1. Reformasi Birokrasi
Membangun Keunggulan Organisasi
Membangun Keunggulan Organisasi
melalui
melalui
PROSES LEAN
PROSES LEAN
Bambang Herutomo
herutomo@batan.go.id
PTBN - BATAN

2. POKOK BAHASAN
PENGERTIAN & KONSEP LEAN
DELAPAN PEMBOROSAN UTAMA
LEAN TOOLS
PRA-SYARAT SUKSES LEAN
LEAN EVENT

3. Kata Pembuka
“ Dan janganlah kamu menghambur-
hamburkan (hartamu) secara boros.
Sesungguhnya pemboros-pemboros itu
adalah saudara-saudara syaitan. ”
(QS. Al Isro’ [17]: 26-27).

4. Kata Pembuka
[ lanjutan ]
“Dua kenikmatan, kebanyakan manusia
tertipu pada keduanya: kesehatan dan
waktu luang”.
(HR. Bukhari, no: 5933)

5. Alasan Utama Kita
Melaksanakan Proses Lean
Tuntutan stakeholder dan pelanggan kpd kita
utk senantiasa men-deliver produk [barang/
jasa] berdasarkan prespektifnya, yaitu:
 Tepat Kualitas
 Tepat Waktu
 Tepat Biaya
 Tepat Kuantitas
Kita hrs mengupayakannya krn kita ingin tetap eksis
dan berkembang menuju organisasi kelas dunia

6. Pengertian
dan Konsep Proses Lean

7. PROSES LEAN …...
 Budaya memuaskan pelanggan melalui perbaikan
terus-menerus thd aliran produk, bahan, informasi,
orang dan sumber-daya dgn melakukan eliminasi
pemborosan [waste]
 Budaya perbaikan
terus-menerus secara
sistematik dan sistemik
dlm memberikan nilai
lebih kpd pelanggan
melalui eliminasi
pemborosan [waste]

8.  Tujuan utama proses Lean adl meningkat-
kan terus menerus “the value ratio”
The value ratio = value / [value+waste]
 Suatu perusahaan dpt dikatakan mencapai
tingkat LEAN bila the value ratio telah men-
capai minimum 30%.
 Rata-rata perusahaan Jepang tlh mencapai
50% [Toyota 57%]. Perusahaan terbaik di
Indonesia baru mencapai sekitar 10%.
[ LEAN = GEMI LAN NASTITI ]

9. VALUE & WASTE
VALUE adl segala aktivitas yang mengubah bahan
mentah atau informasi menjadi produk [barang/jasa]
untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
WASTE adl segala aktivitas yang mengkomsumsi
waktu dan sumberdaya, tetapi tdk berkontribusi dlm
memenuhi kebutuhan pelanggan. [Aktivitas yang tdk
memberikan nilai kpd pelanggan]
WASTE = NON VALUE ADDED harus dihilangkan
atau diminimalkan agar dpt memberikan nilai lebih
kpd pelanggan [kualitas lebih baik, harga bersaing,
delivery lebih cepat, dll].

10. TYPE OF WASTE
 Type One Waste adl jenis waste yang tidak
memberikan nilai tambah kepada pelanggan
tetapi saat ini masih diperlukan [dipersyarat-
kan], spt inspeksi, audit, penyortiran, dan
pengawasan] – Necessary NVA Activity
 Type Two Waste adl jenis waste yang tidak
memberikan nilai tambah kepada pelanggan
dan dapat segera dihilangkan, spt. Inventori
berlebih, waktu tunggu, dll] – NVA Activity
atau Waste

11. Value and Necessity

12. Proses Lean – Doing More With Less
[ Main Target: Removal of Waste Activities ]
Pada proses produksi [barang/jasa], hanya sebagian kecil
dari seluruh waktu proses yang benar-benar memberikan
nilai kepada pelanggan.
Bila “value” sesuai dgn
prespektif pelanggan
dapat didefinisikan dgn
jelas, maka semua
NVA activities [wastes]
secara bertahap akan
dapat dihilangkan
VA activities [ 5% ]
Necessary NVA activities [ 35% ]
NVA activities or Waste [ 60% ]

