Training preparation of financial statements (both separate and consolidated financial statements) using Spreadsheets

1. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
QUY TRÌNH LẬP BCTC RIÊNG
(SỬ DỤNG PHẦN MỀM EXCEL)
ÁP DỤNG ĐỐI VỚI BAN KẾ TOÁN VÀ BAN
TÀI CHÍNH LOUIS HOLDINGS VÀ CÁC
CÔNG TY THÀNH VIÊN
TP HCM, tháng 10 năm 2021

2. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
3-5 Đường Số 7, An Lợi Đông, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 7777 9999
Website: www.louisholdings.vn Email: info@louisholding.vn
1
QUY TRÌNH LẬP BCTC RIÊNG
(Sử dụng phần mềm Excel)
I. PHẠM VI ÁP DỤNG
Hướng dẫn này áp dụng chủ yếu cho công tác tạo lập Báo cáo tài chính, dự phóng
Báo cáo tài chính phục vụ cho Ban Kế toán và Ban Tài chính. Mục tiêu Quản trị
hiệu quả trong việc lập báo cáo tài chính, cập nhật kết quả kịp thời và dễ dàng
trong việc hợp nhất Báo cáo tài chính.
II. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
- BCĐKPS: Bảng cân đối phát sinh
- BCĐKT: Bảng cân đối Kế toán;
- BCKQHĐKD: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh;
- BCLCTT: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
- BTĐC: Bút toán điều chỉnh;
- CMKTVN: Chuẩn mực Kế toán Việt Nam;
- Mã VAS: Mã số để lập báo cáo tài chính theo Thông tư 200;
- Net-off: Lấy Nợ trừ Có;
- Lead sheet: Biển chỉ đạo. Biển này kết xuất dữ liệu để lên các biểu tổng hợp;
- TM BCTC: Thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Thông tư 200: Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 –
Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
III. NGUYÊN TẮC CHUNG
1. Việc hạch toán kế toán hàng ngày phải được thực hiện theo đúng Chính sách kế
toán của Doanh nghiệp, Hướng dẫn của Thông tư 200, CMKTVN và các quy định
khác có liên quan.
2. Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính riêng, phải theo đúng hướng dẫn của Thông
tư 200 và CMKTVN hiện hành. Các mẫu biểu bao gồm:
- Mẫu số B01- DN (BCĐKT) hoặc B01a- DN (BCĐKT giữa niên độ);
- Mẫu số B02- DN (BCKQHĐKD) hoặc B02a- DN (BCKQHĐKD giữa niên
độ);
- Mẫu số B03- DN (BCLCTT) hoặc B03a- DN (BCLCTT giữa niên độ);
- Mẫu số B09- DN (BCLCTT) hoặc B09a- DN (Thuyết minh BCTC).

3. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
3-5 Đường Số 7, An Lợi Đông, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 7777 9999
Website: www.louisholdings.vn Email: info@louisholding.vn
2
3. Mặc dù Phần mềm kế toán có thể hỗ trợ kết xuất Báo cáo tài chính. Việc lập báo
cáo tài chính riêng thông qua Sử dụng phần mềm Excel cho phép:
- Giúp người sử dụng hiểu sâu về vận hành BCTC từ đó tìm ra các sai sót trong
việc hạch toán. Cho phép các phòng ban kiểm tra lại so với BCTC tạo lập bởi
phần mềm kế toán;
- Sử dụng để hợp nhất BCTC (phần mềm kế toán hiện bị hạn chế);
- Sử dụng để dự phóng BCTC (Đối với các bút toán chưa kịp hạch toán trên
phần mềm kế toán) nhằm hỗ trợ Ban Quản trị trong việc hoạch định chiến lược
kịp thời định kỳ;
- Sử dụng để điều chỉnh BCTC theo mục đích của người sử dụng.
4. Lead sheet đóng vai trò là dữ liệu để lên các biểu tổng hợp (BCĐKT,
BCKQHĐKD). Lead sheet bao gồm (1) Số liệu trước điều chỉnh, (2) BTĐC và
(3) Số liệu sau điều chỉnh.
5. Tài khoản 911 đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập Lead sheet BCKQHĐKD.
6. Sau khi tạo lập các sheet BCĐKT, BCKQHĐKT và TM BCTC thì mới tạo lập
BCLCTT.
7. Sau khi hoàn tất việc lập BCTC riêng, cần kiểm tra đối chiếu lại để tìm ra sai sót.
IV. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Bước 1: Thu thập các dữ liệu cần thiết để lên BCTC cụ thể:
- Bảng cân đối phát sinh từ ngày 1/1/20xx đến ngày lập BCTC;
- Nhật ký chung từ ngày 1/1/20xx đến ngày lập BCTC;
- Bảng theo dõi công nợ theo đối tượng các tài khoản công nợ
(Tài khoản 131, 331, 138, 338, 141, 244, 344, 335, …)
- Bảng theo dõi Tài sản cố định bao gồm (Nguyên giá, Khấu hao
lũy kế, Giá trị còn lại, …);
- Bảng theo dõi các khoản vay; và
- Bảng tính thuế TNDN.
Bước 2: Tạo lập Biển chỉ đạo (“Lead sheet”) cho BCĐKT và BCKQHĐKD.
Bước 3: Tạo lập Bảng theo dõi các bút toán điều chỉnh (“BTĐC”) cho mục
đích trình bày BCTC.
Bước 4: Tạo lập BCĐT và BCKQHĐKD;
Bước 5: Tạo lập các thuyết minh BCTC;

4. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
3-5 Đường Số 7, An Lợi Đông, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 7777 9999
Website: www.louisholdings.vn Email: info@louisholding.vn
3
Bước 6: Tạo lập BCLTTT.
Bước 7: Kiểm tra đối chiếu tìm ra sai sót.
V. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Quy ước các ký hiệu sử dụng trong quy trình
Bắt đầu/Kết thúc quy trình
Thực hiện quy trình
Phê duyệt quy trình, xét duyệt, ký duyệt
Các thủ tục kiểm tra, kiểm soát
Chứng từ, văn bản, hóa đơn
Lưu trữ
Quy ước đọc lưu đồ:
- Lưu đồ được đọc theo chiều của dấu mũi tên (→). Nếu không có dấu mũi tên
thì đọc từ trên xuống và từ trái sang phải.
- Tất cả các bước kiểm tra, xét duyệt đều xảy ra 2 trường hợp Yes hoặc No,
nếu:
• No: trả lại bước trước

5. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
3-5 Đường Số 7, An Lợi Đông, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 7777 9999
Website: www.louisholdings.vn Email: info@louisholding.vn
4
• Yes: chuyển bước tiếp theo
- Trong lưu đồ, bước nào có thể hiện cụ thể Yes hoặc No là bước thể hiện điểm
nhấn mạnh, phân vùng kiểm soát quan trọng nhất.
Lưu đồ:
Hình 1: Quy trình lập BCTC riêng

6. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
3-5 Đường Số 7, An Lợi Đông, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 7777 9999
Website: www.louisholdings.vn Email: info@louisholding.vn
5
Chi tiết các công việc cụ thể như sau:
1. Thu thập các dữ liệu cần thiết để lên BCTC
Thu thập chi tiết các dữ liệu từ phần mềm kế toán.
2.1 Tạo lập Lead sheet cho BCĐKT
STT Nội dung công việc
Bước 1: Tạo mới sheet “BCĐPS”
Bước 2: Sử dụng hàm “Find” để tìm tiểu khoản.
Bước 3: Tạo cột Net-off Nợ và Có cuối kỳ.
Sử dụng công thực Nợ Cuối kỳ - Có Cuồi kỳ
Bước 4: Sử dụng hàm Subtotal, filter các tiểu mục (Đã sử dụng hàm find ở
Bước 2). Kiểm tra cột net-off = 0 (tức BCTC đã cân).
Nếu không cần kiểm tra lại có sai sót ở các Bước 1, 2, 3 không.
Bước 5: Tạo mới sheet “BCĐKT – LS” bao gồm nhưng không giới hạn các
thông tin sau:
- Số liệu trước điều chỉnh (Link từ Sheet BCĐPS – sử dụng hàm
sumifs);
- Bút toán điều chỉnh (Link từ Sheet BTĐC – sử dụng hàm
sumifs);
- Số liệu sau điều chỉnh (= Số liệu trước điều chỉnh + BTĐC)
- Mã VAS để tạo lập BCTC (Ví dụ: Tài khoản 138 – Mã VAS là
136)
Bước 6: Kiểm tra hoàn tất sheet “BCĐKT – LS” nếu sai sót thì quay lại các
Bước 1 đền Bước 5 để kiểm tra.

7. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
3-5 Đường Số 7, An Lợi Đông, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 7777 9999
Website: www.louisholdings.vn Email: info@louisholding.vn
6
2.2 Tạo lập Lead sheet cho BCKQHĐKD
STT Nội dung công việc
Bước 1: Tạo mới sheet “Tài khoản 911”
Bước 2: Lọc tài khoản 911 và đối ứng của nó
Bước 3: Tạo cột Net-off Nợ và Có cuối kỳ.
Sử dụng công thực Nợ Cuối kỳ - Có Cuồi kỳ
Bước 4: Kiểm tra cột net-off = 0 (tức BCTC đã cân).
Nếu không cần kiểm tra lại có sai sót ở các Bước 1, 2, 3 không.
Bước 5: Tạo mới sheet “BCKQHĐKD – LS” bao gồm nhưng không giới
hạn các thông tin sau:
- Số liệu trước điều chỉnh (Link từ Sheet “Tài khoản 911” – sử
dụng hàm sumifs);
- Bút toán điều chỉnh (Link từ Sheet BTĐC – sử dụng hàm
sumifs);
- Số liệu sau điều chỉnh (= Số liệu trước điều chỉnh + BTĐC)
- Mã VAS để tạo lập BCTC (Ví dụ: Tài khoản 511 – Mã VAS
là 1)
Bước 6: Kiểm tra hoàn tất sheet “BCKQHĐKD – LS” nếu sai sót thì quay
lại các Bước 1 đền Bước 5 để kiểm tra.
3. Tạo lập Bảng theo dõi các bút toán điều chỉnh (“BTĐC”) cho mục đích trình
bày BCTC theo mẫu.
4. Tạo lập BCĐT và BCKQHĐKD
Thực hiện bằng cách sumifs số liệu sau điều chỉnh (Tham chiếu mã VAS) từ Lead
sheet BCĐKT và Lead sheet BCKQHĐKD như đã đề cập ở Bước 2.
5. Tạo lập các thuyết minh BCTC
Các sheet “TM BCTC” dựa trên BCĐKT và BCKQHĐKD ở Bước 4.
6. Tạo lập BCLTTT
Sử dụng phương pháp LCTT Gián tiếp. Thực hiện trình tự hướng dẫn theo file
Excel.

8. CÔNG TY CỔ PHẦN LOUIS HOLDINGS
3-5 Đường Số 7, An Lợi Đông, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 7777 9999
Website: www.louisholdings.vn Email: info@louisholding.vn
7
7. Kiểm tra đối chiếu tìm ra sai sót
Chi tiết các công việc cần kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra việc kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối (Tức Lợi nhuận chưa phân
phối cuối kỳ = Lợi nhuận chưa phân phối đầu kỳ + Lợi nhuận trong kỳ - Phân
phối quỹ);
- Check tổng thuế GTGT ở bảng kê Excel hoá đơn mua vào so với tổng thuế
GTGT trên phần mềm kế toán;
- Kiểm tra đã hạch toán thuế môn bài đầy đủ chưa;
- Tài khoản có bị âm không nếu có cần giải trình lý do cụ thể (Ngoại trừ Tiền
không được phép âm);
- Kiểm tra lỗi tham chiếu (“REF”): Các TM BCTC có tham chiếu được với
BCĐKT và BCKQHĐKD không?;
- Kiểm tra lỗi cộng trừ (“CAST”): BCĐKT, BCKQHĐKD, LCTT và TM BCTC
có bị lỗi cộng trừ không?;
- Kiểm tra tham chiếu BCLCTT và các TM BCTC;
- Thực hiện phân tích sơ bộ, so sánh các chỉ tiêu và dự phóng để tìm ra sai sót.
VI. BIỂU MẪU
Stt Tên biểu mẫu Ký hiệu File kèm
1 Báo cáo tài chính (Excel) (*)
(*) Ban Kế toán xây dựng form mẫu sao cho đảm bảo phù hợp đẩy đủ các yêu
cầu thông tin khi trình Ban Quản trị.