2. “STUDIER INOM KOSTNADS-
EFFEKTIVITET VISAR ATT 15-20%
AV ETT BOLAGS OPERATIVA
KOSTNADER SPENDERAS PÅ
AKTIVITETER SOM HÄRSTAMAR
FRÅN BRISTANDE DATAKVALITET”
Larry English, founder of TIQM -
Total Information Quality Management
5. 5
- Avbrott i processer
- Långa ledtider
- Inkonsekvens mellan
system
- Frustrerande
slutanvändare
- Felaktig rapportering
- Lång tid för att
integrera verksamheter
TA ITU MED
BEFINTLIGA
UTMANINGAR
REDO FÖR
FRAMTIDEN
ÖKA
VERKSAMHETENS
KONKURRENSKRAFT
- Big data
- Automation
- Serviceorientering
- Internet of things
- Mobilitet
- Molntjänster
- In-memory computing
- Bolagsintegration
- Öka produktivitet och
effektivitet
- Kostnadssänkningar
- Minska komplexitet
- Förbättra riskhantering
- Förbättra efterlevnad
av krav
- Förbättra beslutsstöd
- Snabbare och öka
flexibilitet
01
03
02
VARFÖR
MASTERDATA
MANAGEMENT?
7. PIECES OF MDM COMPLEXITY
MDM strategy
MDM Operating
Model
Data
ownership
Taxonomy
Integration/
distribution of
MDM
Data cleansing MDM KPI:s
Master data
quality
MDM
governance
Change
Management
Central vs.
local process
Maintenance
cost
Global
attributes
Processes
Continuous
Improvements
Information
architecture
Continuous
improvement
IT support
system
MDM maturity Global roll-out
Roles and
responsibility
Life Cycle
Management
Organization
Measure
process
adherence
Compliance
8. 8
Data
Olika typer av data
• Data som är del av
verksamhetens kärna
• Exempel: kund,
produkt,
organisation,
personal
• Data som beskriver
en transaktion i
verksamheten
• Exempel: faktura,
kundorder,
underhållsplan
Masterdata
Transaktions
-data
Beslutstöds-
data
• Data vars syfte är att
visa slutsatser och
hjälpa fatta beslut
• Vanligast en
kombination av
transaktioner och
masterdata
9. 9
Masterdata
behöver
få fokus
KRITISK FÖR VERKSAMHETSPROCESSER
ÅTERANVÄNDS I FLERA SYSTEM
KRÄVS FÖR RAPPORTERING
DÅLIG KVALITET LEDER TILL MANUELLT ARBETE
OFULLSTÄNDIG DOKUMENTATION LEDER
TILL DYRA OCH UTDRAGNA PROJEKT
10. OLIKA KÄLLOR BESTÄMMER VÄRDEN PÅ MASTERDATA
• Verksamhetsrelaterad masterdata
− Input från verksamheten genom beställningar
eller källsystem (möjligen molntjänster,
maskingenererad data, etc).
− Masterdataförändring genererad genom
affärsprocesser.
• System/lösningsrelaterad masterdata
− Krav på specifik datauppsättning i en applikation
för att möjliggöra viss systemfunktionalitet.
− Out-of-the-box datamodell som ställer krav på
masterdataprocesser.
• Organisationsrelaterad masterdata
− Olika organisatoriska enheter kräver viss typ av
masterdata beroende på användning i ett system.
− Lagliga krav (och övriga bestämmelser).
Data
record
ERP
System
PRO
CUS
PLM
System
12. MASTERDATA VS MASTERDATA MANAGEMENT
• Företagsgemensam masterdata är en
tillgång som möjliggör:
− effektiva transaktioner
− beslutsfattning
− förenkla/standardisera
informationslandskapet.
• Masterdata Management (MDM) är
disciplinen kring förvaltning som skapar,
underhåller och säkrar
informationstillgångar.
− MDM etablerar ”enda källan till sanningen”
för verksamhetsprocesser och system.
− MDM är grundpelaren för kunna uppnå
informationsfokus och serviceorientering.
• Verksamheten och IT måste ta gemensamt
ansvar av denna tillgång.
