Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
IT-styrning i Sundsvalls 
kommunkoncernen 
Linda Gustafsson 
@ligus78 (Twitter) 
/in/lindagustafsson 
Thomas Norlin 
@thom...
Agenda 
• Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern 
• Vad är IT-plan? 
• Kommunens systemförvaltningsmodell 
• Styrs komm...
Frågor att besvara… 
• Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? 
• Vad gör IT-staben? 
• Varför IT-planering? 
• Hur gör j...
Styrning av IT i 
kommunkoncernen 
Det som inte är definierat kan inte styras ledas 
Det som inte styrs/leds kan inte mäta...
Vi på IT-staben 
Camilla, Linda, Petronella, Daniel, Thomas och Jari
Traditionella bilden
Detta jobbar IT-staben med… 
Processer, kompetens, strukturer 
Styr- och ledningsprocesser för IT 
IT-strategiskt kompeten...
Detta är våra verktyg för 
att styra… 
IT-strategi 
IT-plan 
IT-förvaltning 
IT-tjänster
IT i koncernsperspektiv 
Koncernstrategi 
Affärsmodeller 
Processmodeller 
HR Management IT
IT-Strategi 
LEDORD: 
Öppen affärsmodell 
Beställare- och 
utförar-organisation 
MÅLBILD: 
Enkla, flexibla, 
tydliga IT-tj...
IT-Strategi 
LEDORD: 
Öppen affärsmodell 
Beställare- och 
utförar-organisation 
MÅLBILD: 
Enkla, flexibla, 
tydliga IT-tj...
Varför planera?
Planerad Oplanerad 
Börja bygg så får vi se vad 
det blir…
Vad styr vad 
IT-strategi 
IT-plan 
Informations- och 
systemförvaltning 
IT-tjänster 
Strategisk 
Taktisk 
Operativ
Projekt triangeln 
Funktioner 
Tid Resurser
Exempel 
System-förvaltning 
IT-drift 
IT-plan 
IT-plan IT-drift 
System-förvaltning
Styrning kan balansera 
portföljer efter strategi 
Projektportfölj 
Systemförvaltnings-portfölj 
Nytta/kostnad för IT
Vad är IT-plan? 
”En styrd och planerad (IT-)utveckling ger större nyttoeffekter”
Detta är våra verktyg för 
att styra… 
IT-strategi 
IT-plan 
IT- förvaltning 
IT-tjänster
Drivkrafter för IT-planering 
• Säkerhetsställa bra verksamhetsnytta (effekt) 
• Ej obegränsat med resurser (pengar & pers...
Varför IT-planering? 
Prioritering/ 
Nyttohemtagning 
Resursoptimering 
Samverkan Verksamhetsnära
Så här fungerar IT-planering 
• Lätt att komma in med ärenden 
• Snabb handläggning 
• Dynamisk 
• Överblickbar 
• Koppla ...
IT-roller & funktioner 
IT-staben 
IT-samordnare 
Systemförvaltare 
IT-plan 
Chef IT-stab/IT-råd 
IT-planering på förvaltn...
Början av kedjan… 
• Idé 
• Förstudie 
• Finansiering 
IT-plan 
Projekt 
• Aktiviter 
• Resultat 
• Införande 
• Vidareutv...
Hur ser vi helheten? 
Verksamheternas behov 
Beslut Projekt Effekt 
Effekter verifierade i verksamheten 
Systemförvaltning...
Beslut Projekt Effekt 
En enkel väg in…
Vad är en portfölj? 
Samlar resurser eller investeringar 
Ex, Projekt/program/IT-system/Förslag 
Innehållet kan mätas
Beslut Projekt Effekt 
Steg 1. Förslag 
• Alla kan lämna in förslag på utveckling, enkelt via IT-samordnare 
på förvaltnin...
Beslut Projekt Effekt 
Steg 2. Kravfångst 
Utvecklingsbehov preciseras. IT-plansärende skapas. 
