In deze handleiding staat de grote lijn vermeld: hoe ongeveer?. Onderaan vind je verwijzingen naar meer gedetailleerde instructies waarin we uitleggen hoe je precies rapporteert in de Qsuite. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Handleiding
Wat leggen we vast aan basisgegevens
in het personeelsdossier?
Personeelsmanagment

2. 2
Personeelsmanagement: een voorwaarde voor een goed klantproces
Kwaliteit wordt gemaakt tussen de klant en de medewerker. Een goed klantproces komt alleen tot stand
wanneer ook het medewerkersproces hierop aansluit.
1. Er moeten voldoende beschikbare uren van medewerkers zijn om de klantvraag te kunnen beantwoorden
(want dan voldoen we aan de minimale eisen aan de kwaliteit).
2. Deze uren moeten ook nog eens van het juiste deskundigheidsniveau zijn (want dan voldoen we aan de
wettelijke norm voor kwaliteit).
3. De uren moeten op de juiste momenten beschikbaar zijn, zodat er zoveel mogelijk op de klantwens kan
worden ingegaan op de momenten die de klant het beste past (want dan laten we merken dat we de
klantwens serieus nemen).
4. De medewerkers moeten de waarden hebben die op de waarden van de klant aansluiten, zodat er een ‘klik’
is tussen de klant en de medewerker (want dáár wordt de kwaliteit beleefd).
5. Ten aanzien van de medewerkers moeten we zoveel mogelijk de betrouwbaarheid onderzoeken en zo
mogelijk garanderen, zodat we risico’s zoveel mogelijk uitsluiten (want dan wordt kwaliteit niet afgebroken
door mogelijke uitwassen).
6. De kosten van medewerkers moeten in balans zijn met de inkomsten van de zorg en dienstverlening (want
dan is de continuïteit van de organisatie gewaarborgd en kunnen we kwaliteit blijven bieden).
Wat?

3. 3
Daarom leggen we in het personeelsproces minimaal vast
1. Wat de personalia van de medewerker zijn;
2. Welke contracten er tussen de medewerker en de organisatie zijn gesloten (aantal uren, eventueel minimaal
en maximaal);
3. Wat het deskundigheidsniveau van de medewerker is (gebaseerd op landelijke normeringen ten aanzien van
opleidingsniveau, ervaring, bekwaam- en bevoegdheden en BIG registraties);
4. Wat de onderbouwing van dit opleidingsniveau is (door opleidingen te registreren en diploma’s vast te
leggen);
5. Leggen we de beschikbaarheid vast (wanneer wel, niet of eventueel beschikbaar?);
6. Leggen we de waarden en kenmerken van de medewerker vast;
7. Leggen we een onderbouwing van de betrouwbaarheid (zoveel mogelijk) vast, zoals bijvoorbeeld een VOG;
8. Leggen we de loonkosten vast, registreren we verlof, maar vooral ook verzuim en sturen we op het
uitvoeren van de juiste stappen in het verzuimproces (Wet Poortwachter).
Met de gegevens gaan we aan het werk in de klantplanning en levering
Om daarmee: de zorg en diensten te kunnen plannen, registreren en op basis daarvan te kunnen sturen.
In het personeelsproces is nog veel meer te doen.
Wat?

4. 4
Meer mogelijkheden in het personeelsproces
Naast het vastleggen van deze basisgegevens in het personeelsproces is er nog veel meer mogelijk.
Zo kan je in het medewerkersdossier ook de ervaren kwaliteit door de medewerker meten, kunnen medewerkers
reflecteren op hun werkzaamheden, kunnen ze meldingen doen, ideeën aandragen en complimentjes uitdelen.
Er is een aparte handleiding over het personeelsproces bekeken vanuit de optiek van de medewerker zelf. Deze
handleiding gaat over de optiek van de klant.
Wat?

5. 5
Goede dossiervoering is een basisvoorwaarde
Een goed personeelsproces is een voorwaarde voor een goed klantproces.
Wanneer de basisgegevens in de medewerkersdossiers op orde zijn en blijven, dan is er een goede basis voor
de planning en inzet van de zorg en diensten. De gegevens in de medewerkersdossiers moeten betrouwbaar zijn
en goed worden onderhouden, zodat we altijd weten dat we met kloppende gegevens aan de slag zijn.
Wat?

6. 6
Waar in de Qsuite?

7. 7
1. De medewerker is ervoor verantwoordelijk de juiste gegevens over personalia en opleidingen en
diploma’s aan te leveren.
2. Het management kent een deskundigheidsniveau toe en controleert de betrouwbaarheid (zoveel als
mogelijk is).
3. De personeelsfunctionaris is verantwoordelijk voor het vastleggen en beheren van alle gegevens in
het medewerkersdossier, maar ook om de diploma’s en BIG registraties te controleren.
Uiteraard kunnen rollen en taken verschillen.
Wie?

