NCXH

1. 1
HƯỚNG DẪN VIẾT DỰ ÁN
Tài liệu này được thiết kế cho các sáng kiến xã hội dân sự để giúp những người hoạt động xã hội tổ chức các hoạt động của mình bằng việc sử
dụng phương pháp tiếp cận dự án. Tài liệu bao gồm 3 trong 5 giai đoạn của chu trình quản lý dự án: xác định, thẩm định và chuẩn bị dự án. Nó
cung cấp cho bạn một kiến thức nền tảng trong việc thiết kế dự án để bạn có thể phát triển nó thêm khi bạn tham gia vào các dự án lớn và phức
tạp hơn trong tương lai.

2. 2
MỤC LỤC
LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT KẾ DỰ ÁN?...............................................................................................................................................3
Thế nào là một dự án? ...............................................................................................................................................................................3
Bạn sẽ đạt được điều gì khi quản lý dự án?.................................................................................................................................................3
Tạo ra những thay đổi mang tính hệ thống bằng con đường vận động chính sách:.......................................................................................4
GIAI ĐOẠN 1: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN.....................................................................................................................................................5
GIAI ĐOẠN 2: THẨM ĐỊNH.............................................................................................................................................................6
Nghiên cứu các tài liệu được ấn bản và các quy định...................................................................................................................................6
Phương pháp phỏng vấn có cấu trúc...........................................................................................................................................................7
Phân tích SWOT .........................................................................................................................................................................................8
Thực hiện phân tích vấn đề theo hình cây...................................................................................................................................................9
Phân tích về các bên liên quan..................................................................................................................................................................11
GIAI ĐOẠN 3: CHUẨN BỊ DỰ ÁN...................................................................................................................................................13
BƯỚC 3.1: XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU DỰ ÁN............................................................................................................................................14
BƯỚC 3.2: PHÂN TÍCH RỦI RO...................................................................................................................................................................18
BƯỚC 3.3: XÁC ĐỊNH CÁC ĐỐI TƯỢNG THỤ HƯỞNG CỦA DỰ ÁN ..............................................................................................................21
BƯỚC 3.4: MÔ TẢ ĐỘI NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN CỦA BẠN ......................................................................................................................22
BƯỚC 3.5: CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH THỜI GIAN..............................................................................................................................................23
BƯỚC 3.6: DỰ THẢO NGÂN SÁCH.............................................................................................................................................................25
PHỤ LỤC 1: CƠ CẤU DỰ ÁN CỦA BẠN TRONG ĐỀ XUẤT................................................................................................................27

3. 3
VIỆC THIẾT KẾ DỰ ÁN SẼ GIÚP BẠN NHƯ THẾ NÀO?
Thế nào là một dự án?
Quản lý dự án là công việc đã được thực hiện ngay từ buổi đầu của các nền văn minh. Từ “project” (trong tiếng Anh, nghĩa là “dự án”) xuất phát
từ tiếng Latinh pro- (phía trước) + jacere (ném), lần đầu tiên được ghi lại vào thế kỷ 15. Ý nghĩa của nó là một kế hoạch về những thứ phải làm
trước tiên, trước khi mọi thứ khác có thể bắt đầu. Mãi đến đầu những năm 1950, phương pháp tiếp cận dự án mới trở thành một hình thức quản
lý. Lúc đó quản lý dự án chủ yếu áp dụng cho các dự án kỹ thuật phức tạp. Ý nghĩa hiện tại bao gồm không chỉ là giai đoạn lập kế hoạch mà còn
là việc thực hiện các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án.
Cách tiếp cận dự án đã đưa ra một kết nối rõ ràng giữa đầu vào (tài chính, nguồn nhân lực) và đầu ra (kết quả của sự can thiệp). Có một mối
quan hệ trực tiếp giữa lượng tiền được phân bổ trong ngân sách (đầu vào) và kết quả của dự án (kết quả đầu ra). Kết quả có thể đạt được trong
một khoảng thời gian nhất định với một ngân sách nhất định. Do đó, một dự án được định nghĩa là "một chuỗi các hoạt động có mục tiêu rõ
ràng trong một khoảng thời gian nhất định với ngân sách xác định". Mỗi dự án muốn đều muốn tạo ra thay đổi để cải thiện tình hình hiện tại.
Do đó, một cách khác để xác định một dự án là xem nó có là là một sự thay đổi được tạo ra thông qua một loạt các hoạt động can thiệp với một
mục tiêu chung. Cuối cùng, dự án thường được mô tả trong một tài liệu được chuẩn bị trong một cấu trúc và phong cách thống nhất, thứ mô tả
cách đạt được mục tiêu của dự án thông qua các hoạt động cụ thể với khung thời gian và ngân sách xác định.
Bạn sẽ đạt được điều gì khi quản lý dự án?
• đặt những hoạt động của mình trên cơ sở phân tích đúng đắn về vấn đề, nhờ đó mà nhắm tới được những nguyên nhân thực sự của vấn đề
• hiểu rõ hơn nhu cầu của các đối tượng thụ hưởng và thiết kế ra các hoạt động để đáp ứng nhu cầu của họ
• phân bổ hợp lý ngân sách cho các hoạt động để giải quyết vấn đề mà bạn đang muốn giải quyết
• lên kế hoạch cho hành động của bạn với một khung thời gian thực tế
• cải thiện giao tiếp trong đội nhóm để đồng nghiệp và đối tác của bạn hiểu rõ mục tiêu của dự án và cách thức mà các hoạt động của bạn có thể
đạt được những mục tiêu đó
• theo dõi tiến độ của các hoạt động và làm báo cáo cho các nhà tài trợ một cách nhất quán
• chuẩn bị ngân sách một cách thực tế, bao gồm tất cả các chi phí dự kiến
Mỗi dự án cũng cần phải có:
• Các bên liên quan được xác định rõ ràng, bao gồm cả nhóm mục tiêu chính và những người hưởng lợi cuối cùng - phải xác định rõ ràng ai sẽ
được hưởng lợi từ dự án một cách trực tiếp (tham gia vào dự án) và ai là những người hưởng lợi cuối cùng. Một số dự án chỉ có người hưởng lợi
cuối cùng (ví dụ như thanh niên đang tham dự các sự kiện thể thao), trong khi các dự án khác lại có ảnh hưởng qua một nhóm mục tiêu, được
gọi là các bên trung gian. Ví dụ: trong một dự án nhằm cải thiện chất lượng chăm sóc y tế cho người nhiễm HIV, thì các nhóm y tá địa phương- là
nhóm mục tiêu, được tập huấn để nâng cao hiểu biết và chăm sóc tốt hơn cho người nhiễm HIV – là những người hưởng lợi cuối cùng.
• Trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án được xác định rõ ràng và cơ cấu quản lý được thiết lập- trách nhiệm đối với mỗi hoạt động
của dự án cần được giao cho các thành viên cụ thể của nhóm dự án. Không nên có bất kỳ sự mơ hồ về việc ai sẽ làm gì. Cấu trúc và các công cụ
quản lý (báo cáo thường kỳ, các cuộc họp điều phối/giao ban, vv ..) cần được thiết lập và tuân thủ.
• Một hệ thống giám sát và đánh giá (để hỗ trợ quản lý hiệu quả hoạt động) - dự án của bạn cần phải xác định một tập hợp các kết quả (điểm mốc
quan trọng) để giúp theo dõi tiến độ. Điều này không chỉ quan trọng đối với việc báo cáo về tiến độ cho nhà tài trợ mà còn hữu ích cho nhóm dự
án trong việc xem xét dự án có đang đạt được các mục tiêu đề ra hay không. Báo cáo về những kết quả cụ thể này (mốc quan trọng) sẽ giúp bạn
giám sát tiến độ dự án của mình.

