3. Adakah pengalaman ini?
Datang kerja terlambat karena kondisi lalu
lintas/perjalanan yang tidak terduga?
Mencari jalan alternatif yang ternyata….
Strategi tanpa analisis risiko
(kegagalan)
3
4. Adakah pengalaman ini?
Pembelian alat canggih (mahal) dengan utilitas
rendah?
Pengembangan layanan dengan metode
canggih tidak terlaksana
Strategi tanpa analisis risiko
(kegagalan)
4
5. Adakah pengalaman ini?
Pemanfaatan IT untuk menggantikan sistem
manual/konvensional?
Kembali ke sistem manual/konvensional
Strategi tanpa analisis risiko
(kegagalan)
5
6. Apa itu FMEA?
6
• Teknik yang berbasis tim,
sistematis dan proaktif yang
digunakan untuk mencegah
permasalahan dari proses atau
produk sebelum pemasalahan
tersebut muncul/terjadi
• Memberikan gambaran mengenai
tingkat keparahan dari akibat
yang ditimbulkan
7. H ealthcare FMEA
7
• Teknik yang digunakan untuk
mengidentifikasi potensi
kegagalan dan penyebabnya
sebelum layanan diberikan
• Memberikan peluang untuk
meningkatkan layanan
• Tujuan akhir: keselamatan pasien
12. 12
Perbedaan
• Proaktif vs. Reaktif
• Proses analisis vs. kronologi
kejadian
• Memilih topik vs. Sudah
ada kasusnya
• Berpikir “bagaimana jika”
vs. “apa yang sudah
terjadi”
Persamaan
• Aktivitas kelompok/ tim
• Fokus pada sistem
• Menitikberatkan pada
tindak lanjut dan hasil
• Menggunakan tools yang
sama untuk menganalisa
penyebabnya
• Memiliki prioritas
Perbandingan FMEA dan RCA
18. Sumber ide FMEA
18
Capaian
indikator
Peta risiko
mitigasi
Data
insiden
Proses
tambahan
meningkatkan
kualitas
Telusur/
audit/self
assessment
Produk,
sistem, dan
proses baru
Layanan
baru
21. 21
Risiko 1: penumpukan pasien di
poli yang menunggu
pemeriksaan
Penambahan poli dan SDM yang melakukan
pemeriksaan
Mengembangkan sistem
pembagian layanan menjadi 3 shift
secara online
22. 22
Risiko 2: kurangnya pasokan
darah di rumah sakit
Mengembangkan MoU dengan Bank Darah di
seluruh wilayah Jakarta
Mengembangkan UTD di RS
23. 23
Risiko 3: sulitnya mencari parkir
di RS
Memperluas lahan parkir
Menggunakan pihak ke tiga untuk
pengelolaan parkir
25. FMEA/Failure Mode & Effect Analysis
Mengecek tiap butir dalam alur proses
Memertimbangkan potensi kegagalan pada tiap butir
dalam sistem “Failure Mode”
Menetapkan bagaimana dampak kegagalan tersebut
akan memengaruhi sistem “Effect”
Menetapkan prioritas potensi kegagalan yang harus
diatasi
25
26. Langkah-langkah Pembuatan FMEA
1. Pilih sebuah proses berisiko tinggi
2. Pembentukan tim
3. Penyusunan alur
4. FMEA Brainstorming (modus kegagalan dan dampak)
5. Perhitungan Tingkat Risiko dan Keberhasilan Mitigasi
6. Redesain proses/ desain kontrol
7. Analisis dan uji proses baru tersebut - FMEA 2
8. Implementasikan & monitor proses redesain
27. Langkah 1: Pilih sebuah proses Berisiko Tinggi
27
Karakteristik Contoh
Variabel input - Penempatan tenaga perawat yang belum efektif
Kompleksitas - Sistem pendaftaran rawat jalan pendaftaran online
- Waktu tunggu rawat jalan
- Sistem pengelolaan perbekalan farmasi
Kurangnya standarisasi - Pengelolaan risiko jatuh pasien rawat jalan
- Pengelolaan pasien psikiatri
Proses yang berlangsung
ketat/cepat: kegagalan
pada satu langkah
“cascade of failures”
- Tatalaksana pasien yang dilakukan ekstraksi gigi
- Manajemen patient flow
Ketergantungan terhadap
manusia
- Penulisan resep
- Peracikan obat di bagian farmasi
28. Langkah 1: Pilih sebuah proses Berisiko Tinggi
28
Karakteristik Contoh
Batas waktu yang
singkat/lama
- Pelayanan code blue
- Pelaporan hasil kritis
Rangkaian proses risiko
rendah yang berdampak
cedera mayor
- Transfer pasien untuk pemeriksaan penunjang non
cito
Proses yang jarang terjadi
dampak kegagalan sangat
besar
- Penanganan kebakaran
- Penanganan gempa bumi
Pelayanan/ peralatan baru - Penggunaan sistem IT – electronic health record
Design gedung baru - Membangun gedung baru
Tantangan yang ditemukan:
1. sulit menemukan topik
2. topik tidak bisa untuk dibuat FMEA
3. topik berubah pasca diskusi dengan para PIC
29. Langkah 2: Pembentukan Tim
The most critical steps in the FMEA process
29
Peran dalam Tim:
• Pemimpin yang paham
FMEA
• Fasilitator: objektif, mampu
membuat tim terus
berjalan maju, menjamin
bahwa setiap langkah
lengkap dan hasil FMEA
tercatat.
