• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Chuong 2 moi truong giao tiep
 

Chuong 2 moi truong giao tiep

on

  • 2,524 views

 

Statistics

Views

Total Views
2,524
Views on SlideShare
2,524
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
125
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Chuong 2 moi truong giao tiep Chuong 2 moi truong giao tiep Presentation Transcript

    • Đại học Kinh tế TP. HCM Chào mỪng CáC hỌC viêntham gia LỚP hỌC “Kỹ năng giao tiếp ” Khoa QTKD-BM QTNS
    • PHẦN 2:QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP Khoa QTKD-BM QTNS
    • CHƯƠNG 2:MÔI TRƯỜNG GIAO TiẾP CẤU TRÚC TỔ CHỨC &DÒNG GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP Khoa QTKD-BM QTNS
    • NỘI DUNGI-Phân tích tổ chức của bạn: Mục tiêu làm việc-Mọi người cộng tác với nhau như thế nàoII-Phân tích những biến đổi trong môi trường doanh nghiệp Truyền thông điện tử- Giao tiếp quốc tế-Giao tiếp không phân biệtIII-Phân tích những dòng giao tiếp Những dòng giao tiếp-Viết & Nói trong doanh nghiệp Khoa QTKD-BM QTNS
    • Quy trình giao tiếp MÔI TRƯỜNG Nhieãu Nhieã Thông điệp u Giải mã Mã hoá Người gửi Người nhận Mã hoá Giải mã Phản hồi Khoa QTKD-BM QTNS
    • I-CƠ CẤU TỔ CHỨC Mục tiêu Mục tiêu chính thức: Thường được tuyên bố công khai, được thể hiện qua giấy tờ, văn bản. Mục tiêu không chính thức: Thường được thể hiện qua nền văn hóa của tổ chức- tức là những giá trị, những kỳ vọng, những niềm tin.. được chia xẻ. Những mục tiêu này thường không thể hiện trong các chính sách, không được công bố công khai. Những mục tiêu này thường bộc lộ trong những câu chuyện và bầu không khí làm việc của tổ chức. Khoa QTKD-BM QTNS
    • CƠ CẤU TỔ CHỨC Mọi tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào sự giao tiếp. Giao tiếp là chất keo gắn liền nhiều thành phần lại với nhau, cho phép phát triển tổ chức, phối hợp hoạt động và hoàn thành những kết quả. Hiểu biết của tổ chức rất thiết yếu cho sự thành công của bạn trong giao tiếp. Khoa QTKD-BM QTNS
    • LÀM THẾ NÀO PHÂN TÍCH TỔ CHỨC CỦA BẠN Tìm hiểu Bằng cách xem xétMọi người Cơ cấu tổ chức chính thức =>làm việc Sơ đồ tổ chứcchung như Cơ cấu tổ chức không chínhthế nào? thức => Mạng lưới liên minh chính trịMục tiêu Mục tiêu chính thức => Đướngnhắm tới lối, chính sách Mục tiêu không chính thức =>Bầu không khí và văn hóa tổ chức Khoa QTKD-BM QTNS
    • Mọi người làm việc chung như thế nào Cơ cấu tổ chức chính thức Giúp bạnCơ cấu tổ chức cho bạnbiết rõ: •Hình thứcThứ bậc trong tổ chức •Phương tiệnĐiạ vị của bạn •KênhCông việc •…Mối quan hệTrách nhiệm trong công việcPhạm vi hoạt động Khoa QTKD-BM QTNS
    • Mọi người làm việc chung như thế nào Cơ cấu tổ chức chính thứcCơ cấu tổ chức có thể cho chúng ta biết Hệ thống thứ bậc Vị trí của mọi người=> Người bạn phải giao tiếp và hình thức giao tiếp với họ Khoa QTKD-BM QTNS
    • Mọi người làm việc chung như thếnào Cấu trúc kim tự tháp Quản lý Quản lý Nhân viên thừa hành Khoa QTKD-BM QTNS
    • Mọi người làm việc chung như thế nào? Nhân Nhân viên viên Nhân viên Nhân viên Quản trị Nhân viên Nhân viên Nhân Nhân viên viên Khoa QTKD-BM QTNS Cấu trúc mạng
