Donderdag 15 juni Sessieronde 1 Titel: Connecting - één unieke bron Spreker(s): Thomas Dessing Zaal: Boston 15

1. Connecting – ‘One single source of truth’
Thomas Dessing
15-6-2017
Change perspective

2. Dank voor uw aandacht
Thomas Dessing, werkgroep implementatie, t.dessing@ru.nl
Marien de Clercq, Projecteleider, m.declercq@ru.nl

3. Vragen?

4. Lessons learned / Issues
• OSIRIS-proces (cursussen) en CMS-proces (opleidingsinformatie)
lopen a-synchroon: cursusinformatie moet soms eerder beschikbaar zijn
dan de studiegids beschikbaar is
• Archivering: moet een studiegids bewaard worden en zo ja hoe lang?
• Maakt de OER onderdeel uit van de studiegids?
• Werkgroep studiegidsen, opgericht vanuit de faculteiten, is een
succesvolle formule, die vanuit de gebruikers zelf is opgezet
• Faculteit Rechten, RDA en Medische Wetenschappen
• I-frame vervangen door iets meer robuste vorm (service – XML)

5. Demo
• Studiegidsen op de website: http://www.ru.nl/studiegids/
• Algemene- en Opleidingsinformatie in het Content Management
Systeem: https://cms-acc.ru.nl/
• Cursusinformatie in OSIRIS:
http://sis.ru.nl/student/OnderwijsCatalogus.do
• Kennisbank in de contactpersonensite:
http://www.ru.nl/personen/haute-p-van/
• Studiegidsen op mobile device:

6. Projectaanpak
De volgende zaken moesten we uitvoeren binnen het project
1. Overtuigen van alle betrokkenen, draagvlak creëren
2. Analyse gegevens t.b.v. fit-gap conversie en functionaliteit van RUMBA
(legacy)
3. Ontwikkelen van ontbrekende functionaliteit in OSIRIS en CMS
4. Conversie van cursusgegevens van RUMBA naar OSIRIS
5. Bewerken van de geconverteerde gegevens (voor zover dat niet
geautomatiseerd kon)
6. Invoeren van opleidingsinformatie in het CMS en koppelen van CMS
pagina’s aan OSIRIS cursussen via deeplinks
7. Invoeren van OSIRIS Catalogus voor docenten t.b.v. bewerken
cursusinformatie volgend studiejaar

7. Projectaanpak 1
Overtuigen / draagvlak creëren binnen faculteiten
1. Betrokkenen: geïsoleerd van OSIRIS en CMS medewerkers: “mijn eigen
systeem”
2. Beheer van RUMBA zeer flexibel
3. Weinig besef dat de Opleidings- en cursusinformatie redundant was

8. Projectaanpak 2
Analyse van gegevens t.b.v. de fit-gap
• Door de flexibele manier van programmeren (lokaal ontwikkelde
applicatie) veel maatwerk in velden in RUMBA: probleem om dat op
generieke manier naar OSIRIS te krijgen (was-wordt lijst)
• Alle velden in RUMBA waren rich-text in OSIRIS niet
• Integratie met andere systemen (kennisbank, roostersysteem)
• “Cursus database” van Managementwetenschappen ontwikkeld in
RUMBA moest overgezet worden naar OSIRIS

9. Projectaanpak 3
Ontwikkelen ontbrekende functionaliteit in OSIRIS en CMS
• OSIRIS:
• Aparte view voor cursusgegevens: van twee kolommen naar één kolom
• ‘Responsive’ maken van view
• Strippen van de view en verwijderen links
• Sessie time-out op view uitschakelen
• Rooster knop om naar “My timetable” te gaan
• Vrije velden tweetalig
• Vrije velden alleen tonen indien gevuld (net als overige velden in catalogus)
• Aanpassen webservice t.b.v. kennisbank
• “Cursus database” van Managementwetenschappen: exporteren
cursusgegevens naar EXCEL m.b.v. SQL
• CMS
• Creëren nieuw pagina type dat dynamisch een link maakt o.b.v. studiejaar en
cursuscode en taal
• Script om een kopie te maken van de pagina’s waarin het collegejaar wordt
opgehoogd (2016  2017)

