Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden

on

  • 2,395 views

Fundament voor een digitale studiezaal

Fundament voor een digitale studiezaal

Statistics

Views

Total Views
2,395
Views on SlideShare
2,395
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
15
Comments
1

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • Morgen

    Als vaste gebruiker van het gemeentearchief van Leiden, ook trouwens als zoeker van het gemeentearchief (sta op de lijst van betaalde onderzoekers) moet me toch iets van het hart.

    Het nieuwe systeem is nog lang niet compleet, volgend jaar komen er nog veel meer gegevens op het internet.

    Wat ik nu op hjet internet vind kan ik ook vinden op de laptops in het archief zelf.

    Maar... wat nog niet is gedigitaliseerd is dus niet meer te vinden, hoe moet ik mijn opdrachtgevers vertellen dat ze nog maar een paar maanden moeten wachten omdat de gegevens nog niet op de laptops staan.
    \\Het oude systeem is al weg, maar het nieuwe systeem is nog lang niet in orde.

    U heeft dus de huid al verkocht voordat de beer geschoten is.

    Een akte inkijken kan in de meeste gevallen niet meer, je moet dan ook een akte bestellen.

    Nu zoek ik een Jacobus van der Heijden die overleden is in Zoeterwoude, ik vind er 3, maar je denkt toch niet dat ik alle aktes ga kopen omdat ik niet weet welke Jacobus het is?


    Er kan in dit 'moderne'archieven geen copieen meer worden gemaakt.

    Normaal pakte ik een fiche, onder de copieermachine, kosten 50 cent.

    Nu moet ik een akte bestellen a 1 euro en 50 cent(, dus 300 % duurder) en dan sturen ze de akte op per email.

    Je zal maar geen computer hebben (zoals veel ouderen die in het archief van Leiden zoeken), dan ben je de klos, je kan nooit meer een copie van een akte krijgen.

    Het zoeken naar een akte via internet kost me nu 10 minuten terwijl in het archief het binnen een minuut al heb.

    Dit systeem is geen vooruitgang maar een achteruitgang.

    Ik dacht dat het sneller en ficcienter moest , niet dus.

    Nu wil ik uit een trouwakte alleen de namen van de getuigen, ben ik verplicht om de akte te kopen voor die prijs, dat is niet echt klantvriendelijk.

    U maakt de spelregels op, maar dan moet U zich ook met het spel bezighouden, loop eens een week mee in het archief en luister eens naar de klachten van de mensen die daar werken voor hun hobby of hun werk.

    Ik heb het idee dat U niet eens weet of het werkt in een archief.

    Ans Kleijheeg
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden Presentation Transcript