    • Mọi người làm việc chung như thếnào Cơ cấu tổ chức chính thức CƠ CẤU CHỨC NĂNG Lãnh đạo Sản xuất Kinh doanh Tài chính Khoa QTKD-BM QTNS
    • CƠ CẤU CHỨC NĂNG Tổ chức theo chức năng có khuynh hướng ổn định, là kiểu mẫu cho những công ty mà công nghệ ít thay đổi, cho phép nhân viên chuyên môn hóa=> Bộc lộ 2 vấn đề giao tiếp cần phải biết đến:1. Có thể có tính quan liêu, bàn giấy và chống đối lại sự thay đổi2. Không cho phép mọi người nhìn thấy toàn cảnh, để cho sự cạnh tranh giữa nhóm dâng cao và quyết định phải đưa lên cấp cao nhất Khoa QTKD-BM QTNS
    • Mọi người làm việc chung như thế nào Cơ cấu tổ chức chính thức CƠ CẤU THEO SẢN PHẨM LÃNH ĐẠO SẢN PHẨM A SẢN PHẨM B SẢN PHẨM C Những tổ chức này hoạt động tốt trong môitrường biến đổi nhanh vì mọi người hợp nhấtnhiều công việc quanh một dự án. Sự bất lợichính trong giao tiếp là những nhóm chịu tráchnhiệm khác nhau cho những sản phẩm khác nhaucó thể tranh giành nguồn tài nguyên chung. Khoa QTKD-BM QTNS
    • “Tổ chức không phải là những cơ cấu tĩnh được vẽ lên sơ đồ cơ cấu tổ chức. Chúng là những mạng lưới công tác, cấu trúc, hệ thống thông tin và những con người. Chúng không ngừng biến đổi, vừa đơn giản vừa phức tạp, vừa trật tự vừa vô trật tự, vừa vững chắc vừa hay thay đổi”Hal LEAVITT Khoa QTKD-BM QTNS
    • Mọi người làm việc chung như thế nào Cơ cấu tổ chức không chính thức Cơ cấu tổ chức không chính thức đôi khi được gọi là mạng lưới hay liên minh chính tri. Thường không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức Xác định quyền lực không chính thức Vị trí của mỗi người trong tổ chức Đo lường cơ hội hay những đe doa của các cá nhân trong tổ chức QTNS Khoa QTKD-BM
    • Phân tích những biến đổi trong môi trường doanh nghiệp1. Truyền thông điện tử2. Tập trung thông tin3. Giao tiếp quốc tế Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổitrong môi trường doanh nghiệp Truyền thông điện tử Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổitrong môi trường doanh nghiệp Tập trung thông tin Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổitrong môi trường doanh nghiệp Giao tiếp quốc tế Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổi trong môi trường doanh nghiệp Giao tiếp quôc tếGiao tiếp có thể thay đổi trong môi trường đa văn hóa1. Ngôn ngữ thay đổi ý nghĩa trong những nền văn hóa khác nhau2. Cách phát biểu cũng thay đổi theo nền văn hóa Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổi trong môi trường doanh nghiệp Giao tiếp quôc tế3.Ngôn ngữ cử chỉ cũng khác nhau4.Cách thể hiện cảm xúc trong giao tiếp5.Khoảng cách giao tiếp khác nhau6.Vị trí, nơi giao tiếp cũng được thể hiện khác nhau Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường đa văn hóaSự khác biệt văn hóa Chủ nghĩa cá nhân và tập thể Rõ ràng và hàm ý Nhận thức về thời gian Nhận thức về không gian Tầm quan trọng về đẳng cấp Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổi trong môi trường doanh nghiệp Giao tiếp quôc tế 1. Thái độ đối với tính cách bẩm sinh đối với con người như thế nào? 2. Quan hệ đúng đắn