Manajemen Data Pemutakhiran PK22

1. PANDUAN PENGUMPULAN DATA
PEMUTAKHIRAN PENDATAAN KELUARGA 2022
BAGI SUPERVISOR
Direktorat Pelaporan dan Statistik
2022

2. SIAPA SUPERVISOR ?
seseorang yang menjalankan fungsi :
 Pengorganisasian, Pengelolaan,
Pembinaan dan Pengawasan
terhadap kader pendata ;serta
 Memastikan data yang terkumpul di
tingkat Desa/Kelurahan telah BENAR
dan LENGKAP.
ditetapkan dengan
SK OPD KB
Kabupaten/Kota
ditunjuk oleh
Manajer Pengelolaan
Siapa saja yang bisa menjadi SUPERVISOR?
1. Pejabat Fungsional Penyuluh KB atau
2. Petugas Lapangan KB PNS/Non PNS atau
3. Pembantu Pembina KB Desa/Kelurahan (PPKBD)
atau
4. Petugas Desa/Kelurahan yang terlatih atau
5. Mitra kerja terkait lainnya

3. • Supervisor berada di tingkat
desa/kelurahan.
• Supervisor bertanggungjawab atas
kinerja kader pendata
• berkewajiban melaporkan
perkembangan pelaksanaan
pendataan keluarga kepada
manajer pengelolaan dan manajer
data tingkat kecamatan dan
penanggungjawab wilayah
• Penanggungjawab wilayah di
tingkat desa/kelurahan adalah
kepala desa/ lurah
OPD-KB Kabupaten/Kota
PENANGGUNG JAWAB PELAKSANA
MANAJER DATA
KECAMATAN
Manajer
Pengelolaan
KECAMATAN
TIM PENDATA
Supervisor
DESA/KELURAHA
N
Camat
Ka. UPT/PPLKB/Koordinator
PLKB
Balai Penyuluhan KB
Kepala Dusun/
Ketua RW
Ketua RT
Kader Pendata
Kepala Desa/Lurah PKB/PLKB

4. PENGORGANISASIAN dan PENGELOLAAN
pelaksanaan pendataan keluarga di
desa/kelurahan
VERIFIKASI dan VALIDASI formulir terisi hasil
pendataan oleh kader
RECEIVING (penerimaan) dan BATCHING
(pengelompokan formulir berdasar satuan
wilayah terkecil)
melaporkan PERKEMBANGAN PELAKSANAAN
PENDATAAN KELUARGA kepada manajer
pengelolaan dan manajer data tingkat kecamatan.
Fungsi dan Tugas Pokok

5. Langkah
Menjadi
Supervisor
Handal
5

6. 7P pada Wilayah Berbasis
Formulir (Paperbased)
Penggunaan smartphone pada pengumpulan data dapat
meringkas dari 7 langkah menjadi 5 langkah yaitu: Pahami,
Pengorganisasian, Pendampingan, Pemeriksaan dan Pelaporan
6

7. Pelajari dengan seksama:
01
Pada wilayah berbasis
smartphone, pelajari cara
penggunaan aplikasi dan web
portal monitoring
pelaksanaan pemutakhiran
PK2022.
Buku panduan menjadi
supervisor handal
PK2021
03 04
PAHAMI
Definisi Operasional,
cara pengisian dan
pemeriksaan formulir
01
Tugas dan fungsi kader
pendata
01 02
Tugas dan Fungsi
Supervisor
05

8. B. PENYIAPAN DAN
PENDISTRIBUSIAN SAPRAS
A. PEMBAGIAN TUGAS TIM
 Sesuaikan jumlah kader pendata
dengan memperhatikan target KK yang
akan didata dan jangka waktu
pengumpulan data
 Pastikan beban kerja setiap kader
sesuai dengan kemampuan kader.
 Diskusikan dengan kader pendata
tentang batas wilayah yang akan
didata oleh masing- masing kader.
 Upayakan 1 RT hanya didata oleh 1
kader pendata.
 Pastikan tidak ada dua atau lebih
kader mendata KK yang sama
 Buat jadwal pelaksanaan lapangan
agar target KK terdata terpenuhi
selama jangka waktu pengumpulan
data yang ditentukan.
PENGORGANISASIAN
 Siapkan formulir sesuai dengan target KK
untuk masing-masing kader pendata.
 Catat tanggal pendistribusian dan jumlah
formulir yang diserahkan ke masing-
masing kader.
 Hitung ulang jumlah formulir bersama
kader saat serah terima formulir.
C. KOORDINASI
Koordinasi dengan Kepala Desa/Lurah, Ketua RW dan
Ketua RT untuk:
- Melaporkan pelaksanaan pendataan keluarga
- Mengkonfirmasi target jumlah KK per desa/kelurahan,
per RW dan per RT
• Distribusikan sarana prasarana (Pemutakhiran PK Kit, Formulir Rekapitulasi) dan kode
wilayah yang didapat dari Manajer Pengelolaan Kecamatan.
• Pada wilayah berbasis smartphone, distribusikan username dan password aplikasi input
Pemutakhiran PK2022

9. Contoh Tabel Distribusi Formulir dan
Penerimaan Formulir Terisi
Contoh Tabel Pembagian Tugas Tim
Tabel Pembagian Tugas dan
Distribusi Penerimaan
Formulir Terisi

