1. IMPLEMENTASI MEKANISME PENGELOLAAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
KEARSIPAN DI KEMENTRIAN PENDIDIKAN ,
KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI
BERBASIS WEB
Nama Kelompok :
Risya Sihombing (4122211002)
Yosiana Mawarni (4122211004)
Silcillia Ivana (4122211016)
Christin Limbong (4122211025)
Riyeni Sitompul (4122211026)
PROGRAM ADMINSTRASI BISNIS TERAPAN
JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK BATAM
TAHUN 2023
2. 01
BAB I :
PENDAHULUAN
02
BAB II :
PEMBAHASAN
03
BAB III :
PENUTUP
PROGRAM ADMINSTRASI BISNIS TERAPAN
JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK BATAM
TAHUN 2023
3. BAB I : PENDAHULUAN
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan disimpan oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi sosial, dan perseorangan karena kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi.
SOP adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan
fungsi dan alat penilaian kinerja organisasi pemerintah berdasarkan indikator teknis,
administrasi, dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
unit kerja yang bersangkutan. Tujuan prosedur operasi standar (SOP) adalah untuk
menciptakan komitmen terhadap apa yang dilakukan oleh satuan unit kerja instansi
pemerintah untuk mewujudkan governance yang baik.
Standar Operasional Prosedur pemerintah membuat proses pelayanan lebih jelas dan
mencegah korupsi. Ini membuat persyaratan administrasi, waktu penyelesaian, biaya,
dan prosedur pelayanan lebih transparan. dan sebagai pedoman untuk tugas dan
wewenang yang akan diberikan kepada petugas tertentu yang bertanggung jawab atas
proses pelayanan khusus. Dengan kata lain, setiap petugas yang berpartisipasi dalam
proses pelayanan memiliki daftar tugas dan tanggung jawab.
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbud Ristek)
adalah kementerian di pemerintahan Indonesia yang bertanggung jawab atas hal-hal
yang berkaitan dengan pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan
menengah, pendidikan kejuruan, pendidikan tinggi, kebudayaan, penelitian, dan
teknologi. Kementerian ini berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden
Indonesia dan dipimpin oleh Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
(Mendikbud Ristek) Beberapa tugas Kemendikbud Ristek antara lain merumuskan dan
menetapkan kebijakan di bidang pendidikan dan tenaga kependidikan, pendidikan anak
usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pendidikan vokasi, pendidikan tinggi,
kebudayaan, ilmu pengetahuan, dan teknologi.
PROGRAM ADMINSTRASI BISNIS TERAPAN
JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK BATAM
TAHUN 2023
4. SOP (Standar Operasional Prosedur) kearsipan merujuk pada serangkaian
aturan atau petunjuk yang ditetapkan untuk mengelola dan mengatur dokumen
atau arsip dalam suatu organisasi atau institusi.
Mendeskripsikan SOP kearsipan secara lengkap
BAB II : PEMBAHASAN
PROGRAM ADMINSTRASI BISNIS TERAPAN
JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK BATAM
TAHUN 2023
Berikut adalah beberapa elemen umum yang termasuk dalam SOP kearsipan:
o Pembuatan dan Pengelompokan Dokumen
o Penyimpanan
o Pemeliharaan dan Pemeliharaan Keamanan
o Pengelolaan Rentang Waktu Penyimpanan
o Prosedur Peminjaman dan Pengembalian
o Penghapusan dan Pemusnahan
5. Fungsi dari SOP
BAB II : PEMBAHASAN
PROGRAM ADMINSTRASI BISNIS TERAPAN
JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK BATAM
TAHUN 2023
Ketertiban
dan Disiplin
Menetapkan
Prosedur Kerja
Jaminan
Kualitas
Kepatuhan terhadap
Peraturan
Peningkatan efisiensi
dan produktivitas
Manajemen
Risiko
Peningkatan
Transparansi
FUNGSI
SOP
6. Alur SOP oleh Kementrian Pendidikan,
Kebudayaan, Riset dan Teknologi
BAB II : PEMBAHASAN PROGRAM ADMINSTRASI BISNIS TERAPAN
JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK BATAM
TAHUN 2023
Prosedur Layanan
Arsip
• Permintaan baik melalui lisan
maupun tulisan
• Pencarian arsip dilokasi simpan;
• Penggunaan tanda keluar (out
indicator);
• Pencatatan arsip pada formulir
peminjaman;
• Pengambilan atau pengiriman;
• Pengendalian;
• Pengembalian, dan;
• Penyimpanan kembali
Proses Pemberkasan
Arsip
• Pemeriksaan
• Kelengkapan
• Penyortiran
• Penentuan indeks
• Penentuan kode
• Pembuatan label
• Pembuatan tunjuk silang
• Penempatan arsip
2
1
3
Prosedur
Pemindahan Arsip
• Memeriksa daftar arsip secara
periodik
• Mendaftar arsip yang sudah
dinyatakan inaktif
• Menata dengan
mempertahankan tata aturan
asli (original order)
• Membuat berita acara dan daftar
arsip
7. PENUTUP
Sistem kearsipan Kemendikbud sudah
menggunakan aplikasi berbasis web bernama
Arsip dan Sistem Pengelolaan Dokumentasi
(SPAD) yang mengelola arsip aktif dalam
format elektronik. Sistem ini bertujuan untuk
memberikan pendidikan inklusif kepada anak-
anak dengan berbagai jenis disabilitas. SPAD
berfokus pada konsep pendidikan inklusif, yang
berarti menciptakan lingkungan pendidikan
yang mendukung keberagaman dan
menyertakan semua siswa, termasuk mereka
yang memiliki disabilitas. Sistem kearsipan
sendiri dikelola oleh Kementerian Pendidikan,
Kebudayaan, Olahraga, Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi. Sebagai implementasi kegiatan
pengelolaan perkantoran, sistem pengelolaan
arsip dan dokumen (SPAD) sangatlah penting
Pengembangan SPAD dimaksudkan dalam
rangka untuk mencapai tujuan tersebut,
jadipengembangnnya tidak dimaksudkan untuk
menggantikan sistem kearsipan konvensional
yang saat ini berjalan, akan tetapi difungsikan
sebagai layanan tambahan dan pelengkap yang
bertujuanmeningkatkan layanan dalam hal
pengelolaan kearsipan dan informasi kearsipan
dengan memanfaatkan keunggulan teknologi
informasi dan komunikasi. SPAD akan
digunakan untu kmelakukan pengelolaan Arsip
Audiovisual atau arsip pandang dengar secara
terpadu. Dimana pengelolaan Arsip Audiovisual
meliputi serangkaian kegiatan penciptaan,
penataan dan pengolahan,penggunaan,
penyimpanan dan pemeliharaan serta
penyusutan.