13. FOKUS PROSES LEAN
 Mengurangi kebutuhan sumber daya utk
produksi dgn mengeliminasi pemborosan
[waste elimination mrpk Lean Culture].
 Meningkatkan kecepatan dan fleksibilitas
proses produksi [produktivitas naik], tanpa
mengabaikan keselamatan.
 Memperbaiki kualitas produk dan meng-
eliminasi cacat [defects].
LEAN berarti meningkatkan keuntungan dan
keunggulan organisasi serta kepuasan karyawan
tanpa tambahan investasi modal yg berarti

14. LEAN = Waste Reduction
[ Less Capital and Time ] PROCESS
Process to be :
 FASTER
 BETTER
 CHEAPER
 SAFER

15. Lean Mindset
Profit = Sales Price - Cost
Profit
Dgn mereduksi NVA activities maka
Sale Price [Revenue]
Cost Produksi akan turun. Shg dgn
Sales Price yg sama, Profit akan
Non Value
meningkat
Added
Activities
Reduksi thd NVA juga dpt memper-
cepat proses [produktivitas naik krn
lead time lebih pendek]
Value Added
Activities Proses Lean akan meningkatkan
profit dan produktivitas

16. PRINSIP LEAN
IDENTIFIKASI dan ELIMINASI WASTE [PEMBOROSAN]
sepanjang aliran nilai proses [value stream process] dari
input hingga output.
Value Stream
Process Process Process
Customer
1 2 3
Lead Time
[ Value Added Work + Non Value Added Work ]
Start Finished
Product

17. Contoh Process Value Stream

18. Lean Process Improvements
[ Focus on Waste Elimination ]

19. Delapan Pemborosan
dlm Proses Produksi

20. Delapan Pemborosan Utama
[ Waste ]
VALUE ADDED NON-VALUE ADDED
 Defects
 Over Production
 Waiting
 Non-Utilized Talent
 Transportation
Type One + Type
Two Waste
 Inventory
[ 95% ]  Motion
 Excessive Processing
Umumnya 95% lead time adl Non-Value Added
[ Type One Waste 35%, Type Two Waste 60% ]

21. Delapan Pemborosan Utama dalam Proses Produksi

22. Delapan Pemborosan Utama dalam Proses Produksi
[ lanjutan ]

23. Delapan Pemborosan Utama dalam Proses Produksi
[ lanjutan ]

24. Examples of Office Process Waste
Too many signature levels
Unclear job descriptions
Obsolete databases/files.folders
Purchase Orders not matching quotation
Errors – typo's, misspelling, wrong data
Waiting – for information, at meeting, etc
Poor office layout
Unnecessary e-mails, etc

25. Is It Waste ?

26. What is an Employee Worth?
33,5 % tdk ada di tempat kerja
2,4% sakit
2,7 6,0% cuti
Secara Keseluruhan 43,7%
jam 6,3% istirahat
yg produktif
15% rapat & pelatihan
3,8% lain-lain
1,8 jam [35%] kegiatan non
8 jam
produktif, spt ngobrol, jalan-
jalan, games, internetan, dll
5,3 66,5 % ada di tempat kerja
jam
3,5 jam [65%] kegiatan
produktif
Observasi thd lebih 700 pekerja di USA

27. Lima Prinsip Utama
Membangun Proses Lean
2. Identifikasi
dan mapping
aliran nilai
[value stream]
1. Identifikasi 3. Reduksi
Nilai Pelanggan Pemborosan dan
[ dari prespektif memperlancar
pelanggan ] aliran proses
5. Upaya tak 4. Ganti sistem
kenal lelah dlm push ke sistem
menuju ke- Pull dari
sempurnaan pelanggan

28. LEAN TOOLS

29. LEAN TOOLS
Kaizen
Continuous Improvement
Pull/Kanban Cellular/Flow TPM
Quality at Source POUS Quick Changeover
Standardized Work Batch Reduction Teams
Value
5S System Visual Layout Stream
Mapping
Eliminasi Waste & Memperlancar/Mempercepat Aliran Proses

