Orientasi pemutakhiran pendataan keluarga (PPK) kecamatan Tirto tahun 2023 memberikan panduan untuk supervisor dalam mengelola data, meliputi pengorganisasian tim, pendistribusian formulir, pendampingan kader, penerimaan dan verifikasi data. Dokumen ini juga menjelaskan tugas kader pendata dalam melakukan pendataan keluarga secara benar dan lengkap.
3. Siapa saja yang bisa menjadi SUPERVISOR?
1. Pejabat Fungsional Penyuluh KB atau
2. Petugas Lapangan KB PNS/Non PNS
atau
3. Pembantu Pembina KB Desa/Kelurahan
(PPKBD) atau
4. Petugas Desa/Kelurahan yang terlatih
atau
5. Mitra kerja terkait lainnya
3
SIAPA SUPERVISOR ?
seseorang yang menjalankan fungsi :
Pengorganisasian, Pengelolaan, Pembinaan
dan Pengawasan terhadap kader pendata;
serta
Memastikan data yang terkumpul di tingkat
Desa/Kelurahan telah BENAR dan LENGKAP
ditetapkan dengan
SK OPD KB Kabupaten/Kota
ditunjuk oleh
Manajer Pengelola
4. 4
• Supervisor berada di tingkat
desa/kelurahan
• Supervisor bertanggungjawab atas
kinerja kader pendata
• berkewajiban melaporkan
perkembangan pelaksanaan
pendataan keluarga kepada
manajer pengelolaan dan manajer
data tingkat kecamatan dan
penanggungjawab wilayah
• Penanggungjawab wilayah di
tingkat desa/kelurahan adalah
kepala desa/ lurah
OPD-KB
Kabupaten/Kota
PENANGGUN
G JAWAB
PELAKSANA
MANAJER
DATA
KECAMATAN
Manajer
Pengelolaan
KECAMATA
N
TIM
PENDATA
Supervisor
DESA/KELUR
AHAN
Camat
Ka. UPT/ PPLKB/
Koordinator PLKB
Balai Penyuluhan
KB
Kepala
Dusun/
Ketua
RW
Ketua RT
Kader
Pendata
Kepala
Desa/Lurah
PKB/PLKB
5. PENGORGANISASIAN dan PENGELOLAAN
pelaksanaan pendataan keluarga di
desa/kelurahan
VERIFIKASI dan VALIDASI formulir terisi
hasil pendataan oleh kader
RECEIVING (penerimaan) dan BATCHING
(pengelompokan formulir berdasar
satuan wilayah terkecil)
melaporkan PERKEMBANGAN
PELAKSANAAN PENDATAAN KELUARGA
kepada manajer pengelolaan dan manajer
data tingkat kecamatan
Fungsi dan Tugas Pokok
7. 7P pada Wilayah Berbasis
Formulir (Paperbased)
Penggunaan smartphone pada pengumpulan data dapat meringkas dari 7 langkah
menjadi 5 langkah yaitu: Pahami, Pengorganisasian, Pendampingan, Pemeriksaan
dan Pelaporan
7
8. 8
Pelajari dengan seksama:
PAHAMI
Tugas dan Fungsi
Supervisor
Tugas dan Fungsi
Kader Pendata
Buku panduan menjadi
supervisor handal
PK2021
Definisi Operasional,
cara pengisian dan
pemeriksaan formulir
Pada wilayah berbasis smartphone,
pelajari cara penggunaan aplikasi dan
web portal monitoring pelaksanaan
pemutakhiran PK2023
9. 9
B. PENYIAPAN DAN PENDISTRIBUSIAN
SAPRAS
A. PEMBAGIAN TUGAS TIM
Sesuaikan jumlah kader pendata
dengan memperhatikan target KK
yang akan didata dan jangka waktu
pengumpulan data
Pastikan beban kerja setiap kader
sesuai dengan kemampuan kader.
Diskusikan dengan kader pendata
tentang batas wilayah yang akan
didata oleh masing- masing kader.
Upayakan 1 RT hanya didata oleh 1
kader pendata.
Pastikan tidak ada dua atau lebih
PENGORGANISASIAN
Siapkan formulir sesuai dengan
target KK untuk masing-masing
kader pendata.