  • 1. Fundamenten voor een digitale studiezaal Walther Hasselo projectleider digitalisering
  • 2. Het RAL presenteert: Ons verhaal, uw verhaal en de verhalen van anderen! Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 3. Opzet en financiering • RAL heeft subsidie gekregen in het kader van de regeling ‘Digitaliseren met beleid’ van SenterNovem. • Eerste stap: het informatie- en digitaliseringsbeleidsplan • Stap twee: projectplan schrijven voor de subsidieaanvraag • Subsidie aanvragen is het verkopen van jouw idee; schrijf dus een helder, duidelijk plan en huur hiervoor eventueel een specialist in. Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 4. Doelstelling project • een samenhangende ontsluiting van de verschillende collectiedatabases ontwikkelen. • deze presenteren op basis van drie gebruiksperspectieven 1. ons verhaal 2. uw verhaal 3. het verhaal van anderen. Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 5. Ons verhaal: • de toegang tot de collectie en de collectiedatabases van het RAL • de ‘digitale dossiers’ bestaande uit een verzameling bronnen - archiefstukken - in de collectie van het RAL over één bepaald onderwerp. Voorbeeld: WO 2 • thema’s uit de Leidse geschiedenis, geïllustreerd met documenten uit het archief en toegelicht met verhalen die voor verschillende doelgroepen herkenbaar zijn. Voorbeeld: Leidse Canon - Pilgrim Archives Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 6. Uw verhaal: • de digitale dossiers van gebruikers • de thema’s en verhalen van gebruikers • de beschrijvingen toegevoegd door gebruiker • andere digitale informatie (bijvoorbeeld afbeeldingen) die door een bezoeker aan de digitale collectie van het RAL is toegevoegd • vertalingen, transcripties, regesten of reacties die door gebruikers zijn toegevoegd Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 7. Het verhaal van anderen: • Het resultaat van de zoekactie voor Leidse onderwerpen die is uitgevoerd bij andere erfgoed instellingen. • Hiermee willen wij de gebruikers duidelijk maken dat ook op andere plekken historische informatie over de Leidse regio te vinden is ook op andere locaties te vinden is, bijvoorbeeld bij het Nationaal Archief, Beeld & Geluid etc. Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 8. De informatiestructuur: Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 9. Hoe bereiken we dit? • 4 subdoelen 1. Ontwikkelen van een nieuwe website 2. Verbeteren van de zoekfunctionaliteit 3. Ontwikkelen Mijn RAL 4. Digitalisering van basisbestanden Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 10. De nieuwe website: Straks meer tijdens de demo.... Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 11. Verbeteren zoekfunctionaliteit: • Met één zoekaktie alle collectiedatabases van het RAL bevragen. • Zoekvraag gelijktijdig stellen aan andere erfgoedcollecties waar ook historische informatie over Leiden wordt bewaard. • Collectiedatabases beter indexeerbaar voor zoekmachines. Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 12. Ontwikkelen Mijn RAL: • Koppelen van bronnen • User generated content • Aanvragen en reserveren • Scanning on demand Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 13. Digitalisering van basisbestanden: • Selectie brieven uit boedels (1389 - 1825) • Genealogische bestanden Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 14. Randvoorwaarden: • Voldoende aandacht voor educatie. Mogelijkheid voor weblessen. • Mogelijkheden om aan te haken bij samenwerkingsverbanden, overkoepelende platformen etc. • Mogelijkheden voor hergebruik (van delen) door andere instellingen. • Voldoen aan de standaarden voor zoeken en vinden volgens de BASIS van DEN Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 15. Aanbesteding: • Meervoudig onderhandse aanbesteding • Selectie van mogelijke kandidaten via long list - short list • Geen tot in detail uitgewerkt bestek • In plaats hiervan open vraag aan kandidaat leveranciers voor creatieve aanbieding inclusief plan van aanpak op basis van ons projectplan. Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 16. Inrichting project: • Vorming van werkgroepen binnen het RAL • Iedere werkgroep een afgebakend deel van het project • Iedere werknemer de kans om aan een werkgroep deel te nemen. • Helicopterview voor het MT Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 17. Werkwijze projectgroepen: • Eerste sessie enkel intern met complete werkgroep • Tweede sessie kernteam uit werkgroep samen met delegatie Pictura • Uitwerking besprekingen door projectleider Pictura. Dit verslag weer als basis voor interne sessie. • Start bouw onderdeel • Meer over de werkwijze tijdens de bouw straks door Mark Lindeman Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 18. Waar staan we nu: • Digitalisering brieven en genealogische bestanden is klaar • Website bijna klaar in technische zin. • Nog heel wat werk aan invulling. • Gebruikerstest moet nog gedaan Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 19. Andere effecten: • Wat begon als een nieuwe website en wat digitaliseren, blijkt op vrijwel iedere werkproces in de organisatie in te grijpen. • Manier van werken/denken van veel medewerkers is aan het veranderen. • 23 Archiefdingen • Cursus Oral History Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 20. En verder? • Samenwerking met Stadsarchief Breda. • Vervolgproject met hulpmiddelen • Interesse van verschillende andere archieven • Bouw van webbased inventarisatie tool Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 21. Het resultaat is vooral een gevolg van de goede samenwerking tussen Maar zeker ook door de het kritisch meedenken van een aantal leden van
  • 22. En nu over naar Mark Lindeman Tot straks bij de demo! Fundamenten voor een digitale studiezaal
  • 23. Regionaal Archief Leiden presenteert: ons verhaal, uw verhaal en de verhalen van anderen! Aanvrager: Regionaal Archief Leiden Datum: 28 april 2008 (definitieve versie) Auteur(s): Karin van der Heiden (PARKC) Met bijdrage van: Ariela Netiv, Walther Hasselo, Cor de Graaf (RAL) Regionaal Archief Leiden 1
  • 24. Inhoudsopgave 1. Projectoverzicht..............................................................................................................................5 Inleiding ..........................................................................................................................................5 Achtergrond....................................................................................................................................5 Projectdoel ......................................................................................................................................6 Aanpak...........................................................................................................................................11 Projectresultaten..........................................................................................................................13 Belanghebbenden analyse .........................................................................................................14 Risico analyse ...............................................................................................................................15 Technische ontwikkeling ...........................................................................................................16 Intellecteel eigendom .................................................................................................................17 Projectmanagement....................................................................................................................17 Planning en fasering ...................................................................................................................18 Werkpakketten.............................................................................................................................19 Evaluatieplan................................................................................................................................20 Begroting.......................................................................................................................................20 2. Criteria van de regeling ...............................................................................................................22 3. Basisdigitalisering .......................................................................................................................24 Collectie brieven ..........................................................................................................................24 Collectie genealogische bronnen..............................................................................................27 2