30. LEAN TOOLS # 1
Value Stream Mapping
Mapping aliran bahan, informasi, orang, dll. dlm proses
transformasi input menjadi output [mapping dpt dimulai
dari pemesanan hingga barang diterima pelanggan]
Mrpk jalan masuk utk mengembangkan proses yg lean
[Zero Waste dan Zero Defect]
Dari mapping aliran proses kita dapat:
 Mengidentifikasi waste [non value added activities]
disepanjang aliran proses dan mengkuantifikasi-
kan lead time proses
 Mengeliminasi waste [non value added activities]
dan menyederhanakan aliran proses
 Merencanakan implementasi aliran proses baru

31. VALUE STREAM MAPPING
Visualisasi memudahkan komunikasi dan pemahaman

32. Metode Identifikasi nilai aliran proses
Value Stream Mapping :
 Eliminir kondisi abnormal dan
unnecessary
 Kurangi Necessary Non Value
Added
 Ambil value added dan guna-
kan dlm urutan aliran proses

33. LEAN TOOLS # 2
5S System
Mrpk pendekatan sistematik utk meningkatkan peng-
organisasian dan standardisasi tempat kerja dgn me-
libatkan karyawan untuk melakukan :
Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin
Tools utk mengidentifikasi pemborosan [waste] dan
peluang perbaikan [improvement]
Memperlancar aliran bahan, gerakan operator, dan
aktivitas lainnya.

34. Contoh Tempat Kerja Yg Menerapkan 5S

35. LEAN TOOLS # 3
Visual Management
Tanda-tanda sederhana yang mudah dikenali dan di-
pahami oleh pekerja utk menilai situasi dan kondisi
tempat kerja ataupun proses [spt warna lantai, kotak
tools, tagging, dll]
Emergency Stop

36. Contoh Visual Control

37. LEAN TOOLS # 4
Plant Layout
Layout, tata letak peralatan, dan tata urut proses akan
mempengaruhi efisiensi dan kelancaran aliran bahan
dlm proses dan gerakan pekerja.

38. LEAN TOOLS # 5
Standardized Work
Langkah kerja untuk menyelesaikan pekerjaan di-
standardisasi berdasarkan urutan langkah terbaik
[best-practise] yang mrpk kombinasi efektif dari Man,
Machine, Material, and Method
Standardisasi langkah kerja ini penting untuk meng-
hindari adanya variasi langkah kerja dan hasil proses
[produk] shg mengurangi produk cacat/defects atau
ketidak sesuaian dan juga mengeliminir pemborosan
waktu [pekerjaan ulang]

39. Contoh Standardisasi Kerja

40. LEAN TOOLS # 6
Bacth Reduction
Tujuannya adl mengurangi menumpuknya bahan
dlm proses atau inventori yg menunggu utk proses
selanjutnya [mrpk Pemborosan/Waste]
Ukuran Bacth yg Ideal [Terbaik] adl
ONE PIECE FLOW
Make one ….......... Move one

41. Contoh Sistem One Piece Flow
Keunggulan One Piece Flow
 Produksi sesuai kebutuhan [pull system] – tdk boros material
 Problem dapat segera diketahui dan diselesaikan, serta men-
jadi tanggungjawab bersama
 Produktivitas Tim bukan per-orangan

42. LEAN TOOLS # 7
Teams
Kerja lebih bermakna
dan menyenangkan.
Efisien dan Efektif dlm
penggunaan sumber-
daya
Lebih kreatif dan
inovatif, dan produktif

43. LEAN TOOLS # 8
Quality At The Source
Kualitas built-in dlm proses.
Artinya Operator sekaligus petugas inspeksi kualitas
[hemat dlm penggunaan sumber daya]
Operator Menginspeksi :
 Peralatan yg digunakan
 Standard kerja yg tlh ditetapkan
 Dokumentasi proses
 Parameter proses standard

44. LEAN TOOLS # 9
Point of Use Storage
Material [bahan, tools]
proses ditempatkan dimana
digunakan [Jml sesuai
kebutuhan, tdk berlebihan]
Memudahkan pelacakan
inventori fisik [physical
inventory tracking] dan
penggunaan [handling]
POUS mempercepat proses