• Problem/nuläge 
• Lösnin...
Beslut Projekt Effekt 
Steg 3. Analys 
Ärendet analyseras: 
• Resursåtgång 
• Kostnader 
• Nyttor 
• Finansiering 
• Effek...
Beslut Projekt Effekt 
Steg 4. Bygglov IT 
Ärendet analyseras: 
Behövs bygglov? 
Upphandling (avrop/avtal) 
Strategier/mål...
Beslut Projekt Effekt 
Exempel: IT-bygglov
Beslut Projekt Effekt 
Steg 5. Beslutet 
Chef IT-stab beslutar om ärendet. 
IT-plan revideras varje IT-råd (månadsvis)
Beslut Projekt Effekt 
Snapshot IT-plan 14.4
Beslut Projekt Effekt 
Snapshot IT-plan 14.4 
Nyttokvot: Nytta dividerat med kostnad (BCR)
Beslut Projekt Effekt 
E-fond Sundsvall… 
2 miljoner 
62 150 kr
Vidare i kedjan… 
• Idé 
• Förstudie 
• Finansiering 
IT-plan 
Projekt 
• Aktiviter 
• Resultat 
• Införande 
• Vidareutve...
Beslut Projekt Effekt 
Steg 6. Projekt 
BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE 
Förberedelse Planering Genomförande 
Avslut 
PROJEKTDIRE...
Beslut Projekt Effekt 
Steg 7. Effekt 
Effekthemtagning. 
Nyttokvot 
Lärande?
Beslut Projekt Effekt 
Att fundera kring… 
Vilka ärenden ska inte beslutas i IT-planering eller 
systemförvaltning? 
Vilke...
Frågor?
Vad är systemförvaltning? 
” Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla 
och utveckla IT-stöd”
Detta är våra verktyg för 
att styra… 
IT-strategi 
IT-plan 
IT-förvaltning 
IT-tjänster
Slutet av kedjan… 
• Idé 
• Förstudie 
• Finansiering 
IT-plan 
Projekt 
• Aktiviter 
• Resultat 
• Införande 
• Vidareutv...
Vad är systemförvaltning 
och varför behövs det? 
Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och 
utv...
Vilka effekter förväntas 
• Öka verksamhetnyttan och minska kostnaderna 
• Öka systemets livslängd och minska störningar f...
Är det viktigt? 
Resursförbrukning 
20 % systemet 
80 % förvaltning 
Svar: Ja! 
Källa: PÅab
Bakgrund Sundsvalls kommuns 
systemförvaltningshandbok 
Togs fram i slutet av 2008. Under 2009 har 
systemförvaltningshand...
Dokumentation
Detta innehåller system-förvaltningshandboken 
• Systemförvaltningens omfattning 
• Organisation och ansvar 
• Rollbeskriv...
Systemets livscykel 
Inköp 
utveckling 
Införande 
Användning 
Avveckling 
Hantera 
förnyade 
krav
Systemförvaltningsplan 
• Kan likställas med en projektplan och talar om vilka aktiviteter 
som ska göras under året, syst...
Systemförvaltningsplan 
Så ser den ut…. 
• Förändringshistorik 
• Relaterade dokument 
• Inledning 
• Beskrivning av IT-st...
Fortsättning… 
• Systemförvaltningens Organisation 
• Roller 
• Samverkan 
• Uppföljning 
• Användarstöd 
• Support 
• Utb...
Roller 
Tre olika roller: 
• Systemägare – Ytterst ansvarig och vars verksamhet systemet 
stödjer, därför också den som st...
Min roll som 
systemförvaltare 
• Ansvarar för att IT-stödet levererar 
överenskommen funktionalitet enligt 
systemförvalt...
Beställarkompetens
Metoder för kravfångst 
Informationsmodeller 
Verksamhetsprocesser 
Datamodeller ITIL-processer 
Begreppsmodeller
”Software requiremnet is a 
communication problem” Mike Cohn 
Exempel: Till påsk har vi en tradition att sätta fjädrar i r...