10. PENDAMPINGAN
• Mendampingi kader pendata dalam membuat sket
peta keluarga sesuai dengan pembagian wilayah
pendataan keluarga
* Listing/sket peta dibuat berdasarkan satuan
wilayah RT
* Pastikan seluruh kader pendata membuat sket
peta keluarga dari wilayah yang akan di data
* Pastikan pemberian nomor urut keluarga sudah
benar dan sesuai ketentuan
• Mengawasi dan memantau kader pendata selama
pendataan keluarga. Supervisor HARUS mendampingi
kader pendata saat awal mulai mendata; min. 2 KK
untuk setiap kader di dalam tim. Hal-hal yang harus
dipantau:
 Kejelasan dalam bertanya
 Kepatuhan dalam mengikuti alur pertanyaan dan
cara pengisian formulir
 Perkembangan KK terdata
Supervisor membantu
menyelesaikan masalah yang
dialami oleh kader dan
memberikan jalan keluar jika
ada permasalahan dengan
mengacu pada :
 buku panduan atau
 contoh penyelesaian
permasalahan yang
diajarkan saat orientasi
atau
 mencari solusi melalui
forum komunikasi WAG
tingkat kecamatan
Meminimalisir Kesalahan
Pelaksanaan Pendataan

11. PENERIMAAN BUNDEL FORMULIR HASIL
PENDATAAN
 Hitung jumlah formulir
terisi yang telah diterima
dari kader lalu
crosscheck dengan data
target KK
 Catat jumlah penerimaan
formulir terisi dari kader.
 Lakukan pengecekan
kebenaran dan kelengkapan
data F/I/PEMUTAKHIRAN-
PK/22 yang didapat dari
kader pendata.
 Periksa formulir rekapitulasi
RT apakah sudah terisi
dengan benar dan lengkap
!!! data sudah clean
(bersih) di lapangan
Penerimaan
Pemeriksaan

12. www.presentationgo.com
TATA CARA UMUM PEMERIKSAAN
TANDAI jika ditemukan
kesalahan pengisian
/ketidakkonsistenan/
ketidakwajaran
TANDAI dan PISAHKAN
formulir yang terdapat
kesalahan (sesuai wilayah).
Tugaskan kader untuk
melakukan KUNJUNGAN
ULANG jika terdapat
pertanyaan yang tidak diisi
sesuai alur pertanyaan/
tidak konsisten/tidak wajar.
*) Catatan :
Pada wilayah berbasis
smartphone,
supervisor cukup
memeriksa data hasil
pendataan keluarga
melalui aplikasi portal
pemantauan
Pemutakhiran PK
2022

13. Bagaimana dan Apa yang harus diperiksa?
PERIKSA KODE WILAYAH, TIDAK BOLEH KOSONG. UNTUK KELUARGA > 7
ANGGOTA, PASTIKAN KODE WILAYAH SAMPAI DENGAN NO URUT KELUARGA
JUGA DIISI PADA FORMULIR
 Pastikan formulir telah diisi dengan LENGKAP sesuai alur pertanyaan,
JELAS dan MUDAH TERBACA
 Periksa formulir secara TELITI mulai dari pengisian Kode Wilayah, blok
Kependudukan,
 Perbaiki tulisan kurang jelas
 Periksa konsistensi isian antar variable
 Periksa kewajaran isi
 Pastikan semua pertanyaan telah diisi mengikuti alur yang benar
 Periksa apakah :
• Ada pertanyaan yang seharusnya tidak berlaku pada keluarga tersebut
namun diisi
• Ada pertanyaan yang seharusnya berlaku pada keluarga tersebut
namun tidak diisi.

14. Rek.Dus/F/I/Pemuta
khiran-PK/22
Buat dan tandatangani
rekapitulasi hasil
Pendataan Keluarga tingkat
Dusun/RW menggunakan
(Rek.Dus/F/I/Pemutakhiran
-PK/22) untuk
digabungkan bersama
seluruh bundel data
keluarga per RT
Buat dan tandatangani
rekapitulasi hasil
Pendataan Keluarga tingkat
Desa/Kelurahan bersama
Kepala Desa/Lurah
menggunakan
(Rek.Des/F/I/Pemutakhiran
-PK/22).
BUNDEL FORM
Pastikan kader melakukan
bundel formulir per RT dan
di atasnya diberikan
formulir rekapitulasi RT
(rek.RT/F/I/Pemutakhiran-
PK/22) sebagai identitas
RT.
PENGELOMPOKKAN
Rek.Des/F/I/Pemuta
khiran-PK/22
Supervisor
melakukan
pengelompokk
an formulir
terisi (batching)
berdasarkan
satuan wilayah
Menyusun
Formulir
Bersama kader,
Formulir disusun
berdasar no urut KK
Satukan formulir KK dengan jumlah anggota
keluarga > 7 (karena menggunakan 2 atau
lebih lembar formulir)

15. 1. Penerimaan
2. Pemeriksaan Formulir
3. Pengelompokkan/
batching
PENGIRIMAN HASIL
PENDATAAN
KADER SUPERVISOR
OK
TIDAK OKE/TIDAK SESUAI
Pendataan ulang
MANAJER DATA
PROSES PENERIMAAN,PENGELOMPOKAN DAN PEMERIKSAAN
FORMULIR OLEH SUPERVISOR

16. 16
 Melaporkan perkembangan pelaksanaan
pendataan di tingkat desa/kelurahan
secara berkala, minimal Setiap jumat
selama pelaksanaan pendataan keluarga
melalui web portal Pemutakhiran PK-22
 Bagi supervisor yang memiliki
hambatan dalam akses internet,
melaporkannya pada manajer data
kecamatan.
PELAPORAN KE MANAJER DATA
PENGIRIMAN HASIL
PENDATAAN
SUPERVISOR MANAJER
DATA
BUNDEL DESA
+
Formulir
Rekapitulasi RW
+
FORMULIR
REKAPITULASI
DESA