12
13. RISKER UTAN TYDLIG MASTERDATA MANAGEMENT
•Opålitlig eller felaktig masterdata skadar verksamheten
•Avsaknad av gemensam terminologi mellan affärsenheter
•Problem vid konsolidering av information
Verksamhet
•Flera valbara källor för samma masterdata
•Verksamheten har lågt förtroende till IT pga. låg datakvalitet
•Dyra och långsamma utvecklingsprojekt
IT
•Multipla och ineffektiva masterdataprocesser
•Motsägelsefull masterdata mellan olika system
•Avsaknad av insikter kring behovet gällande kontinuerligt
underhåll som säkerställer hög masterdatakvalitet
Masterdata
13
14. MASTERDATA MANAGEMENT BESTÅR AV…
14
För att möjliggöra skapande, underhåll, övervakning och för att säkerställa
fullständig masterdata inom och utanför verksamheten
Process Verktyg och system Definitioner av
verksamhetens
information
Organisation, Förvaltning
& Vision
15. ÖVERGÅNG FRÅN OORGANISERAD MDM TILL STANDARDISERAD MDM
15
Verktyg & system
• Implementering av valideringsregler och begränsningar för kritiska attribut
• Etablering av informationsmallar som stöd för att skapa och uppdatera
• Använda standardrapporter för kontroll av masterdata
• Etablering av arbetsytor för projekt rörande masterdata
Process:
• Etablering av regler och riktlinjer för masterdataobjekt
• Begränsa access till skapa och uppdatera masterdataobjekt
• Utbildning av resurser med behörigheter inom masterdata
• Etablering av mätetal för masterdatakvalitet
Organisation, Förvaltning & Vision:
• Definiera ägarskap över masterdata och förvaltningsstruktur
• Etablering av nätverk mellan nyckelanvändare av masterdata
• Etablering av beslutsforum för masterdata
• Definiera roller inom organisationen med rätt att uppdatera masterdata
Definition av verksamhetens information:
• Kartlätta attribut för masterdata och identifiera deras användning över hela verksamheten
• Definiera datastrukturen för verksamhetens nyckelobjekt
• Bestämma standardnivåer för kvalitet och identifiera avvikelser
• Införa standardmodeller där det är möjligt
Oorganiserad
Standardiserat
17. GARTNER SÄGER…
Governance is about making decisions
Governance provides the means for an organization to make comprehensive
and balanced decision in the instances where independent groups cannot, or
should not, make them.
Not for the faint of heart
Governance is technically complex, organizationally challenging
and politically sensitive.
18. VILKEN DATA BEHÖVER GOVERNANCE?
1. Företagsgemensam masterdata
Gemensamma attribut som delas mellan flera
processområden och flera system.
2. Delad systemdata
Attribut som delas mellan flera system men används
av en process eller samma attribut i enskilt system
som används av flera processer.
3. Enskild systemdata
Attribut som är lokala i ett system och används av
enbart en process.
PRIORITET
19. • Funktion
− Säkerställa att beslut fattas och att rätt
saker blir genomförda
• Vad är det?
− ‘Säkerställa’ i motsats till ”utföra” (utföra är
underhålla, dvs management)
− Hålla samman alla intressenter
− Vad som måste finnas på plats för beslut ska
kunna fattas
− Göra det möjligt att få önskat beteende
GOVERNANCE
ÖVERVÄG ALLT SOM PÅVERKAR DIG OCH
ALLTING SOM DU PÅVERKAR
Data
Verksamhet
Intressent
Konsument
SystemsIntegration
Producent
Processer
20. • Vilka beslut måste fattas
− Fokusområde / Informationsområde
− Problemställning som måste lösas
• Vem tar besluten
− Enhet / Grupp / Forum
− Roller
• Hur besluten fattas
− Process / Aktivitet
− Ramverk & Standards
• Identifiera begränsningar
− Legala eller annan regelefterlevnad
(compliance)
− Ägare (interna / externa)
NEDBRYTNING AV GOVERNANCE
22. Styrande och
stödjande
modeller/dokument
Processer
Vision &
Strategi
Mätetal
Tjänster &
Verktyg
Governance
Organisation
MDM OPERATIV MODELL
SÄKERSTÄLLER HÖG MASTERDATAKVALITET ÖVER TIDEN
22
Vision & Strategi
Processer
Organisation
Governance
Tjänster & Verktyg
Mätetal
° Mål & fördelar
° Förändringsfaktorer & Syfte
° Kunder och Intressenter
° Processkartor & beskrivningar
° Checklistor, etc
° ex Arkitekturutveckling
° Roller & positioner
° Organisationstillhörighet
° Central/Federerad/Lokal
° Ägarskap & Beslut
° Forum & Grupper
° Tjänster som utförs, tex MD
städning, kvalitetsmätningar..
