Bij problemen in een organisatie is er vaak de roep om een snelle oplossing. In de praktijk blijken zulke snel gekozen oplossingen veelal niet te werken of zij worden niet gedragen door betrokkenen. Dan moet er opnieuw gezocht worden naar een oplossing die ditmaal wel werkt; een proces dat vaak meerdere keren herhaald moet worden, en ook regelmatig helemaal niet leidt tot een werkende oplossing. Een probleem blijft dan voortsudderen. Gebruik van de A3 methodiek leidt in veel organisaties tot snelle, effectieve en geaccepteerde oplossingen voor problemen. In een reeks van 3 webinars delen we onze kennis en ervaring over A3, zodat u hiermee zelf aan de slag kunt. In deze eerste webinar introduceert Vincent Wiegel de A3 methodiek en de achterliggende filosofie aan de hand van onderzoek en enkele praktijkvoorbeelden.

1. EEN PLAN OP 1 A3 SCHRIJVEN IS UITDAGEND EN HEEL
WAARDEVOL VOOR DE IDEEVORMING
LECTORAAT LEAN / HAN LEAN-QRM CENTRUM
A3 DENKEN
1

2. A3 EN PERFORMANCE
2

3. STAPPEN IN CONTINU VERBETEREN
Plan
Do
Check
Act
What
Why
How
1. Definition of the problem
2. Analysis of the problem
3. Planning solutions
4. Implement
5. Confirm results
6. Standardise

4. A3 DENKEN & COMMUNICEREN
A3’s worden gebruikt voor probleemanalyse
en oplossing, voorstellen, planning en status
updates
A3’s worden gebruikt in zowel de formele als
de informele processen
De A3 is bedoeld om te bekritiseren
Daarvoor is een cultuur van vertrouwen en
respect nodig, anders werkt het niet en blijft
het oppervlakkig
De bespreking van A3’s doe je 1 op 1 (in eerste
aanleg) of in kleine groepen (bij latere versies)
– er is een versie van de A3 vooraf gemaakt
3 communicatiepijlers:
–Instemmen
–Informeren
–Consulteren
Gebruik ze alle drie in
samenhang om mensen
effectief mee te nemen in
verandering.
Mensen moeten zich eerst
bewust zijn van een
situatie, die vervolgens
begrijpen alvorens ze zich
commiteren en tot actie
over gaan.
4

5. VERTEL HET VERHAAL EN HOU HET KORT
• Het moet op een A3 passen
- Als het niet past wordt er teveel verteld
- Of is het nog niet ‘echt’ begrepen
- Het moet concreet en to-the-point zijn
• Maak het visueel en intuitief
- Cascadeer naar andere A3’s
- Voor afdelingen / groepen
- Voor sub-processen
• Gebruik het voor
- Reviews, Actie plannen, Strategie
5

6. A3 PROJECTPLAN / ACTIEPLAN (1/2)
Achtergrond
Context, beschrijving globale doelen & problemen
Huidige situatie
Beschrijf de huidige stand van zaken met feiten en overzichten
Doelen
Welke doelen moeten behaald, welke problemen opgelost
Maak ze concreet: wanneer is het doel bereikt en waaraan kun je
objectief, meetbaar vaststellen dat de doelen ook werkelijk
bereikt zijn
Analyse
Hoe komt het dat de doelen nu niet behaald zijn / kunnen
worden
Waarom zijn de problemen ontstaan
6

7. A3 PROJECTPLAN / ACTIEPLAN (2/2)
Oplossingen / tegenmaatregelen
Een set van oplossingen om de doelen te behalen en de
problemen op te lossen
Er zijn altijd meerdere oplossingen mogelijk, zorg dat ze allemaal
verkend zijn (voorkom tunnelvisie)
Planning
Wie gaat wanneer wat doen om de gekozen oplossing(en) te
implementeren
Monitoring & issues & next steps
Hoe ga je vaststellen of de oplossingen ook het beoogde effect
hebben
Welke issues staan realisatie in de weg
Wat moet er gebeuren om verder te komen
 Schrijf veel versies
 Schrijf ze met potlood en
papier
 Neemt niet teveel tijd
per versie
7