  • 25. Scenario 1 Hendrik Janssen is een gepensioneerde concierge en woont sinds kort in Leiden. Zijn nieuwe buren vertelden hem dat hun buurt erg actief is in de ‘3 october vereeniging’ en nodigen hem uit om daar aan deel te nemen. Omdat Hendrik blij is met dit warme welkom zegt hij graag toe maar hij realiseert zich dat hij eigenlijk niet goed weet waar de 3 oktober feesten vandaan komen. Dezelfde avond gaat hij achter zijn computer op zoek, via Google vindt hij een nuttig lemma op Wikipedia. Hendrik is verrast dat zijn nieuwe woonplaats zo’n rijke geschiedenis heeft en besluit om meer informatie te zoeken op de website van het archief van de stad. Nadat hij zijn zoekvraag heeft ingetikt vertelt het archief hem dat er verschillende resultaten zijn gevonden. Het archief zelf heeft het onderwerp binnen de Leidse Canon opgenomen, in een heldere toelichting wordt de geschiedenis aan de hand van de papieren bewijzen toegelicht. Hendrik is gefascineerd door de afbeeldingen van de oude handschriften, hoewel hij niets van de tekst snapt. Gelukkig geeft de beschrijving hem voldoende informatie om te begrijpen waar deze oude archiefstukken over gaan. En de foto’s van vroegere oktoberfeesten – zelfs nog van voor de oorlog - tonen duidelijk dat het er toen ook al uitbundig aan toe ging. Hij ziet dat sommige foto’s afkomstig zijn van leden van de 3 october vereeniging en herkent zelfs de naam van een van zijn nieuwe buren. Al bijna helemaal in de feeststemming kijkt Hendrik nog even verder en ziet dat bij de zoekresultaten ook beeld- en geluidsfragmenten worden genoemd. Die worden bij het Instituut voor Beeld en Geluid bewaard, een organisatie waar hij nog niet eerder van had gehoord. Daar zijn zelfs polygoonjournaals, en geluidsbanden over deze festiviteiten uit het begin van de vorige eeuw. Hendrik weet bijna niet waar hij zou moeten beginnen en besluit er voor deze avond mee op te houden. Hij ziet dat hij zijn zoekresultaten kan bewaren door in te loggen in Mijn RAL. Dat doet hij graag, hij is er trots op om een inwoner van deze bijzondere stad te zijn en verheugt zich nu al op zijn deelname aan de volgende 3 oktober viering. Scenario 2 Nu Cleo de Koninck wat minder is gaan werken heeft ze eindelijk wat meer tijd voor haar hobby’s. Ze leest graag en bezoekt musea en concerten maar ze is vooral erg geïnteresseerd in geschiedenis. Zo is het al lang haar wens om de geschiedenis van haar familie te beschrijven. De afgelopen jaren heeft ze al flink wat voorwerk verricht, zo heeft ze haar ouders en andere oudere familieleden ondervraagd over vroeger en inmiddels heeft ze al een behoorlijk deel van de stamboom kunnen vastleggen. Er ontbreekt nog een interessante tak. Via de website van de Digitale Stamboom heeft ze gevonden dat een deel van haar familie afkomstig is uit Leiden. Helemaal zeker is ze er niet van want er blijken verschillende varianten van haar naam te bestaan. Via het Regionaal Archief Leiden kan ze daar wellicht meer informatie over vinden en ze besluit om haar onderzoek de komende weken daar op te richten. Met een kopje thee gaat ze achter de computer zitten en tikt haar naam in op het zoekformulier. Tot haar verrassing blijkt die niet alleen in de DTB bestanden voor te Regionaal Archief Leiden 3
  • 26. komen maar ook in een verzameling brieven uit boedels. Wel twaalf keer komt haar naam daarin voor. Geïntrigeerd naar de inhoud merkt ze dat ze een digitale kopie van de hele brief kan downloaden. Dat is prettig want ze merkt dat het ouderwetse handschrift en taalgebruik lastig te lezen is. Wel valt het haar op dat bij twee brieven een extra ikoontje staat. Wanneer ze dat aanklikt vindt ze bij de ene een complete vertaling van de brief, dat is een geluk. Bij de andere heeft een andere onderzoeker een commentaar geschreven waarin hij meldt dat de hier vermelde naam in andere brieven in een andere spelling voorkomt. Deze onderzoeker heeft precies dezelfde naam als Cleo en ze is dus erg benieuwd of hij nog meer informatie heeft gevonden. Via de website van het archief vindt ze bij Uw verhaal een dossier waarin deze verre verwant de resultaten van zijn onderzoek beschikbaar heeft gesteld. Cleo zet nog een kopje thee en begint rustig met het lezen van dit dossier, hier kan ze voorlopig mee vooruit. Scenario 3 Voor zijn afstudeeropdracht heeft Rutger Klooster een onderwerp gekozen dat dicht bij huis is. Als werkstudent kan hij het zich immers niet permitteren om voor zijn onderzoek het land door te reizen. Nee, aan de beschrijving van de historische ontwikkeling van de Leidse gasthuizen heeft hij zijn handen al vol genoeg. Natuurlijk hoort daar ook archiefonderzoek bij. Maar als Leidse student heeft hij het getroffen met de dienstverlening van het Regionaal Archief Leiden. Zodra zijn werkgever het rooster voor de komende week heeft doorgegeven begint Rutger met de planning van zijn onderzoek in die week. Als vaste bezoeker heeft hij een eigen account bij het archief, daar kan hij inloggen en vindt hij de belangrijkste digitale archiefstukken waar hij aan werkt. Om de archiefstukken te bekijken die niet digitaal beschikbaar zijn moet hij naar de studiezaal van het archief. Maar hij kan van tevoren de stukken aanvragen en de inventarisnummers online doorgeven. Op de afgesproken dagen liggen de stukken dan ’s morgens al voor hem klaar op de studiezaal. Zo verliest hij geen enkele tijd met het wachten op stukken die nog uit het depot gehaald moeten worden en kan hij direct beginnen. Het komt ook wel eens voor dat hij een bijzondere tekening vindt, of een archiefstuk waarvan hij een afbeelding zou willen gebruiken in zijn verslag. Dan kan het archief het archiefstuk op aanvraag voor hem digitaliseren. Maar omdat Rutger ook maar een arme student is heeft hij daar nog niet zoveel gebruik van gemaakt. Hij wil eerst zeker weten dat hij deze stukken ook werkelijk zal gebruiken! 4
  • 27. 1. Projectoverzicht Inleiding Het Regionaal Archief Leiden heeft een prachtige collectie archiefmateriaal die voor een breed publiek toegankelijk wordt gemaakt. Het archief is een actieve partner in samenwerkingsverbanden die de verbreding van de digitale toegang tot de collectie ten doel hebben. Daarbij heeft het archief de laatste jaren niet alleen grote slagen gemaakt maar inmiddels ook te maken gekregen met de wet op de remmende voorsprong. Dat resulteert in een breed scala van ontsluitingssystemen voor de collectiebeheer en - ontsluiting en diversiteit van verschillende databestanden. De versnippering zet zich ten dele ook voort in de presentatie naar het publiek. Een en ander wordt duidelijk in de beschrijving van de huidige informatievoorzieningen in het bijgaande informatieplan. Het RAL wil niet alleen een einde maken aan de versnippering maar bovenal een grote sprong voorwaarts realiseren in de toegang tot haar digitale collecties. Het RAL heeft als missie geformuleerd dat het zo veel mogelijk informatie, voor zoveel mogelijk gebruikers beschikbaar wil maken en daarbij nieuwe middelen wil inzetten. Het streven om gebruik te laten maken van de aangeboden digitale informatie is vertaald in het motto: RAL: duizend en één verhalen... en dat van u! In verschillende bijeenkomsten met medewerkers is over de invulling hiervan gesproken. Resultaat is een integraal plan voor publieksbenadering waarbij een evenwichtige presentatie wordt nagestreefd in het aanbod van bronnen en contextuele informatie. De wens van het RAL om de digitale informatie zo breed mogelijk te delen wordt hierin vormgegeven. Het resultaat draagt bovendien bij aan een aantrekkelijke toegang tot de bronnen door een contextgestuurde ontsluiting. Achtergrond Het gebruik van het cultureel erfgoed en historische bronnen verandert. Archieven – maar ook andere erfgoedinstellingen – krijgen te maken met bezoekers die meer willen – en verwachten – dan de digitale kaartenbak of afbeelding. Al hebben verschillende groepen bezoekers verschillende wensen ten aanzien van begeleiding en presentatie, de behoefte aan meer geïntegreerde en rijke informatie over ons cultureel erfgoed hebben zij met elkaar gemeen. Het makkelijk kunnen vinden van de gedigitaliseerde toegangen of digitale objecten is een eerste vereiste voor gebruikers. Om de potentie van de digitale wereld voldoende te benutten is het presenteren van de betekenis van teksten en objecten en hun onderlinge relaties een vervolgstap. Het toevoegen van rijkere, meer geïntegreerde informatie over archiefbronnen voldoet aan de behoefte van gebruikers en biedt mogelijkheden om een Regionaal Archief Leiden 5
