Jika Anda memperoleh nilai “BAIK” pada semester ini, kawan2 Anda akan menilai Anda hebat, dan ini berarti Anda punya target lebih besar karena harapan kawan2 dan keluarga Anda. – Jika saya berhasil mengerjakan suatu tugas dari Atasan, pastilah akan ada tugas-tugas lain karena Anda dinilai mampu/ bisa menyelesaikannya.
  31. 31. Jika suka menunda tugas/ pekerjaan, biasanya cenderung mencari berbagai alasan untuk mencari pembenaran. Bawahan ke Atasan … “Saya terlambat karena saya tidak memperoleh angkot.” “Saya belum bisa menyerahkan tugas hari ini karena printer saya rusak.”
  32. 32. Pacing
  33. 33. Pacing Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion Atlet punya rahasia : BERLARI DENGAN SEORANG LAWAN DAPAT MEMPERCEPAT WAKTU BERLARINYA. Efek yang sama dapat dicapai dalam kegiatan mengerjakan tugas-tugas dan belajar. Ibarat PISAU yang sering dipakai, suatu saat perlu diasah
  34. 34. MEMBUAT PACING Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.  Tambahkan 15% dari perkiraan tersebut.  Tetapkan target (timer) untuk menyelesaikannya.
  35. 35. Menggunakan rencana dengan efektif Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Buat sebuah rencana yang menantang.  Pada awal periode (bulanan/semester), catat kapan Anda akan dievaluasi dan apa tugas-tugas yang harus Anda kerjakan.  Gunakan pensil jika memang ada perubahan rencana  Buat komitmen pada rencana Anda.
  36. 36. Be Realistic in your Expectations
  37. 37. Be Realistic Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion  Buat jadwal yang realistis.  Realistis sesuai dengan kemampuan Anda.  Hindari membuat jadwal yang super ketat.  Berkipikirlah berhasil, bukan ‘berpikir gagal’.
  38. 38. QUIZ ?  Berapa banyak batu yang dapat Anda masukkan ke dalam Kaleng ini ?  Apakah Anda masih bisa untuk mengisinya?
  39. 39. Apakah Anda masih bisa mengisinya?
  40. 40. Apa makna dari permainan ini ?
  41. 41. Masukkan Batu besar pertama kali !
  42. 42. Jadilah seekor Kelinci Just Keep Going And going And going And going And going…
  43. 43. PENGERTIAN SKS s Untuk setiap satu sks, Anda harus belajar 2 jam di luar kelas. =
  44. 44. SCHOOL IS A FULL TIME JOB s Mahasiswa menghabiskan waktunya di kelas minimum 15 jam per minggu. s Mahasiswa menghabiskan minimum 30 jam per minggu untuk belajar di luar kelas. s 15 + 30 = 45 jam per minggu s Orang bekerja MAXIMUM 45 jam per minggu. s SCHOOL IS A FULL TIME JOB!

×