4. 4
•Sổ sách tài chính được duy trì ở mức độ thích hợp - các hóa đơn và các chứng từ kế toán khác phải được lưu lại để cho biết ngân quỹ của dự án
đã được sử dụng ra sao.
Tạo ra những thay đổi mang tính hệ thống bằng con đường vận động chính sách:
Một trong nhiều cách tiếp cận để đạt được sự thay đổi là thông qua vận động chính sách, một chiến lược bạn có thể cân nhắc sử dụng như là
một dự án riêng biệt hoặc một phần của nó. Vận động chính sách có thể được hiểu như là "một nỗ lực có tổ chức để thay đổi chính sách, cách
thực hành/nền nếp, và/hoặc thái độ, bằng cách đưa ra các bằng chứng và lập luận về cách thức và lí do cần phải có sự thay đổi”. Vận động chính
sách có thể giúp bạn, ví dụ, gây sức ép lên quốc hội để thay đổi một điều luật vi phạm nhân quyền, hoặc yêu cầu chính phủ thiết lập cơ chế để hỗ
trợ các nạn nhân của bạo lực gia đình. Nó thường được thực hiện bởi các tổ chức xã hội dân sự và các nhóm lợi ích bằng cách tiếp xúc trực tiếp
với người có thẩm quyền ra quyết định hoặc huy động sự tham gia của công chúng để gây ảnh hưởng đến họ. Để phân biệt sự vận động với sự
điều khiển thao túng hoặc cưỡng ép để gây áp lực cho người có thẩm quyền ra quyết định, Tổ chức Minh bạch Quốc tế đề cập đến các tiêu
chuẩn đạo đức về vận động chính sách, bao gồm sự minh bạch về mặt căn cước (để làm rõ xem bạn là ai và bạn đang thay mặt cho (quyền lợi
của) ai để vận động) , tuyên bố rõ ràng về những ý định của bạn, cam kết cung cấp thông tin đáng tin cậy và có thể kiểm chứng và từ chối sử
dụng các hành vi tham nhũng hoặc bạo lực. Trong hoàn cảnh mà xã hội đang bị phân hóa nặng nề về chính trị, những điều trên có thể giúp bạn
có được danh tiếng tốt và sự tin tưởng của người khác, vốn là thứ vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, thành công của việc vận động thì lại phụ thuộc
vào nhiều yếu tố mà bạn không thể tác động (thời gian, các ưu tiên về chính sách, vận may ..).
Quỹ Xã hội Cởi mở (Open Society Foundation) có đưa ra bản "Tài liệu hướng dẫn để đạt thành công trong vận động chính sách", trong đó liệt kê
các loại hoạt động dưới đây như là những ví dụ về công tác vận động chính sách:
1. Vận động hành lang thay đổi chính sách (luật pháp): các hoạt động chính thức nhằm gây ảnh hưởng đến các quan chức nhà nước và đặc biệt
là các thành viên của các cơ quan lập pháp.
2. Tác động lên các thực hành và tập quán xã hội: khi luật pháp và các chính sách đúng đắn không được thực thi, thì các phương pháp sau có
thể hữu ích, vd như: khuyến khích những người thực hành/hành nghề hãy nỗ lực đáp ứng các chuẩn mực được chấp nhận thông qua đào tạo,
thăm viếng để trao đổi kinh nghiệm, hoặc xác định ra những tấm gương tiêu biểu để mọi người noi theo.
3. Hoạt động tố tụng: liên quan đến việc sử dụng hệ thống tòa án để thúc đẩy sự thay đổi bằng cách thách thức lại các đạo luật và định chế. Nó
có thể diễn ra ở cấp quốc gia, khu vực hoặc quốc tế.
4. Làm chiến dịch về một vấn đề cụ thể: huy động sự ủng hộ của công chúng để gây sức ép, buộc các những người có thẩm quyền quyết định
phải thay đổi bằng cách tổ chức các cuộc biểu tình, yêu cầu mọi người viết thư cho các dân biểu/đại biểu quốc hội đại diện cho họ, gửi email các
kiến nghị (online petition) và làm các hoạt động trò chơi thử thách như kiểu Ice Bucket Challenge (cuộc thi dội nước đá lên đầu) để thu hút sự chú
ý của truyền thông.
5. Tiếp cận truyền thông: Truyền thông là một công cụ mạnh để phát triển nhận thức của công chúng ở cấp độ địa phương hoặc quốc tế và có thể
giúp tăng hiệu quả công tác vận động của bạn khi được sử dụng như một phần của một chiến lược truyền thông tổng thể.
6. Xây dựng năng lực: Một số kỹ năng liên quan đến nghiên cứu và truyền thông cần được xây dựng để chuẩn bị cho việc vận động.
Quá trình chuẩn bị cũng tương tự như với các loại dự án khác, tuy nhiên, có thể khó khăn hơn trong việc đặt ra các mục tiêu và khung thời gian
thực tế vì nhiều yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của bạn. Công việc vận động yêu cầu bạn biết càng nhiều càng tốt về người có thẩm quyền ra
quyết định hoặc người đối thoại của bạn: các giá trị, lợi ích của họ và cách tốt nhất để giải quyết nhu cầu của họ là gì. Do đó, điều đặc biệt quan
trọng là phải làm tốt công đoạn phân tích vấn đề, nghiên cứu và phân tích các bên liên quan. Lưu ý rằng các tổ chức phi chính phủ hiếm khi thành
công khi họ thực hiện chiến lược vận động lần đầu. Bên cạnh việc tự đặt câu hỏi xem vận động xã hội/vận động chính sách có phải là một chiến
lược làm việc thích hợp không, thì bạn còn cần phải tự hỏi mình có sẵn sàng để theo đuổi nỗ lực đó một cách lâu dài không.

5. 5
GIAI ĐOẠN 1: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN
Trong giai đoạn đầu, bạn có thể có một số ý tưởng làm thế nào để cải thiện một tình trạng không mong muốn. Bạn có thể kêu gọi các thành viên
trong nhóm và đồng nghiệp từ các tổ chức đối tác cùng thảo luận chi tiết về vấn nạn mà bạn quyết định giải quyết và cùng “động não”
(brainstorming) để tìm ra các giải pháp khả dĩ. Sau đó, bạn có thể viết ra một bản tóm tắt đơn giản trong đó mô tả ý tưởng dự án và các mục tiêu
cần đạt được.
Bản tóm tắt ý tưởng dự án này là một văn bản ngắn, thường từ 1 đến 3 trang mô tả các vấn đề mà dự án của bạn muốn giải quyết. Nó cũng
cần phác thảo ra các hoạt động của dự án và cách thức mà chúng sẽ đem lại những kết quả mong muốn của dự án. Ở giai đoạn này bạn chưa
cần phải đi vào chi tiết về các hoạt động mà bạn đề xuất. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải tỏ ra thực tế về những gì có thể đạt được trong
khoảng thời gian đề xuất với các nguồn lực sẵn có. Bạn cũng có thể đề cập đến thành phần nhóm dự án và mô tả các đối tượng hưởng lợi của
dự án và các bên có liên quan khác của dự án.
Bản tóm tắt ý tưởng dự án là một tài liệu tốt cho các cuộc thảo luận ban đầu với các nhà tài trợ tiềm năng. Bạn có thể gửi ý tưởng dự án tới các
tổ chức tài trợ để xem liệu họ có quan tâm đến việc hỗ trợ dự án của bạn hay không.
Văn bản này cũng có thể giúp giải thích ý tưởng dự án của bạn với đồng nghiệp và đối tác, nhằm thuyết phục họ tham gia và giúp bạn trong giai
đoạn tiếp theo: thẩm định dự án.
Hãy nhớ rằng bản tóm tắt ý tưởng dự án là một tài liệu ban đầu. Trong giai đoạn thẩm định và thiết kế dự án, bạn có thể sẽ nhận thấy rằng một
số ý tưởng ban đầu cần phải được thay đổi. Tuy nhiên, nếu bạn gửi ý tưởng dự án của bạn tới nhà tài trợ, hãy đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào
được đưa ra sau đó trong bản thiết kế dự án thực tế đều phải có lý do thỏa đáng.
Ý tưởng dự án để gửi lần đầu cho các nhà tài trợ nên bao gồm:
• giải thích về vấn đề cần giải quyết bằng dự án đề xuất
• mô tả ngắn gọn về người thụ hưởng (cả nhóm đối tượng mà dự án hướng tới và người thụ hưởng cuối cùng) và số lượng
• các mục tiêu mà dự án muốn đạt được
• phác thảo các hoạt động của dự án
• Thông tin tóm tắt về tổ chức đề xuất ra dự án này, bao gồm kinh nghiệm trước đây với các dự án thuộc loại này
• thông tin liên lạc
• tên và kinh nghiệm chuyên môn của các thành viên chủ chốt của nhóm sẽ thực hiện dự án
• thời lượng của dự án và chi phí ước tính