Catat tanggal pendistribusian
dan jumlah formulir yang
diserahkan ke masing-masing
kader.
Hitung ulang jumlah formulir
bersama kader saat serah terima
formulir.
C. KOORDINASI
Koordinasi dengan Kepala Desa/Lurah, Ketua RW dan Ketua RT untuk:
- Melaporkan pelaksanaan pendataan keluarga
- Mengkonfirmasi target jumlah KK per desa/kelurahan, per RW dan per RT
• Distribusikan sarana prasarana (Pemutakhiran PK Kit, Formulir
Rekapitulasi) dan kode wilayah yang didapat dari Manajer
Pengelolaan Kecamatan.
• Pada wilayah berbasis smartphone, distribusikan username dan
password aplikasi input Pemutakhiran PK2023
11. 11
PENDAMPINGAN
• Mendampingi kader pendata dalam membuat sket peta
keluarga sesuai dengan pembagian wilayah pendataan
keluarga
* Listing/sket peta dibuat berdasarkan satuan wilayah RT
* Pastikan seluruh kader pendata membuat sket peta keluarga
dari wilayah yang akan di data
* Pastikan pemberian nomor urut keluarga sudah benar dan
sesuai ketentuan
• Mengawasi dan memantau kader pendata selama pendataan
keluarga. Supervisor HARUS mendampingi kader pendata
saat awal mulai mendata; min. 2 KK untuk setiap kader di
dalam tim. Hal-hal yang harus dipantau:
Kejelasan dalam bertanya
Kepatuhan dalam mengikuti alur pertanyaan dan cara
pengisian formulir
Perkembangan KK terdata
• Melakukan pertemuan rutin minimal seminggu sekali
Supervisor membantu
menyelesaikan masalah yang
dialami oleh kader dan memberikan
jalan keluar jika ada permasalahan
dengan mengacu pada :
buku panduan atau
contoh penyelesaian
permasalahan yang diajarkan
saat orientasi atau
mencari solusi melalui forum
komunikasi WAG tingkat
kecamatan
Meminimalisir Kesalahan
Pelaksanaan Pendataan
12. 12
PENERIMAAN BUNDEL FORMULIR HASIL PENDATAAN
Hitung jumlah formulir terisi yang
telah diterima dari kader lalu
crosscheck dengan data target KK
Catat jumlah penerimaan formulir
terisi dari kader.
Lakukan pengecekan kebenaran dan
kelengkapan data
F/I/PEMUTAKHIRAN-PK/23 yang
didapat dari kader pendata.
Periksa formulir rekapitulasi RT
apakah sudah terisi dengan benar
dan lengkap
!!! data sudah clean (bersih) di
lapangan
Penerimaan
Pemeriksaan
13. TATA CARA UMUM PEMERIKSAAN
13
TANDAI dan PISAHKAN
formulir yang
terdapat kesalahan
(sesuai wilayah
TANDAI jika
ditemukan kesalahan
pengisian
/ketidakkonsistenan/
ketidakwajaran
Tugaskan kader untuk melakukan
KUNJUNGAN ULANG jika terdapat
pertanyaan yang tidak diisi sesuai alur
pertanyaan/ tidak konsisten/tidak
wajar
*) Catatan :
Pada wilayah berbasis smartphone, supervisor cukup memeriksa data hasil pendataan
keluarga melalui aplikasi portal pemantauan Pemutakhiran PK 2023
14. Balai Penyuluh KB Kecamatan
Tirto
Tirto, 04 Juli 2023
MANAJEMEN DATA
BAGI KADER PENDATA
Disampaikan pada Workshop Pemutakhiran
Pendataan Keluarga Tahun 2023
15. Kedudukan Kader Pendata
PD-KB Kabupaten/Kota
PENANGGUNG
JAWAB WILAYAH
PELAKSANA
Supervisor
DESA/KELURAHAN
Camat
Ka. UPT/PPLKB/
Koordinator PKB/PLKB
Balai Penyuluhan KB
Kepala Dusun/
Ketua RW/
Ketua RT
Kader
Pendata
Kepala Desa/Lurah PKB/PLKB
KADER KADER
KADER
Manajer
KECAMATAN
16. Pendataan Keluarga
Informasi yang ada didalam Pendataan Keluarga
Penapisan Faktor Resiko Keluarga Beresiko Stunting
Kondisi Perumahan dan Sanitasi
Kepemilikan Aset
Informasi Geospasial
Indikator Kependudukan
(Karakteristik Keluarga dan Individu Anggota Keluarga)
Karakteristik Pasangan Usia Subur dan
Kesertaan Ber-KB
Karakteristik dan
Kualitas Pembangunan Keluarga
17. Tugas Pokok dan Fungsi
Mengikuti orientasi/workshop
Melakukan persiapan bersama Supervisor
Melakukan kunjungan rumah untuk
wawancara dan observasi
Memeriksa isian formulir terisi lengkap atau
terinput ke aplikasi (smartphone)