° Verktyg som används för
utförande av tjänst
° KPI:er
° Mognadsanalys
° Identifiera förbättringsområden
Styrande och Stöd
° Verksamhetsstrategier,
principer, operativ modell
° Modeller & ramverk
° Standarder
23. TILLÄMPNING AV DEN OPERATIVA MODELLEN
• Den operativa modellen är en checklista på
områden som behöver går igenom och skapa en
helhet för den nivå man vill tillämpa den på.
− Det går lika bra att tillämpa den på uppbyggnaden
av en hel MDM organisation som att bara
implementera ett visst objekt som tex Kund
• Man ska börja med titta på sin strategi och sen gå
igenom ”blomman” som utgör operativa
modellen.
− Stegvis kommer man hitta luckor som behöver
fyllas, och när man gjort ett helt varv bör det
finnas tillräckligt på plats för att börja nästa varv.
• De viktiga stegen i början är Strategi, Process,
Organisation och Governance.
− Mätetal är något man lägger på när man kommit
en bit på vägen, du måste först hitta vilka
mätetal som främjar ditt mål.
Data
Creation
Data
Storage
Data
Movement
Data
Usage
Data
Retirement
MDM
Principles
Request
an update
Data
Quality
Control
Register
24. 24
• Svagt fokus på
datakvalitet
• Ingen delad masterdata
• IT-perspektiv på MD
• Data är lokal
• Ingen styrning
• Ingen definierad standard
• Ingen MD-strategi
• Begränsat delad MD för
strategiska applikationer
• Insikt, men ingen strategi
• Verksamhets- eller
funktionellt perspektiv
• Ägandeskap utifrån
organisation eller system
• Vissa standarder, men inte
förankrade
• Processdefinierat
Reaktiv • Avdelningsvisa men också
tvärfunktionella initiativ
• Multipla dataobjekt
• Embryo till centralt MD-
nav
• Etablerade standards för
data
• Distribution av MD via
batch
• Datastrategi definierad
med inte etablerad
• Aktivt ägandeskap av MD
Proaktiv • Verksamhetsövergripande
• Multipla dataobjekt
• Verksamhetsregler,
policies och
datastandarder är
etablerade
• Definierade
kvalitetskrav/nivåer
• MD styrforum etablerade
• Automatiserad MD-
integration
• MD-strategi i linje med
strategiska mål
Kontrollerad • MD styrs som en strategisk
tillång
• MD är realtidsintegrerat
med strategiska
applikationer
• Proaktivt ägandeskap av
MD
• MD-strategi är fullt
tillämpad och stöds på
ledningsnivå
• MD ses som en naturlig del
av verksamhets-
processerna
• Fullt fokus på datakvalitet
Etablerad
MD är
prioriterat
med
helhetssyn
MD möjlig-
gör ökad
effektivitet/
produktivi-
tet
Förbättra
Ingen
vision,
men insikt
kring
problemProblem?
Vilket
problem?