6. 6
GIAI ĐOẠN 2: THẨM ĐỊNH
Trong giai đoạn thẩm định, bạn cần phân tích chi tiết hơn các vấn đề mà dự án muốn giải quyết, đánh giá nhu cầu và các mối ưu tiên lựa chọn
của những đối tượng hưởng lợi , nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và các tác động bề ngoài mà dự án có thể đem lại.
Sơ đồ dưới đây gợi ý cho bạn các công cụ đánh giá khác nhau theo trình tự logic có thể được sử dụng trong giai đoạn thẩm định. Hãy chọn công
cụ phù hợp với chủ đề dự án / lĩnh vực của bạn và điều chỉnh chúng cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể và bối cảnh của hành động của bạn.
Hình 1 - Chuỗi công cụ đánh giá dự án được khuyến nghị
Nghiên cứu các tài liệu được ấn bản và các quy định
Tác dụng của hoạt động này là gì?
Thông thường các quy định trong lĩnh vực mà bạn muốn làm việc nằm trong các văn bản pháp luật. Nghiên cứu các nguồn này sẽ giúp bạn hiểu
được cơ cấu chính thức của các định chế.
Ngoài ra, trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không phải là người đầu tiên hoặc duy nhất quan tâm đến vấn đề hoặc lĩnh vực này trong nước.
Nghiên cứu các ấn phẩm, báo cáo và bài viết về vấn đề này hoặc toàn bộ lĩnh vực sẽ giúp bạn tránh lặp lại những điều mà người khác đã làm.
Làm thế nào để thực hiện điều này?
Để bắt đầu nghiên cứu, bạn nên đảm bảo rằng đã thu thập đủ thông tin về vấn đề và bối cảnh thể chế của nó từ nhiều nguồn khác nhau. Các
nguồn của bạn thường bao gồm:
• thông tin từ chính quyền địa phương, các bản tin và ấn phẩm của chính phủ
• luật pháp và các quy định liên quan đến lĩnh vực đó
• các nghiên cứu được xuất bản về chủ đề, lĩnh vực đó... của các học giả trong và ngoài nước
• các báo cáo và đánh giá của các nhà tài trợ và các cơ quan phát triển khác
• thông tin từ các bên liên quan khác có một số kinh nghiệm trong vấn đề / lĩnh vực đó
Nghiên
cứu các tài
liệu được
ấn bản và
các quy
đinh
Phương
pháp
phỏng vấn
có cấu
trúc
Phân tích
SWOT
Phân tích
vấn đề
theo hình
cây
Phân tích
về các bên
liên quan
của dự án
Lập bản
đồ xung
đột

7. 7
Xin lưu ý rằng ở hầu hết các nước đang phát triển, những thông tin kể trên thường không đầy đủ và không thể tìm thấy trên Internet như tại các
nước phát triển. Bạn thường có thể thu thập thêm thông tin cập nhật từ người thụ hưởng và các bên liên quan khác hoạt động trong cùng lĩnh
vực.
Cần lưu ý đặc biệt đến việc lập bản đồ các định chế phi chính thức, ví dụ như các thực hành/tập quán ở từng nơi, các nhân tố quyền lực chi phối
ra sao và các mạng lưới không chính thức. Kinh nghiệm cho thấy rằng ngay cả khi có một khoảng trống pháp lý trong việc điều tiết một số công
việc trong một quốc gia, những thực hành/tập quán phi chính thức (bất thành văn) có thể đóng vao trò bổ sung cho luậtpháp. Trong một số
trường hợp, những thực hành phi chính thức thậm chí còn có thể xử lý những việc không chính thức được cho phép. Tình trạng này từng xảy ra
ở Miến Điện, nơi mà các tổ chức phi chính phủ địa phương không được pháp luật cho phép hoạt động, tuy nhiên một số tổ chức ở cấp cơ sở vẫn
có thể hoạt động một cách không chính thức.
Phương pháp phỏng vấn có cấu trúc
Tác dụng của hoạt động này là gì?
Các cuộc phỏng vấn có cấu trúc với các bên liên quan chính sẽ đem lại cho bạn một cái nhìn sâu sắc thực sự về vấn đề đang được mổ xẻ và bối
cảnh của nó. Bạn sẽ có thể chủ động khám phá mọi góc cạnh của tình hình hiện tại và những thiếu sót của nó. Sự hiểu biết này rất quan trọng để
thiết kế chi tiết về cách can thiệp/đóng góp của dự án mình vào bức tranh tổng thể của vấn đề.
Làm thế nào để thực hiện điều này?
1. Chuẩn bị một bộ câu hỏi phù hợp với các nhu cầu đánh giá của bạn.
2. Lập kế hoạch cho các cuộc phỏng vấn của bạn để bạn có thể bao quát tất cả các chủ đề và bao gồm được nhiều đối tượng người trả lời khác
nhau. Đừng quên đưa vào danh sách cần phỏng vấn của bạn những người có "liên hệ sơ sơ" – tức là những cá nhân mà có một mức độ tách
biệt vừa đủ đối với một tổ chức /lĩnh vực và vì thế có thể đưa ra những lời khuyên vô tư, không thiên vị.
3. Kết hợp kết quả từ các cuộc phỏng vấn đã thực hiện vào báo cáo đánh giá.

8. 8
Phân tích SWOT
Tác dụng của hoạt động này?
Phân tích SWOT có nghĩa là phân tích về các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Đây là công cụ để đánh giá về tình hình hiện tại của
một lĩnh vực, cộng đồng, sản phẩm, dịch vụ hoặc một địa điểm cụ thể. Nó là một công cụ tốt để khởi động những cuộc thảo luận về tình hình hiện
tại và bối cảnh tổng thể mà dự án hoạt động. Phân tích SWOT giúp cho cuộc thảo luận trở nên có cấu trúc rõ ràng và có trọng tâm. Chất lượng
thông tin thu được từ SWOT phụ thuộc vào những người có liên quan và cách mà quá trình này được quản lý.
SWOT sẽ cung cấp cho bạn một cơ sở rõ ràng để xây dựng các hành động cần thiết. Trong giai đoạn tiếp theo - chuẩn bị dự án - bạn cần xây
dựng trên những điểm mạnh đã được xác định, khắc phục những điểm yếu, tận dụng các cơ hội và giảm thiểu các mối đe dọa.
Làm thế nào để thực hiện điều này?
4. Triệu tập đội ngũ thực hiện dự án, và nếu có thể, cả những người hưởng lợi của dự án và các bên liên quan khác để cùng thảo luận những
điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến dự án.
5. Tóm tắt và ghi lại phân tích SWOT thành một tài liệu. Đây sẽ là một phần của báo cáo đánh giá và làm cơ sở để phân tích sâu hơn và cuối
cùng là để phục vụ việc thiết kế dự án.
Hình 2: Định dạng bản phân tích SWOT
TÍCH CỰC TIÊU CỰC
BÊN
TRONG
Điểm mạnh
- tất cả các mặt tích cực và hữu
ích hiện nay
Điểm yếu
- tất cả các khía cạnh tiêu cực
và có hại của tình hình hiện
nay
BÊN
NGOÀI
Cơ hội
- các điều kiện bên ngoài có thể
giúp cải thiện tình hình hiện
nay nếu được sử dụng
Mối đe dọa
- các điều kiện bên ngoài có thể
gây hại trong tương lai

9. 9
Thực hiện phân tích vấn đề theo hình cây
Tác dụng của hoạt động này?
Phương pháp phân tích vấn đề theo hình cây giúp xác định nguyên nhân của vấn đề - gốc rễ của chúng. Điều này rất quan trọng bởi vì người ta
thường xác định ra những vấn đề cần giải quyết bởi một dự án, nhưng trên thực tế, những vấn đề này chỉ là hệ quả hoặc các triệu chứng biểu
hiện của các vấn đề ẩn giấu khác. Để đảm bảo rằng các hoạt động của dự án đạt được kết quả bền vững, dự án cần giải quyết được trực tiếp
(nếu có thể) các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Nó sẽ giúp bạn tiếp tục phân tích sâu hơn về một vấn đề đã được xác định bởi một trong các phương pháp trước đây (VD: phân tích SWOT,
phỏng vấn có cấu trúc). Nhận thức được nguyên nhân của vấn đề sẽ rất quan trọng trong việc thiết kế các sáng kiến để giải quyết căn bệnh thực
sự của định chế / tổ chức, chứ không chỉ các triệu chứng bề ngoài.
Mặt khác, việc phát hiện ra những ảnh hưởng của các vấn đề hiện tại, tức là phần ngọn của sơ đồ hình cây, sẽ giúp bạn hiểu được mức độ hệ
quả của vấn đề đang nói tới đối với toàn bộ hệ thống/ lĩnh vực.
Làm thế nào để thực hiện điều này?
Việc phân tích vấn đề theo hình cây sẽ được thực hiện tốt nhất dưới hình thức một buổi workshop. Đó là một hoạt động trí tuệ đòi hỏi những khả
năng phân tích căn bản và kiến thức vững chắc về chủ đề. Nếu có thể, hãy mời đại diện của các bên liên quan, hoặc các nhóm xã hội khác nhau
để có được bức tranh toàn cảnh.
1. Bước đầu tiên, bạn cần phải giải thích được cái logic của sơ đồ phân tích hình cây. Một sai lầm mà những người tham gia thường mắc nhất là
nhầm lẫn giữa hệ quả với nguyên nhân. Vì vậy, trước khi làm phân tích thực tế, hãy trình bày về logic của sơ đồ phân tích hình cây dựa trên mọt
vấn đề đơn giản.
2. Chỉ định vai trò người dẫn dắt và người ghi chép. Người ghi chép nên ghi chép lại sơ đồ phân tích vấn đề theo hình cây để tiện tham khảo về
sau.
3. Khi bước vào phân tích, những người tham gia sẽ viết vấn đề lên giữa một tấm bảng flip-chart và bắt đầu thảo luận và viết ra: đầu tiên là viết
nguyên nhân của nó và sau đó là viết các hệ quả của nó. Hãy đi đến tận cùng của nguyên nhân bằng việc đặt câu hỏi: "Nguyên nhân của nguyên
nhân này là gì?" Cho đến khi bạn đạt tới nguyên nhân gốc rễ. Nguyên nhân gốc rễ cuối cùng có thể ở mức đầu tiên, thứ hai, thứ ba hoặc thậm
chí thấp hơn tùy thuộc vào chuỗi nhân quả.
4. Tiến hành tương tự với các hệ quả của vấn đề, nằm ở phần trên của biểu đồ hình cây, bằng việc đặt câu hỏi: "Hệ quả của vấn đề này là gì?
Hệ quả của tác động này là gì? "Cho đến khi bạn đạt tới hệ quả trực tiếp ở mức cao nhất có thể.
5. Cuối cùng, kiểm tra tính logic của toàn bộ biểu đồ hình cây. Bắt đầu từ dưới cùng của biểu đồ hình cây và đặt câu hỏi cho từng nguyên nhân:
"Có phải nguyên nhân (cấp thấp hơn) này gây ra điều này (nguyên nhân ở cấp cao hơn) hay không?" Nếu không đúng, bạn phải điều chỉnh lại
tính logic của biểu đồ hình cây.
Phân tích chính xác nguyên nhân vấn đề và xác định nguyên nhân gốc rễ là rất quan trọng để xác định các mục tiêu và hoạt động cụ thể của dự
án.

