How to implement fast & radical change using the model cell approach. Nursing case reference.

1. Fast & Radical Change
Dr. V. Wiegel
L. Brouwer-Hadzialic MBA
LEAN Model Cell
Lectoraat Lean / WCP

2. Our journey and message
1. Who we are - why and how we started
2. Why Lean (&) Education makes sense
3. It’s about the whole
4. 50 ways to leave your lover, and only 3 to
change your school
5. The model cell way of change
6. The nursing studies case study
Lectoraat Lean / WCP 2

3. Lean professorship & research group
Lectoraat Lean / WCP

4. Lectoraat Lean / WCP 4

5. Staff 5,5
Student 55%
Scheduling
Lectoraat Lean / WCP

7. Lectoraat Lean / WCP

8. Staff 7,6 (5,5)
Student 93% (55%)
Lectoraat Lean / WCP 8

9. Lean professorship & research group
Lectoraat Lean / WCP

10. •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Our world is changing: nursing
Lectoraat Lean / WCP

11. Lean (&) Education makes sense
• Most teaching pedagogies include feedback and
continuous improvement aka PDCA
• Education is more like services
Co-creation
Process is exposed to ‘customer’
• Educational support processes are also services
but different
Lectoraat Lean / WCP 12

12. But you need to see the whole!
Lectoraat Lean / WCP
Orientation &
selection
Agreements &
targets
Learning Examination
Strategy development & deployment (Hosin Kanri)
Support processes
Curriculum development

13. Persona’s
Lectoraat Lean / WCP
Persona 1: Hanneke
 32 jaar
 Deeltijder
 Ruime werkervaring als MBO-verpleegkundige in de zorg
De vele ontwikkelingen in de zorg geven haar het gevoel dat ze straks misschien haar huidige functie
kwijtraakt en op een lager niveau
Persona 2 Rogier
 31 jaar
 Deeltijder
 Rogier werkt al zo’n 5 jaar als MBO-verpleegkundige. Inmiddels heeft hij alle facetten van het
vakgebied gezien. Hij heeft besloten om gebruik te maken van de doorgroeimogelijkheden bij zijn
werkgever en zo door te stromen naar een andere functie. Hij twijfelt nog of hij zich uiteindelijk wil
specialiseren als verpleegkundige, of juist de verbreding wil opzoeken, door bijvoorbeeld
managementvaardigheden op te doen.
De eerste stap is in ieder geval duidelijk. Rogier gaat een deeltijd HBO-V opleiding volgen.
Persona 5 Fleur (omscholer)
 29 jaar
 Deeltijder
Fleur is sinds een jaar of 5 werkzaam in de zorg. Voordat ze begon met werken heeft ze de MBO
opleiding SPW gevolgd. Daarna heeft ze de HBO opleiding SPH gevolgd en afgerond. Nu ze een
aantal jaren in de zorg werkt, merkt ze dat er ontwikkelingen gaande zijn die ervoor zorgen dat de
vraag naar haar werkzaamheden steeds meer afnemen. Door kostenbesparingen mag zij namelijk
steeds minder tijd besteden aan therapie en gesprekken met patiënten. In veel gevallen wordt nu
eerder medicatie toegediend en dat mag Fleur niet doen omdat zij daar niet de juiste papieren voor
heeft. Ze begint steeds meer afhankelijk te worden van collega’s die wel medicatie toe mogen dienen
en daardoor

14. Student journey
Lectoraat Lean / WCP
Source: Twynstra Gudde, Flexibel Onderwijs, HAN februari 2015

15. Bringing it all together: X-matrix
Lectoraat Lean / WCP
Strategic Goals
KPI’sStrategic
programmes
Tactical/Operational initiatives
Vision
Strategy

16. Change
Lean
Lectoraat Lean / WCP
=

17. Lean = Change, but why change?
• Change drivers
Regulatory, financial,
technological,…
all have a size of impact and
an urgency
• You face change constraints
Ability to change,
interdependence, time frame,
continuity requirements,…
Lectoraat Lean / WCP 18
1. What drives your Lean
activities?
2. How big and urgent are these
changes?
3. Do the required changes
substantially impact several
other processes?
4. Do you have capacity and
experience to change?
5. Can you shut down
operations for a while?

18. Lean = Change, but how?!
• Kaizen (both a concept and a change method)
small, frequent steps of local improvements
• Kaikaku
large, radical change in one big transitional step
• Model cell
large radical change in gradual controlled
manner/transition – fully functional
Lectoraat Lean / WCP 19

19. Not better but different
Lectoraat Lean / WCP 20
KAIKAKU
Radical change in
a big bang
LEAN MODEL CELL
Radical change in
controlled
transition
KAIZEN
Continuous small
change
Continuity Impossible Possible/Required Possible/Required
Impact Big Big Small
Speed High Medium Slow
Risk High Low-Medium Low
Urgency High High-Medium Low
Which change strategy would fit your situation best?
Why?
What would need to know more before making a final decision?

20. HAN Part-time Studies
CASE STUDY
Lectoraat Lean / WCP
Bachelor of Nursing

21. Lectoraat Lean / WCP
4 programmes, 1500 students, 100 fte
lecturers&
researchers;
85%
support; 15%
0
200
400
600
800
1.000
1.200
1.400
1.600
1.800
Y2010 Y2011 Y2012 Y2013 Y2014
NursingStudies (# students)
full-time & part-time part-time
0
50
100
150
200
250
Y2010 Y2011 Y2012 Y2013 Y2014
Part-time Bachelor of Nursing
(# students)
Lean model cell set-up
Director of institute
Chair curriculum development
Team lead nursing programme
Member exam/certification comm.
Project lead
PL content development
PL support processes
Teachers
Lean & pedagogy
4.2 FTEs
Core team
New curriculum within a year
Persona’s & strategic choices
Enough enrollments already during development
Pedagogy and support processes aligned

22. • Current performance deemed
inadequate
• Not flexible enough
• Service low grade
• Quality ok but not high
grade
Houston…
Decrease in enrollment of students
Organization not fit
Lectoraat Lean / WCP
How are you on…?
Critical self-reflection
(Hansei)
How good are you? And
is that good enough?
How do you know?

23. Model cell: undergraduate nursing
Explorative
• Student & Organizational Journey
• Interviewing potential students and their
employers on preferences, needs, ambitions,…
Approach
1. Strategy development & deployment
2. Curriculum development (content/pedagogy)
3. Support services (planning, admission,…)
Lectoraat Lean / WCP 25
Diploma
Diploma
naarvan Diploma
Diploma
13 14 15 16
9 10 11 12
6 7 8
1 2 3 4
5
H
P
C
A 2
B
5
6
7 …

24. What we did
• Formed group of teaching and support staff
• Interview potential students and employers
• Formulated Persona’s
• Reconsider strategy
• Select target group
• Develop curriculum
• Align support processes
• All while group was not hindered by regular activities
Lectoraat Lean / WCP 27

25. LEARNED
LESSONS
Lectoraat Lean / WCP

26. Energizing, Exhausting, Effective
• Integrated approach works like a treat
• Easier to manage the change
• Emersion of staff > ambassadors
• Less distraction of everyday noise
• Safe environment
• Fast & substantial change
• Roll out is a challenge
Lectoraat Lean / WCP 29

27. Questions?
Lectoraat Lean / WCP 30
…
Slideshare: …