Presentatie van Ward Vansteenkiste, gegeven op de FAAD-studiedag van 6 mei 2019 rond change management.

1. Change Management
Implementatie van SharePoint
bij de VUB
Ward Vansteenkiste
FAAD-studievoormiddag, 6 mei 2019

2. VUB
Administratie
 Ca. 50 diensten/afdelingen
 Ca. 70 vakgroepen
 Ca. 150 onderzoeksgroepen
 “Georganiseerde anarchie”
 Nood aan oplossingen

3. VUB
Directie ICT
 Negatief imago
 Technologie
 Reactief
 Nieuwe CIO (2015)

4. VUB
Universiteitsarchief
 Klassieke papieren archief
 Project Selectielijsten (2009-2012)
 Digitale procesgebonden informatie
 Project Duurzaam Digitaal (2013-2016)

5. Project Duurzaam Digitaal
(2013-2016)
Scope
 Digitaal documentbeheer & archivering
 NIET: opzetten van DMS, RMS of groupwares
Doelstellingen
 Opstellen van een beleid inzake digitale duurzaamheid
 Ondersteunen van de administratie inzake documentbeheer
 Adviseren in verband met informatiesystemen
 Opzetten van een digitaal archiefdepot

6. Gemeenschappelijke ruimte
Problematiek
 Enorme diversiteit aan platformen
 VDI Directie ICT
 Fileserver Directie ICT / Dienstniveau
 SharePoint 2007 Directie ICT
 Pointcarré Departement Onderwijs
 Dropbox Dienstniveau / Individueel
 …
 Verschillende platformen worden naast elkaar gebruikt
 Geen platform
Navenante problematiek m.b.t. Back-ups
 “Ik neem zelf back-ups, maar of mijn collega’s dat doen…?”
 “Hoezo, ICT neemt geen back-up van mijn pc?”

7. Centrale mappenstructuren
Problematiek
 Enorme diversiteit aan mappenstructuren
 Organisch gegroeid  ad hoc nieuwe mappen
 Pogingen tot structuur
 Chaotische doolhoven  back up van de back up in de back up
 Mappen op naam van medewerkers
 …
 Verschillende mappenstructuren worden naast elkaar gebruikt
 Geen centrale mappenstructuur

8. Centrale mappenstructuren
Ondersteuning van het Universiteitsarchief
 Richtlijnen
 Zelf mappenstructuren opstellen
 Stappenplan: ASIS, voorstel, feedback, goedkeuring
 Begeleiden van de uitrol nieuwe mappenstructuren
 Stappenplan: back up, opschonen, overzetten, controleren
 Reactie diensten:
 Enthousiast
 Over-enthousiast
 Weigerachtig
 Geen tijd/middelen
 Koudwatervrees

9. Ondertussen bij de Directie ICT
‛We lanceren Office 365 met
‛ SharePoint Online!!
‛ MWOEHAHAHA

10. SharePoint Online
 “Geen mappenstructuren!!”
 “Gedaan met klasseren!!”
 “Documentnamen doen er niet meer toe!!”

11. Opportuniteit
 Geen ideale, maar wel structurele en uniforme oplossing
 Mogelijkheid tot sturen van de oplossing
 Integreren van richtlijnen inzake documentbeheer
 Incentive voor weigerachtige diensten
MAAR! Archivering buiten SharePoint!
Digitaal Depot

12. Expertiseopbouw
Deelname aan de testgroep:
 Nota inzake de relatie tussen SharePoint en OneDrive (Office 365)
 Nota inzake het gebruik van Metadata in SharePoint
 Nota inzake de implementatie van SharePoint
 Groeiende expertise bij het Universiteitsarchief
 Sensibilisering bij de Directie ICT
 Functioneel-organisatorische aspecten
 Noden van de administratie
 Expertise Universiteitsarchief

13. Implementatie
Universiteitsarchief ingeschakeld in het implementatieproces
Functionele analyse, begeleiding en ondersteuning
Consultancy
 Opzetten van SharePoint
 Beheer van SharePoint
 Gebruik van SharePoint
 Advies inzake opleiding

14. Aan de slag!
Benodigdheden
 Rollen en verantwoordelijkheden
 Beleid en afspraken
 Procedures
 Richtlijnen
 Opleiding, ondersteuning en begeleiding
 VEEL COURAGE!!!

