IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncern -- IT-planering & systemförvaltning

1. IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncernen Linda Gustafsson @ligus78 (Twitter) /in/lindagustafsson Thomas Norlin @thomasnorlin (Twitter) /in/thomasnorlin

2. Agenda • Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern • Vad är IT-plan? • Kommunens systemförvaltningsmodell • Styrs kommunen på andra sätt, hur hänger det i så fall ihop?

3. Frågor att besvara… • Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? • Vad gör IT-staben? • Varför IT-planering? • Hur gör jag ett ärende till IT-plan? • Varför systemförvaltning? • Hur går systemförvaltning till? • Framtidsspaning?

4. Styrning av IT i kommunkoncernen Det som inte är definierat kan inte styras ledas Det som inte styrs/leds kan inte mätas Det som inte mäts kan inte förbättras

5. Vi på IT-staben Camilla, Linda, Petronella, Daniel, Thomas och Jari

6. Traditionella bilden

7. Detta jobbar IT-staben med… Processer, kompetens, strukturer Styr- och ledningsprocesser för IT IT-strategiskt kompetens, Verksamhets-modellering IT-leverantörer/ partners Kostnader IT-system Personal Intäkter Skattemedel (för personal och system) Andra bidrag (stat, EU etc.) Vinst ger utvecklings-medel Kunder Kommundirektören (Kommunanställda och Sundsvallsbor) Erbjudande God styr-barhet av IT i kommun-koncernen IT-stabens Affärsmodell

8. Detta är våra verktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT-förvaltning IT-tjänster

9. IT i koncernsperspektiv Koncernstrategi Affärsmodeller Processmodeller HR Management IT

10. IT-Strategi LEDORD: Öppen affärsmodell Beställare- och utförar-organisation MÅLBILD: Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster Modelldriven utveckling Kvalificerad informations-förvaltning Väl utbyggd IT - infrastruktur Samordnat användarstöd Öppenhet och tillgänglighet Hållbar utveckling – grön IT Kontinuerlig utveckling

11. IT-Strategi LEDORD: Öppen affärsmodell Beställare- och utförar-organisation MÅLBILD: Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster Modelldriven utveckling Kvalificerad informations-förvaltning Väl utbyggd IT - infrastruktur Samordnat användarstöd Öppenhet och tillgänglighet Hållbar utveckling – grön IT Integrationer, plattformar Kontinuerlig utveckling Tjänstekatalog etc. Beställarkompetensf Verksamhets-modeller/ Arkitektur Informationen som tillgång Miljön, distans etc BPE Systemförvaltning Öppna data/standards

12. Varför planera?

13. Planerad Oplanerad Börja bygg så får vi se vad det blir…

14. Vad styr vad IT-strategi IT-plan Informations- och systemförvaltning IT-tjänster Strategisk Taktisk Operativ

15. Projekt triangeln Funktioner Tid Resurser

16. Exempel System-förvaltning IT-drift IT-plan IT-plan IT-drift System-förvaltning

17. Styrning kan balansera portföljer efter strategi Projektportfölj Systemförvaltnings-portfölj Nytta/kostnad för IT

18. Vad är IT-plan? ”En styrd och planerad (IT-)utveckling ger större nyttoeffekter”

19. Detta är våra verktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT- förvaltning IT-tjänster

20. Drivkrafter för IT-planering • Säkerhetsställa bra verksamhetsnytta (effekt) • Ej obegränsat med resurser (pengar & personer) • Allt högre integration mellan systemen • Gemensam infrastruktur • Gemensamma strategiska informationsmängder • Fler gemensamma system • Högre krav på IT från verksamheterna • Kvalitetssäkra IT • Tydliggöra IT som ett stöd till verksamheten • Överblick • Koordinera • Samverkan

21. Varför IT-planering? Prioritering/ Nyttohemtagning Resursoptimering Samverkan Verksamhetsnära

22. Så här fungerar IT-planering • Lätt att komma in med ärenden • Snabb handläggning • Dynamisk • Överblickbar • Koppla till ekonomi

23. IT-roller & funktioner IT-staben IT-samordnare Systemförvaltare IT-plan Chef IT-stab/IT-råd IT-planering på förvaltningar & bolag System/information/processägare. Systemförvaltning