  • 28. nieuwe groep gebruikers aan te spreken. Door het aan elkaar koppelen van gegevens van verschillende bronnen wordt een breder, interessanter en rijker beeld gecreëerd over de aard van een historische bron, een persoon, een locatie of een gebeurtenis. Uit de bovenstaande illustratie blijkt hoe RAL haar basisinformatie, de content of de bronnen, wil verrijken door verschillende lagen er omheen aan te bieden. Uitgangspunt is dat er niet één verhaal is maar dat een verhaal wordt opgebouwd door verschillende perspectieven. Projectdoel Uitgangspunt is de wens van het RAL om een samenhangende ontsluiting van de verschillende collectiedatabases te ontwikkelen en deze te presenteren op basis van drie gebruiksperspectieven; ons verhaal, uw verhaal en het verhaal van anderen. Ons verhaal bestaat uit: • de toegang tot de collectie en de collectiedatabases, de digitale bronnen (content) van het archief; • de ‘digitale dossiers’ bestaande uit een verzameling bronnen - archiefstukken - in de collectie van het RAL over één bepaald onderwerp, zonder extra tekstuele informatie (met andere woorden: wel regie in de selectie maar geen redactie over de bronnen); 6
  • 29. • thema’s uit de Leidse1 geschiedenis, geïllustreerd met documenten uit het archief en toegelicht met verhalen die voor verschillende doelgroepen herkenbaar zijn. Dit kunnen bijzondere of belangrijke onderwerpen uit de geschiedenis zijn, zoals de Leidse Canon of de Pilgrims maar de onderwerpen kunnen ook aan de actualiteit gebonden zijn. Uw verhaal bestaat uit: • digitaal dossiers van gebruikers/onderzoekers, verzamelingen bronnen, over één bepaald onderwerp, die zonder extra tekstuele informatie, met een specifieke reden door een onderzoeker aan elkaar gekoppeld zijn; • thema’s en verhalen, verzamelingen bronnen mét contextuele informatie van een bezoeker over een bepaald onderwerp; • beschrijvingen van gebruiker/onderzoeker die is toegevoegd; • andere digitale informatie (bijvoorbeeld afbeeldingen) over een bepaald onderwerp die door een bezoeker, al dan niet met bijbehorende toelichting, aan de digitale collectie van het RAL is toegevoegd; • vertalingen of transcripties van historische teksten die door onderzoekers zijn gemaakt en opnieuw gebruikt of bewerkt kunnen worden; • en de vele varianten die hier vervolgens weer op mogelijk zijn... De verhalen van anderen toont: • Het resultaat van de zoekactie voor Leidse onderwerpen die is uitgevoerd bij andere erfgoed instellingen. NB. Met de verhalen van anderen wil het RAL zichtbaar maken dat informatie over Leiden ook op andere locaties te vinden is, bijvoorbeeld in de Universiteitsbibliotheek of de categoriale erfgoed instellingen. Door deze informatie met dezelfde zoekaktie vindbaar te maken wordt de historische verzameling van het RAL ook in ‘context’ geplaatst. Een nieuwe website wordt ontwikkeld op basis van een informatie-infrastructuur die het mogelijk maakt om informatie over archiefbronnen te vinden, te bewerken, te delen en te verrijken. De nieuwe website wordt ontwikkeld op basis van toegankelijke en flexibele modulen waarbij gebruik wordt gemaakt van open standaarden (XML, OAI, Dublin Core e.a.). Voor de gebruikers die informatie of bestanden willen toevoegen of bronnen willen aanvragen en reserveren wordt een besloten deel (Mijn RAL) ontwikkeld waarbij een inlogfunctie van toepassing is. 1 Wanneer in de tekst als voorbeeld wordt gerefereerd aan Leidse bronnen of de Leidse geschiedenis kan uiteraard de gehele regio gelezen worden. Vanwege de leesbaarheid wordt in de gehele tekst alleen Leiden benoemd. Regionaal Archief Leiden 7
  • 30. In onderstaande illustratie wordt geschetst hoe de informatie infrastructuur er uit zou kunnen zien. Om dit mogelijk te maken worden de volgende subdoelen onderscheiden: 1. Ontwikkelen van een website Een nieuwe website waarmee het publiek op een nieuwe manier benaderd wordt. Het zoeken en vinden van bronnen is eenvoudig, de gegevens worden voor verschillende doelgroepen op aansprekende wijze gepresenteerd en de gebruiker wordt uitgenodigd tot interactie. De drie perspectieven, ons verhaal, uw verhaal en de verhalen van anderen, wijzen de weg door de verschillende informatielagen die het RAL presenteert. De besloten omgeving ‘Mijn RAL’ is via een login bereikbaar voor de onderzoeker die gebruik wil maken van de nieuwe dienstverlening van het RAL (aanvragen en reserveren van bronnen voor de studiezaal of scanning on demand). Deze bezoeker kan actief meewerken aan de verrijking van de collectie van het RAL door er kennis, informatie of beelden aan toe te voegen. Om de website voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk te maken - ook voor bezoekers met een functiebeperking - wordt deze drempelvrij gemaakt. 2. Verbeteren van de zoekfunctionaliteit Met één zoekaktie alle collectiedatabases van het RAL bevragen verbetert de dienstverlening en maakt het vinden van bronnen eenvoudiger. Het RAL wil daarnaast een functionaliteit ontwikkelen waarmee deze zoekvraag tegelijk wordt gesteld aan andere – vooraf gedefinieerde – erfgoedcollecties waar ook historische informatie over Leiden wordt bewaard en digitaal toegankelijk is gemaakt. Zo heeft de Universiteitsbibliotheek van Leiden delen van archieven waarvan de andere helft in het RAL ligt. Het Instituut voor Beeld en Geluid heeft een grote hoeveelheid beeld- en geluidsmateriaal over belangrijke Leidse gebeurtenissen. Het is de bedoeling dat de 8
  • 31. gebruiker straks maar één loket hoeft te bevragen en daar alle relevante informatie gepresenteerd krijgt. Om met één zoekopdracht, metadata onafhankelijk te kunnen zoeken zullen de databases van het RAL worden geïndexeerd door de zoekmachine. De externe databases worden geïndexeerd via externe API’s. Het zoekresultaat wordt overzichtelijk en per bron gepresenteerd. De verschillende soorten documenten worden automatisch in de bijbehorende viewer getoond. 3. Ontwikkelen van ‘Mijn RAL’ Een persoonlijk omgeving waarin een bezoeker - na inloggen - beelden, genealogische bronnen, archiefstukken, documenten of links kan opslaan en bewaren voor later gebruik. De bezoeker kan er commentaar op geven, eigen objecten uploaden en relaties aanleggen tussen verschillende items. Hij kan archiefstukken aanvragen en reserveren voor inzage op de studiezaal of een digitale afbeelding laten maken van een stuk uit de collectie van het RAL. 3.1 Koppelen van bronnen Een onderzoeker bewaart zijn resultaten en bronnen in een besloten omgeving. Door het toevoegen van een tag aan de metadata kunnen bronnen met elkaar worden verbonden. Daarmee zijn ze bij een volgend bezoek aan de website makkelijker terug te vinden en kan de onderzoeker snel verder met zijn werk. Deze technologie wordt ook door RAL ingezet om bronnen over bepaalde onderwerpen aan elkaar te koppelen tot Digitale Dossiers (al dan niet geïnspireerd door de actualiteit) of met toegevoegde redactionele context tot Thema’s (beiden voor Ons verhaal). 3.2 ‘User generated content’ Onderzoekers en gebruikers van informatie uit het archief zijn ook belangrijke (potentiële) leveranciers van informatie die voor andere gebruikers relevant kan zijn. Het RAL biedt de gelegenheid om die informatie toe te voegen, bestaande informatie te vertalen, te verrijken of van commentaar te voorzien. Door deze informatie vervolgens opnieuw beschikbaar te stellen kunnen andere, minder ervaren onderzoekers of het onderwijs, profiteren van de resultaten van de ervaren onderzoekers. Voor deze functionaliteit wordt zo mogelijk gebruik gemaakt van de resultaten uit het onderzoek naar de Virtuele onderzoeksruimte binnen het Archief4ALL project van het Nationaal Archief. Het betreft een functionaliteit die het mogelijk maakt om: - transcripties van bronnen te vervaardigen; - foto’s of andere bestanden te uploaden; - beschrijvingen van bestaande bronnen te maken en toe te voegen; - commentaar op bestaande bronnen te geven. 3.3 Aanvragen en reserveren Eenvoudig aanvragen en reserveren van bronnen voor inzage op de studiezaal. Regionaal Archief Leiden 9