15. Rollen en verantwoordelijkheden
 Beleid: overleg(orgaan) met de betrokken stakeholders
 Universiteitsarchief: functioneel-organisatorische aspecten
 Directie ICT: technische aspecten
 Directie Personeel: opleiding
 Dienst Marketing & Communicatie: huisstijl
 Diensten: inhoudelijk beheer

16. Beleid en afspraken - algemeen
Gebruik SPO-sites
 Teamsite – “intranetpagina” van de dienst, vnl. documentbeheer
 Projectsite – beheer specifiek project, beperkte levensduur
 Communicatiesite – “intranetpagina” gericht aan de rest van de VUB
 Max. één teamsite en één communicatiesite per dienst/afdeling
 Meerdere projectsites mogelijk, vanwege tijdelijk karakter

17. Beleid en afspraken - dienstniveau
Afsprakenkader informatiebeheer
 Verantwoordelijkheden
 Gebruik van SharePoint en OneDrive
 Opbouw SPO-site
 Opbouw mappenstructuur
 Rechtenbeheer
 Naamgeving
 Metadata

18. Procedures
Opzetten SPO-site
1. Universiteitsarchief geeft toelichting bij het afsprakenkader
2. Dienst/afdeling vult het afsprakenkader in
3. Dienst/afdeling stuurt afsprakenkader door naar Directie ICT
4. Directie ICT maakt o.b.v. afsprakenader SPO-site aan
Beheren SPO-site
 Informatiebeheerders
 Actualiseren afsprakenkader (rechtenbeheer!!)
Beëindigen SPO-sites
 Documenten worden:
 gemigreerd naar andere SPO-site
 gearchiveerd in digitaal depot

19. Richtlijnen
Richtlijnen zijn geïntegreerd in afsprakenkader en opleiding:
 Centrale mappenstructuur
 Basisprincipes naamgeving
 Gebruik van metadata

20. Opleiding - Gebruikers
Basis
 Inleiding
 Wat is SPO?
 Toegang
 Navigatie
 Werken met documenten
 Nieuw, selecteren, bewerken
 Opladen
 In- en uitchecken
 Naamgeving
 Prullenbak
 Werken met OneDrive
 Klassikaal (uitleg – demo – oefening)
 E-learning

21. Opleiding - Gebruikers
Gevorderd
 Werken met documenten (vervolg)
 Zoeken, sorteren en filteren
 Samenwerken in documenten
 Versiebeheer
 Lijsten
 Kalender
 Tips & Trucs
 OneNote
 Koppeling met Windows Verkenner
 Opslaan vanuit Office
 Hyperlinks en browserfavorieten
 E-learning

22. Opleiding - Beheerders
 Afsprakenkader informatiebeheer
 Beheer mappenstructuur
 Bibliotheek-instellingen
 Toegangsrechten
 Klassieke en moderne weergave
 Startpagina als intranet
 Metadata
 Versiebeheer
 Waarschuwingen
 Lijsten
 Synchroniseren
 Flow
Klassikaal (uitleg – demo)

23. Change Management
Maak gebruik van opportuniteiten
 Partners / allianties / combines
Bied meerwaarde:
 Overzichtsfunctie
 Functioneel-organisatorische expertise
 Kennis documentbeheer
Faciliteer: adviezen, richtlijnen, tools  beleid en operationeel
Gebruik je people skills  persoonlijke aanpak, netwerken
Wees pragmatisch!
 Choose your battles
 You win some, you loose some
 Rome wasn’t built in a day

24. Vragen en/of opmerkingen?

25. Facebook
www.facebook.com/CAVAuniversiteitsarchiefVUB/