De werkdruk in het onderwijs is het hele jaar hoog. Lange dagen, geleefd worden door je lesrooster en achterlopen met je e-mail. Je digitale werkomgeving slim inzetten kan de werkdruk verlagen. Bij Hogeschool Saxion hebben we een nieuwe digitale werkomgeving (Office 365) in gebruik genomen. In deze sessie laten we zien hoe je ervoor zorgt dat docenten zo'n nieuwe omgeving niet alleen gaan gebruiken, maar ook slim gaan gebruiken. Een kijkje in de 'adoptiekeuken' van work21: de praktische adoptieaanpak, lessons learned, tops en flops. Geen rocket science, maar wel een wereld van verschil.
2. Heb je een doel? • Werkdruk verlagen
• Professionaliseren
• School overstijgend werken
• Meer kennis delen
• Slimmer werken
• Kwaliteit verhogen
• Moderniseren
• Flexibiliseren
• …
3. wist je dat…
…driekwart van de digitalisering mislukt?
…de grootste oorzaak van mislukte digitalisering weinig digitale vaardigheid is?
…de meeste medewerkers zichzelf aardig digitaal vaardig inschatten?
…scholen vooral investeren in een goede infrastructuur, en digitale vaardigheid
vergeten?
…het alleen installeren en aanzetten van Office 365 niet leidt tot een slimmere
manier van (samen)werken?
Fujitsu
eigen ervaring
Microsoft
eigen ervaring
Universiteit
Twente
5. Overvloed aan
‘tools’
geleefd door je mail
en rooster
wat moet ik
waarvoor
gebruiken?
achter de feiten
aanlopen
lesmaterialen
worden niet gedeeld
tijd….
6.
7. Een scenario is een praktische vertaling
van dagelijkse werkzaamheden/acties naar
nieuwe tools en werkwijze
10. ALS … LID VAN EEN VAKSECTIE
WIL IK … NIEUWS DELEN OVER LESMETHODES
WAT? WAAR? WANNEER? HOE?
MET ANDERE
LEERKACHTEN
VANAF MIJN
WERKPLEK
EN HIEROVER
DISCUSSIËREN
12. Samenweken in een
project
2. Plan en
definieer doelen
Tip: creëer een
bord in Planner
om slim taken te
delen.
3. Blijf
updates
en kennis
delen
Tip: blijf in contact
met Gesprekken in
Teams
4. Deel team
documenten slim
Tip: werk samen
aan documenten in
de samenwerksite
1. Een idee
voor een
goed initiatief
Tip: werk samen aan
documenten in de
samenwerksite
Tip: het scenario zoeken
en verbinden helpt je
partners vinden.
13. Tip: Gebruik
de To Do app
voor meer
focus
1. Prioriteer
je activiteiten
elke dag
2. Eat the frog
(start with hardest
activity first)
3. Work as
digital as
possible
Tip: Use OneNote
for digital notes
4. Sla je
werk slim op
Tip: Sla je
persoonlijke
documenten op
bij in OneDrive
for Business
Persoonlijke
productiviteit
2. Eat that frog
(start met de
moeilijkste activiteit)
3. Werk zo
digitaal als
mogelijk.
Tip: gebruik OneNote
voor digitale notities
18. De voordelen van werken met scenario’s
Zekerheid dat het aansluit bij de werkzaamheden van collega’s
Geeft focus bij het inrichten en de inzet van de grote hoeveelheid aan
mogelijke tools
Goed te vertalen naar een gefaseerde (ict) roadmap
Biedt een ‘menukaart’ voor de verdere uitrol/adoptie, bijvoorbeeld
richting verschillende scholen
28. lessons learned
plan per eenheid
checklist opstarten
HR én IT in een projectteam
co-creatie met work21 in project
fasering in project
‘verplichte’ adoptie (vervanging Connect)
tijdsdruk en moment
pilots korter, doelgerichter
inrichting versus scenario (kip of ei)
adoptie net begonnen
toekomst Office 365 voor onderwijs
balans safety-security
29. resultaten
± 1100 mensen (± 35%) getraind
± 1200 communities (connect) gemigreerd naar Teams
± 800 nieuwe Teams
30. evaluatie training
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Trainer Inhoud training Werkvormen
aantalantwoorden
TEVREDENHEID
TRAINING
Zeer tevreden
Tevreden
Beetje tevreden, beetje ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Direct na afloop afgenomen
Op het niveau van tevredenheid
N = 122
31. 7.5
7.7
8.6
7.5
7.7
0 2 4 6 8 10
Ik kan met Teams vergaderen en
samenwerken
Ik kan samenwerken aan / uploaden
van een bestand in Teams
Ik kan een chatgesprek starten
(beeld/geluid/tekst)
Ik kan aantekeningen / Notulen
maken in OneNote
Ik ben enthousiast over de nieuwe
mogelijkheden en wil er graag mee
werken
Cijfer
Resultaten evaluatie
Op het niveau van leerdoelen en gedrag
Gemiddelden
N = 122
Wie herkent het? Je introduceert nieuwe tools met een doel, maar het wordt niet gebruikt of niet zoals je bedoelt had. HANDEN. > door naar het programma.