Hur duktiga är vi på att använda 
systemförvaltningsmodellen inom 
kommunkoncernen? 
Saknar 
systemförvaltningsplan 
Har 
...
Frågor?
Styrs kommunen på 
andra sätt, hur hör det i 
så fall ihop? 
” Hus bygger man för att bo i inte för att se på”
IT i koncernsperspektiv 
Koncernstrategi 
Affärsmodeller 
Processmodeller 
HR Management IT
Verksamheten styr IT 
Fullmäktige 
Nämnd/styrelse 
Förvaltnings- bolags ledning 
KS ”IT-stab” 
IT-råd 
IT-service
Verksamheten styr IT 
Mål och resursplan (MRP) Styr 
verksamheten 
Skapa MRP för 
4 år 
Skapa 
MRP för 1 
år 
HT 
21 
Skap...
Framtiden? 
”Hur blir vi RIKARE?”
Beslut Projekt Effekt 
Framtiden 
• Valets påverkan och digital agenda 
• IT-stöd för IT-ärenden, på G 
• Fler IT-bygglov ...
Beslut Projekt Effekt 
Systemkartan ritas
Frågor att besvara… 
• Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? 
• Vad gör IT-staben? 
• Varför IT-planering? 
• Hur gör j...
Vad händer? 
utveckling.sundsvall.se Bildspelet kommer dit 
Nästa föreläsning 
24/10 kommer Lars Olsson att föreläsa om Da...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncern -- IT-planering & systemförvaltning

3,014 views

Published on

Koncernstabens IT-stab och berättar om IT-styrning inom Sundsvalls kommun. Föreläsningen kommer att beröra kommunens olika styrprocesser främst inom IT och hur dessa samverkar.

Övergripande agenda:
Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern
Vad är IT-plan?
Kommunens systemförvaltningsmodell
Styrs kommunen på andra sätt och hur hänger i så fall allt ihop?

Bilderna är hämtade från IT-strategerna Linda Gustafsson & Thomas Norlins föreläsning den 19 september, 2014.

Published in: Leadership & Management
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncern -- IT-planering & systemförvaltning

  1. 1. IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncernen Linda Gustafsson @ligus78 (Twitter) /in/lindagustafsson Thomas Norlin @thomasnorlin (Twitter) /in/thomasnorlin
  2. 2. Agenda • Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern • Vad är IT-plan? • Kommunens systemförvaltningsmodell • Styrs kommunen på andra sätt, hur hänger det i så fall ihop?
  3. 3. Frågor att besvara… • Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? • Vad gör IT-staben? • Varför IT-planering? • Hur gör jag ett ärende till IT-plan? • Varför systemförvaltning? • Hur går systemförvaltning till? • Framtidsspaning?
  4. 4. Styrning av IT i kommunkoncernen Det som inte är definierat kan inte styras ledas Det som inte styrs/leds kan inte mätas Det som inte mäts kan inte förbättras
  5. 5. Vi på IT-staben Camilla, Linda, Petronella, Daniel, Thomas och Jari
  6. 6. Traditionella bilden
  7. 7. Detta jobbar IT-staben med… Processer, kompetens, strukturer Styr- och ledningsprocesser för IT IT-strategiskt kompetens, Verksamhets-modellering IT-leverantörer/ partners Kostnader IT-system Personal Intäkter Skattemedel (för personal och system) Andra bidrag (stat, EU etc.) Vinst ger utvecklings-medel Kunder Kommundirektören (Kommunanställda och Sundsvallsbor) Erbjudande God styr-barhet av IT i kommun-koncernen IT-stabens Affärsmodell
  8. 8. Detta är våra verktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT-förvaltning IT-tjänster
  9. 9. IT i koncernsperspektiv Koncernstrategi Affärsmodeller Processmodeller HR Management IT
  10. 10. IT-Strategi LEDORD: Öppen affärsmodell Beställare- och utförar-organisation MÅLBILD: Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster Modelldriven utveckling Kvalificerad informations-förvaltning Väl utbyggd IT - infrastruktur Samordnat användarstöd Öppenhet och tillgänglighet Hållbar utveckling – grön IT Kontinuerlig utveckling
  11. 11. IT-Strategi LEDORD: Öppen affärsmodell Beställare- och utförar-organisation MÅLBILD: Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster Modelldriven utveckling Kvalificerad informations-förvaltning Väl utbyggd IT - infrastruktur Samordnat användarstöd Öppenhet och tillgänglighet Hållbar utveckling – grön IT Integrationer, plattformar Kontinuerlig utveckling Tjänstekatalog etc. Beställarkompetensf Verksamhets-modeller/ Arkitektur Informationen som tillgång Miljön, distans etc BPE Systemförvaltning Öppna data/standards
  12. 12. Varför planera?