giữa con người và thiên nhiên là gì? 3. Ý thức về thời gian ra sao? 4. Thái độ đối với hành động? 5. Thái độ đối với mối tương quan xã hộiCLYDE & KLUCKHOHNKhoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổi trong môi trường doanh nghiệp - Giao tiếp quôc tế Thái độ Giá trị Giá trị Giá trị đối vớiNhân loại Căn bản là Vừa tốt vừa Căn bản là xấu xấu tốt Phải đề Phải lực Phải tin phòng chọn tưởngThiên nhiên Phục tùng Hài hòa Làm chủ Thượng đế Sống hài hòa Kiểm soát & định đoạt thiên nhiên thách thức Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổi trong môi trường doanh nghiệp - Giao tiếp quôc tế Thái độ Giá trị Giá trị Giá trị đối vớiThời gian Quá khứ Hiện tại Tương laiQuan hệ xã Theo địa vị Theo tập Theo cáhội hay giai cấp thể nhân Quyết định Tập thể Cá nhân độc đoán quyết quyết định định Khoa QTKD-BM QTNS KLUCKHOHN & STRODTBECK
    • Giao tiếp trong môi trường đa văn hóaCác phẩm chất cho việc giao tiếp thành công giữa các nền văn hóa Kiên Khoan nhẫn dung Tôn trọng Khách Thông quan cảm Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những biến đổi trong môi trườngdoanh nghiệp - Giao tiếp không phân biệt Tránh cách dùng từ ngữ, hình ảnh hay tình huống nào ngụ ý rằng tất cả hay hầu hết mọi thành viên đều giống nhau. •Người Anh: Hay lên mặt đạo đức-Lạnh lùng- Hẹp hòi- Bảo thủ- Duy lý •Người Nhật: Bí hiểm- Trầm lặng- Cần cù Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệt Tránh những từ hình dung nhấn mạnh về những ấn tượng chủng tộc•Anh chàng người Ấn Độ diêm dúa,•Connie Wang, anh chàng người Hoa không còn bếtxấu hổ là gì nữa. Quần áo cô ta mặc trên người trônggiống như quầy hàng di động. Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệtTránh xác định chủng tộc nếu điều đó khôngthật sự cần thiết.•Y. Chan một doanh nhân Trung quốc lương thiện•Mai một người Việt Nam cần cù Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệt Tránh từ ngữ coi trọng đàn ông hơn đàn bà Không nên nói Nên nóiCông việc xứng đáng với Công việc to lớn cómột người đàn ông tầm cỡNỗ lực nam nhi Nỗ lực mạnh mẽSức trai (Sức đàn ông) Sức mạnh con người Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệtTránh những chức danh tận cùng bằng đàn ông Không nên nói Nên nói Nam nhân viên Nhân viên bán hàng Nam công nhân Công nhân Ông quản lý Chủ tịch Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệt Tránh những từ ngữ chỉ giống loài hay từ tổng quát ngụ ý người lao động bao giờ cũng là đàn ông Không nên nói Nên nóiThời gian của người Thời gian làm việcđàn ôngThù lao cho nhữngngười đàn ông làm Thù lao cho nhânviệc viên Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệtThư từ cũng nên tránh lời chào hỏi ngụ ý đàn ôngNgài thân mến!; Quý ông thân mến…5 cách thức để tránh những khó khăn đó:1. Dùng từ rõ rệt để mô tả người nhận: Quý khách hàng, Quý đồng nghiệp, Quý khách thuê bao…2. Dùng từ chỉ rõ chức danh: Quý đại diện thương mại, Tổng biên tập3. Dùng câu chào hỏi không rõ giới tính:Người nhận, Ông (bà) quý mến!4. Dùng câu chỉ rõ giới tính nhưng ít có tính chính thức hơn: Quý độc giả, bạn thân mến! Khoa QTKD-BM QTNS5. Tránh câu chào hỏi chung chung