Menyerahkan hasil pendataan kepada
Supervisor
Kader
18. Keluarga adalah unit terkecil dalam masyarakat yg
terdiri dari
1. Suami istri, atau;
2. Suami istri dan anaknya, atau;
3. Ayah dan anak, atau;
4. Ibu dan anak.
Keluarga khusus?
tidak memenuhi definisi keluarga, namun memiliki hubungan
keluarga sesama anggotanya.
Contoh
• Kakak adik tanpa orang tua
• Seorang kakek/nenek dan cucunya
• Seorang diri
SIAPA KELUARGA YANG DIDATA DALAM
PEMUTAKHIRAN PK-23?
19. Keluarga didata tidak berdasarkan kepemilikan
berkas administrasi kependudukan di wilayah
tersebut, namun berdasarkan dimana keluarga
berada saat Pemutakhiran-PK 23 dengan syarat :
1. Keluarga telah tinggal di wilayah tersebut
sekurang-kurangnya 12 (dua belas) bulan; atau
2. Jika kurang dari 12 (dua belas) bulan maka
pastikan keluarga tersebut berencana menetap di
wilayah tersebut sekurang-kurangnya 12 (dua
belas) bulan.
• Satu formulir Pemutakhiran PK-23 hanya
boleh terdapat 1 pasangan menikah.
• Jika memiliki istri lebih dari 1 maka dicatat
pada formulir terpisah.
22. 2. ESTIMASI
Memperhatikan target jumlah KK didata
berdasarkan pembagian tugas tim
Membuat LIST KELUARGA
didampingi dan diverifikasi Supervisor
LIST KELUARGA untuk memastikan seluruh keluarga terdata, menentukan
nomor urut keluarga dan menghindari satu keluarga tercatat dua kali/lebih
Sasaran keluarga didata memenuhi definisi:
1) Keluarga (UU 52/2009)
2) Keluarga khusus
23. 1 2
Membuat
DAFTAR
keluarga yang
akan didata di
wilayah RT
LIST KELUARGA > alat bantu kader
5
3 4 6
Updating
data
keluarga
sesuai
kondisi riil
pada RT
tersebut
Pastikan
keluarga yang
ada di daftar
menjadi
sasaran
pendataan
Nomor urut
keluarga 001
dimulai dari
keluarga yang
letak rumahnya
paling ujung di
RT tersebut
Nomor rumah
dan nomor urut
keluarga ditulis
dalam LIST
KELUARGA
didata pada RT
tersebut
Pastikan TIDAK
ADA nomor urut
keluarga yang
sama, nomor urut
keluarga baru
akan di-generate
oleh sistem
24. • Diisi dengan tiga digit angka nomor urut
yang telah ditetapkan oleh kader saat
membuat LIST KELUARGA di wilayah
yang akan didata.
• Kader pendata dapat mengurutkan dari
nomor 001 sampai dengan total jumlah
keluarga di wilayah tersebut basis
wilayah tingkat RT
• Pastikan TIDAK ADA nomor urut keluarga
yang sama
• Jika dalam 1 rumah terdapat 2 atau lebih
keluarga, maka NOMOR RUMAH diisi
dengan nomor yang sama, NOMOR URUT
KELUARGA-nya yang BERBEDA.