  13. 13. Planerad Oplanerad Börja bygg så får vi se vad det blir…
  14. 14. Vad styr vad IT-strategi IT-plan Informations- och systemförvaltning IT-tjänster Strategisk Taktisk Operativ
  15. 15. Projekt triangeln Funktioner Tid Resurser
  16. 16. Exempel System-förvaltning IT-drift IT-plan IT-plan IT-drift System-förvaltning
  17. 17. Styrning kan balansera portföljer efter strategi Projektportfölj Systemförvaltnings-portfölj Nytta/kostnad för IT
  18. 18. Vad är IT-plan? ”En styrd och planerad (IT-)utveckling ger större nyttoeffekter”
  19. 19. Detta är våra verktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT- förvaltning IT-tjänster
  20. 20. Drivkrafter för IT-planering • Säkerhetsställa bra verksamhetsnytta (effekt) • Ej obegränsat med resurser (pengar & personer) • Allt högre integration mellan systemen • Gemensam infrastruktur • Gemensamma strategiska informationsmängder • Fler gemensamma system • Högre krav på IT från verksamheterna • Kvalitetssäkra IT • Tydliggöra IT som ett stöd till verksamheten • Överblick • Koordinera • Samverkan
  21. 21. Varför IT-planering? Prioritering/ Nyttohemtagning Resursoptimering Samverkan Verksamhetsnära
  22. 22. Så här fungerar IT-planering • Lätt att komma in med ärenden • Snabb handläggning • Dynamisk • Överblickbar • Koppla till ekonomi
  23. 23. IT-roller & funktioner IT-staben IT-samordnare Systemförvaltare IT-plan Chef IT-stab/IT-råd IT-planering på förvaltningar & bolag System/information/processägare. Systemförvaltning
  24. 24. Början av kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Vidmakthålla • Support/admin Förvaltning
  25. 25. Hur ser vi helheten? Verksamheternas behov Beslut Projekt Effekt Effekter verifierade i verksamheten Systemförvaltning IT-tjänster
  26. 26. Beslut Projekt Effekt En enkel väg in…
  27. 27. Vad är en portfölj? Samlar resurser eller investeringar Ex, Projekt/program/IT-system/Förslag Innehållet kan mätas
  28. 28. Beslut Projekt Effekt Steg 1. Förslag • Alla kan lämna in förslag på utveckling, enkelt via IT-samordnare på förvaltning/bolag eller andra roller? • Första sortering IT-stab, koncernstaben
  29. 29. Beslut Projekt Effekt Steg 2. Kravfångst Utvecklingsbehov preciseras. IT-plansärende skapas. • Problem/nuläge • Lösningsförslag • Kategori
  30. 30. Beslut Projekt Effekt Steg 3. Analys Ärendet analyseras: • Resursåtgång • Kostnader • Nyttor • Finansiering • Effekthemtagning Bygglov (PSA)
  31. 31. Beslut Projekt Effekt Steg 4. Bygglov IT Ärendet analyseras: Behövs bygglov? Upphandling (avrop/avtal) Strategier/mål Styrdokument Standarder(villkor) Arkitektur (processer/affär/info/applikation) Bygglovet ger trygghet på vägen och minskar personberoende. ”Bygglov” (PSA)
  32. 32. Beslut Projekt Effekt Exempel: IT-bygglov
  33. 33. Beslut Projekt Effekt Steg 5. Beslutet Chef IT-stab beslutar om ärendet. IT-plan revideras varje IT-råd (månadsvis)
  34. 34. Beslut Projekt Effekt Snapshot IT-plan 14.4
  35. 35. Beslut Projekt Effekt Snapshot IT-plan 14.4 Nyttokvot: Nytta dividerat med kostnad (BCR)
  36. 36. Beslut Projekt Effekt E-fond Sundsvall… 2 miljoner 62 150 kr
  37. 37. Vidare i kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Vidmakthålla • Support/admin Förvaltning
  38. 38. Beslut Projekt Effekt Steg 6. Projekt BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE Förberedelse Planering Genomförande Avslut PROJEKTDIREKTIV STATUSRAPPORT PROJEKTPLAN PROJEKT-SLUTRAPPORT Vad? Varför? Hur? Gör vi rätt? RESTLISTA LEVERANS Vad blev det?
