Tutti i motivi per cui non è più possibile gestire le risorse umane tramite fogli di calcolo (per esempio Excel)

1. Gestione delle Risorse Umane
Excel può ancora bastare?

2. Passi le giornate ad aggiornare un
foglio elettronico che diventa
sempre più complicato?
Questa presentazione fa
proprio per te!

3. Il foglio elettronico è uno strumento di lavoro eccezionale e
incredibilmente versatile, usato con successo da privati e aziende
per una varietà di scopi.
I suoi punti di forza stanno nella grande facilità di data entry, nella
capacità di modificare rapidamente una grossa mole di dati e nella
possibilità di creare grafici anche complessi.

4. Tali caratteristiche hanno portato a un uso diffuso dei fogli di
calcolo, che vengono preferiti anche a strumenti specifici per attività
aziendali vitali.
Soprattutto nelle piccole e medie imprese e negli enti pubblici, dove
è ancora diffuso il ricorso ai fogli elettronici (e persino al cartaceo!)
nella gestione della documentazione dei dipendenti, nella
strutturazione del piano ferie e permessi, nel recruiting e nella
valutazione delle competenze e delle prestazioni del personale.

5. Le motivazioni che di solito
spingono un’azienda o un ente a
continuare a usare i fogli di lavoro
sono:
• Costo ridotto
• Abitudine
• Necessità di formazione minima

6. Se le attività HR sono sempre state svolte con questo strumento si
è restii a cambiare, temendo (a torto) di dover rinunciare alle
informazioni accumulate nel corso degli anni.
Eppure, le società di selezione e di consulenza e tutte le aziende
che superano i 20-30 dipendenti hanno molto da perdere nel
continuare a utilizzare i fogli di lavoro per l’HR.

7. Nel corso degli anni, la quantità e la varietà di dati da archiviare e
maneggiare si moltiplica e il ricorso a uno strumento come Excel
nella gestione delle Risorse Umane si rivela sempre più inefficace.
Il tempo sprecato per le mancanze, le lacune e le complessità dei
fogli di calcolo rappresenta un costo vivo per l’azienda, dato che lo
stesso tempo potrebbe essere dedicato ad attività più proficue.

8. I principali svantaggi della gestione delle
Risorse Umane con Excel sono:

9. Si impiega troppo tempo
Ogni settimana, l’ufficio Risorse Umane dedica
preziose ore di lavoro all’inserimento di dati, alla
gestione delle diverse versioni dei documenti, alla
correzione di errori e alla creazione e invio di report.
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10. Le comunicazioni vanno effettuate con altri
strumenti e di conseguenza non sono
archiviate
E non sono le uniche attività di cui è impossibile
tenere traccia.
Non si dispone di un ambiente di lavoro
unico come quello offerto da molti software
cloud moderni
Bisogna così ricorrere a una serie di strumenti da
usare in parallelo: foglio di calcolo, editor di testo,
email, calendario ecc. Pensa a tutti i CV in formato
Word e ai documenti anagrafici del personale!
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11. Un foglio elettronico può diventare molto
complesso
Con l’impiego di un gran numero di formule e
formattazioni, i fogli di calcolo possono diventare
difficili da decifrare per chiunque non sia il suo
creatore.
Cosa succede se il tuo addetto alle Risorse Umane
va via senza procedere al passaggio di consegne?
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12. Commettere errori è molto facile,
accorgersene è estremamente difficile
Secondo un’indagine, la maggior parte dei fogli
Excel utilizzati dalle aziende contengono almeno un
errore. Spesso si tratta di uno sbaglio insignificante,
altre volte la sua presenza ha generato veri e propri
disastri.
Non c’è un sistema di notifiche per le
scadenze
Si corre così il rischio di mancare un’importante
deadline.
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13. Scarsa sicurezza
Anche se è possibile impostare una password, per
esempio, per un singolo foglio Excel, è altrettanto
facile procurarsi software in grado di forzarla.
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14. Di fronte a tutte queste mancanze, è forse giunta l’ora anche per le
piccole e medie aziende di abbandonare i cari vecchi fogli elettronici
in favore di soluzioni più moderne e pensate appositamente per
gestire i complessi processi HR.

15. Crediti fotografici: @blueringmedia/Fotolia
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