1. BNSP SOAL PRAKTEK UJIAN LSP
>> II. KLASTER - MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA <<
MENGATUR RAPAT/PERTEMUAN
1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah notula rapat dari narasi terlampir
b. Surat undangan untuk project manajer
c. Daftar Hadir
d. Format notula menggunakan pola resume
e. Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer MS. Word
f. Tanggal rapat hari ini
2. Alat dan Bahan
a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Alat tulis lainnya
3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca narasi berupa konsep diskusi yang telah dilaksanakan.
c. Membuat notula rapat dengan format yang sesuai dan informasi penting
terkomunikasi di dalam notula.
d. Membuat surat undangan rapat untuk Ketua Tim Pelaksana
e. Daftar hadir
f. Sebelum dicetak simpan pada file anda
g. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang diharapkan
a. Notula rapat yang baik dan benar
b. Daftar hadir peserta rapat
c. Surat Undangan rapat yang dibuat secara baik
SKENARIO RAPAT UNTUK DIBUAT NOTULEN
Perusahaan Anda akan mengadakan rapat dalam rangka pembangunan kantor
cabang di Batam. Anda sebagai petugas administrasi diminta untuk menyusun notulen
rapat.
Bapak Surya Dermawan, SE pimpinan anda mengadakan rapat dengan beberapa
orang yang telah ditunjuk untuk menangani proyek ini. Rapatnya diadakan hari ini jam
13.30 diruang rapat.
Agenda rapat:
1. Pembukaan
2. BNSP SOAL PRAKTEK UJIAN LSP
2. Pembentukan tim
3. Laporan masing-masing Tim
4. Penutup
Yang dihadirkan dalam rapat adalah rekanan yang memenangkan tender proyek
pembangunan kantor cabang yaitu Erwin Anangga sebagai arsitek, Ary Mursalin
selaku Insinyur sipil, Rany Asri selaku Design Interior, Arman selaku Design Eksterior
dan Edward selaku ketua tim pelaksana.
Bpk. Surya Dermawan, SE membuka rapat dan mengucapkan terimakasih atas
kehadiran mereka yang telah diundang rapat.
Erwin menceritakan hasil kunjungannya ke Batam untuk mengukur dan mengatur
perkiraan pengerjaan dan membuat design bangunan dengan gedung 4 lantai. Dan
Erwin mengatakan bahwa pengerjaannya akan memakan waktu kurang lebih selama
6 bulan.
Pak Surya Dermawan, SE menanyakan langkah-langkah apa yang telah dilakukan
oleh Edward. Kepada peserta rapat Edward menyampaikan bahwa ia sudah
membentuk sebuah team arsitek, terdiri dari Dimas, Bismo dan Alitya untuk
menangani proyek tersebut. Sedangkan untuk perancangan interior dan eksterior
Erwin meminta Rany dan Arman untuk menanganinya.
Pak Surya Dermawan, SE minta dijelaskan pembagian tugas tim arsitek seperti apa.
Erwin menjawab bahwa Dimas akan bertanggung jawab atas lantai 1 atau Lobby,
ruang rapat, ruang pimpinan, dan pantry. Sedangkan Bismo bertanggung jawab untuk
menangani seluruh ruangan disetiap lantai kecuali yang dikerjakan oleh Dimas dan
parkiran. Sedangkan Alitya bertugas untuk memastikan bahwa setiap ruangan telah
sesuai dengan design yang telah dibuat dan disepakati.
Untuk parkiran rencananya akan dibuat di belakang gedung karena masih terdapat
space yang cukup. Dan untuk para pimpinan akan di tempatkan di depan kantor pada
bagian kanan dan kiri kantor. Untuk motor dan mobil akan dipisahkan.
Sehubungan dengan biaya perhitungan Edward telah menunjuk Ary, insinyur sipil,
yang akan menghitung rancangan anggaran biaya. Ary akan menunggu selesainya
perancangan Erwin. Ary menanyakan apakah ada dari pihak Bapak Surya Dermawan
SE yang akan ikut andil dalam pengerjaan tersebut? Dan ternyata ada 1 orang yang
akan mengawasi jalannya proyek tersebut yaitu Ibu Salsa Meisita, tetapi tidak ikut
rapat dikarenakan masih berada diluar kota.
Selanjutnya Pak Surya Dermawan, SE menanyakan sejauh mana kesiapan Rany
menangani konsep interior khususnya Lobby Kantor, Rany menyampaikan bahwa ia
sudah memiliki ide, rany mengatakan bahwa akan menempatkan lukisan besar dan
lampu gantung di Lobby Kantor dan untuk lebih lanjutnya akan dibahas pada saat
rancangan dari Pak erwin selesai. Dan untuk saat ini masih dalam proses pemilihan
lukisan dan lampu gantung yang sekiranya pas untuk disana.
3. BNSP SOAL PRAKTEK UJIAN LSP
Pak Surya Dermawan, SE juga menanyakan kesiapan Arman untuk menangani
eksterior Kantor. Arman mengatakan bahwa dia akan ikut dalam survey lokasi
bersama tim arsitek yang akan dijadwalkan minggu depan, setelah itu dia akan dapat
menuangkan ide-idenya.
Pak Surya Dermawan, SE mengingatkan mengenai perancangan yang berbasis
energy efisien, baik dari segi penerangan, air, pengunaan AC. Selain untuk
mengurangi biaya operasional setiap bulannya tetapi juga untuk ramah lingkungan
(ecogreen).
Pak Surya Dermawan, SE minta Anda untuk mengatur penyiapan tiket perjalanan
untuk Ibu Salsa, agar nanti ikut survey bersama Bapak Erwin dan timnya.
Rapat berakhir jam 15.00
