Lean model cell: fast & radical change

Fast & Radical Change
Dr. V. Wiegel
L. Brouwer-Hadzialic MBA
LEAN Model Cell
Lectoraat Lean / WCP

Our journey and message
1. Who we are - why and how we started
2. Why Lean (&) Education makes sense
3. It’s about the whole
4. 50 ways to leave your lover, and only 3 to
change your school
5. The model cell way of change
6. The nursing studies case study
Lectoraat Lean / WCP 2

Lean professorship & research group

Staff 5,5
Student 55%
Scheduling

Staff 7,6 (5,5)
Student 93% (55%)

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Our world is changing: nursing

Lean (&) Education makes sense
• Most teaching pedagogies include feedback and
continuous improvement aka PDCA
• Education is more like services
Co-creation
Process is exposed to ‘customer’
• Educational support processes are also services
but different

But you need to see the whole!
Orientation &
selection
Agreements &
targets
Learning Examination
Strategy development & deployment (Hosin Kanri)
Support processes
Curriculum development

Persona’s
Persona 1: Hanneke
 32 jaar
 Deeltijder
 Ruime werkervaring als MBO-verpleegkundige in de zorg
De vele ontwikkelingen in de zorg geven haar het gevoel dat ze straks misschien haar huidige functie
kwijtraakt en op een lager niveau
Persona 2 Rogier
 31 jaar
 Deeltijder
 Rogier werkt al zo’n 5 jaar als MBO-verpleegkundige. Inmiddels heeft hij alle facetten van het
vakgebied gezien. Hij heeft besloten om gebruik te maken van de doorgroeimogelijkheden bij zijn
werkgever en zo door te stromen naar een andere functie. Hij twijfelt nog of hij zich uiteindelijk wil
specialiseren als verpleegkundige, of juist de verbreding wil opzoeken, door bijvoorbeeld
managementvaardigheden op te doen.
De eerste stap is in ieder geval duidelijk. Rogier gaat een deeltijd HBO-V opleiding volgen.
Persona 5 Fleur (omscholer)
 29 jaar
 Deeltijder
Fleur is sinds een jaar of 5 werkzaam in de zorg. Voordat ze begon met werken heeft ze de MBO
opleiding SPW gevolgd. Daarna heeft ze de HBO opleiding SPH gevolgd en afgerond. Nu ze een
aantal jaren in de zorg werkt, merkt ze dat er ontwikkelingen gaande zijn die ervoor zorgen dat de
vraag naar haar werkzaamheden steeds meer afnemen. Door kostenbesparingen mag zij namelijk
steeds minder tijd besteden aan therapie en gesprekken met patiënten. In veel gevallen wordt nu
eerder medicatie toegediend en dat mag Fleur niet doen omdat zij daar niet de juiste papieren voor
heeft. Ze begint steeds meer afhankelijk te worden van collega’s die wel medicatie toe mogen dienen
en daardoor

Student journey
Source: Twynstra Gudde, Flexibel Onderwijs, HAN februari 2015

Bringing it all together: X-matrix
Strategic Goals
KPI’sStrategic
programmes
Tactical/Operational initiatives
Vision
Strategy

Change
Lean
=

Lean = Change, but why change?
• Change drivers
Regulatory, financial,
technological,…
all have a size of impact and
an urgency
• You face change constraints
Ability to change,
interdependence, time frame,
continuity requirements,…
1. What drives your Lean
activities?
2. How big and urgent are these
changes?
3. Do the required changes
substantially impact several
other processes?
4. Do you have capacity and
experience to change?
5. Can you shut down
operations for a while?

Lean = Change, but how?!
• Kaizen (both a concept and a change method)
small, frequent steps of local improvements
• Kaikaku
large, radical change in one big transitional step
• Model cell
large radical change in gradual controlled
manner/transition – fully functional

Not better but different
KAIKAKU
Radical change in
a big bang
LEAN MODEL CELL
Radical change in
controlled
transition
KAIZEN
Continuous small
change
Continuity Impossible Possible/Required Possible/Required
Impact Big Big Small
Speed High Medium Slow
Risk High Low-Medium Low
Urgency High High-Medium Low
Which change strategy would fit your situation best?
Why?
What would need to know more before making a final decision?

HAN Part-time Studies
CASE STUDY
Bachelor of Nursing

4 programmes, 1500 students, 100 fte
lecturers&
researchers;
85%
support; 15%
0
200
400
600
800
1.000
1.200
1.400
1.600
1.800
Y2010 Y2011 Y2012 Y2013 Y2014
NursingStudies (# students)
full-time & part-time part-time
0
50
100
150
200
250
Y2010 Y2011 Y2012 Y2013 Y2014
Part-time Bachelor of Nursing
(# students)
Lean model cell set-up
Director of institute
Chair curriculum development
Team lead nursing programme
Member exam/certification comm.
Project lead
PL content development
PL support processes
Teachers
Lean & pedagogy
4.2 FTEs
Core team
New curriculum within a year
Persona’s & strategic choices
Enough enrollments already during development
Pedagogy and support processes aligned

• Current performance deemed
inadequate
• Not flexible enough
• Service low grade
• Quality ok but not high
grade
Houston…
Decrease in enrollment of students
Organization not fit
How are you on…?
Critical self-reflection
(Hansei)
How good are you? And
is that good enough?
How do you know?

Model cell: undergraduate nursing
Explorative
• Student & Organizational Journey
• Interviewing potential students and their
employers on preferences, needs, ambitions,…
Approach
1. Strategy development & deployment
2. Curriculum development (content/pedagogy)
3. Support services (planning, admission,…)
Diploma
Diploma
naarvan Diploma
Diploma
13 14 15 16
9 10 11 12
6 7 8
1 2 3 4
5
H
P
C
A 2
B
5
6
7 …

What we did
• Formed group of teaching and support staff
• Interview potential students and employers
• Formulated Persona’s
• Reconsider strategy
• Select target group
• Develop curriculum
• Align support processes
• All while group was not hindered by regular activities

LEARNED
LESSONS

Energizing, Exhausting, Effective
• Integrated approach works like a treat
• Easier to manage the change
• Emersion of staff > ambassadors
• Less distraction of everyday noise
• Safe environment
• Fast & substantial change
• Roll out is a challenge

Questions?
…
Slideshare: …

Lean model cell: fast & radical change

More Related Content

Similar to Lean model cell: fast & radical change

More from Vincent Wiegel

Lean model cell: fast & radical change