10. 10
Hình 3: Ví dụ về phương pháp phân tích vấn đề dạng hình cây
Hệ quả 1:
Pháp luật không ủng hộ việc giải phóng phụ nữ
và bảo vệ chống lại bạo lực giới
Hệ quả 2:
Lợi ích nhóm trong các quyết định
chính trị
Vấn đề:
Phụ nữ tại thành phố X hiện vẫn chỉ có một
mức độ tham gia thấp vào chính trị
Nguyên nhân 1.b:
Phụ nữ không được tham gia vào các thảo
luận các vấn đề chính trị tại gia đình
Nguyên nhân 1:
Thiếu kiến thức để tham gia
vào các hoạt động chính trị
Nguyên nhân 3:
Xã hội nói chung không coi
chính trị là khu vực dành cho
phụ nữ
Nguyên nhân 2.a:
Cách đưa tin của truyền thông là giới
hạn và bị chính trị hóa (ngay cả các
trang mạng xã hội cũng gặp tình trạng
đó)
Nguyên nhân 2:
Nhận thức tiêu cực về chính
trị:đồng nhất [làm chính trị]
với tham nhũng và bạo lực
Nguyên nhân 1.a:
Giáo dục công dân không được
đưa vào chương trình học

11. 11
Phân tích về các bên liên quan
Tác dụng của hoạt động này là gì?
Phân tích các bên liên quan giúp bạn xác định các tổ chức, nhóm người hoặc cá nhân có thể có một mức độ lợi ích và sự quan tâm đáng kể đến
thành công hay thất bại của dự án.
Một tiền đề cơ bản của công đoạn phân tích các bên liên quan là: các nhóm khác nhau có mối quan tâm, năng lực và lợi ích khác nhau và những
yếu tố đó cần được hiểu và nhìn nhận rõ ràng trong quá trình xác định vấn đề, đặt mục tiêu và lựa chọn chiến lược.
Việc xác định được các bên liên quan sẽ cho phép bạn hiểu được sự phức tạp của hệ thống định chế và áp dụng các chiến lược thích hợp cho
sự can thiệp của bạn.
Làm thế nào để thực hiện việc này?
Bảng dưới đây cung cấp cho bạn cái khung cơ bản cho công cụ này. Hãy điền vào từng hàng: bắt đầu từ bên trái với tên và đặc điểm của mỗi
bên liên quan, mô tả cái được/mất của họ trong hệ thống, đánh giá tác động tiềm tàng của họ đối với dự án; cũng như khả năng và động lực
mang lại thay đổi của họ.
Đừng quên phân tích các tổ chức phi chính phủ khác và các thành viên xã hội dân sự hoạt động trong cùng lĩnh vực / vấn đề đó. Bạn nên cân
nhắc những tác động của họ đến dự án của bạn. Bạn cũng có thể mở ra một kênh giao tiếp để phối hợp trong tương lai.
Cần xem xét liệu bạn có muốn những người hưởng lợi của dự án cùng tham gia vào quá trình phân tích các bên liên quan, hay là chỉ thực hiện
với riêng đội nhóm của bạn. Đối tượng hưởng lợi mà dự án nhắm tới có thể biết được một cách chi tiết rằng có những bên liên quan khác nữa
mà bạn chưa tính đến.
Bạn có thể thêm một cột bổ sung vào bảng dưới đây để xây dựng chiến lược nhằm tạo sự tương tác với các bên liên quan.

12. 12
Hình 4: Phân tích các bên liên quan - Ví dụ
Tên các bên
liên quan
Tác
động
Dự
án
tác
động
đến
họ
ở
mức
độ
nào?
(Thấp
trung
bình
cao)
Ảnh
hưởng
của
họ
đối
với
dự
án
ở
mức
độ
nào?
(Thấp
trung
bình
cao)
Điều gì là quan trọng
đối với bên liên quan
này? Họ được hoặc mất
gì trong dự án này?
Các bên liên quan có
thể đóng góp cho dự án
như thế nào?
Các bên liên quan
có thể ngăn chặn
dự án bằng cách
nào?
Chiến lược để
tương tác với các
bên liên quan
Hội đồng thành
phố X
Trung bình Cao
Danh tiếng tốt, muốn
được nhìn nhận đóng vai
trò tích cực trong cộng
đồng nhưng không muốn
mạo hiểm đánh mất
những mối liên hệ quan
trọng với các tác nhân
bảo thủ hơn
Cung cấp không gian cho
trung tâm phụ nữ và giúp
sắp xếp bảo vệ nạn nhân
của bạo lực giới
Từ chối hợp tác,
hoặc công khai tố
cáo dự án, tổ chức
hoặc một số người
nhất định
Các cuộc họp 2 tuần
1 lần, bao gồm trong
việc lập kế hoạch và
thực hiện dự án
Các nhóm dân
quân hoặc phiến
quân địa phương
Trung bình Cao
Phục vụ lãnh đạo chính trị
của họ, được coi là những
người bảo vệ các giá trị
đạo đức và bản sắc địa
phương
Giữ thái độ trung lập đối
với dự án
Đe dọa các thành
viên của nhóm dự
án, trung tâm phụ nữ
Né tránh các khu
vực kiểm soát hoặc
thương lượng thông
qua các đầu mối liên
lạc tại địa phương
Các nhà báo Thấp Cao
Tăng lượng người đọc,
được sự quan tâm nhiều
hơn từ người đọc ở các
môi trường khác nhau,
nhờ đó có thêm tài chính
từ quảng cáo
Hỗ trợ các chiến dịch
bằng cách nêu lên vấn đề
bạo lực giới, khuyến khích
phụ nữ chia sẻ kinh
nghiệm và tìm kiếm sự
giúp đỡ
Viết bài với nội dung
tiêu cực về dự án
hoặc những người
đại diện của dự án
Cung cấp thông tin,
xây dựng năng lực,
duy trì các mối quan
hệ thường xuyên
(quan hệ không
chính thức)
Nạn nhân nữ
của bạo lực giới
Cao Trung bình ….. …..
Các bên liên
quan khác

13. 13
GIAI ĐOẠN 3: CHUẨN BỊ DỰ ÁN
Một khi hoàn thành giai đoạn thẩm định, chắc hẳn bạn đã hiểu biết khá tốt về vấn đề mình muốn giải quyết, và các nguyên nhân gốc rễ của nó.
Bạn cũng đã tương đối quen thuộc với tình trạng của những người hưởng lợi tiềm năng, đã tìm hiểu môi trường pháp lý và thể chế và học hỏi về
các phương pháp hay nhất từ các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực. Đồng thời, bạn đã có một nhận thức tốt về tất cả các bên liên quan có thể
ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến dự án của bạn.
Kiến thức thu được trong Giai đoạn 2 sẽ giúp bạn chuẩn bị dự án của mình. Trong Giai đoạn Ba, bạn sẽ xây dựng các mục tiêu của dự án, các
kết quả cụ thể và các hoạt động dự án dẫn đến các kết quả này. Bạn sẽ lên lịch cho các hoạt động của bạn và tính các chi phí dự án bằng một
bảng cân đối ngân sách. Bạn cũng sẽ đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến dự án của bạn và sửa đổi chiến lược của bạn để tránh bất kỳ rủi
ro nào cao hơn. Tất cả các bộ phận sẽ được tóm tắt trong tài liệu dự án của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm nguồn tài trợ từ bên ngoài, tài liệu này
cần được trình lên nhà tài trợ.
Hình 5: Trình tự chuẩn bị đề xuất dự án
Phân tích
vấn đề
Các mục
tiêu chung
Các kết
quả cụ thể
Các hoạt
động
Phân tích
rủi ro
Mô tả về
người thụ
hưởng
Mô tả đội
ngũ thực
hiện dự
án
Kế hoạch
về thời
gian
Cân đối
ngân sách