• Notulis
• Pakar proses termasuk
mempunyai kompetensi
tertentu
Komposisi Tim:
• Orang yang paling
dekat/mengerti dengan masalah
yang dipilih
• Orang yang akan menerapkan
perubahan
• Pimpinan dengan pengetahuan
luas yang disegani dan dapat
dipercaya
• Pengambil keputusan
• Orang-orang dengan latar
belakang pengetahuan berbeda.
Tantangan yang ditemukan:
1. tidak semua yang terlibat proses masuk dalam tim
2. anggota tim berubah-ubah
3. belum semua anggota tim memahami cara
pembuatan FMEA dan manfaatnya
30. Contoh:
Orang yang mengerti:
Unit Admisi
Orang yang
menerapkan:
Unit Admisi – petugas
Pimpinan dan
pengambil keputusan:
Direktur Medik
Orang dengan
pengetahuan
berbeda:
Unit IT, Humas, Tim
Mutu, Keamanan, dll
30
31. Langkah 3: Penyusunan alur
31
Tantangan yang ditemukan:
1. alur berubah-ubah
2. sulit menetapkan awal dan akhir proses
32. Formulir FMEA 1
Identifikasi modus kegagalan
dan dampaknya
Menyusun prioritas Analisis penyebab dan
identifikasi aksi
34. Tantangan yang ditemukan:
1. ada proses yang tidak masuk ke dalam tabel
2. memasukkan proses pada alur sulit ketika
bentuknya flowchart
35. Langkah 4: FMEA Brainstorming (modus
kegagalan dan dampak)
35
• FMEA mencari titik potensi
kegagalan dalam proses yang kita
terapkan
• FMEA adalah proyek curah
pendapat yang sangat besar
• Menilai dampak (langsung) yang
dapat terjadi dari setiap modus
kegagalan grading
Modus Kegagalan
• Sesuatu (komponen, produk, proses)
dapat gagal mencapai fungsi yang
diinginkan
• Bisa saja merupakan hasil dari proses
yang sebelumnya
a. Dapat berasal dari INTERNAL:
Kinerja staf
Proses pelayanan, dll
b. Dapat berasal dari EKSTERNAL:
Lokasi supplier
Konsumer
39. Formulir FMEA 1:
Tantangan yang ditemukan:
1. Dampak sama dengan angka berbeda
2. Menghitung frekuensi dampak bukan modus kegagalan
3. Menghitung kemampuan deteksi dampak bukan modus
kegagalan
40. Langkah 5: Perhitungan Tingkat Risiko dan
Keberhasilan Mitigasi
40
Formulir 1: penentuan “risk priority number” (RPN)
• Gunakan skor yang dibuat untuk menentukan Angka Prioritas
Risiko (RPN)
• Gunakan RPN untuk menentukan peringkat
RPN = Keparahan x Frekuensi Kejadian x Deteksi
42. Formulir FMEA 1:
Tantangan yang ditemukan:
1. perhitungan RPN yang salah
2. penetapan rangking yang berbeda-beda dengan angka
sama
43. Langkah 6: Redesain proses/ desain kontrol
43
Brainstorming cara yang dapat mengatasi modus kegagalan Angka
Prioritas Risiko (RPN) tertinggi atau sesuai kebutuhan unit kerja.
Menghilangkan risiko jika mungkin.
Meminimalisir/ mengurangi risiko jika tidak mungkin dihilangkan.
45. Formulir FMEA 1:
Tantangan yang ditemukan:
1. akar masalah yang masih bisa digali
2. rencana kegiatan belum menutup akar masalah
46. Langkah 7: Analisis dan uji proses baru tersebut - FMEA 2
46
Setelah proses baru dikembangkan lakukan FMEA yang lain dan
periksa potensi risiko
Apakah memang “efektif” untuk mitigasi risiko?
Masuk ke Formulir 2
47. Formulir FMEA 2
Menilai risiko dari aksi Menyusun prioritas
Evaluasi aksi
￮ Menggali potensi/modus kegagalan yang mungkin terjadi
￮ Menggali dampak yang mungkin terjadi dari masing-masing modus kegagalan
skoring dampak
￮ Skoring frekuensi dari modus kegagalan
￮ Skoring deteksi dari modus kegagalan
￮ H itung RP N baru
51. Langkah 8: Implementasi dan pemantauan proses baru
Tantangan yang ditemukan:
1. PIC tanpa jabatan
2. deadline yang terlalu lama
3. laporan singkat tidak ada
53. Kapan
FMEA
Tidak
Berhasil
?
Hanya dikerjakan oleh SATU orang (tidak
melibatkan para “ahli”)
Dihitung dengan data asumsi
Kurang kapasitas untuk membuat FMEA
Sangat detil dan kehilangan tujuan utama
pembuatan FMEA
Kebutuhan administrasi
Terburu-buru
53
54. J adi FMEA bukan semata syarat administrasi
(akreditasi maupun audit)
54