NOMOR URUT KELUARGA
26. Perhatikan Jadwal Pendataan
1 s.d 31 Juli 2023 (1 bulan)
Membuat Jadwal dalam 1 bulan
dengan menyesuaikan jumlah
target KK dan waktu mendata
3. Rencanakan Jadwal
Pendataan
Memaksimalkan sisa waktu untuk
memeriksa hasil pendataan dan
kunjungan ulang jika diperlukan
27. 4. Kunjungan Rumah ke Rumah
LIST KELUARGA
dimulai nomor
urut keluarga
paling rendah
Wawancara
dan Observasi
melalui
kunjungan
rumah
Lanjutkan ke rumah
berikutnya dan kembali lain
waktu
Tanyakan ke penghuni
rumah/tetangga, kapan
responden ada di rumah
Jika 3 (tiga) kali
responden tidak dapat
ditemui, maka laporkan
ke Supervisor
KELUARGA TIDAK
DAPAT DITEMUI
28. Kunjungan
pada waktu
yang tepat
5. Utamakan
ETIKA
Bersikap wajar
dan sopan
(pakaian, ucap
salam,sesuai
tatakrama yang
berlaku)
Perkenalkan
diri dan
jelaskan
maksud
kunjungan
Wawancara
dengan bahasa
setempat jika
responden lebih
nyaman
Ucapan
terimakasih dan
informasikan jika
diperlukan
kunjungan ulang
29. 6. Ajukan Pertanyaan
• Bacakan sesuai dengan pertanyaan
yang tertulis pada formulir
• Jika responden belum paham setelah
diulang 3 (tiga) kali, jelaskan maksud
pertanyaan tersebut
• Hati-hati jangan mengubah arti
• Jika menggunakan bahasa daerah,
pastikan tidak mengarah pada
jawaban tertentu
• Ikuti alur pertanyaan yang ada
30. 7. Lakukan
Pendataan
secara benar
Pertanyaan lompatan, contoh:
Pertanyaan dengan satu jawaban, contoh:
Pertanyaan dengan lebih dari satu jawaban,
contoh:
Perhatikan dan Ikuti
Instruksi dalam formulir :
Pertanyaan lompatan
Pertanyaan dengan
satu jawaban
Pertanyaan dengan
lebih dari satu jawaban
32. 9. Targetkan Semua Keluarga Terdata
TIDAK DAPAT DITEMUI, jika setelah 3
kali kunjungan pada waktu berbeda, maka:
• Cari informasi dari anggota keluarga lain
atau tetangga kapan keluarga dapat
dikunjungi
• Buat jadwal kunjungan ulang berikutnya
Jika keluarga MENOLAK WAWANCARA,
maka :
• Beri penjelasan yang cukup kepada
responden mengenai pemutakhiran
pendataan keluarga
• Tawarkan kunjungan pada waktu lain
bila waktu kunjungan tidak tepat
• Konsultasikan ke supervisor. Bila perlu
minta supervisor atau penanggung
jawab wilayah (ketua RT, ketua RW,
TOGA, TOMA) agar ikut mendampingi
kunjungan rumah
Kader mencatat jumlah keluarga DIDATA
dan TIDAK DIDATA ke dalam formulir
rekapitulasi RT, di atas bundel RT, dan
diserahkan kepada SUPERVISOR
Status Keluarga TIDAK DIDATA apabila:
Pindah
Seluruh anggota keluarga meninggal dunia
Tidak dapat ditemukan
Keluarga bercerai
Status Keluarga DIDATA
Keluarga ada
Keluarga baru
33. 10. Amati dan
Pastikan
Formulir terisi
Kader Pendata Formulir :
Selesai wawancara, saat masih bersama
responden, periksa kembali formulir:
• Isian LENGKAP sesuai instruksi
• Perjelas tulisan/jawaban sehingga mudah
terbaca
• Catat hal-hal yang sekiranya perlu bagi
Supervisor
Kader Pendata smartphone :
• Pendataan sudah dilengkapi dengan validasi
(pengaturan otomatis sesuai instruksi pada
formulir) untuk menghindari kesalahan penginputan
serta memudahkan kader.