Inledande
FLYTTA ORGANISATIONENS MDM-MOGNAD
25. DIMENSIONER AV DATAKVALITET
• Datakvalitet kan mätas på flera olika sätt, valet (per masterdata) måste vara kopplat till nyttan
25
• Ett specifikt attribut får inte ha “blankt” som värdeCompleteness
• Uppfyllnad av en serie regler, tex viss data typ ska ha visst format
och finnas inom vissa värdenConformity
• Värden ska vara konsekvent baserat på andra objekt eller mellan
systemobjektConsistency
• Hur stor grad data korresponderar till “verkligt” värdeAccuracy
• Kravet att en entitet bara finns en gång och har en unik
identifierareUniqueness
27. EXTERN REKOMMENDATION (MICROSOFT)
• Microsoft rekommenderar följande 11 steg, och påpekar att utan en helhetssyn på underhåll av sin
organisatoriska masterdata kommer man inte att lyckas:
1. Identifiera källor till masterdata
2. Identifiera producenter och konsumenter av masterdata
3. Samla och analysera metadata som bygger upp masterdatan (attributen)
4. Identifiera data stewards
5. Implementera ett program kring masterdataförvaltning och beslutsforum
6. Utveckla masterdatamodellen
7. Välj verktyg
8. Utveckla infrastrukturen
9. Generera och testa masterdata
10. Förändra producerande och konsumerande system
11. Implementera underhållsprocess
27
28. ÖVERGÅNG FRÅN OORGANISERAD MDM TILL STANDARDISERAD MDM
28
Verktyg & system
• Implementering av valideringsregler och begränsningar för kritiska attribut
• Etablering av informationsmallar som stöd för att skapa och uppdatera
• Använda standardrapporter för kontroll av masterdata
• Etablering av arbetsytor för projekt rörande masterdata
Process:
• Etablering av regler och riktlinjer för masterdataobjekt
• Begränsa access till skapa och uppdatera masterdataobjekt
• Utbildning av resurser med behörigheter inom masterdata
• Etablering av mätetal för masterdatakvalitet
Organisation, Förvaltning & Vision:
• Definiera ägarskap över masterdata och förvaltningsstruktur
• Etablering av nätverk mellan nyckelanvändare av masterdata
• Etablering av beslutsforum för masterdata
• Definiera roller inom organisationen med rätt att uppdatera masterdata
Definition av verksamhetens information:
• Kartlätta attribut för masterdata och identifiera deras användning över hela verksamheten
• Definiera datastrukturen för verksamhetens nyckelobjekt
• Bestämma standardnivåer för kvalitet och identifiera avvikelser
• Införa standardmodeller där det är möjligt
Oorganiserad
Standardiserat
29. BÖRJA SMÅTT, PLANERA STORT, VÄX KONTROLLERAT
29
2. UNDERSÖK
• Vad är redan gjort
• Nuvarande MDM organisation/process
• Tidigare & pågående initiativ
3. SÄKRA och DOKUMENTERA
• Policys
• Ägarskap (RASCI & CRUD)
• Processer
• Datastruktur
4. IMPLEMENTERA
• Standardisera processen
• Städa källsystem
• Utbilda
• Följ upp
5. AUTOMATISERA/MONITORERA
• Där det är möjligt/värdefullt
1. DETALJERA och DEFINIERA MDM STRATEGIN
• Definiera övergripande syfte och mål
• Fördelar med MDM, vision, målbild
BÖRJA SMÅTT
• Iterera cykeln flera gånger för att
behålla fokus och hastighet
30. INITIATION OF MDM WORK
As-Is and Concerns To-Be and Gaps
Identify and
prioritize
activities
Implementation
plan and
methodology
• Identify and analyze
pain-points
• Identify and understand
current situation and MD
requirements
• Maturity assessment
• What are our goals, what
do we want to achieve?
• What MD measures are
needed to make sure the
projects can deliver?
• Gaps: As-is versus to-be?
• How to close the gaps?
• In which order?
• Any quick wins?
• Which are the most
urgent areas that need
prioritization?
• Implementation plan
• Methodology, approach
and forums
• Activity plan: quick wins
• Secure buy-in from all
stakeholders
Impact
Time Time
Activities
31. 31
• Svagt fokus på
datakvalitet
• Ingen delad masterdata
• IT-perspektiv på MD
• Data är lokal
• Ingen styrning
• Ingen definierad standard
• Ingen MD-strategi
• Begränsat delad MD för
strategiska applikationer
• Insikt, men ingen strategi
• Verksamhets- eller
funktionellt perspektiv
• Ägandeskap utifrån
organisation eller system
• Vissa standarder, men inte
förankrade
• Processdefinierat
Reaktiv • Avdelningsvisa men också
tvärfunktionella initiativ
• Multipla dataobjekt
• Embryo till centralt MD-
nav
• Etablerade standards för
data
• Distribution av MD via
batch
• Datastrategi definierad
med inte etablerad
• Aktivt ägandeskap av MD
Proaktiv • Verksamhetsövergripande
• Multipla dataobjekt
• Verksamhetsregler,
policies och
datastandarder är
etablerade
• Definierade
kvalitetskrav/nivåer
• MD styrforum etablerade
• Automatiserad MD-
integration
• MD-strategi i linje med
strategiska mål
Kontrollerad • MD styrs som en strategisk
tillång
• MD är realtidsintegrerat
med strategiska
applikationer
• Proaktivt ägandeskap av
MD
• MD-strategi är fullt
tillämpad och stöds på
ledningsnivå
• MD ses som en naturlig del
av verksamhets-
processerna
• Fullt fokus på datakvalitet
Etablerad
MD är
prioriterat
med
helhetssyn
MD möjlig-
gör ökad
effektivitet/
produktivi-
tet
Förbättra
Ingen
vision,
men insikt
kring
problemProblem?