24. Början av kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Vidmakthålla • Support/admin Förvaltning

25. Hur ser vi helheten? Verksamheternas behov Beslut Projekt Effekt Effekter verifierade i verksamheten Systemförvaltning IT-tjänster

26. Beslut Projekt Effekt En enkel väg in…

27. Vad är en portfölj? Samlar resurser eller investeringar Ex, Projekt/program/IT-system/Förslag Innehållet kan mätas

28. Beslut Projekt Effekt Steg 1. Förslag • Alla kan lämna in förslag på utveckling, enkelt via IT-samordnare på förvaltning/bolag eller andra roller? • Första sortering IT-stab, koncernstaben

29. Beslut Projekt Effekt Steg 2. Kravfångst Utvecklingsbehov preciseras. IT-plansärende skapas. • Problem/nuläge • Lösningsförslag • Kategori

30. Beslut Projekt Effekt Steg 3. Analys Ärendet analyseras: • Resursåtgång • Kostnader • Nyttor • Finansiering • Effekthemtagning Bygglov (PSA)

31. Beslut Projekt Effekt Steg 4. Bygglov IT Ärendet analyseras: Behövs bygglov? Upphandling (avrop/avtal) Strategier/mål Styrdokument Standarder(villkor) Arkitektur (processer/affär/info/applikation) Bygglovet ger trygghet på vägen och minskar personberoende. ”Bygglov” (PSA)

32. Beslut Projekt Effekt Exempel: IT-bygglov

33. Beslut Projekt Effekt Steg 5. Beslutet Chef IT-stab beslutar om ärendet. IT-plan revideras varje IT-råd (månadsvis)

34. Beslut Projekt Effekt Snapshot IT-plan 14.4

35. Beslut Projekt Effekt Snapshot IT-plan 14.4 Nyttokvot: Nytta dividerat med kostnad (BCR)

36. Beslut Projekt Effekt E-fond Sundsvall… 2 miljoner 62 150 kr

37. Vidare i kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Vidmakthålla • Support/admin Förvaltning

38. Beslut Projekt Effekt Steg 6. Projekt BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE Förberedelse Planering Genomförande Avslut PROJEKTDIREKTIV STATUSRAPPORT PROJEKTPLAN PROJEKT-SLUTRAPPORT Vad? Varför? Hur? Gör vi rätt? RESTLISTA LEVERANS Vad blev det?

39. Beslut Projekt Effekt Steg 7. Effekt Effekthemtagning. Nyttokvot Lärande?

40. Beslut Projekt Effekt Att fundera kring… Vilka ärenden ska inte beslutas i IT-planering eller systemförvaltning? Vilken nytta är det med att skapa egna förvaltnings/bolags- IT-planer?

41. Frågor?

42. Vad är systemförvaltning? ” Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd”

43. Detta är våra verktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT-förvaltning IT-tjänster

44. Slutet av kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Upprätthålla • Support/admin Förvaltning

45. Vad är systemförvaltning och varför behövs det? Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd. Ett effektivt nyttjande av IT-stödet kräver att någon prioriterar arbetet kring systemförvaltning. Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera, styra, förbereda och verkställa förändringsarbete med IT-stöd i drift. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd.

46. Vilka effekter förväntas • Öka verksamhetnyttan och minska kostnaderna • Öka systemets livslängd och minska störningar för användarna • Möjliggöra flexibilitet för att skapa integrationer

47. Är det viktigt? Resursförbrukning 20 % systemet 80 % förvaltning Svar: Ja! Källa: PÅab

48. Bakgrund Sundsvalls kommuns systemförvaltningshandbok Togs fram i slutet av 2008. Under 2009 har systemförvaltningshandboken testats och utvärderats av 7 stycken systemförvaltare. Inför 2010 har handboken reviderats utifrån erfarenhete och version 1.2 kom till. Ytterligare förbättringar gjordes under 2011 och senaste versionen 1.3 kom till. Allt IT-stöd som är verksamhetskritiskt ska göra en systemförvaltningsplan.