  • 32. 3.4 Scanning on demand Op aanvraag laten digitaliseren van items uit de collecties van het RAL. 4. Digitalisering van basisbestanden De beoogde digitalisering van twee collectiedelen van het RAL, te weten een selectie brieven, onder andere uit boedels, en genealogische bronnen, betekenen een belangrijke invulling van een hiaat in de digitale collectie. Het betreffen bronnen die door veel onderzoekers (genealogen) geraadpleegd worden en die deel uitmaken van de belangrijkste basisbestanden in de collectie. Deze basisbestanden hebben de hoogste prioriteit bij de digitalisering omdat ze het gemak voor de gebruikers vergroten. De meeste andere veelgebruikte bronnen zijn inmiddels gedigitaliseerd of worden op dit moment – in andere projecten - gedigitaliseerd. Deze twee collecties zijn de laatste hiaten. 4.1 Selectie brieven Er is een beredeneerde selectie gemaakt van brieven uit de archieven bij het RAL. Een hoofdbestanddeel zijn de brieven uit de boedels, zoals die uit het archief van de Weeskamer. In de boedels (1389-1825), bevinden zich vele brieven, die niet of nauwelijks zijn ontsloten. Meestal zijn ze slechts beschreven zonder specificatie van jaren en afzenders, laat staan van de inhoud. De onderwerpen variëren van zeer persoonlijk (een liefdesbrief uit de 16de eeuw) tot puur zakelijke correspondentie. Met name de persoonlijke brieven, die een groot deel uitmaken van de selectie, geven een prachtige blik op de gedachtenwereld van de mensen in de 16de tot de 19de eeuw. De brieven zijn geschreven en verzonden vanuit de Nederlanden, Spanje, Frankrijk maar ook Amerika en Batavia. Daardoor bestaat er ook geografisch gezien een interessante spreiding. Door deze brieven te ontsluiten, te digitaliseren en te beschrijven kunnen bezoekers meer te weten komen over de leefwereld van de historische personen. De droge gegevens van namen en data worden met belevenissen en verhalen verlevendigd. Met de brieven vult het RAL tevens een hiaat in de presentatie van een dwarsdoorsnede van de geschiedenis van Leiden. Deze is als volgt opgebouwd: • De collectie Daniël van der Meulen toont het leven van een koopman in de 16de eeuw • De Atlas Blaeu toont de ontdekkingsreizen uit de 17de eeuw • De selectie brieven toont het leven van de gewone man van de late 16de tot de 19de eeuw • De tekeningen van Alexander Ver Huell geven een beeld van het Leidse studentenleven in de 19de eeuw • De collectie WOII representeert belangrijke gebeurtenissen en nieuws uit de 20ste eeuw. 10
  • 33. • De digitale krantencollectie geeft een goed leesbaar overzicht van alle gebeurtenissen op alle terreinen vanaf de late 17de eeuw, met de nadruk op de 19de en de 20ste eeuw. • Het notarieel archief, dat vanaf juni 2008 gedigitaliseerd wordt, geeft een inkijk in het leven van de late 16e tot en met de vroege 20e eeuw. 4.2 Genealogische bestanden Het digitaliseren van de Doop-, Trouw- en Begraafbestanden (DTB) en huwelijkse bijlagen is van groot belang omdat dit een grote hoeveelheid genealogische bronnen betreft die nu moeilijk toegankelijk is, maar waar wel veel belangstelling voor is. Samen met de notariële akten – die momenteel binnen een ander project gedigitaliseerd worden – beslaat het 75% van het onderzoek bij het RAL. Digitaliseren van deze bronnen vergroot de bruikbaarheid én bevordert zelfwerkzaamheid van de onderzoekers. Het past tevens in de doelstelling zoals die is geformuleerd binnen de samenwerking in de Digitale Stamboom. Het sluit ook aan bij de plannen voor het project mijnvoorouders.nl dat als doel heeft om de verschillende genealogische portals (zoals de Digitale Stamboom, GenLias, Isis, e.d) bij elkaar te voegen tot één site waarin door heel Nederland gezocht kan worden. Doelgroepen • De ervaren onderzoeker heeft er baat bij dat zoveel mogelijk informatie digitaal beschikbaar is. Hij zal worden uitgedaagd om zijn informatie te delen via de website van het RAL. • De minder ervaren onderzoeker profiteert daarvan, voor deze groep wordt de informatie toegankelijker, eenvoudiger te vinden en in context geplaatst. Het onderwijs maakt deel van de doelgroep die ‘aan de hand’ wordt genomen bij het onderzoek in het archief. Voor deze groep, en met name voor docenten, zijn de educatieve toepassingen van belang. Aanpak De ontwikkeling van een samenhangende ontsluiting van de collectie sluit aan bij het beleid van het RAL zoals geformuleerd in het informatieplan (d.d. 31 maart 2008): meer informatie digitaal beschikbaar stellen voor meer mensen en met nieuwe middelen. Toegankelijk maken van historische bronnen is één van de primaire taken van een archiefinstelling, het RAL wil een stapje verder gaan door niet alleen de informatie uit het eigen archief aan te bieden maar ook dat van anderen. Daarmee worden de eigen bronnen in context geplaatst en verrijkt. De ervaring heeft geleerd dat gebruikers vaker dit soort website bezoeken en dat deze bezoeken langer duren. Zoals ook uit het informatieplan blijkt is uitwisselen van informatie een belangrijke doelstelling voor het RAL. Dat wordt met de ontwikkeling van dit project beoogd maar Regionaal Archief Leiden 11
  • 34. kan alleen bereikt worden als ook aan de technische randvoorwaarden wordt voldaan. Het toepassen van de geijkte standaarden voor het toegankelijk maken en houden van digitale informatie is essentieel voor het RAL. Het RAL is actief in diverse samenwerkingsverbanden en het archief houdt de ontwikkelingen op digitaliseringsvlak goed in de gaten. Ook voor dit project wordt goed rond gekeken. Er wordt niet naar gestreefd om opnieuw het wiel uit vinden maar juist om gebruik te maken van ervaringen van anderen en technieken te benutten die nu worden of reeds zijn ontwikkeld. Een belangrijke vernieuwing binnen het project is de ontwikkeling van de functionaliteit waarmee in – vooraf gedefinieerde – collecties van anderen gezocht kan worden. De wijze waarop het publiek benaderd en actief betrokken wordt bij de digitale collectie van het archief en de wijze waarop de informatie aangeboden wordt is nieuw. De integrale aanpak is voor het RAL een belangrijke ontwikkeling. Daarbij gebruik maken van bestaande standaarden en beproefde technieken is niet alleen een kwestie van overtuiging of common sense maar een basisvoorwaarde in het beleid van het archief. Richtlijnen van DEN Bij het project wordt daar waar mogelijk de door DEN beschreven kwaliteits- instrumenten toegepast. 1. Het beleid is vastgelegd met behulp van een informatiebeleidsplan (DEN register A). 2. Een digitaliseringsplan en projectplan zijn opgesteld. Het projectplan wordt verfijnd voor het van start gaan van de verschillende fasen. Daarnaast zal een gebruikersonderzoek plaatsvinden (DEN register B). 3. Er is een materiaalanalyse en selectie uitgevoerd volgens de richtlijnen van het Geheugen van Nederland(DEN register C.01). 4. Er worden standaarden gehanteerd voor vervaardigen, beschrijven, opslaan, toegang, beheer, uitwisseling en duurzaamheid (DEN register C.02 e.v.). 5. Het project wordt tussentijds en na afronding geëvalueerd (DEN register D). Na afronding van dit project voldoet het RAL volledig aan DE BASIS voor vindbaarheid van DEN. 12
  • 35. Projectresultaten Het project resulteert in een dynamische en kwalitatieve toegang tot de collectie van het RAL en een beter gebruik van de historische bronnen door het delen, contextualiseren en verrijken van informatie en kennis. De kennis en ervaring die tijdens dit project is opgedaan wordt door middel van artikelen in vakbladen, presentaties en een symposium gedeeld met collega’s en andere belanghebbenden. resultaat belang sector/doelgroep 1. Digitale brieven en genealogische bronnen Collectie Nederland, alle gebruikers 2. Aantrekkelijke webtoegang tot kennis, Alle gebruikers context en informatie 3. Geïntegreerde ontsluiting van de collectie Collectie Nederland, alle gebruikers van het RAL 4. Functionaliteit om bronnen met elkaar te Alle gebruikers verbinden (tagging) 5. Functionaliteit om informatie te bewaren, te Alle gebruikers delen, toe te voegen en te bewerken (‘user generated content’) 6. Functionaliteit om bronnen op te vragen en Alle gebruikers te reserveren 7. Functionaliteit ‘scanning on demand’ Alle gebruikers Onder alle gebruikers wordt het brede spectrum van gebruikers huidige en potentiële gebruikers geschaard. Deze zijn door Henrieke Wubs en Frank Huysmans verder treffend omschreven als snuffelaars en gravers (Snuffelen en graven, SCP 2006) Regionaal Archief Leiden 13
  • 36. Belanghebbenden analyse Doelgroepen en belanghebbende organisaties die geïnteresseerd zijn in of beïnvloed worden door de projectresultaten. Denk hierbij aan de landelijke infrastructuur van KB, DEN, publiek, onderzoek, onderwijs etc. belanghebbende belang importantie Alle gebruikers Betere toegang tot en bruikbaarheid van Hoog historische bronnen RAL, thematisch ontsloten en verrijkte bronnen Ervaren onderzoeker Grote hoeveelheid eenvoudig vindbare bronnen; Hoog Persoonlijke webomgeving waarin onderzoek en informatie bewaard en bewerkt kan worden Minder ervaren Informatie makkelijk vindbaar, in context Hoog onderzoeker gepresenteerd en met mogelijkheid van ‘voorgekookte’ zoekvragen Digitale Stamboom / Aanlevering van belangrijke aanvulling van DTB Hoog Mijn voorouders.nl bestanden Onderwijs Bronmateriaal en instrumenten om deze Hoog bronnen voor lessen beschikbaar te maken Bezoekers met Betere toegang tot historische bronnen Hoog functiebeperking RAL Beter vindbare informatie, grotere Hoog zelfredzaamheid van gebruikers; kunnen opnemen en verspreiden van nieuwe informatie en verhalen, de verbeteringen of vertalingen van bestaande informatie makkelijk verwerken en zichtbaar maken. Meer ruimte om collectie aantrekkelijk en in context te presenteren Geheugen van Digitale collectie brieven uit de 16de tot de 19de Middel Nederland eeuw 14