14. 14
BƯỚC 3.1: XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU DỰ ÁN
Mối quan hệ giữa các mục tiêu, kết quả, hoạt động và đầu vào của dự án được gọi là “logic (của sự) can thiệp”.
Bảng 1: Các yếu tố của logic can thiệp của dự án
Các mục tiêu
chung
Đây là kết quả ở thứ tự cao hơn mà sự can thiệp của dự án có ý định đem lại.
Nó được thể hiện như là một tình trạng tốt, đáng mong muốn. Tuy nhiên, nó
nằm ngoài tầm kiểm soát của một tổ chức
Các kết quả cụ thể
của dự án
Các kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính, thể chế, xã hội, môi
trường hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳ vọng sẽ đạt được.
Các hoạt động
Các hoạt động hoặc công việc được thực hiện mà thông qua đó, các đầu vào
như ngân sách, nguồn nhân lực và các loại tài nguyên khác được huy động để
đạt được kết quả của dự án.
Đầu vào
Là tài nguyên vật chất và phi vật chất cần thiết để thực hiện các hoạt động và
quản lý dự án (ví dụ: nhân sự, vật liệu, thiết bị văn phòng, các bí quyết...).

15. 15
Hình 6: Logic can thiệp
Hoạt động 1.1
Hoạt động 1.2
Hoạt động 1.3
Hoạt động 1.4
Hoạt động 1.5
Hoạt động 1.6
Hoạt động 2.1
Hoạt động 2.2
Hoạt động 2.3
Hoạt động 2.4
Hoạt động 2.5
Hoạt động 2.6
Hoạt động 2.7
Hoạt động 3.4
Hoạt động 3.1
Hoạt động 3.2
Hoạt động 3.3
Mục tiêu chung
Kết quả cụ thể 1 Kết quả cụ thể 2 Kết quả cụ thể 3
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào
Đầu
vào

16. 16
Bắt đầu bằng việc xây dựng Mục tiêu chung của dự án, đó là "lợi ích ở tầm cao hơn", là sự thay đổi tích cực mà dự án của bạn muốn đóng góp,
nhưng điều đó không thể đạt được chỉ đơn giản bởi công việc của một tổ chức. Mục tiêu chung là cái giúp cho dự án của bạn có một định hướng
rõ ràng.
Sau đó, hãy xây dựng Kết quả cụ thể, trực tiếp mà dự án của bạn muốn đạt được. Số lượng các kết quả cụ thể phụ thuộc vào phạm vi dự án
của bạn. Tuy nhiên, phải thực tế về số lượng các kết quả cụ thể mà dự án của bạn sẽ đem lại.
Kết quả cụ thể của bạn phải là "S.M.A.R.T", điều này có nghĩa là chúng phải là:
Cụ thể (Specific)- các kết quả / mục tiêu của bạn phải xác định được rõ ràng những thay đổi mà bạn mong muốn mang lại thông qua sự can thiệp
của dự án.
Đo lường được (Measurable) - Các kết quả cụ thể bao gồm các tiêu chí định lượng hoặc định lượng (ví dụ: số vụ bạo lực gia đình ở khu vực XY
sẽ giảm xuống 15% vào cuối năm 2020).
Được đồng thuận (Agreed) - các kết quả và mục tiêu cụ thể cần đạt được sự đồng thuận trong nhóm dự án và (nếu có) của các đối tác của dự án.
Mang tính thực tế (Realistic) - chúng phải có khả năng đạt được trong một khung thời gian nhất định và với các nguồn lực sẵn có. Đặt mục tiêu
của bạn quá cao sẽ gây tâm lý thất vọng trong nhóm thực hiện dự án.
Có thời hạn (Time-bound) - cần phải có một khung thời gian định sẵn, và lên kế hoạch để đạt được các kết quả cụ thể trong khung thời gian đó
(ví dụ: tính đến cuối năm 2019, phải có ít nhất 300 giáo viên địa phương có thể giảng dạy về nhân quyền).
Cuối cùng, hãy suy nghĩ về tất cả các hoạt động mà bạn sẽ cần phải thực hiện để bạn có thể đạt được từng kết quả cụ thể đó. Hãy đảm bảo
rằng bạn không bỏ sót bất kỳ hoạt động chính yếu nào ở giai đoạn này, nếu không sẽ dẫn đến thiếu các nguồn lực tài chính trong khi cân đối
ngân sách hoặc làm phân bổ, dự trù thiếu về mặt thời gian cho giai đoạn thực hiện dự án.
Khi đã hoàn thành việc mô tả logic của sự can thiệp, hãy kiểm tra lại một lần nữa các yếu tố sau:
• Chiến lược của dự án có giải quyết được các vấn đề chính như được xác định trong giai đoạn thẩm định không?
• Tất cả các kết quả cụ thể vừa đưa ra đó đều có thể đạt được hay không?
• Mục tiêu chung đã được xây dựng hợp lý hay chưa?
• Đã liệt kê đủ hết các hoạt động cần thực hiện để đạt được những kết quả cụ thể của dự án hay chưa?
• Các kết quả cụ thể vừa nêu có đáp ứng đủ các tiêu chí S.M.A.R.T (cụ thể, đo lường được, được đồng thuận, thực tế và có thời hạn) hay
không?

17. 17
Hoạt động 1.2 Các hội thảo (workshop) nâng cao nhận thức
về pháp luật với ngành tư pháp và giới chức tôn giáo và các
phương tiện truyền thông địa phương (4x)
Hoạt động 1.3 Xuất bản báo cáo hàng tháng dựa trên việc
giám sát đối với 10 sáng kiến của các tổ chức XHDS tại
Tripoli
Hoạt động 1.4 Tổ chức các chiến dịch công cộng về ít nhất 5
trường hợp vi phạm quyền của phụ nữ
Hoạt động 2.1 Lựa chọn và thuê không gian thích hợp để làm trụ sợ
hoạt động cho Trung tâm Phụ nữ
Hoạt động 2.2 Đưa trung tâm này vào vận hành (thuê nhân viên,
thiết lập các thủ tục hành chính và quản lý)
Hoạt động 2.3 Nâng cao nhận thức trong các phụ nữ trẻ tuổi tại địa
phương về các hoạt động của trung tâm
Mục tiêu chung
Giúp xoá bỏ tình trạng phân biệt đối xử đối với phụ nữ trong
cả cuộc sống riêng tư lẫn công cộng ở Libya
Kết quả cụ thể 1
Tăng ít nhất 5% việc áp dụng các luật liên quan đến
quyền của phụ nữ ở thủ đô Tripoli trong thời gian
một năm
Kết quả cụ thể 2
Vào năm 2020 thì mỗi tháng sẽ có ít nhất 5 phụ nữ được hỗ trợ
thông qua Trung tâm Phụ nữ tại Tripoli bằng cách tư vấn, trợ giúp
pháp lý và hỗ trợ tài chính để đối phó với bạo lực giới
Hình 7: Logic can thiệp
Hoạt động 1.5 Xử lý ít nhất 20 vụ vi phạm quyền của phụ nữ
bằng cách kiện ra các tòa án địa phương hoặc quốc tế
Đầu vào: 45.000 EUR
:ngân sách
cho 6 tháng
2 Chuyên gia pháp lý
hoặc nhà hoạt động có
hiểu biết về luật pháp
2 Nhân viên hỗ
trợ tâm lý, 1
khoảntrợcấp nhỏ
Thiết bị văn phòng (1 máy
tính, 2 bàn, 10 ghế, vv),
văn phòng phẩm
Lương bán thời gian cho 1 dự án,
1 người quản lý trung tâm, 1 nhân
viên hành chính, 1 luật sư