    • Giao tiếp không phân biệt Tránh đề cập tới Phụ nữ như trẻ conKhông nên nói Nên nóiCô gái của tôi Thư ký của tôi Trong các hợp đồng hay văn kiện tương tự, đừng cho rằng người hôn phối là phụ nữ “Công ty sẽ cấp vé máy bay cho bạn và cho gia đình. “Gia đình” bao gồm vợ bạn và con bạn.” Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệt Không nên thêm một từ chỉ đàn ông hay đàn bà để mô tả công việcKhông nên nói Nên nói•Nữ luật sư •Luật sư•Nữ bác sĩ •Bác sĩ•Thầy giáo •Giáo viên Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp không phân biệt Tránh đề cập tới sự yếu kém của người khác cũng như khuyết tật của họKhông nên nói Nên nói•Viên kế toán điếc •Viên kế toán đangđang kiểm tra sổ kiểm tra sổ sáchsách •Nghe và nói khó•Điếc và câm khăn Khoa QTKD-BM QTNS
    • II-Dòng giao tiếp trong tổ chức Khoa QTKD-BM QTNS
    • Phân tích những dòng giao tiếp Môi trườngMôi trường Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệpGiao tiếp từ trên xuống: thôngtin từ cấp trên xuống cấp dưới. VD: Các mệnh lệnh Các chỉ dẫn thực hiện nhiệm vụ Phản hồi về thực hiện công việc Ban hành các thủ tục làm việc Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp- Giao tiếp từ trên xuống 4 mục đích1. Thông báo và giải thích những quyết định2. Đáp ứng và phản hồi những ý kiến của nhân viên3. Khuyến khích sự tham gia4. Động viên và gây cảm tình với nhân viên Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp- Giao tiếp từ trên xuống Hình thức truyền đạt mệnh lệnh chủ yếu1. Bằng miệng2. Bằng giấy tờ, văn bản Điều kiện ra lệnh Khoa QTKD-BM QTNS
    • Sự sai lệch và cắt xén100% thông tin từ cấp cao xuống cấp thấp 65% 56% 40% 30% Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp- Giao tiếp từ trên xuống Giảm thiểu sự thất thoát•Người quản lý phải tạo ra dòng giao tiếp 2 chiều.•Sử dụng giọng điệu phù hợp, tránh thái độ bềtrên, hống hách, thóa mạ, chỉ trích…•Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới phải đảmbảo tính minh bạch, rõ ràng.•Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới phải đặt trêncơ sở sự tin cậy lẫn nhau. Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệpGiao tiếp từ dưới lên: Những phản hồi lên cấp trênVí dụ: Báo cáo tình hình thực hiện công việc với nhà quản lý Đề đạt ý kiến, vấn đề nảy sinh, thay đổi trong công việc với cấp trên Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp Giao tiếp từ dưới lên Mục đích Báo cáo công tác hay thành tích của cá nhân hay của đơn vị Đưa ra đề nghị hay ý kiến Phát huy sự tham gia chức năng quản lý Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp Giao tiếp từ dưới lênKhó khăn lớn nhất trong hình thức giao tiếp nàylà vấn đề tin cậy. Nhiều lý do để dẫn đến điềuđó:Gặp phải nhiều khó khăn khi tỏ ra trung thựcSợ bị xem là thiếu tính độc lậpNhiều nhà quản lý không thực sự quan tâmđến những vấn đề của nhân viênNhân viên sợ “bị trừng phạt” vì lòng trungthực Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp Giao tiếp hàng ngang:Giao tiếp giữa những người cùng cấp hoặc đồng nghiệpVÍ DỤ: Chia sẻ thông tin Cùng hợp tác giải