  • 37. Risico analyse In onderstaande matrix wordt duidelijk met welke risicofactoren het RAL rekening houdt binnen dit project, wat de mate van waarschijnlijkheid is en op welke wijze het RAL het risico kan beheersen. Risico Waarschijnlijkheid Beheersing Vertraging door Mogelijk Goede planning en coördinatie afhankelijkheid van derde (vinger aan de pols houden, op partijen. tijd anticiperen) en duidelijke afspraken maken met alle partijen Verlies of beschadiging van Niet waarschijnlijk, Controle vooraf en bij collectiestukken bij wel mogelijk terugkomst digitalisering buiten de deur. Resultaat voldoet niet aan de Niet waarschijnlijk, Gebruikersonderzoek houden wensen en verwachtingen van wel mogelijk vooraf, tijdens en na afronding het publiek. van het project (testpanels) Authenticiteit van informatie Mogelijk Rekening mee houden in de is niet duidelijk vormgeving/presentatie, testen in gebruikersonderzoek Andere collecties worden niet Mogelijk Draagvlak creëren en goede voor zoeken door RAL afspraken over samenwerking geopend maken Afhankelijk van de 1.Mogelijk 1. vertraging opvangen door medewerkers van het RAL; 2. Geldt mogelijk voor regelen van back up bij andere 1. voortgang van project kan enkelen projectcoördinatoren in gevaar lopen door uitval 2. Draagvlak creëren en door ziekte medewerkers betrekken bij 2. uitvoering van nieuwe ontwikkeling, nieuwe rol taken kan in gevaar komen zichtbaar maken en scholing als medewerkers niet de omslag in werkwijze kunnen maken Regionaal Archief Leiden 15
  • 38. Technische ontwikkeling In het project worden de volgende (technische) standaarden en best practises gebruikt: 1. De nieuwe website is volledig Drempelvrij en opgebouwd met permalinks. Het CMS is open source (Joomla), de informatie wordt opgeslagen in XML en de vormgeving is door middel van Style Sheets (CSS) van de inhoud gescheiden. 2. De beoogde zoekserver is open source en toegankelijk via het HTTP/GET protocol. Het biedt uitgebreide full-text zoekmogelijkheden (zoals stemmers, fuzzy search, booleaans etc.). Ook de mogelijkheid om te zoeken in meerdere velden wordt ondersteund en de resultaten kunnen gesorteerd worden weergegeven. De zoekmachine kan exporteren naar XML, XSLT, JSON en HTML. Daardoor wordt tevens de benaderbaarheid voor derden makkelijker. 3. Voor ‘Mijn RAL’ wordt bekeken of het archief gebruik kan maken van een aantal modulen die op dit moment door het Nationaal Archief worden ontwikkeld (project Virtuele onderzoeksruimte). Met name het koppelen van bronnen (door middel van tagging), en de functionaliteit om ‘user generated content’ te beheren. 4. Voor de digitalisering van de selectie brieven en genealogische bestanden wordt gebruik gemaakt van de materiaalanalyse zoals die is opgesteld binnen het project Geheugen van Nederland (ICT register C.01). 5. Images worden vervaardigd als TIFF uncompressed, op hoge resolutie, een afgeleide in JPEG formaat wordt gekoppeld aan de collectiedatabase. De masterbestanden (TIFF) voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen van het Geheugen van Nederland zodat deze daar in opgenomen kunnen worden (ICT- register C.02.01 en C.02.08). 6. De metadata wordt vervaardigd op basis van Dublin Core (ICT-register C.02). 7. Om de digitale informatie duurzaamheid toegankelijk te houden (C.02.08) worden de digitale bestanden zoveel mogelijk vastgelegd in standaard formaten en van metadata voorzien. Opslag vindt voorlopig plaats op harddisk en op dvd's die om de vijf jaar worden vervangen. Daarna zal het RAL voor de opslag gebruik maken van een digitaal depot. De ontwikkeling van dit digitaal depot is een opdracht voor het RAL van de concerndirectie van de gemeente Leiden. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de resultaten uit de projecten van het Gemeentearchief Rotterdam en het Nationaal Archief. 16
  • 39. Intellecteel eigendom Ten aanzien van het intellectueel eigendomsrecht in dit project zijn de volgende punten van belang: • Voor bestaande software wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van open source producten. • Voor componenten die moeten worden ontwikkeld wordt gebruik gemaakt van open standards. De ontwikkelaars dragen het intellectueel eigendomsrecht van - de in opdracht van RAL - ontwikkelde componenten over aan het RAL. • Voor het beschikbaar stellen van de eigen collectie hoeft het RAL geen rekening te houden met auteursrechten. • Voor het uploaden van bestanden en informatie door gebruikers krijgt het RAL wel te maken met auteursrechten. Een oplossing daarvoor is een akkoord- en vrijwaringsverklaring die een gebruiker ondertekent vóór hij of zij bestanden uploadt. Projectmanagement Naam Organisatie Rol Ariela Netiv RAL Eindverantwoordelijke/opdrachtgever Walther Hasselo RAL Projectleider Cor de Graaf RAL Coördinator digitalisering Ariela Netiv RAL Coördinatie ontwerp website Peter Brandenburg RAL Coördinatie aanvragen en reserveren voor studiezaal en scanning on demand. André van der Waal Coordesign Vormgeving website Mark Lindeman Pictura Imaginis BV Back end website Wim Karelse GMS Digitalisering van brieven en genealogische bestanden Regionaal Archief Leiden 17
  • 40. Planning en fasering Met het project zal worden gestart op 1 september 2008 en duurt tot 1 september 2010. De verwachte doorlooptijd is 24 maanden. Projectfase Periode resultaat Definitie 1 maart – 25 april 2008 Projectplan en programma van eisen Voorbereiding 1 september 1 oktober 2008 Plan van aanpak Onderzoek 1 oktober – 1 december 2008 Materiaalanalyse en selectie, informatieanalyse en gebruikersonderzoek Ontwerp 1 november 2008 – 1 februari Functioneel ontwerp en technisch 2009 ontwerp Uitvoering en 1 februari 2009 – 1 september 1.Nieuwe website realisatie 2010* 2. Zoek- en vindfunctionaliteit voor collectiedatabases van RAL en die van andere instellingen 3. ‘Mijn RAL’ (koppelen van bronnen en modulen voor: - invoer door gebruikers, - aanvraag en reserveren online - scanning on demand). 4. Digitale ontsluiting brieven en genealogische bronnen Testfase 1 maart– 1 juni 2010 Test- en acceptatierapport Implementatie 1 juni – 1 augustus 2010 Geaccepteerd en werkend systeem en afronding Evaluatie 1 september – 1 november Gebruikersonderzoek, verslaglegging 2010 en financiële afronding Presentatie 1 mei – 1 september 2010 Voor publiek en collega’s. Publicatie in vakbladen en presentatie van het project aan belanghebbenden en geïnteresseerden Met name voor onderdeel 4. de digitalisering van de brieven en de genealogische bronnen wordt veel tijd uitgetrokken voor de productie van metadata. De totale doorlooptijd van de uitvoering is daarom tot 1 september 2010. 18
  • 41. Werkpakketten werkpakket omschrijving periode (tussen)resultaten Werkpakket 1 Ontwikkelen web 1 juli 2009 – Functioneel ontwerp; technisch interface 1 maart 2010 ontwerp; vormgevingsvoorstel; gebruikersevaluatie; basiscontent thema’s; testen; definitieve website Werkpakket 2 Ontwikkelen Zoeken en Zoeksysteem dat in één aktie de Vinden volledige website van het RAL plus een aantal van te voren gedefinieerde websites van anderen doorzoekt subwerkpakket 2.1 Binnen eigen collectie 1 sept 2008 – Systeem waarmee in één RAL 1 maart 2009 zoekaktie alle collectiedatabases van het RAL worden aangesproken. subwerkpakket 2.2 Collecties elders 1 sept 2008 – Systeem waarmee in één aktie een 1 maart 2009 aantal - gedefinieerde -collecties van derden worden aangesproken Werkpakket 3 Ontwikkelen ‘Mijn RAL’ Losse modulen die functioneren in het Content Management Systeem subwerkpakket 3.1 Koppelen van bronnen 1 febr 2009 – Module om een eigen ‘tag’ toe te 1 maart 2010 voegen aan de metadata van een bron subwerkpakket 3.2 User generated content 1 febr 2009 – Module voor invoer vertalingen; 1 maart 2010 module voor invoer commentaar; module voor invoer beschrijving; module voor uploaden bestanden subwerkpakket 3.3 Aanvragen en reserveren 1 febr 2009 – Module voor het aanvragen en 1 dec 2009 online reserveren van archiefbronnen subwerkpakket 3.4 Scanning on demand 1 juli 2009 – Module voor het indienen van een 1 dec 2009 aanvraag voor digitalisering Werkpakket 4 Digitaliseren van basisbestanden subwerkpakket 4.1 Materiaalanalyse en 1 sept – 1 nov Materiaalanalyse van selectie selectie 2008 subwerkpakket 4.2 50.000 pagina’s brieven 1 jan 2009 – 50.000 images x 2 (JPEG en TIFF) 1 sep 2010 en metadata subwerkpakket 4.3 93.000 pagina’s analoog 1 jan 2009 – 93.000 images x 2 (JPEG en TIFF) gegealogische bronnen 1 sept 2010 en metadata subwerkpakket 4.4 25.000 microfiches 1 jan 2009 – 45.000 images x 2 (JPEG en TIFF) genealogische bronnen 1 sept 2010 en metadata Regionaal Archief Leiden 19