45. LEAN TOOLS # 10
Quick Changeover
Kemampuan berubah cepat utk memproduksi produk
berbeda [penggantian part, setup] secara efisien &
efektif
Fleksibilitas dlm kemampuan mesin, metode, dan
manusia [kompetensi]

46. LEAN TOOLS # 11
Pull / Kanban
Produksi sesuai permintaan
nyata. Sinyal permintaan utk
produksi datang dari Kanban
[manajemen visual].
Pada sistem Push, produksi
berdasarkan jadwal atau per-
kiraan [forecasts]
Kanban [info pesanan]

47. LEAN TOOLS # 12
Cellular Flow
Ruang atau proses produksi menganut sistem sel yang
mrpk gabungan yg paling efektif dari gerakan manusia
dan operasi mesin [penggunaan sumberdaya paling
efisien].
 Layout Fleksibel
 Aliran proses sederhana
 Material yg dihandling minimal
 Gerak operator efektif dan efisien

48. Contoh Sistem Cell

49. LEAN TOOLS # 13
Total Productive Maintenance
Pendekatan sistematik utk meng-
eliminasi downtime peralatan atau
mesin [downtime dikategorikan sbg
aktivitas tdk menambah nilai atau
non value added atau waste]
Utk meningkatkan produktifitas mesin
hingga umur hidup mesin [life time]
Perawatan melekat yg dilakukan oleh
Operator alat [Perawatan Preventif]

50. Contoh: Daily Operator PM
1. Check coolant level through clear
Plexiglas
2. Check heat exchanger fans
(strings should be moving)
3. Check servo drive fans (string
should be moving)
4. Check heat exchanger air filter
(change when dark)
5. Check servo drive air filter (change
when dark)
6. Check way lube reservoir (add
when low)
7. Check main motor air filter
(change when dark)
8. Check main motor cooling fan
(string should move)
9. Check mist collector motor and air
filter (change when dark)
10. Check bar feeder hydraulic motor
air filter
11. Check bar feeder hydraulic oil
level (add when low)

51. Keuntungan Proses Lean

52. Pra-Syarat Sukses Lean
Sukses Lean men-
syaratkan adanya
Transformasi
BUDAYA
Strategi Lean akan
gagal bila kita tdk
mengenal dan
memahami Kunci
Sukses Lean

53. KUNCI SUKSES LEAN
Keterlibatan aktif setiap individu dlm organi-
sasi utk senantiasa berkomitmen mencari
cara terbaik dlm melakukan sesuatu
Hal ini berarti “Exellence in Everything We
Do” utk pelanggan maupun utk kita sendiri
Melaksanakan perbaikan terus-menerus me-
nuju yg terbaik [excellence], tanpa semangat
ini organisasi Lean tdk akan pernah terwujud
Lean adl gerakan sepenuh hati

54. LEAN EVENT

55. LEAN EVENT
 Perbaikan secara cepat [ 2 – 5 hari ] thdp proses
kerja atau produksi melalui eliminasi pemborosan
[waste] atau aktivitas-aktivitas yg tidak memberikan
nilai tambah kpd pelanggan [Non Value Added]
 Berbasis kerja Tim Lintas Fungsi [Cross Functional
Team]
 Mrpk langkah awal dlm transformasi budaya lean
 Langkah Utamanya:
➔ Pengumpulan data dan informasi
➔ Brainstorming ttg ide-ide perbaikan
➔ Uji coba ide perbaikan yg disepakati
➔ Mempresentasikan hasil perbaikan
Lean Room

56. IMPLEMENTASI LEAN EVENT

57. KATA PENUTUP

58. Proses Lean ….....
 mrpk “A Way of Thinking”
 menggunakan pendekatan Sistemik
 fokus pada Nilai Tambah utk
Kepuasan Pelanggan
 fokus pada Eliminasi Pemborosan
[waste] dan Reduksi Variabilitas
 mrpk budaya kerja organisasi yg-
mana setiap karyawan melaksana-
kan perbaikan terus-menerus

59. ETOS KERJA LEAN PTBN

61. LEAN THINKING
BE100% FAT FREE

62. Semoga Terecerahkan