Dat is jammer, want vaak had je een doel met de tool, zoals…
Dus docenten meekrijgen is zo makkelijk nog niet. Hoe doe je dat nu wel?
Fujitsi
universiteit twente
Microsoft
wet. onderzoek
eigen ervaring
Maar dat investeren in digitale vaardigheden is lastig, want vanuit een medewerker perspectief ziet het er zo uit…
Maar dat investeren in digitale vaardigheden is lastig, want vanuit een medewerker perspectief ziet het er zo uit…
Vanuit jouw rol: wat wil jij op een dag? Waar: op kantoor, onderweg of thuis? Wanneer: tijdens werktijden, reistijd of ‘s avonds? Hoe: vanaf de laptop, mobiel, etc.?
Per wens een aantal scenario’s beschrijven, om de wens verder uit te diepen. Gebruik van post its om rond de wens te plakken.
Prioriteren van de wensen en scenario’s: per persoon heb je X aantal punten te verdelen over de besproken scenario’s.
Vanuit jouw rol: wat wil jij op een dag? Waar: op kantoor, onderweg of thuis? Wanneer: tijdens werktijden, reistijd of ‘s avonds? Hoe: vanaf de laptop, mobiel, etc.?
Per wens een aantal scenario’s beschrijven, om de wens verder uit te diepen. Gebruik van post its om rond de wens te plakken.
Prioriteren van de wensen en scenario’s: per persoon heb je X aantal punten te verdelen over de besproken scenario’s.
Je hebt de juiste scenario’s uitgekozen en prioriteit gegeven. Hoe zorg je er nu voor dat je medewerkers mee krijgt met deze scenario’s? Een belangrijke stap heb je al gezet door het vanuit de praktijk van de docent te formuleren. En hoe nu verder?
Belangrijk om rekening mee te houden in je adoptieplan is de bril van waaruit je kijkt.
Als je het hebt over innovatie en verandering dan zijn er vier groepen te verdelen.
Vaak zit IT in de vroege meerderheid. Dit is de groep die zelf aan de slag gaat met Youtube filmpjes bekijken over OneNote en Teams om het te leren kennen.
Vervoglens heb je ook de grote meerderheid. Deze groep zal je op een andere manier moeten benaderen, omdat zij, in tegenstelling tot de voorlopers, niet uit zichzelf al filmpjes gaan bekijken.
Tot slot heb je de achterblijvers, dit zijn de mensen die veel weerstand/angst hebben voor de verandering of weinig digitale vaardigheid. Het is een valkuil om hier in de start van het traject veel aandacht aan te besteden. Deze groep komt vanzelf mee als de meerderheid ook om is.
Belangrijk om rekening mee te houden in je adoptieplan is de bril van waaruit je kijkt.
Als je het hebt over innovatie en verandering dan zijn er vier groepen te verdelen.
Vaak zit IT in de vroege meerderheid. Dit is de groep die zelf aan de slag gaat met Youtube filmpjes bekijken over OneNote en Teams om het te leren kennen.
Vervoglens heb je ook de grote meerderheid. Deze groep zal je op een andere manier moeten benaderen, omdat zij, in tegenstelling tot de voorlopers, niet uit zichzelf al filmpjes gaan bekijken.
Tot slot heb je de achterblijvers, dit zijn de mensen die veel weerstand/angst hebben voor de verandering of weinig digitale vaardigheid. Het is een valkuil om hier in de start van het traject veel aandacht aan te besteden. Deze groep komt vanzelf mee als de meerderheid ook om is.
waar zitten de docenten denken jullie?
waar zitten de IT’ers?
waar zitten de studenten/leerlingen?
checklist opstarten (2 eigenaren, leden toevoegen)
‘verplichte’ adoptie > vervanging van IBM Connect
Druk op de ketel: tijdsdruk gaf voor en nadelen. Tijdstip onhandig onderwijs, 2 maanden voor zomervakantie.
Pilots waren goed, maar mocht korter duren en doelgerichter
Adoptie begint nu pas. Meerwaarde voor eindgebruikers nog niet altijd helder (nu vervanging van bestaande tool)
Security soms te zwaar ingezet waardoor men de shadow-IT blijft gebruiken (niet aanzetten OneDrive synchronisatie, dropbox met studenten, etc.)
organisatie en mens kant ondervertegenwoordigd
communicatie blijft aandachtspunt
..% enthoiusiast
gebruik is ….
mailverkeer afgenomen?
efficiënter werken
idee: evaluatie