  • 42. Schematische weergave van werkpakketten en fasen gedurende de looptijd van het project. Evaluatieplan De volgende acties worden ondernomen om het project te evalueren: - Tussentijdse evaluatie van de website door middel van usabiltytests (door extern bedrijf en eigen gebruikersgroepen). - Het project wordt aangemeld bij de projectenbank van DEN. - Eindevaluatie project door verslaglegging intern en externe presentatie. - Gebruikersonderzoek door middel van De publieksmonitor, Stadsenquête Leiden en testpanel van gebruikers. - Meting van bezoek en gebruik van de website. Begroting De begroting is bijgevoegd in de Excel-template bij het aanvraagformulier. In onderstaande toelichting wordt duidelijk gemaakt waar de cijfers voor de werkverdeling op zijn gebaseerd. Het hele managementteam van het RAL is betrokken bij de werkpakketten 1 tot en met 3 in de brainstormfase en de test/evaluatiefase. Ook wordt het hele managementteam van het RAL plus de projectleider betrokken bij de verspreiding van de opgedane kennis. Per persoon is hiervoor 16 uur uitgetrokken. Ariela Netiv, directeur/archivaris, is opdrachtgever, coördinator voor werkpakket 1, vnl. voor de vormgeving. Verder is zij bij de werkpakketten 1 t/m 3 enkele uren betrokken in alle fasen om de vinger aan de pols te houden. Tot slot is zij eens per twee weken voor een uur ingeboekt voor overleg met de projectleider, aansturing en bijsturing. 20
  • 43. Walther Hasselo, ICT-adviseur en webmaster, treedt op als projectleider. Hij besteedt 2 uur per week gedurende de gehele periode aan algemene projectleiding, in totaal 184 uur. Per werkpakket is ook een aantal uren coördinatie aan hem toebedeeld. Verder is hij ingeschakeld bij alle werkpakketten in alle fasen. Bij werkpakket 1 is hij, inclusief de coördinatie, ingeschakeld voor 421 uur, werkpakket 2 voor 188 uur, werkpakket 3 voor 370 uur en werkpakket 4 voor 36 uur. Peter Brandenburg, teamleider Publiekszaken, heeft de coördinatie van werkpakket 3.3. en 3.4., aanvragen en reserveren en scanning on demand. Verder is hij bij de werkpakketten betrokken om mee te denken waar de te ontwikkelen infrastructuur raakt aan de werkzaamheden van zijn team. Cor de Graaf, teamleider Inspectie en Beheer, is coördinator voor werkpakket 4. Verder is hij betrokken bij de werkpakketten om mee te denken waar de te ontwikkelen infrastructuur raakt aan de werkzaamheden van zijn team. Het aantal uren van de eigen medewerkers per werkpakket is 675 uur voor pakket 1, 348 uur voor pakket 2, 600 uur voor pakket 3 en 605 uur voor pakket 4. De loonkosten voor pakket 4 vallen relatief laag uit omdat daar voornamelijk uren van medewerkers in lagere loonschalen in zitten. Het digitaliseren van metadata bij de te digitaliseren bestanden geschiedt door vrijwilligers. Deze vrijwilligers worden normaliter niet betaald bij het RAL, dat geldt ook voor de vrijwilligers die voor dit project worden ingezet. Wel zullen enkele laptops extra worden aangeschaft die door de extra vrijwilligers zullen worden gebruikt. Regionaal Archief Leiden 21
  • 44. 2. Criteria van de regeling Vernieuwing Met dit project wordt een samenhangende ontsluiting gecreëerd voor de verschillende collectiedatabases van het RAL. Dat betekent een sterke verbetering in de dienstverlening aan het publiek. Dat geldt ook voor de diensten die in ‘Mijn RAL’ worden aangeboden, het bewaren, bewerken, vertalen, reserveren en aanvragen van digitale bronnen. De integrale ontsluiting van de verschillende collectiedatabases zorgt ervoor dat historische bronnen makkelijker kunnen worden gevonden en aantrekkelijker - want in context – gepresenteerd. Daarmee wordt niet alleen de dienstverlening verbeterd maar is het ook mogelijk om nieuwe gebruikers aan te trekken. Zowel de bekende doelgroepen als de potentiële nieuwe gebruikers profiteren van de mogelijkheid om bronnen aan elkaar te knopen en van contextuele informatie te voorzien. Een belangrijke vernieuwing binnen het project is de ontwikkeling van de functionaliteit waarmee in – vooraf gedefinieerde – collecties van anderen gezocht kan worden. Ook daarmee wordt een verbetering van de dienstverlening bereikt. Historische informatie over Leiden wordt immers op meer plaatsen bewaard en toegankelijk gemaakt dan alleen in Leiden. Op deze wijze hoeft de gebruiker maar één loket te bevragen. Digitale toegankelijkheid Met dit project wordt de digitale toegankelijkheid van het archief sterk verbeterd, één zoekfunctie voor alle collectiedatabases van het RAL én de mogelijkheid om ook informatie die elders wordt bewaard te vinden. Bovendien wordt de informatie die gebruikers en onderzoekers hebben of vinden hergebruikt en ingezet om de collectie van het RAL te verrijken. Met de digitalisering van de brieven en de genealogische bestanden worden belangrijke hiaten in de digitale collectie toegankelijk die bovendien ook voor andere samenwerkingsverbanden beschikbaar komen (Geheugen van Nederland, Digitale Stamboom en mijnvoorouders.nl). De duurzame toegang tot het gedigitaliseerde materiaal wordt gewaarborgd door het gebruik van standaarden voor vervaardiging en opslag van de gegevens. Daarnaast werkt het RAL aan de ontwikkeling van een digitaal depot. Verankering van het project binnen de organisatie wordt bereikt door de verantwoordelijke stafmedewerkers vanaf de eerste aanzet bij het project te betrekken. Zij hebben daardoor meegedacht over de insteek van het project en de formulering van de doelstellingen. Gedurende het project zijn zij als coördinator verantwoordelijk voor de realisatie van de verschillende deelprojecten. De overige medewerkers wordt door middel van ‘draagvlakdagen’ vóór, tijdens en na afloop bij het project betrokken. Waar nodig zullen medewerkers worden bijgeschoold. 22
  • 45. Kennisoverdracht Het RAL werkt voor dit project samen met een aantal partners waar het eerder goede ervaring mee heeft gehad. Daarbij wordt gestreefd naar een optimale uitwisseling van kennis en kunde. Voor sommige projectonderdelen wordt nauwlettend gevolgd welke resultaten gerealiseerd worden bij de projecten van het Nationaal Archief en het Gemeentearchief in Rotterdam. De toepassing hiervan in het project van RAL kan voor alle partijen een belangrijke meerwaarde betekenen. Op enkele specifieke delen zal het project van RAL voorbeeldstellend kunnen zijn, bijvoorbeeld in de ontwikkeling van mogelijkheid om collecties van anderen te bevragen maar wellicht ook de wijze waarop de historische bronnen in verschillende perspectieven aan het publiek gepresenteerd worden. Deze – en andere – resultaten zal het RAL na afronding (in 2010) presenteren aan de collega’s in het erfgoedveld en andere belangstellenden. Hiervoor wordt een symposium georganiseerd met het samenwerkingsverband van archieven BRAIN en in vakbladen wordt verslag van het project gedaan. Uiteraard wordt het projectresultaat ook via DEN met het erfgoedveld gedeeld. Regionaal Archief Leiden 23
  • 46. 3. Basisdigitalisering Binnen dit project vindt basisdigitalisering plaats. Het betreft de digitalisering van een selectie historische brieven en genealogische bronnen. Beide collecties zijn nu niet of nauwelijks toegankelijk terwijl ze wel erg relevant zijn voor een groot aantal bezoekers van het RAL. De collecties worden hierna ieder apart toegelicht. Aandachtspunten: • Voor de digitalisering zijn afspraken gemaakt met GMS. De offerte daarvoor is in de bijlage opgenomen. • Voor beide collecties zijn er geen restricties ten aanzien van de auteursrechten. • Van de brieven worden op termijn transcripties gemaakt, dit kan deels door vrijwilligers en deels door onderzoekers uitgevoerd worden, het vervaardigen daarvan is niet in dit project opgenomen, wel is voorzien in een module waarmee de transcripties online geproduceerd en gedeeld kunnen worden. • De gedigitaliseerde brieven kunnen worden opgenomen in het Geheugen van Nederland. • De digitalisering van de genealogische bronnen worden tevens beschikbaar gesteld via de Digitale Stamboom en in de nog te ontwikkelen website mijnvoorouders.nl. Collectie brieven Doel van dit project is een nagenoeg vergeten collectie brieven voor een breed publiek toegankelijk maken. Door middel van de ontsluiting van basisgegevens over personen, plaatsen, data en taal en het digitaal fotograferen van de brieven. Op basis hiervan is het mogelijk om transcripties van de brieven te (laten) maken. De brieven geven een kijkje in het dagelijkse leven van eeuwen terug en vertellen de verhalen van de mensen in het verleden. Beschrijving van de collectie Naam Brieven Inhoudelijke omschrijving Het betreft een beredeneerde selectie van brieven uit het archief van de Weeskamer en andere archieven. Type materiaal Handgeschreven brieven Selectie Uit alle weeskamerboedels die in de loop der jaren bij de weeskamers zijn gebleven is een selectie gemaakt, voor zover dat op basis van de beperkte beschrijving mogelijk was. Daarnaast is uit familiearchieven een selectie gemaakt van veelal persoonlijke brieven (liefdesbrieven of brieven aan familieleden) die een beeld schetsen van het persoonlijke leven in de 16de tot de 19de eeuw. Periode 16de tot 19de eeuw 24