10. Projectaanpak 4
Conversie van cursusgegevens uit RUMBA (legacy) naar OSIRIS
• Cursusgegevens staan in OSIRIS, maar slechts met beperkt aantal
gegevens. De overige gegevens staan alleen in RUMBA
• Verschillen in gegevens tussen OSIRIS en RUMBA (Docent bijvoorbeeld)
• Rich-tekst velden moeten worden gestript van HTML en andere opmaak

11. Projectaanpak 5
Bewerken van de uit RUMBA (legacy) naar OSIRIS geconverteerde
gegevens
• Legacy systeem was een ‘dedicated’ CMS met rich-text velden: conversie
vanuit die velden naar OSIRIS kon niet altijd rechtstreeks geconverteerd
worden

12. Projectaanpak 6
Faculteiten voeren de algemene- en opleidingsinformatie in, in CMS.
• Medewerkers zijn reeds bekend met het CMS
• Veel informatie die in het voormalige studiegidssysteem stond was reeds
beschikbaar als CMS pagina: heroriëntatie op hoe de informatie wordt
gedeeld
• Volgens het “stramien”: elke opleiding houdt dezelfde studiegidsindeling
aan. De indeling kwam tot stand in de werkgroep studiegidsen die de
faculteiten zelf vormden, ondersteund door DMC (communicatie).
• Structuur: vaste menustructuur, content bepaald door faculteiten
• Formats: voor cursuspresentaties OSIRIS gegenereerd / Tabel (via speciaal
type CMS pagina dat dynamisch een deeplink maakt naar een cursus in een
studiejaar) https://sis.ru.nl/osiris-
student/OnderwijsCatalogusSelect.do?selectie=cursus&cursus=FTR-
FIBA202&collegejaar=2016&minimal=J
• Publicatie: nieuwe studiegidsen Zaken als URLs, Publicatiedata, etc
• Terminologie: ‘cursus’ i.p.v. ‘vak’ en Vertaallijst Radboud In‘to languages
• Studenteninput: USR samen met decentrale medezeggenschap

13. Projectaanpak 7
OSIRIS Catalogus uitrollen voor docenten t.b.v. invoeren cursusinformatie
volgend studiejaar
• RUMBA (legacy) was niet alleen publicatiemiddel maar ook het online
redactiemiddel om cursusinformatie mee te bewerken
• OSIRIS Catalogus was het alternatief, maar….
• Issues:
• Andere look en feel
• Eigenaarschap cursus anders ingericht
• Rich text velden uit RUMBA applicatie niet meer beschikbaar in OSIRIS
Catalogus
• Ingewikkelde autorisatie structuur inrichting (Centraal Functioneel beheer)
• Bugs

14. Van 3 naar 2……
CMS
(Opleidingsinformatie)
RUMBA
(Opleidings- en
cursusinformatie)
OSIRIS
(Cursusinformatie)

15. Van 3 naar 2

16. One single source of truth
Simpel idee:
• Maak van drie systemen die studieinformatie bevatten twee, zodat
dezelfde informatie niet langer redundant in verschillende systemen
aanwezig is. Opleidingsinformatie in het CMS, cursusinformatie in OSIRIS.
Daarmee wordt het transparanter en betrouwbaarder, er is “One single
source of truth”. De student is de grote winnaar.
Perceptie in de organisatie:
• “Ze maken van één goed werkend systeem, twee systemen….” De
organisatie is de grote verliezer…..

17. Programma
• Vragen
• Demo
• Projectaanpak
• Van drie naar 2, One single source of truth?
• Inleiding
• Programma

18. SOBEK
• Studieinformatie
• In OSIRIS
• Beter
• Efficienter
• En Kwalitatief hoogwaardig