8. 8
1 Hoe leg ik de
persoonsgegevens vast?
1. Ga naar het desbetreffende medewerkersdossier. Je kan naar
je eigen dossier gaan via de grijze knop Mijn Menu bovenin je
scherm. Ben je leidinggevende of heb je de autorisatie van een
personeelsmedewerker dan kan je de dossiers van de
medewerkers die onder je vallen inzien door op je Startpagina
te gaan naar Mijn medewerkers. Kies daar het dossier dat je
wilt inzien.
2. Klik op Persoonlijk - Personalia. Je kunt hier een deel van de
personalia van de medewerker kwijt. Klik op opslaan
onderaan.
3. Een ander deel (naam, functie, rol) ligt vast op de plaats waar
de medewerker in het systeem wordt aangemaakt en waar de
accounts worden beheerd. Klik hier om te zien hoe dat werkt.
Hoe ongeveer?

9. 9
2 Hoe leg ik de
contractgegevens vast?
1. Na de Personalia (Basisgegevens) kunnen nu verdere gegevens ingevuld worden.
Ook dit is weer afhankelijk per organisatie, klanttype.
2. Kijk naar wat je invult, bijvoorbeeld wie de contactpersoon is van de medewerker in
geval van nood.
3. Leg nu in ieder geval ook het contract van de medewerker vast.
Per wanneer gaat / ging het contract (arbeidsovereenkomst of
inhuurovereenkomst) in? Wat is de einddatum?
Wat is het type contract? Wanneer medewerkers vrijwillig werken,
vul dan de loonkosten in op 0,-. Je kunt vrijwilligersdossiers een apart kenmerk
meegeven. Dat kan de beheerder. Klik hier om te zien hoe dat werkt.
Hoe ongeveer?

10. 10
3 Hoe leg ik de
deskundigheidsgegevens
vast?
1. Onder Beheer kan de beheerder de verschillende deskundigheidsniveaus of
functies beheren.
2. Per medewerker kan je in het medewerkersdossier onder het kopje
‘deskundigheid’ een functie of deskundigheid aan de medewerker toewijzen.
Deze functie heeft een start- en een einddatum, dus kan door de tijd heen
veranderen. Ook dubbele functies / deskundigheden zijn mogelijk. Deze
deskundigheden zijn gekoppeld aan de tabellen in de Qsuite rondom de
declaratie en de facturatie.
3. Onderbouw de deskundigheid door de gevolgde of lopende opleidingen te
registreren. Geef start- en einddatum in en upload het bijbehorende diploma of
getuigschrift.
Hoe ongeveer?

11. 11
4 Hoe leg ik de
beschikbaarheid vast?
1. Ga in het medewerkersdossier naar het
onderdeel Beschikbaarheid. Je vindt dit
onderdeel waarschijnlijk onder het kopje
‘persoonlijk’.
2. Als je het onderdeel opent, zie je een agenda. In
deze agenda kan je tijdsblokken invoeren. Bij een
blok kan je aangeven of je beschikbaar bent
(groen), niet beschikbaar (rood) of alleen
beschikbaar indien het niet anders kan (oranje).
Hoe ongeveer?

12. 12
5 Hoe leg ik de
betrouwbaarheids-
gegevens vast?
1. Deze onderdelen vind je, net als het deskundigheidsniveau, onder het
kopje deskundigheid.
2. Indien een BIG registratie van toepassing is, controleer deze en
registreer de BIG gegevens. Doe dat zeker voor de
wijkverpleegkundige. Het BIG nummer dat je hier invoert, verschijnt
op de print van de indicatie namelijk.
3. Registreer hier de VOG of onderbouw een andere wijze waarop de
betrouwbaarheid van de medewerker zo veel mogelijk is vastgesteld.
4. Voeg ook de taakfunctieomschrijving van de medewerker toe.
Hoe ongeveer?

13. 13
6 Hoe registreer ik verzuim
en verlof?
1. Als medewerker – of als leidinggevende of personeelsfunctionaris – kan je
verzuim melden via je voorblad. Scroll naar het desbetreffende blok.
2. Ga naar de startpagina van het medewerkersdossier.
3. Ook verlof kan je aanvragen via het voorblad. De leidinggevende en de
personeelsfunctionaris ontvangen een mail en kunnen de aanvraag
goedkeuren of afkeuren.
4. Ook verzuim kan zo gemeld worden.
De medewerker meldt het verzuim zelf, of de leidinggevende namens de
medewerker. De leidinggevende en de personeelsfunctionaris
(de persoon met deze autorisatie) ontvangen mails wanneer de volgende
stappen volgens de Wet Poortwachter moeten worden doorlopen.
Zo wordt er geen stap vergeten.
Hoe ongeveer?

14. 14
Hoe kunnen we verder helpen?
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen?Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.

15. 15
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.