  39. 39. Beslut Projekt Effekt Steg 7. Effekt Effekthemtagning. Nyttokvot Lärande?
  40. 40. Beslut Projekt Effekt Att fundera kring… Vilka ärenden ska inte beslutas i IT-planering eller systemförvaltning? Vilken nytta är det med att skapa egna förvaltnings/bolags- IT-planer?
  41. 41. Frågor?
  42. 42. Vad är systemförvaltning? ” Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd”
  43. 43. Detta är våra verktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT-förvaltning IT-tjänster
  44. 44. Slutet av kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Upprätthålla • Support/admin Förvaltning
  45. 45. Vad är systemförvaltning och varför behövs det? Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd. Ett effektivt nyttjande av IT-stödet kräver att någon prioriterar arbetet kring systemförvaltning. Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera, styra, förbereda och verkställa förändringsarbete med IT-stöd i drift. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd.
  46. 46. Vilka effekter förväntas • Öka verksamhetnyttan och minska kostnaderna • Öka systemets livslängd och minska störningar för användarna • Möjliggöra flexibilitet för att skapa integrationer
  47. 47. Är det viktigt? Resursförbrukning 20 % systemet 80 % förvaltning Svar: Ja! Källa: PÅab
  48. 48. Bakgrund Sundsvalls kommuns systemförvaltningshandbok Togs fram i slutet av 2008. Under 2009 har systemförvaltningshandboken testats och utvärderats av 7 stycken systemförvaltare. Inför 2010 har handboken reviderats utifrån erfarenhete och version 1.2 kom till. Ytterligare förbättringar gjordes under 2011 och senaste versionen 1.3 kom till. Allt IT-stöd som är verksamhetskritiskt ska göra en systemförvaltningsplan.
  49. 49. Dokumentation
  50. 50. Detta innehåller system-förvaltningshandboken • Systemförvaltningens omfattning • Organisation och ansvar • Rollbeskrivningar • Krav och utvecklingsfas • Användningsfasen • Ändringskrav • Avveckling
  51. 51. Systemets livscykel Inköp utveckling Införande Användning Avveckling Hantera förnyade krav
  52. 52. Systemförvaltningsplan • Kan likställas med en projektplan och talar om vilka aktiviteter som ska göras under året, systemförvaltaren kan ses som projektledaren • Till för att systemförvaltaren ska veta vad den ska arbeta med under året samt säkrar resurser för att systemförvaltaren ska kunna leverara enligt förväntan • Beslutas av systemägaren eftersom denne sitter på resurserna • Gäller vanligtvis ett år i taget
  53. 53. Systemförvaltningsplan Så ser den ut…. • Förändringshistorik • Relaterade dokument • Inledning • Beskrivning av IT-stödet och nyttan • Systemförvaltningens omfattning • Avtal och SLA • Historik • Budget • Finansiering
  54. 54. Fortsättning… • Systemförvaltningens Organisation • Roller • Samverkan • Uppföljning • Användarstöd • Support • Utbildning • Dokumentation • Utveckling • Planerade aktiviter kommande år
  55. 55. Roller Tre olika roller: • Systemägare – Ytterst ansvarig och vars verksamhet systemet stödjer, därför också den som står för systemets kostnader • Systemförvaltare – Den som ser till att systemet upprätthålls och vidareutvecklas för att stötta användarnas behov • Systemadministratör – Stöttar systemförvaltaren i det dagliga arbetet med tex. behörighetshantering mm.
