IS-Hankinnan hankintaseminaarissa Kuopiossa 27.3.2012 pidetty esitys

1. Sähköinen kilpailutus ja hankinta
Jyrki J.J. Kasvi
Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus TIEKE

2. Kalliita säästöjä
• Julkisissa hankinnoissa liikkuu paljon rahaa
– Suomessa vuosittainen kokonaisarvo on noin 22 mrd €, EU:n alueella
yli 1000 mrd €.
– Julkishallinnon hankinnat yli 16 % EU:n bruttokansantuotteesta
• Hankintalaki määrää kansalliset ja direktiivi EU-kynnysarvot
– Tavoitteena kustannussäästöt ja toimittajien yhdenvertainen kohtelu
– Hankintaprosessien oltava avoimia ja läpinäkyviä
• Kilpailuttamisen tilaajan kulut syövät helposti säästöt
– Tarjouspyyntöjen käsittely usein kallista hankinnan arvoon verrattuna
• Yksi hankinta vaatii vajaan 100 tunnin työpanoksen
– Toimituksen valvonta unohdetaan laskea mukaan kustannuksiin
– Pelätään markkinaoikeuden kustannuksia ja viivästyksiä
• Kilpailuttamisen tarjoajan kustannukset lisätään hintaan
– PK-yrityksillä ei ole resursseja eikä osaamista tarjousten tekoon

3. Tehokkaampaa kilpailutusta
• Vähennetään kustannuksia automatisoimalla kilpailutus-
prosessi soveltuvilta osin
– Tilaajan toiminnot
• Esim. sähköinen huutokauppa automatisoi tarjousten vertailun
– Tarjoajan toiminnot (esim. ilmoitusten seuranta)
• Avataan kilpailutus julkiselle arvioinnille
– Tiedot EU:n ja Suomen valikoiduista tarjouspyynnöistä ja tehdyistä
kaupoista kenen tahansa selattavissa tai sähköpostissa (TIEKEn
Hanketori 90-luvun alusta, 1500 TED-ilmoistusta/tpv ja 100 HILMA-
ilmoistusta/tpv).
– TED (Tenders Electronic Daily) on Euroopan unionin virallisen lehden
täydennysosan verkkoversio, joka on omistettu Euroopan julkisille
hankinnoille. Se päivitetään viisi kertaa viikossa noin 1500 julkisella
hankintailmoituksella.
www.tieke.fi

4. Pientä puutetta
• Ilmoitustyypit, joita HILMAssa voi tehdä, mutta joita ei saa
haettua rajapinnan kautta ovat:
– EU-ilmoitukset
– Puolustus- ja turvallisuushankinnat
– Ennakkoilmoitus
– Hankintailmoitus
– Jälki-ilmoitusAlihankintailmoitus
– Maatalouden hankintailmoitus
– ELY-keskuksen ilmoitus tuetusta hankinnasta
– Hankinnan tekijän ilmoitus tuetusta hankinnasta
• Nämä ilmoitukset eivät perustu "normaaliin" hankinta-
lainsäädäntöön ja ne on rajattu pois rajapinnan kautta
haettavista ilmoituksista.
– Avoimuus ja läpinäkyvyys eivät toteudu

5. Horjuvia käytäntöjä
• Sähköisen kilpailutuksen lähtökohtana tulisi olla
yhteentoimivuus ja tiedon jatkokäsittelyn sujuvuus
– Tietoa kilpailutusjärjestelmiin syöttävien järjestelmien pitäisi
olla vakioituja.
• Esim. maakoodin tulisi suomalaisissa ilmoituksissa aina
olla Suomi (CY: FI). Vaihtoehtoina voi tarjota muita maita
(ja AX Ahvenanmaata).
– Maakoodin puuttuminen teettää turhaa työtä jatkokäsittelijöillä,
jotka joutuvat ohjelmoimaan virheellisten ilmoituksien
käsittelyrutiineja (jos ymmärtävät asian, koskee myös
ulkomaisia jatkojalostajia).
– Maan perusteella tarjouspyyntöjä hakevat eivät edes näe
maattomia ilmoituksia, jolloin kilpailutus ei toimi.
• Käytännöt vakioitava ennen kuin prosessia voidaan
automatisoida

6. Sähköinen huutokauppa
• Sähköiset huutokaupat mahdollistava laki 1.10.2011
– (vuosia monia muita maita jäljessä, direktiivi 2004)
– Kilpailuttamisen viimeisessä vaiheessa tilaajan hyväksymien
alustavan tarjouksen tehneiden tarjoajien kesken
– Vain määrällisiä vertailuperusteita (hinta, toimitusaika ym.)
• Vertailun perusteena hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus
– ”Henkisiä suorituksia” ei saa huutokaupata sähköisesti
• ”Käänteisiä huutokauppoja”, joissa tarjoajat esittävät
sähköisesti alempia hintoja tai parempia ehtoja.
– Huudot arvioidaan automaattisesti
– Kustannukset tilaajalle n000 €, säästöt 10-50% - tarjoajalle?
– Ei sovellu pienimpiin kilpailutuksiin
• Kokemusta ja osaamista vasta vähän
– Syntynyt huutokauppapalveluita tarjoavia palveluntarjoajia
– Alustavat kokemukset tilaajan näkökulmasta lupaavia

7. Dynaaminen hankintajärjestelmä
• Laki voimaan 1.10.2011
• Yksinomaan sähköinen määräaikainen (max 4v.)
hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti
saatavilla oleville hankinnoille
• Avoin kaikille kelpoisuusehdot täyttäville tarjoajille, jotka
ovat esittäneet hankinta-ilmoituksen mukaisen alustavan
tarjouksen.
• Jokainen yksittäinen hankinta järjestelmän sisällä on
kilpailutettava (sähköisesti) hyväksyttyjen tarjoajien kesken.
• Järjestelmän sisäisistä EU-kynnysarvot ylittävistä
hankinnoista lyhennetty hankintailmoitus, jonka perusteella
voidaan hyväksyä uusia tarjoajia
• Tekniset ratkaisut vasta kehitteillä, kokemuksia puuttuu

8. Ettei kävisi näin
• Esimerkiksi, jos muuta hankintaprosessia ei
sähköistetä, erillinen laskujen sähköinen käsittely
voi helposti johtaamaksujen viivästymiseen:
– Tilaaja saa laskun ja lähettää sen keskushallintoon
– Keskushallinto digitalisoi laskun ja lähettää sen tilaajalle
asiatarkastettavaksi
– Tilaaja tekee asiatarkastusken ja lähettää esimiehensä
hyväksyttäväksi
– Esimies hyväksyy ja lähettää keskushallintoon
maksettavaksi
– Keskushallinto maksaa
– Edellyttää sitä, ettei kukaan tee muita töitä kuin
päivystää sähköpostiaan

9. U.S. Army Photo
Sukupuolten välinen digikuilu?
Keskustelua
30.9.2010 www.kasvi.org 9