quyết công việc Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp- Giao tiếp hàng ngang:Trở ngại chính trong Hãy nghĩ đến lợidòng giao tiếp này là: ích lớn nhất- lợi ích của công ty•Sự biệt lập của các bộphận•Thiếu thời gian và cơhội giao tiếp•Sự ganh đua, ghen tỵgiữa các nhóm, bộ phận Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngdoanh nghiệp- Giao tiếp với bên ngoàiBao gồm:Nhà cung cấp,người bán hàng,khách hàng, cộngđồng dân cư, chínhquyền địaphương…. Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp- Viết & nóiĐể xác định hình thức giao tiếp nói hay viếtđược sử dụng phải chú ý những vấn đề sau: Địa điểm Thời gian Quan hệ cá nhân Hao phí Tính lưu trữ Địa điểm Đáp ứng Chi tiết Tính bảo mật Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp- Viết & nóiBạn hãy viết:1.Có thời gian chuẩn bị2.Thời gian của người nghe bị hạn chế3.Chi phí về dịch vụ thư ký, văn phòng phẩm, bưu điện cho phép Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp- Viết & nóiBạn hãy viết:4.Cần chuyển giao thông tin chi tiết5.Cần lưu lại hồ sơ, tài liệu6.Bạn không cần một đáp ứng tức thì7.Bạn không cần bất kỳ đáp ứng nào làm sáng tỏ vấn đề, xác nhận, bày tỏ ý định hay báo cáo Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp- Viết & nóiBạn hãy nói cho một nhóm:Có thời gian chuẩn bị và sắpđặtCử tọa có thời gian tham dựChi phí tập trung nhiều ngườikhông cao Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp- Viết & nóiBạn hãy nói cho một nhóm:Cần nhiều người nghe và thảoluận thông tin cùng lúcMuốn tạo một nhóm đồng nhấthay tạo mối quan hệMuốn có thể đáp ứng cả tậpthể và sự đồng tình của mọingười Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp- Viết & nóiBạn hãy trao đổi riêng với mộtngười khi:Không có đủ thời gian chuẩn bịCần một câu trả lời nhanhChi phí kỹ thuật sử dụng khôngcao Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp- Viết & nóiBạn hãy trao đổi riêng với mộtngười khi:Không cân chuyển giao thông tinnhiều chi tiếtTạo sự quan hệKhông cần lưu trữ tài liệu lâu dàiMuốn có sự phản hồi ngay Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngCạm doanh nghiệp- Viết & nóibẫy: Cần tạo ra cơ Trong cách viết: chế đáp ứng •Không kiểm tra được người tiếp nhận có đọc, hiểu được thông điệp của bạn. •Không phù hợp với tâm lý người đọc •Có thể không có đáp ứng hoặc sự đáp ứng đến chậm Khoa QTKD-BM QTNS
    • Giao tiếp trong môi trườngCạm doanh nghiệp- Viết & nóibẫy: Trong cách nói: •Người nghe cần nhiều thời gian, vì thế tránh làm mất thời gian của họ •Khả năng nhớ và lưu trữ của người nghe •Không thể lưu trữ được thông tin •Chuẩn bị có thể không đầy đủ Khoa QTKD-BM QTNS
    • Ôn tập cuối chươngKhoa QTKD-BM QTNS
    • Tình huốngTình huống 1: Bạn phỏng vấn một ngườicó kinh nghiệm làm việc trong doanhnghiệp. Căn cứ theo cuộc phỏng vấn, hãyphân tích cả yếu tố mục tiêu và tổ chức(chính thức, không chính thức)Tình huống 2: Bạn là người quản lý. 3 nhânviên trong đơn vị bạn phàn nàn về mộtnhân viên khác và tố cáo người này có đầuóc phân biệt nam nữ. Bạn hãy chuẩn bị tàiliệu để trao đổi vớiQTKD-BM QTNS bị tố cáo. Khoa người