18. 18
BƯỚC 3.2: PHÂN TÍCH RỦI RO
Việc đạt được các mục tiêu của dự án luôn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát trực tiếp của người quản lý dự án. Do
đó, điều quan trọng là phải theo dõi môi trường bên ngoài này để xác định xem những giả định bạn đã đưa ra khi thiết kế dự án của bạn (ví dụ
như các chính khách địa phương sẽ không can thiệp) có còn đúng hay không. Cũng có thể có những rủi ro mới xuất hiện. Phân tích rủi ro sẽ giúp
bạn xác định những rủi ro kịp thời và có hành động để quản lý hoặc giảm thiẻu rủi ro khi có thể.
Mọi dự án đều có một mức độ bất định và rủi ro nào đó. Nếu bạn đang làm việc trong một môi trường có xung đột, những rủi ro này có thể ảnh
hưởng không chỉ đến dự án mà còn cả sự an toàn của nhân viên, đối tác và người thụ hưởng của bạn. Việc đánh giá rủi ro phải là một phần
được tích hợp trong quy trình quản lý dự án của bạn và được cập nhật thường xuyên.
Đoạn dưới đây sẽ trình bày một định dạng của ma trận quản lý rủi ro. Hãy sử dụng nó để ghi lại cách bạn sẽ quản lý các rủi ro đã được xác định.
Ma trận này cần được xem xét và cập nhật thường xuyên, ví dụ như là một phần của quá trình xem xét và lập kế hoạch hàng năm (sáu tháng một
lần).
Phân tích rủi ro có thể được thực hiện theo 5 bước sau:
1. Nhìn vào logic can thiệp của dự án mà bạn đã chuẩn bị trong công đoạn trước đó. Viết ra từng kết quả / mục tiêu của dự án và các hoạt động
liên quan vào cột đầu tiên. Để tiết kiệm không gian, bạn có thể đánh số thứ tự cho các kết quả và hoạt động.
2. Sau đó với mỗi hoạt động hoặc kết quả, hãy tự hỏi mình xem có những nguy cơ tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến thành công của nó. Đặt
tên và mô tả rủi ro đó ở cột thứ hai.
3. Mô tả ảnh hưởng bất lợi của rủi ro này đối với hoạt động / kết quả trong cột thứ ba.
4. Quyết định về mức độ rủi ro – xem sơ đồ minh họa dưới đây để biết phải làm gì đối với từng mức độ rủi ro.
5. Nếu rủi ro nằm ở mức từ trung bình đến thấp, hãy chuẩn bị 1 chiến lược quản lý rủi ro cho hoạt động / kết quả. Nếu mức độ rủi ro cao, hãy
nghĩ đến việc thay đổi cấu trúc dự án để các tránh nguy cơ này.
Trước khi tiến hành bước tiếp theo, hãy kiểm tra lại lần nữa xem:
• Bạn đã tính đến những rủi ro có thể xảy ra đối với tất cả các hoạt động của dự án chưa?
• Bạn đã đánh giá đúng về các mức độ rủi ro tiềm tàng chưa?
• Bạn đã chuẩn bị một chiến lược quản lý phù hợp đối với mỗi loại rủi ro đó hay chưa? Bạn đã thay đổi các hoạt động của mình nếu
như có 1 mức độ rủi ro cao đối với thành công của chúng hay chưa?

19. 19
Bảng 2: Ví dụ về ma trận Quản lý rủi ro
Hoạt động/
Kết quả cụ thể
Rủi ro Tác động bất lợi tiềm ẩn
Cấp độ
rủi ro Chiến lược Quản lý rủi ro
……………
Hoạt động 1.5 Xử lý ít nhất 20
trường hợp vi phạm quyền của phụ
nữ bằng cách kiện ra các tòa án
địa phương
Thiếu sự phản hồi từ các
tòa án
Không tạo ra được tiền lệ
tích cực, xã hội không có
động lực để tuân thủ luật
pháp
Cao Sử dụng các công cụ nhân quyền quốc tế và
tại khu vực; làm cách chiến dịch, vận động
các chức sắc tôn giáo để cùng thảo luận các
vụ việc
Kết quả 2: Mỗi tháng có ít nhất 5
phụ nữ được hỗ trợ thông qua
Trung tâm Phụ nữ tại Tripoli bằng
cách tư vấn, trợ giúp pháp lý và hỗ
trợ tài chính để đối phó với bạo lực
giới
Các nhóm dân quân Hồi
Giáo cực đoan đe dọa
nhân viên trung tâm và
khách đến xin hõ trợ
An toàn của nhân viên và
các phụ nữ ở hoàn cảnh khó
khăn đang bị đe dọa
Trung
Bình
Giữ mối quan hệ tốt với hội đồng hành chính
địa phương, giữ cho trung tâm không quá
“nổi”, thiết lập đường dây trợ giúp như là
điểm giao tiếp đầu tiên cho các phụ nữ
Phụ nữ không sử dụng
các trung tâm mặc dù có
chiến dịch nâng cao nhận
thức
Phụ nữ không nhận được hỗ
trợ, các vụ bạo hành không
được báo cáo, trung tâm phải
đóng cửa
Trung
Bình
Tạo ra các cơ chế để cung cấp hỗ trợ ngay
cả ở bên ngoài trung tâm, tại một nơi nào đó
được chủ động lựa chọn bởi những người
phụ nữ cần trợ giúp
Hoạt động này có thể cần được
thay đổi vì rủi ro quá cao

20. 20
Hình 8: Điều chỉnh thiết kế của dự án tùy theo mức độ rủi ro
Khả năng những rủi ro này thực sự xảy
ra có cao không?
Thấp
Trung bình
Cao
Có thể thiết kế lại dự án để tránh rủi ro
đó hay không?
Dự án này có thể là không
khả thi.
Thiết kế lại dự án bằng
cách thay đổi hoạt động
hoặc kết quả cụ thể.
Chuẩn bị chiến lược quản lý rủi ro - rà
soát lại thường xuyên về rủi ro
Chuẩn bị 1 chiến lược quản lý rủi ro - rà
soát lại khả năng rủi ro biến thành hiện
thực một cách liên tục
CÓ
KHÔNG
Khi suy nghĩ về việc thiết kế lại dự án do nguy cơ gặp phải phản ứng bạo lực từ các thế lực chống lại dự án là quá cao, hãy cân nhắc
các lựa chọn sau:
• Đặt vấn đề tranh đấu của bạn theo một các cách thức ít mang tính đối đầu hơn (trường hợp bạn đang vận động cho 1 vấn đề nhạy
cảm).
• Tìm kiếm các đồng minh, vì càng đông người tham gia thì càng an toàn . Việc tạo ra mạng lưới vận động và các liên minh xã hội dân
sự có thể mang lại nhiều cơ hội hơn để tác động đến quyền lực và làm giảm nguy cơ bị trả thù cá nhân. Bạn có thể chọn cách làm việc
chặt chẽ hơn với cộng đồng của mình và tìm kiếm sự quan tâm và hỗ trợ của họ.
• Xây dựng các chiến lược bảo vệ thích hợp cho bạn, nhân viên và người hưởng lợi của bạn để giữ an toàn. Đừng do dự trong việc đưa
chúng vào dự án của bạn. Việc này có thể liên quan đến an toàn thân thể,an toàn thông tin liên lạc, sơ tán trong tình huống khẩn cấp
(để biết thêm thông tin về cách thực hiện việc này, hãy xem ví dụ tại: https://securityinabox.org/vi/)

21. 21
BƯỚC 3.3: XÁC ĐỊNH CÁC ĐỐI TƯỢNG THỤ HƯỞNG CỦA DỰ ÁN
Mô tả của người thụ hưởng là phần bắt buộc tiếp theo của tài liệu dự án (đề xuất dự án). Bảng 3 giải thích sự khác biệt giữa nhóm mục tiêu và
người thụ hưởng cuối cùng.
Các thông tin mô tả đối tượng thụ hưởng (nhóm mục tiêu / người hưởng lợi cuối cùng) bao gồm:
• họ là ai - đặc điểm, nhu cầu và những vấn đề mà họ đang phải đối mặt
• họ sẽ tham gia vào dự án như thế nào
• họ sẽ hưởng lợi như thế nào từ kết quả của dự án
• Có bao nhiêu người hưởng lợi trong cả hai nhóm (nhóm mục tiêu / người hưởng lợi cuối cùng) sẽ được hưởng lợi từ dự án?
Bảng 3: Đối tượng thụ hưởng, Nhóm mục tiêu và Người hưởng lợi cuối cùng
Đối tượng thụ hưởng
Là những người hưởng lợi bằng bất cứ cách thức nào từ việc thực hiện dự án.
Trong một số dự án, họ có thể được chia thành Nhóm Mục tiêu và Người
hưởng lợi cuối cùng
Nhóm mục tiêu
Nhóm / thực thể sẽ trực tiếp nhận được ảnh hưởng tích cực ở mức các kết
quả cụ thể của dự án (ví dụ: các giáo viên được tập huấn).
Người thụ hưởng cuối cùng
Những người được hưởng lợi từ dự án về lâu dài ở cấp độ xã hội hoặc lĩnh
vực tổng thể (ví dụ: những sinh viên được giảng dạy bởi các giáo viên đã
được dự án đào tạo).
Ghi chú:
1) Không phải tất cả các dự án đều có một nhóm mục tiêu và những người hưởng lợi cuối cùng, ví dụ: Các dự án nhân đạo có thể chỉ xác định ra
những người thụ hưởng cuối cùng mà không có bất kỳ đối tượng trung gian nào.
2) Nếu các kết quả khác nhau của dự án là nhắm tới những đối tượng hưởng lợi khác nhau, thì các phạm trù phân loại người thụ hưởng có thể
được mô tả riêng rẽ cho từng kết quả.
Trước khi tiến hành bước tiếp theo, hãy kiểm tra lại:
Bạn đã miêu tả ai sẽ là đối tượng hưởng lợi của dự án chưa? Họ có bao nhiêu người?
Bạn đã phân biệt giữa nhóm mục tiêu và người hưởng lợi cuối cùng hay chưa, nếu sự phân biệt này có thể áp dụng cho dự án của bạn?
Bạn đã miêu tả về cách mà họ sẽ được hưởng lợi từ dự án hay chưa?