8. KWALITEITSCHECK A3
• Consistent – alle elementen uit de A3 verhouden zich tot elkaar
• Concreet – de ideeën, doelen, plannen zijn tastbaar, meetbaar,
verifieerbaar
• Compleet & concise – alles wat er toe doet staat erin, alle bijzaken
zijn er uitgehaald
8

9. Achtergrond
Huidige situatie
Analyse
Doelen Next steps
Project A3
Handtekeningen: Auteur: VW Datum: 05/02/09 Versie: 1.04
Wat is de aanleiding
voor het project?
Hoe past eea binnen de
bredere context van het bedrijf?
Wat speelt er concreet?
Overzicht van stukken, producten
data
Welke doelen, nieuwe
toestand moet worden
gerealiseerd?
Waarom treden de problemen op?
Waarom kunnen we doelen niet halen?
5x Waarom, visgraat,…
Wat moet er gebeuren om de analyse
verder te brengen?
Hoe zorg je voor buy-in?
Hoe zoek je oplossingen?
10

10. MAAK EEN EIGEN EERSTE VERSIE
• Neem een A3 en een pen of potlood
• Schrijf en teken voor een project een eerste versie
11

11. Achtergrond
Huidige situatie
Analyse
Doelen
Project A3
Handtekeningen: Auteur: VW Datum: 05/02/09 Versie: 1.04
Wat is de aanleiding
voor het project?
Hoe past eea binnen de
bredere context van het bedrijf?
Wat speelt er concreet?
Overzicht van stukken, producten
data
Welke doelen, nieuwe
toestand moet worden
gerealiseerd?
Waarom treden de problemen op?
Waarom kunnen we doelen
niet halen?
5x Waarom, visgraat,…
Tegenmaatregelen / oplossingen
Monitoring, Issues, Next steps
Welke oplossingen zijn er bedacht?
Wat is de impact van de
oplossingen op de doelen/
problemen?
Hoe moeilijk zijn ze om
in te voeren?
Haalbaarheidsmatrix
Wat moet er gebeuren om de
analyse verder te brengen?
Hoe zorg je voor buy-in?
Hoe zoek je oplossingen?
Welke problemen worden nu
niet opgelost?
Wat staat succes in de weg?
Hoe wordt de
voortgang opgevolgd?
12

12. Achtergrond
Huidige situatie
Doelen
Monitoring, Issues, Next steps
Handtekeningen: Auteur: VW Datum: 05/02/09 Versie: 1.04
Tegenmaatregelen / oplossingen
Analyse
Project A3
PlanningWie gaat wanneer wat doen?
Zijn de activiteiten op tijd gereed
om gewenste resultaten op
tijd te realiseren?
Waarom treden de problemen op?
Waarom kunnen we doelen
niet halen?
5x Waarom, visgraat,…
Wat is de aanleiding
voor het project?
Hoe past eea binnen de
bredere context van het bedrijf?
Wat speelt er concreet?
Overzicht van stukken, producten
Data
Welke doelen, nieuwe
Toestand moet worden
gerealiseerd
Welke oplossingen zijn er bedacht?
Wat is de impact van de
oplossingen op de doelen/
problemen?
Hoe moeilijk zijn ze om
in te voeren?
Haalbaarheidsmatrix
Wat moet er gebeuren om de
analyse verder te brengen?
Hoe zorg je voor buy-in?
Hoe zoek je oplossingen?
Welke problemen worden nu
niet opgelost?
Wat staat succes in de weg?
Hoe wordt de
voortgang opgevolgd? 12

13. A3 SCHRIJVEN - DYNAMIEK
• De A3 schrijven is hardop denken
• Ontwikkelt zich in stappen: de inhoud en verdeling verandert met
het groeiende begrip
- Eerst meer de huidige situatie en analyse
- Dan meer oplossingen en tegenmaatregelen
- Ten slotte wordt de planning toegevoegd
• Met het groeien van de inhoud moet het steeds compacter
14

14. A3 DENKEN IS GOED VOORBEREIDEN
Als ik een speech van 2 uur moet geven heb ik 10
minuten voorbereidingstijd nodig.
Als ik een speech van 10 minuten moet geven
heb ik een voorbereidingstijd van 2 uur.
Churchill
Als er veel woorden nodig zijn om een probleem uit te
leggen dan is dat geen teken dat het probleem moeilijk is,
maar dat u het nog niet helemaal begrepen heeft.
15