• Kader hanya perlu memperhatikan jika dalam
penginputan muncul notifikasi (tanda merah/pesan
kesalahan)
34. 11. Siap Lapor kepada SUPERVISOR
Koordinasi dan laporkan secara rutin
perkembangan pendataan kepada
supervisor di lapangan, minimal
seminggu sekali.
Konsultasikan kepada supervisor jika
menemui hambatan/permasalahan
pada saat pendataan.
Laporkan seluruh hasil pendataan
kepada supervisor.
35. User Kader Pendata Pandanarum
No Nama Kader User Kata Sandi
1 Nur Khasanah p3326152003Khasanah Bkkbn@123456
2 Riska Riyantini p3326152003Khasanah Bkkbn@123456
3 Frinka Azira p3326152003Frinka Bkkbn@123456
4 Miftahul Karimah p3326152003Karimah Bkkbn@123456
5 Uyun Fatmawati p3326152003Uyun Bkkbn@123456
6 Sri Hartati p3326152003Sri Bkkbn@123456
7 Tukirah p3326152003Tukirah Bkkbn@123456
8 Danipah p3326152003Danipah Bkkbn@123456
9 Puji Astuti p3326152003Puji Bkkbn@123456
36. User Kader Pendata Samborejo
No Nama Kader User Kata Sandi
1 Farikha Yusak p3326152008Farikha Bkkbn@123456
2 Makrifah p3326152008Makrifah Bkkbn@123456
3 Istabiqul Khoiroh p3326152008Istabiqul Bkkbn@123456
4 Any Riyantini p3326152008Any Bkkbn@123456
5 Novita Dwicahya p3326152008Novita Bkkbn@123456
6 Nur Hidayah p3326152008Nur Bkkbn@123456
7 Khusnul Khotimah p3326152008Khusnul Bkkbn@123456
8 Finny Rosyati p3326152008Finny Bkkbn@123456
9 Mafrukhatul
Mausufah
p3326152008Mafrukhatul Bkkbn@123456
10 Inamah p3326152008Inamah Bkkbn@123456
37. User Kader Pendata Karangjompo
No Nama Kader User Kata Sandi
1 Ida Nurmala p3326152012Ida Bkkbn@123456
2 Muripah p3326152012Muripah Bkkbn@123456
3 Muhaniyah p3326152012Muhaniyah Bkkbn@123456
4 Asiyah p3326152012Asiyah Bkkbn@123456
5 Fatmawati p3326152012Fatma Bkkbn@123456
6 Nur Aeni p3326152012Nur Bkkbn@123456
7 Kunapah p3326152012Kunapah Bkkbn@123456
8 Hevi Sas Yuliani p3326152012Hevi Bkkbn@123456
39. Pendataan Keluarga
Spesifikasi Minimal
1. Android Marshmallow 6.0 atau terbaru
2. Maximum Core Speed 1.5 Ghz atau lebih tinggi
(untuk kenyamanan dalam akses aplikasi)
3. 2 GB of RAM atau lebih (untuk load data ke dalam
smartphone)
4. 2 GB Free Space of Internal Storage (untuk
kebutuhan restore dan backup data serta
menyimpan registry aplikasi)
5. Kuota Internet/WiFi untuk kebutuhan load data
dan kirim data ke server
40. Buka Play Store
- Kemudian Klik kolom pencarian
- Ketik Pemutakhiran PK 23
- Kemudian Download
Cara Login Aplikasi Langkah 1
41. Pendataan Keluarga
Kebutuhan Permission di Browser Chrome
1. Allow Notification
2. Allow Locations
3. Java Script Blocker Disabled atau
4. Allow Java Script Yes/Enabled
42. Pendataan Keluarga
Setting di browser Chrome
1. Buka browser Chrome
2. Lalu klik ikon “ ” yang
berada di kanan atas
di klik
49. 49
Pendataan Keluarga
Fitur Layanan
Digunakan untuk menambah data
keluarga
Digunakan untuk melihat data
keluarga
Digunakan untuk melihat draft data
keluarga (Status : Draft)
Digunakan untuk melihat data lokal (Data yang
pernah di load di smartphone)
50. 50
Pendataan Keluarga
Fitur Layanan
Digunakan untuk melihat Rekap
data Keluarga
Digunakan untuk restrore data
keluarga
Digunakan untuk membuat backup
data keluarga