  • 47. Totstandkoming Bij de opheffing van de weeskamer in de 19de eeuw zijn de achtergebleven boedelpapieren overgebracht naar het stadhuis. De overige brieven zijn in de loop van de tijd met familiearchieven door het RAL opgenomen. Omvang collectie De collectie bestaat uit totaal 12.500 brieven van één of meerdere bladzijden. Het totaal aantal pagina’s is 50.000 (scans). De brieven hebben niet of nauwelijks metadata, die wordt door vrijwilligers toegevoegd. Uiteindelijk zullen ook alle brieven door vrijwilligers (en onderzoekers) getranscribeerd worden. Samenstelling De collectie bestaat uit losse brieven en enkele brievenboeken Belang van de collectie Het belang van deze collectie is groot. De brieven vormen een bijzondere collectie egodocumenten met informatie over het dagelijkse leven in de 16de tot de 19de eeuw. Daarnaast komen in sommige brieven belangrijke gebeurtenissen op wereldniveau aan de orde, mede door de brede geografische spreiding waarvoor is gekozen (o.a. Batavia en Amerika). Materiaal analyse brieven 1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyse Datum start analyse 1 april 2008 Datum beëindiging analyse 22 april 2008 Beschrijving van de wijze waarop de analyse Door middel van handmatige telling van de tot stand is gekomen brieven Logistiek Beschrijving van de wijze waarop de De archiefstukken zijn in verpakt in dozen in het collectie is opgeslagen depot opgeslagen Hoe lang kan de collectie worden afgestaan Enkele maanden ten bate van het digitaliseren? Zijn er delen van de collectie die niet Nee vervoerd kunnen worden? Ontsluiting Beschrijving van de ontsluiting van de Alle weeskamerboedels zijn ontsloten door collectie: middel van een inventaris. De boedels zijn op - niveau van ontsluiting (collectie of object) naam gerangschikt en brieven zijn alleen - de methode herkenbaar in de beschrijving, een datering - het datamodel of de velden ontbreekt. De brieven uit de familiearchieven zijn beter beschreven maar niet op inhoud (personen, plaatsen, data) toegankelijk. De brieven worden ontsloten op naam van de afzender, datum, geadresseerde, plaats van verzending, woonplaats van geadresseerde, taal van de brief en uiteindelijk een transcriptie. Mate van ontsluiting Op dit moment zijn alle brieven geselecteerd, maar nog niet beschreven. Regionaal Archief Leiden 25
  • 48. Aantallen en afmetingen Aantal items 12.500 brieven in 400 omslagen (gemiddeld 25 brieven per omslag) Totaal aantal opnamen (scans) is 50.000 Gebonden Materiaal type 1 Nee Materiaal type 2 Ja Afmetingen in centimeters Gemiddeld: 30 x 20 cm Grootste: 32 x 20 cm Kleinste: 10 x 15 cm Algemene informatie materiaaltype 1 Inhoudelijke structuur Alfabetisch per boedel of op afzender en datum in een omslag Veranderingen in de tijd geen Fysieke ordening Alfabetisch of chronologisch Relatie met andere objecten Brievenboek (materiaaltype 2) Analoge intermediairs Geen Fysieke staat van de objecten Verreweg de meeste brieven (99%) zijn losse brieven (één los vel). Het materiaal is in goede staat maar er bevinden zich lakzegels op. Meerdere brievenbundels bestaat uit liassen (bundels), die uit elkaar moeten worden gehaald voordat ze kunnen worden gedigitaliseerd. Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden met de lakzegels, deze mogen niet beschadigd worden. Algemene informatie materiaaltype 2 Inhoudelijke structuur Een brievenboek Veranderingen in de tijd Geen Fysieke ordening Chronologisch Relatie met andere objecten Brieven (materiaaltype 1) Analoge intermediairs Geen Fysieke staat van de objecten Het betreft een gebonden boek in goede staat en niet specifiek kwetsbaar Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden ten aanzien van de rug van het boek 26
  • 49. Collectie genealogische bronnen Het doel van dit project is de DTB-registers, de registers van de Burgerlijke Stand en de Bevolkingsregisters voor een ieder via het web beschikbaar te stellen. Deze gegevens zijn voor een breed publiek interessant. Door de afbeeldingen van de acte bij de beschrijving aan te bieden kunnen mensen kennis nemen van de inhoud van de gehele akte. Dit verhoogt het gemak voor de onderzoeker in hoge mate en ontlast het archief. Beschrijving van de collectie Naam DTB, BS en BR bestanden Inhoudelijke omschrijving Het betreft primaire genealogische bronnen als Doop-, Trouw- en Begraafregisters uit Leiden en omgeving, alsmede Burgerlijke Standregisters en Bevolkingsregisters. Deze worden momenteel door vrijwilligers in databases verwerkt (Digitale Stamboom), waarbij het ‘image’ aan de database kan worden gekoppeld, zodat de onderzoeker direct de gegevens bij de hand heeft. Type materiaal Ingebonden handgeschreven delen en microfiches Selectie Het betreft de primaire genealogische bronnen, voor zover deze nog niet eerder zijn verwerkt Periode 16de tot 20de eeuw Totstandkoming De DTB registers zijn als retroacta van de Burgerlijke Stand ingevorderd door de overheid in 1811. De overige registers zijn sindsdien ontstaan. Omvang collectie De collectie bestaat uit 45.000 analoge archiefbescheiden en 25.000 microfiches die moeten worden gedigitaliseerd (70.000 opnamen). Vrijwilligers zijn al geruime tijd bezig om alle akten on-line toegankelijk te maken (ca. 2.500 per week). Samenstelling De collectie bestaat uit analoge delen en microfiches Belang van de collectie De collectie is van zeer groot belang voor historici en genealogen omdat het gaat om de primaire bronnen. Driekwart van de bezoekers van (de website van) het archief maakt gebruik van deze gegevens Materiaal analyse genealogische bronnen 1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyse Datum start analyse 1 april 2008 Datum beëindiging analyse 22 april 2008 Beschrijving van de wijze waarop de analyse tot Door middel van handmatige telling van stand is gekomen alle delen Logistiek Beschrijving van de wijze waarop de collectie is De archiefstukken zijn in dozen opgeslagen opgeslagen in het depot Regionaal Archief Leiden 27
  • 50. opgeslagen opgeslagen in het depot Hoe lang kan de collectie worden afgestaan ten bate Zo kort mogelijk omdat de vraag naar van het digitaliseren? deze registers groot is Zijn er delen van de collectie die niet vervoerd Nee kunnen worden? Ontsluiting Beschrijving van de ontsluiting van de collectie: Vrijwel alle genealogische bronnen zijn - niveau van ontsluiting (collectie of object) ontsloten door middel van indices op - de methode papier. Momenteel worden de - het datamodel of de velden basisgegevens van 2500 akten per week gedigitaliseerd en online gezet. De akten worden ontsloten op alle familienamen (minus de getuigen), de relevante data, aktenummer en bron. Mate van ontsluiting 90 % is via analoge (papieren) toegang beschikbaar en ca. 10 % is digitaal toegankelijk. Aantallen en afmetingen Aantal items ca 45.000 analoge bronnen in 172 delen en 25.000 microfiches. Totaal aantal opnamen is 70.000 Gebonden Materiaal type 1 Ja Materiaal type 2 Nee Afmetingen in centimeters Gemiddeld: 31 x 22 cm Grootste: 32 x 20 cm Kleinste: 21 x 16 cm Algemene informatie materiaaltype 1 Inhoudelijke structuur Alle delen van de DTB en BS zijn chronologisch opgebouwd, de delen uit het BR naar wijk. Veranderingen in de tijd Fysieke ordening Naar type Relatie met andere objecten Niet Analoge intermediairs Geen Fysieke staat van de objecten Redelijk. Sommige delen zijn licht beschadigd door brand van het stadhuis in 1929, andere delen hebben beschadigde ruggen. Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden met de ruggen van de boeken. Bijzonderheden Enkele boeken (BS Leiden voor 1929) betreffen ‘fotokopieën’ uit de jaren ’30 van de 20e eeuw, gemaakt vanaf de dubbelen omdat de Leidse exemplaren bij de brand van het Stadhuis in 1929 zijn verloren gegaan. De dubbelen zijn inmiddels ook verbrand bij het bombardement van de Arrondissementsrechtbank in Den Haag tijdens WO II. 28
  • 51. bombardement van de Arrondissementsrechtbank in Den Haag tijdens WO II. Algemene informatie materiaaltype 2 Inhoudelijke structuur Microfiches op bron gerangschikt Veranderingen in de tijd Geen Fysieke ordening Per bron Relatie met andere objecten Brieven (materiaaltype 1) Analoge intermediairs Alle bestanden zijn ook analoog aanwezig, namelijk in origineel. Fysieke staat van de objecten Goed Speciale behandeling van het materiaal Nee Regionaal Archief Leiden 29
  • 52. Bronnen Regionaal Archief Leiden: A. Netiv, directeur W. Hasselo, automatisering J. Spits, beleid C. de Graaf, beheer P. Brandenburg, publiekszaken RAL informatiebeleidsplan, 2008 • E.L. Rademakers e.a. (red); Cultureel erfgoed digitaal, leidraad bij projecten. Den Haag 2004 • Taskforce Archieven; De archievensector in het digitale tijdperk, visie op de rol van ICT in het vergroten van publieksbereik. Den Haag 2005 • H. Wubs en F.J.M. Huysmans; Klik naar het verleden; een onderzoek naar gebruikers van digitaal erfgoed. Den Haag 2006 • H. Wubs en F.J.M. Huysmans; Snuffelen en graven. Den Haag 2006 • J. de Haan e.a.; Bezoek onze site. Over de digitalisering van het culturele aanbod. Den Haag 2006 • DEN ICT-register 2008 30