  56. 56. Min roll som systemförvaltare • Ansvarar för att IT-stödet levererar överenskommen funktionalitet enligt systemförvaltningsplan • Bereder beslutsärenden för IT-stödets ny-och vidareutveckling • Ansvarar för att beslutad ny- och vidareutveckling planeras och genomförs • Dokumenterar och sammanställer upptäckta fel i IT-stödets funktionalitet • Ansvarar för att acceptanstest av ny funktionalitet och nya versioner genomförs • Ansvarig för kontakter med systemleverantören för IT-stöd •Ansvarig för uppföljning av avtal med driftleverantören för IT-stöd • Rapporterar till systemägare • Ansvarar för att dokumentation kring IT-stöd hålls uppdaterad • Ansvarar för att bevaka utbildningsbehov och planera utbildningar • Ansvarar för löpande information till användarna • Ansvarar för att det finns en användarsupport • Ansvarar för att det finns användaradministration och behörighetshantering för IT-stödet • Utser systemadministratörer i samråd med systemägaren
  57. 57. Beställarkompetens
  58. 58. Metoder för kravfångst Informationsmodeller Verksamhetsprocesser Datamodeller ITIL-processer Begreppsmodeller
  59. 59. ”Software requiremnet is a communication problem” Mike Cohn Exempel: Till påsk har vi en tradition att sätta fjädrar i riset….
  60. 60. Hur duktiga är vi på att använda systemförvaltningsmodellen inom kommunkoncernen? Saknar systemförvaltningsplan Har systemförvaltningsplan
  61. 61. Frågor?
  62. 62. Styrs kommunen på andra sätt, hur hör det i så fall ihop? ” Hus bygger man för att bo i inte för att se på”
  63. 63. IT i koncernsperspektiv Koncernstrategi Affärsmodeller Processmodeller HR Management IT
  64. 64. Verksamheten styr IT Fullmäktige Nämnd/styrelse Förvaltnings- bolags ledning KS ”IT-stab” IT-råd IT-service
  65. 65. Verksamheten styr IT Mål och resursplan (MRP) Styr verksamheten Skapa MRP för 4 år Skapa MRP för 1 år HT 21 Skapa verksam-hetsplan Bedriva verksamhet Skapa plan IT-förvaltning Revidera IT-plan
  66. 66. Framtiden? ”Hur blir vi RIKARE?”
  67. 67. Beslut Projekt Effekt Framtiden • Valets påverkan och digital agenda • IT-stöd för IT-ärenden, på G • Fler IT-bygglov (PSA) • Mer portföljstyrning • Metodutveckling av information- och systemförvaltning • Servicecenter sätter fokus på gemensam styrning/planering • Projekt IT-verktyg, på G – (Resurshantering)
  68. 68. Beslut Projekt Effekt Systemkartan ritas
  69. 69. Frågor att besvara… • Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? • Vad gör IT-staben? • Varför IT-planering? • Hur gör jag ett ärende till IT-plan? • Varför systemförvaltning? • Hur går systemförvaltning till? • Framtidsspaning?
  70. 70. Vad händer? utveckling.sundsvall.se Bildspelet kommer dit Nästa föreläsning 24/10 kommer Lars Olsson att föreläsa om Datorplattformen

×