49. Dokumentation

50. Detta innehåller system-förvaltningshandboken • Systemförvaltningens omfattning • Organisation och ansvar • Rollbeskrivningar • Krav och utvecklingsfas • Användningsfasen • Ändringskrav • Avveckling

51. Systemets livscykel Inköp utveckling Införande Användning Avveckling Hantera förnyade krav

52. Systemförvaltningsplan • Kan likställas med en projektplan och talar om vilka aktiviteter som ska göras under året, systemförvaltaren kan ses som projektledaren • Till för att systemförvaltaren ska veta vad den ska arbeta med under året samt säkrar resurser för att systemförvaltaren ska kunna leverara enligt förväntan • Beslutas av systemägaren eftersom denne sitter på resurserna • Gäller vanligtvis ett år i taget

53. Systemförvaltningsplan Så ser den ut…. • Förändringshistorik • Relaterade dokument • Inledning • Beskrivning av IT-stödet och nyttan • Systemförvaltningens omfattning • Avtal och SLA • Historik • Budget • Finansiering

54. Fortsättning… • Systemförvaltningens Organisation • Roller • Samverkan • Uppföljning • Användarstöd • Support • Utbildning • Dokumentation • Utveckling • Planerade aktiviter kommande år

55. Roller Tre olika roller: • Systemägare – Ytterst ansvarig och vars verksamhet systemet stödjer, därför också den som står för systemets kostnader • Systemförvaltare – Den som ser till att systemet upprätthålls och vidareutvecklas för att stötta användarnas behov • Systemadministratör – Stöttar systemförvaltaren i det dagliga arbetet med tex. behörighetshantering mm.

56. Min roll som systemförvaltare • Ansvarar för att IT-stödet levererar överenskommen funktionalitet enligt systemförvaltningsplan • Bereder beslutsärenden för IT-stödets ny-och vidareutveckling • Ansvarar för att beslutad ny- och vidareutveckling planeras och genomförs • Dokumenterar och sammanställer upptäckta fel i IT-stödets funktionalitet • Ansvarar för att acceptanstest av ny funktionalitet och nya versioner genomförs • Ansvarig för kontakter med systemleverantören för IT-stöd •Ansvarig för uppföljning av avtal med driftleverantören för IT-stöd • Rapporterar till systemägare • Ansvarar för att dokumentation kring IT-stöd hålls uppdaterad • Ansvarar för att bevaka utbildningsbehov och planera utbildningar • Ansvarar för löpande information till användarna • Ansvarar för att det finns en användarsupport • Ansvarar för att det finns användaradministration och behörighetshantering för IT-stödet • Utser systemadministratörer i samråd med systemägaren

57. Beställarkompetens

58. Metoder för kravfångst Informationsmodeller Verksamhetsprocesser Datamodeller ITIL-processer Begreppsmodeller

59. ”Software requiremnet is a communication problem” Mike Cohn Exempel: Till påsk har vi en tradition att sätta fjädrar i riset….

60. Hur duktiga är vi på att använda systemförvaltningsmodellen inom kommunkoncernen? Saknar systemförvaltningsplan Har systemförvaltningsplan

61. Frågor?

62. Styrs kommunen på andra sätt, hur hör det i så fall ihop? ” Hus bygger man för att bo i inte för att se på”

63. IT i koncernsperspektiv Koncernstrategi Affärsmodeller Processmodeller HR Management IT

64. Verksamheten styr IT Fullmäktige Nämnd/styrelse Förvaltnings- bolags ledning KS ”IT-stab” IT-råd IT-service

65. Verksamheten styr IT Mål och resursplan (MRP) Styr verksamheten Skapa MRP för 4 år Skapa MRP för 1 år HT 21 Skapa verksam-hetsplan Bedriva verksamhet Skapa plan IT-förvaltning Revidera IT-plan

66. Framtiden? ”Hur blir vi RIKARE?”

67. Beslut Projekt Effekt Framtiden • Valets påverkan och digital agenda • IT-stöd för IT-ärenden, på G • Fler IT-bygglov (PSA) • Mer portföljstyrning • Metodutveckling av information- och systemförvaltning • Servicecenter sätter fokus på gemensam styrning/planering • Projekt IT-verktyg, på G – (Resurshantering)

68. Beslut Projekt Effekt Systemkartan ritas

69. Frågor att besvara… • Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? • Vad gör IT-staben? • Varför IT-planering? • Hur gör jag ett ärende till IT-plan? • Varför systemförvaltning? • Hur går systemförvaltning till? • Framtidsspaning?

70. Vad händer? utveckling.sundsvall.se Bildspelet kommer dit Nästa föreläsning 24/10 kommer Lars Olsson att föreläsa om Datorplattformen