22. 22
BƯỚC 3.4: MÔ TẢ ĐỘI NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN CỦA BẠN
Nhóm dự án là nguồn lực chính cần thiết cho việc thực hiện dự án của bạn. Hãy xem lại các hoạt động dự án của bạn và liệt kê tất cả nguồn
nhân lực cần thiết để thực hiện chúng. Ngoài nhóm dự án chính của bạn, bạn có thể kêu gọi sự tham gia của các tổ chức đối tác hoặc nhà cung
ứng bên ngoài.
Trong phần này của bản đề xuất dự án, hãy mô tả:
• các thành viên của nhóm dự án
- các vị trí sẽ có trong nhóm của bạn (ví dụ: cán bộ đi thực địa, người tổ chức cho thanh thiếu niên)
- bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc tại mỗi vị trí
- trách nhiệm của mỗi vị trí là gì?
• giải thích kinh nghiệm của các nhân viên chủ chốt -> nếu bạn đang đệ trình bản đề xuất dự án cho một nhà tài trợ bên ngoài, bạn có thể mô tả
kinh nghiệm của những người chủ chốt sẽ tham gia vào nhóm dự án của bạn để chứng minh cho khả năng đáp ứng yêu cầu về năng lực để thực
hiện thành công dự án.
Trước khi chuyển sang bước tiếp theo, hãy tự hỏi:
• Bạn đã liệt kê tất cả các thành viên của nhóm dự án, các vị trí của họ hay chưa?
• Bạn đã mô tả những trách nhiệm và kinh nghiệm có liên quan của các thành viên nhóm dự án của bạn hay chưa?

23. 23
BƯỚC 3.5: CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH THỜI GIAN
Trước khi chuẩn bị ngân sách, bạn cần lập kế hoạch thời gian một cách thực tế cho dự án của mình. Thực hiện theo các bước sau:
1. Liệt kê các hoạt động chính của dự án và nếu cần thiết, hãy chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Các hoạt động chính
được xác định trong “logic can thiệp” là một bản tóm tắt những việc mà dự án phải làm để đạt được các kết quả đã đặt ra. Do đó, chúng có thể
được sử dụng làm cơ sở để chuẩn bị về lịch trình thực hiện dự án. Nếu thấy cần phải sắp xếp theo trình tự hoặc lập kế hoạch chính xác về thời
gian, bạn có thể chia nhỏ các hoạt động này thành các hoạt động con hoặc các tác vụ cụ thể.
2. Làm rõ trình tự và tính chất phụ thuộc của các hoạt động. Liên hệ các hoạt động này với nhau để xác định:
Trình tự của chúng - nghĩa là: các hoạt động của dự án cần được thực hiện theo thứ tự nào
Tính chất phụ thuộc của chúng – nghĩa là: hoạt động nào phụ thuộc vào việc phải hoàn thành hoặc bắt đầu một hoạt động khác
Trong các dự án phức tạp, bạn có thể viết các hoạt động của mình trên thẻ flash và di chuyển chúng lên xuống cho đến khi sắp xếp được chúng
vào 1 trình tự thích hợp và phản ánh tính phụ thuộc lẫn nhau của chúng.
3. Ước tính thời điểm bắt đầu, thời gian kéo dài và thời điểm kết thúc các hoạt động. Để xác định được cụ thể thời gian của mỗi hoạt động, cần
phải ước tính một cách thực tế về thời gian kéo dài của mỗi nhiệm vụ. Sau đó kết hợp các tham số đó lại để hình thành các hoạt động. Bằng
cách này chúng ta xác định được ngày khởi đầu và ngày hoàn tất (có khả năng) cho mỗi hoạt động.
Lưu ý: đôi khi rất khó để xác định được một cách thực tế thời gian kéo dài của một nhiệm vụ. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy tham khảo
những người có kinh nghiệm.
4. Xác định các cột mốc và tóm lược về lịch trình. Các cột mốc là các sự kiện hoặc thành tựu chính yếu mà từ đó mang lại một thước đo cho tiến
độ của dự án và giúp cung cấp một mục tiêu để nhóm dự án cùng nhắm tới. Ví dụ: xuất bản một công trình nghiên cứu, quyết toán thiết kế xây
dựng, hoàn thành việc thi công, tiến hành đào tạo hoặc thậm chí chỉ là một cuộc họp mang tính trọng điểm vv
Những sai lầm phổ biến trong việc chuẩn bị kế hoạch dự án bao gồm:
• mong muốn tạo ấn tượng mạnh bằng việc hứa hẹn sẽ thu được kết quả nhanh chóng
• bỏ sót các hoạt động / nhiệm vụ thiết yếu khi lập kế hoạch thời gian
• bỏ qua yếu tố phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động của dự án
• Không tính đến khả năng cạnh tranh các nguồn lực (cùng những con người / máy móc đó phải làm việc trên nhiều nhiệm vụ hơn trong cùng 1
thời điểm).

24. 24
Hình 1: Ví dụ về bảng kế hoạch thời gian
THÁNG 1 THÁNG 2 THÁNG 3 PHỤ TRÁCH
HOẠT ĐỘNG/ CỘT MỐC Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4
1.2.2…. X
1.3.1 Thiết lập cơ chế
giám sát
X X
Quản lý dự án
Các tổ chức đối tác
1.3.2. Thu thập và phân
tích dữ liệu
X X X X
Đội nhóm giám sát,
các tổ chức đối tác
1.3.3. Xuất bản báo cáo X
Người quản lý dự
án
1.3.1 Họp chuẩn bị cho
chiến dịch
X X
1.4.1 …….. X X
Trước khi chuyển sang bước tiếp theo, hãy tự hỏi:
• Khoảng thời gian cho mỗi hoạt động đã thực tế hay chưa ?
• Trình tự hoạt động / nhiệm vụ có chính xác không?
• Đã tính đến yếu tố phục thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động chưa?
• Đã tính đế yếu tố cạnh tranh về các nguồn lực chưa?
• Các cột mốc đã được bao gồm trong bảng kế hoạch thời gian chưa?