Digunakan untuk melihat profil user
51. 51
Pendataan Keluarga
Menu Bawah (Footer)
Digunakan untuk menambah
data keluarga
Digunakan untuk melihat data
keluarga
Digunakan untuk melihat Rekap
data Keluarga
Digunakan untuk
melihat profil user
52. 52
Pendataan Keluarga
Menambah/Entry Keluarga
Baru
1. Pastikan pendata telah login ke dalam aplikasi,
2. Klik ikon Tambah Data
3. Lanjutkan dengan mengisi form sesuai dengan kunjungan langsung,
4. Di bagian Form Pratinjau pastikan pendata sudah mendapatkan titik
lokasi pendataan (latitude, longitude dari GPS)
5. Jika ada yang belum sesuai, pendata dapat klik tombol sebelumnya atau
tombol segmen
6. Jika seluruh isian form sudah sesuai, maka pendata dapat
menyelesaikannya dengan klik tombol Simpan
53. 53
Pendataan Keluarga
Form Pratinjau Lokasi Pendataan sudah didapat
(Jika belum, pendata dapat klik
tombol refresh hingga muncul
latitude dan longitude nya)
54. 54
Pendataan Keluarga
Lihat list Data Keluarga
1. Pastikan pendata telah login ke dalam aplikasi,
2. Klik ikon Data Keluarga
3. Muncul List Data Keluarga sesuai dengan wilayah
kerja Pendata
55. 55
Pendataan Keluarga
Edit Data Keluarga
1. Pastikan pendata telah login ke dalam aplikasi,
2. Klik ikon Data Keluarga
3. Cari dan pilih keluarga yang akan diubah/edit lalu klik tombol
4. Lanjutkan dengan mengisi form sesuai dengan kondisi terakhir,
5. Di bagian Form Pratinjau pastikan pendata sudah mendapatkan titik
lokasi pendataan (latitude, longitude dari GPS)
6. Jika ada yang belum sesuai, pendata dapat klik tombol sebelumnya atau
tombol segmen
7. Jika seluruh isian form sudah sesuai, maka pendata dapat
menyelesaikannya dengan klik tombol Simpan
56. 56
Pendataan Keluarga
Hapus Data Keluarga
1. Pastikan pendata telah login ke dalam aplikasi,
2. Klik ikon Data Keluarga
3. Cari dan pilih keluarga yang akan dihapus lalu klik
tombol
57. 57
Pendataan Keluarga
Lihat list Draft (Konsep) Data
Keluarga
1. Pastikan pendata telah login ke dalam aplikasi,
2. Klik ikon Draft
3. Muncul List Draft sesuai dengan wilayah kerja
Pendata
58. 58
Pendataan Keluarga
Edit Draft Data Keluarga
1. Pastikan pendata telah login ke dalam aplikasi,
2. Klik ikon Draft
3. Cari dan pilih keluarga yang akan diubah/edit lalu klik tombol
4. Lanjutkan dengan mengisi form sesuai dengan kondisi terakhir,
5. Di bagian Form Pratinjau pastikan pendata sudah mendapatkan titik
lokasi pendataan (latitude, longitude dari GPS)
6. Jika ada yang belum sesuai, pendata dapat klik tombol sebelumnya atau
tombol segmen
7. Jika seluruh isian form sudah sesuai, maka pendata dapat
menyelesaikannya dengan klik tombol Simpan
59. 59
Pendataan Keluarga
Backup Data Keluarga
1. Pastikan pendata telah login ke
dalam aplikasi,
2. Klik ikon Backup
3. Buat Folder Baru (Create New
Folder), lalu pilih dan gunakan
folder tersebut
4. Tunggu sampai pesan Berhasil
60. 60
Pendataan Keluarga
Restore Data Keluarga
1. Pastikan pendata telah login ke dalam
aplikasi,
2. Klik ikon Restore
3. Pilih Ya, ketika muncul pesan apakah anda
akan melakukan restore data?
4. Pilih Folder yang telah dibuat sebagai backup
(detil lihat prosedur Backup)
5. Tunggu sampai pesan Berhasil