Vilket
problem?
Inledande
FLYTTA ORGANISATIONENS MDM-MOGNAD
Fas 1
Fas 2
32. • Det finns många olika namn på roller som bör vara
inblandade i förvaltning av masterdata:
− Sponsor
− Projektledare
− Arkitekter (MDM, Verksamhet & IT)
− Utvecklare
− MDM ambassadörer/koordinatorer
− Registeransvariga, etc
• Processen kring masterdata management och
säkring av masterdatakvalitet är väsentlig för:
− Underhålla hög datakvalitet över tiden
− Tydliggöra för intressenter hur man beställer,
kontrollerar och uppdaterar masterdata
− Kontinuerligt förbättrar datakvaliteten genom att
förändra felet vid grundorsaken
EXEMPEL PÅ ROLLER
32
Financier
Ambassadors
MDM Cooridinator
Information Architect
Enterprise Architect
System Owner
Information Owner
Service Owner
Data Steward
34. Kund & Leverantör
Produkt/kostnad/priser
Tillgångar
Finansstruktur
Stora datavolymer
Frekventa & stabila processer
Värdeökande för verksamheten
Standiserade regler
När automatiseras?
NÄR OCH VAD SKA AUTOMATISERAS – MASTERDATA EXEMPEL
Automatisering av validering och
skapande av masterdata
Vad ska automatiseras?
35. MASTERDATA MÖJLIGGÖR FRIKTIONSFRIA TRANSAKTIONER
INKÖPSPROCESSEN KAN AUTOMATISERAS MED STÖD FRÅN MASTERDATA
Material Master
Vendor Master
Quota
Arrangement
Source list
Contracts
Purchasing
Info record
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Order
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Goods
Reciept
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Invoice
Verification
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Order
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Goods
Reciept
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Requisition
Purchase
Order
Material number
Procurement type
…
Conditions
Item category
…
Financial posting
Goods issue
…
PO–GR–IV match
Accounting doc
…
Vendor number
Sourcing data
…
Subcontracting
Payment terms
…
GR based IV
Tolerance limits
…
Purchasing data
Partner functions
…
36. EXEMPEL PÅ DÅLIGT IMPLEMENTERED MASTERDATA MANAGEMENT
• Vid arbete av beslutsstöd är ett vanligt fall att man implementerar referensmatriser som del av ETL
från källsystem till någon del av beslutsstödet.
• Implementation i regel styrd via IT med lågt deltagande av verksamheten. Säkrar enbart rapportering
men även det genom manuellt arbete.
36
STAGINGAREA
STAGING
DATABASE
BIFRONTEND
DATAWAREHOUSEAREA
DATA
VIEWS
DATA
VIEWS
DATA
VIEWS
SOURCESYSTEMS
ERP
eSHOP
PLM
DATA
MAPPING
TABLE
MASTER
DATA
BLUEPRINT
GEMENSAMMA DIMENSIONER ENBART I RAPPORTERING, MANUELL MAPPNING AV MASTERDATA
37. EXEMPEL PÅ LYCKAD IMPLEMENTATION AV MASTERDATA MANAGEMENT
• Masterdata blueprint blir en del av hur verksamheten styr masterdatan i alla relevanta källsystem.
• Ger ökad verksamhetseffektivitet i transaktioner, minskat manuellt arbete och bättre datakvalitet
direkt i källorna. Förbereder att kunna implementera MDM verktyg för framtida effektivisering.
37
STAGINGAREA
STAGING
DATABASE
BIFRONTEND
DATAWAREHOUSEAREA
DATA
VIEWS
DATA
VIEWS
DATA
VIEWS
SOURCESYSTEMS
ERP
eSHOP
PLM
MASTER
DATA
BLUEPRINT
ÖKAD VERKSAMHETSEFFEKTIVITET, MINDRE MANUELLT ARBETE, HÖGRE DATAKVALITET MED RÄTT MASTERDATA