25. 25
BƯỚC 3.6: DỰ THẢO NGÂN SÁCH
Một dự toán ngân sách tốt cũng quan trọng như một thiết kế dự án tốt. Suy cho cùng, chính các chi phí của dự án và khả năng đảm bảo các kinh
phí cần thiết sẽ quyết định liệu dự án có được thực hiện hay không.
Trong khi chuẩn bị ngân sách dự án, bạn phải thiết lập đúng chi tiết tính toán. Bạn không nên dành quá nhiều thời gian và tài nguyên để tính toán,
nhưng đồng thời bạn phải đảm bảo rằng các con số của bạn là đáng tin cậy và thực tế.
Việc lên dự thảo ngân sách nên được thực hiện trong một nhóm bao gồm các chuyên gia trong lĩnh vực đang hoạt động và các kế toán viên hoặc
những người khác có hiểu biết về tài chính.
Để chuẩn bị ngân sách, bạn nên sử dụng mẫu dự thảo ngân sách của nhà tài trợ tiềm năng của hoặc sử dụng cấu trúc được cung cấp trong ví
dụ dưới đây.
Việc chuẩn bị ngân sách có thể được tóm tắt trong các bước sau:
1. Liệt kê tất cả các hoạt động, hoạt động chi tiết và các chi phí cố định. Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các hoạt động và chia nhỏ chúng thành
các đầu vào riêng lẻ (nguyên vật liệu, nguồn nhân lực ...). Liệt kê tất cả các chi phí cố định như phí thuê văn phòng và chi phí vận hành, viễn
thông và chi phí đi lại. Cuối cùng, liệt kê tất cả nguồn nhân lực (ví dụ như người quản lý dự án, nhân viên tài chính, nhân viên thực địa).
2. Quyết định về đơn vị tính được áp dụng cho từng dòng ngân sách. Các đơn vị phổ biến nhất bao gồm:
• Tiền lương / tháng - để tính chi phí nhân sự (có thể bao gồm không chỉ tiền lương mà tất cả các chi phí nhân sự khác như thuế và các khoản
khấu trừ cho người sử dụng lao động, bảo hiểm ...)
• Chiếc – dùng cho trang thiết bị, vật liệu
• Số tiền trọn gói – tổng số tiền chi cho một công việc được khoán cho nhà thầu phụ (ví dụ thiết kế đồ hoạ, thiết kế xây dựng)
3. Ước tính số lượng yêu cầu cho mỗi hạng mục. Liệt kê tất cả các hoạt động và các đầu vào cụ thể của chúng để xác định về số lượng
4. Tìm ra các chi phí đơn vị cho mỗi dòng ngân sách. Sử dụng kinh nghiệm của bạn hoặc yêu cầu sự hỗ trợ từ các chuyên gia khác trong lĩnh vực
này. Nếu phải sau một thời gian nhất định nữa dự án của bạn mới bắt đầu, thì bạn có thể tăng chi phí đơn vị hiện tại theo tỷ lệ lạm phát dự kiến.
Nếu bạn đã chuẩn bị ước tính chi phí trong bảng tính, thì bây giờ máy tính của bạn đã phải ra tính tổng hoạt động / tổng đầu vào và tổng số tiền
cho dự án. Nên chuẩn bị ngân sách của bạn bằng bảng Excel hoặc các ứng dụng bảng tính tương tự để loại bỏ các lỗi tiềm ẩn.
5. Chỉ định nguồn quỹ tài trợ. Nếu bạn cần phải tìm kiếm nguồn tài trợ bên ngoài, hãy quyết định những dòng ngân sách nào sẽ cần phải được
bao trả từ các nguồn bên ngoài ("khác") và những dòng ngân sách nào thì có thể được bao trả trong ngân sách hàng năm của bạn.
Bạn có thể chia tổng dự toán dự toán thành số tiền mà bạn sẽ trang trải từ quỹ của chính bạn và số tiền mà bạn cần phải tìm tài trợ từ bên ngoài.

26. 26
Để kiểm tra xem bạn có 1 bản dự thảo ngân sách đầy đủ và chính xác, hãy tự hỏi mình:
• bạn đã liệt kê tất cả chi phí vận hành của dự án chưa?
• Đã sử dụng các đơn vị tính phù hợp cho từng dòng ngân sách chưa?
• Các mức giá mà bạn dự trù là có thực tế hay chưa? Bạn đã tính đến yếu tố lạm phát chưa?
• Các số lượng được dự trù có thực tế chưa?
• Các nguồn tiền đã được phân bổ như thế nào (của chính bạn hoặc phải tìm hỗ trợ bên ngoài)?
• Các phép tính toán đã chính xác chưa (các phép cộng, phép nhân)?
Hình số 10: Ví dụ về ngân sách
Điền vào đây nếu bạn có một nhà đồng tài trợ
CÁC LOẠI CHI PHÍ
ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ
(Tiền tệ)
TỔNG TIỀN
(Tiền tệ)
NHÀ TÀI TRỢ SỐ 1
(Tiền tệ)
NHÀ TÀI TRỢ SỐ 2 / NGUỒN LỰC TỰ CÓ
(Tiền tệ)
1. Lương (Nhân viên dự án)
1.1 Quản lý Tháng 6 800 4800 4800 0
1.2 Nhân viên điều hành Tháng 6 200 1200 1200 0
Tổng 6000
2. Chi phí di chuyển (cho nhân viên dự án)
2.1 Di chuyển quốc tế
2.1.1 Vé máy bay Argentina – Brazil Chuyến bay 2 690 1380 1380 0
2.1.2 Chỗ ở Mỗi ngày 20 25 500 500
2.1.2 Di chuyển trong địa phương Mỗi tháng 6 100 600 600 0
Tổng 2480
3. Vật tư, thiết bị (sử dụng văn phòng)
3.1 Thuê văn phòng Tháng 6 790 4740 4740 0
3.2Máy tính cho văn phòng Chiếc 2 500 1000 1000 0
3.3 Bàn cho trung tâm Chiếc 4 230 920 920 0
Tổng 6660
4. Chi phí cho các hoạt động khác
4.1 Các khóa huấn luyện
4.1.1 Chi phí cho người đào tạo Mỗi khóa 4 800 3200 0 3200
4.1.2 Giải khát Mỗi người/ngày 92 10 920 0 920
4.1.3 Chi phí thuê địa điểm Mỗi workshop 4 300 1200 0 1200
4.2 Bài báo trên website Mỗi bài 36 30 1080 0 1080
4.3 Nhà tâm lý / chuyên gia Mỗi tháng 6 1200 7200 0 7200
4.4 Dịch vụ tài chính Một lần 1 400 400 0 400
Tổng 12920
TỔNG CHI PHÍ 29140 15140 14000

27. 27
PHỤ LỤC 1: CƠ CẤU DỰ ÁN CỦA BẠN TRONG ĐỀ XUẤT
Mỗi nhà tài trợ có mẫu đề xuất dự án cụ thể. Cấu trúc bên dưới bao gồm các loại thường được yêu cầu bởi tất cả các nhà tài trợ.
1. THIẾT KẾ DỰ ÁN
 Dự án sẽ giải quyết những vấn đề gì?
 Ai sẽ là người hưởng lợi? Nhu cầu của họ là gì?
 Dự án khác với các dự án khác làm việc trong cùng một khu vực
hoặc trên cùng một vấn đề như thế nào?
 Bạn có kinh nghiệm gì với các dự án thuộc loại này?
TẠI SAO bạn làm dự án này?
2. ĐỐI TÁC CỦA DỰ ÁN
 Giới thiệu các đối tác dự án của bạn (nếu có)
 Cung cấp chi tiết liên lạc, thông tin đăng ký chính thức
 Mô tả vai trò và mối quan hệ của họ trong dự án
AI sẽ thực hiện dự án và AI sẽ được
hưởng lợi?
3. NHÓM MỤC TIÊU
 Ai là nhóm mục tiêu theo mục đích của bạn?
 Vai trò của họ trong dự án của bạn là gì?
 Quan điểm của họ đối với dự án là gì? Họ có tham gia vào quá
trình chuẩn bị dự án không?
4. NHÓM HƯỞNG LỢI
 Ai là nhóm hưởng lợi cuối cùng của dự án? Có bao nhiêu người?
 Làm thế nào để họ hưởng lợi từ dự án?
 Quan điểm của họ đối với dự án là gì? Họ có tham gia vào quá
trình chuẩn bị dự án không?
5. ĐỊA ĐIỂM
 Địa điểm của dự án (đất nước, khu vực, thành phố) NƠI bạn sẽ thực hiện dự án?
6. THỜI GIAN DỰ ÁN
 Thời gian của dự án - bắt đầu và kết thúc
 Mốc quan trọng của dự án?
NƠI bạn sẽ bắt đầu và hoàn thành
dự án?

28. 28
7. MỤC TIÊU TỔNG THỂ  Mục tiêu chúng mà dự án của bạn muốn đóng góp là gì?
NHỮNG GÌ bạn đang cố gắng làm và
đạt được trong dự án?
8. CÁC KẾT QUẢ CỤ THỂ
 Kết quả cụ thể mà dự bán của bạn muốn đạt được (đó là đầu ra
của các hoạt động trong dự án)?
 Sử dụng nguyên tắc SMART để xây dựng các kết quả
9. CÁC HOẠT ĐỘNG
 Làm thế nào để thực thi dự án?
 Cung cấp chi tiết của từng hoạt động
10. PHƯƠNG PHÁP
 Bạn sẽ sử dụng những phương pháp làm việc nào trong dự án
của bạn? Ví dụ: xây dựng năng lực, làm chiến dịch truyền thông,
cung cấp các tài trợ nhỏ, đối thoại chính sách ...
 Giải thích tại sao bạn lựa chọn các phương pháp đó. Làm thế
nào các phương pháp đó có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu
cụ thể đó?
LÀM THẾ NÀO để lên kế hoạch đạt
được mục tiêu và hoàn thành các
hoạt động?
11. GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
 Khuôn khổ giám sát mà dự án cung cấp để kiểm soát chất lượng
và kiểm tra tiến độ thực hiện các hoạt động trong dự án là gì?
 Theo bạn, các hoạt động của dự án có đem lại hiệu quả mong
muốn và bạn có đang đạt được những mục tiêu đề ra không?
12. TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN
 Tổng chi phí cho dự án là bao nhiêu?
 Nguồn lực sẵn có của bạn là bao nhiêu và bạn cần bao nhiêu tiền
từ các nhà tài trợ khác?
 Đính kèm ngân sách đầy đủ theo định dạng tiêu chuẩn
SỐ TIỀN mà dự án cần đến?