Roger Vleugels Nederland heeft mooie archieven, maar dat zal zo niet blijven. In mijn bijdrage zal ik een vergeten aspect tussen alle bedreigingen naar voren halen, niet bezuinigingen, inktvraat, of verdwenen hardware, maar archiefvorming. Archiefvorming en de staat van jonge, dynamische, archieven is ronduit desolaat. Jaar na jaar wordt dit bovendien erger. In mijn procespraktijk treed ik op als advocaat in Wob-procedures vooral voor persorganen. Een van de grootste problemen is de staat van jonge archieven. Documenten zijn niet vindbaar zijn, zijn per ongeluk vernietigd, enz. Archiefvormer, -zorgdrager, goede en geordende staat het zijn allemaal termen van de vorige eeuw, onbekend bij ambtenaren die werken met jonge documenten. Niemand betrokken bij een overleg staat stil bij wie de documenten archiveert. Niemand realiseert zich dat emails gewone documenten zijn [in de VS tweets inmiddels soms ook]. Een beginsel in de Wob is toegang tot documenten om controle achteraf mogelijk te maken. In het verlengde hiervan is een tweede beginsel cruciaal: zo spoedig mogelijk [Wob art. 6]. Wereldwijd [er zijn meer dan 100 landen met een Wob] heeft dit geleid tot 28 dagen of minder als maximumtermijn voor een eerste beslissing op een Wob-verzoek. In Nederland is de maximumtermijn 56 dagen. Het is erger. In ongeveer 50% van alle zaken gaat een bestuursorgaan over die grens heen en wordt daarmee wetsovertreder. Het is nog erger. We zijn het enige land waarin bij wet, de Wet dwangsom en beroep, geregeld is wat er moet gebeuren als de overheid de wet overtreed. [Probeer dat in buitenlanden op colleges maar eens uit te leggen!] Naast opportunisme, amper Wob-ambtenaren en amper geschoolde Wob-ambtenaren is de desolate staat van jonge archieven een hoofdreden voor de traagheid. Een traagheid die maakt dat de Wob in Nederland niet te gebruiken is voor tijdige controle. Wereldwijd gezien zijn we niet een gidsland maar de risee.

1. De archiefwereld vanuit de Wob
Jonge archieven worden aan hun lot overgelaten
Roger Vleugels
Juridisch adviseur en docent Wob/FOIA

2. De archiefwereld vanuit de Wob
Hosanna…..
…..verslonsd en sterfhuis

3. De archiefwereld vanuit de Wob
Laten we vandaag een paar harde noten kraken…..
…..en spijkers met koppen slaan

4. Wie ben ik?
Ruim 25 jaar docent en juridisch adviseur Wob / FOIA
& wetgevingsadviseur nieuwe Wob
Als advocaat voerde ik ruim 5000 zaken
Vooral voor persorganen maar ook voor onderzoekers,
particulieren en belangenbehartigers
Als docent geef ik college in FOIA in een dozijn landen
Als uitgever geef ik een gratis email vakblad uit

5. Wie ben ik?
Mijn cliënten:
Pers: RTL Nieuws, NRC, AD, BNNVara, KRO-NCRV, VPRO,
De Limburger, L1, NTR, enz
Belangenbehartigers, onderzoekers: SOMO, patiënten-
platforms, Greenpeace, particulieren, enz
Universiteiten en hogescholen: van Mexico tot Moskou

6. De archiefwereld vanuit de Wob
De kwaliteit van de archieven is een van de grootste
vijanden van de Wob en Wob-verzoekers
Andere vijanden zijn:
- met stip op 1: de Wob-verzoekers zelf
- obstructie bij de overheid

7. De archiefwereld vanuit de Wob
Conferenties zijn vaak struisvogels
- Archieven zijn prachtig
- Mooi onderzoek
- Zorgen en problemen heten: uitdagingen
De werkelijkheid is harder, triester

8. De archiefwereld vanuit de Wob
Conferenties zijn vaak struisvogels
- Instroom in archieven is een puinhoop
- Praktijk van archiefvorming is desolaat
- Om over regels voor documentvorming, zeer van belang
bij Wob-verzoeken maar te zwijgen
- Toegankelijkheid archieven neemt af
- Het vak archivaris staat al bijna op de erfgoedlijst
Waar is de opstand, waar is het elan?

9. De archiefwereld vanuit de Wob
Ik maak me zorgen over / verbaas me over:
- Kwaliteit van archieven
- Meer precies: de kwaliteit van de instroom
- Het verdwijnen van archivarissen
- Ethiek en behoorlijk bestuur van/bij archivarissen
- Zwijgende schatbewaarder
- Gedogers van wetsovertredingen

10. De archiefwereld vanuit de Wob
Archivarissen gedogen wetsovertreding
- Actieve openbaarheid
- Inbreuk op goede, geordende en ontsluitbare staat
- Onrechtmatig opportunisme

11. De archiefwereld vanuit de Wob
Grote woorden?

12. De archiefwereld vanuit de Wob
Grote woorden?
- De Teeven deal
- De diplomatieke MH17 rapportage

13. De archiefwereld vanuit de Wob
Bij misstanden wringt het
- Intern druk
- Lekken
- Voorstellen voor toekomstige verbeteringen

14. De archiefwereld vanuit de Wob
De Teeven deal
- Lange tijd geen document, en nu wel
Dames, heren archivarissen hier is sprake van meer dan
slechte archiefvoering, hier worden wetten overtreden

15. De archiefwereld vanuit de Wob
De diplomatieke MH17 rapportage
- Lange tijd geen document, en toen plots wel
- Niet onverwijld en actief aan OvV geleverd
- Levering pas na verzoek OvV
Dames, heren archivarissen hier is sprake van meer dan
slechte archiefvoering, hier worden wetten overtreden

16. De archiefwereld vanuit de Wob
Waarom duikt de archiefwereld?
- Wat telt? Baas of wet?

17. De archiefwereld vanuit de Wob
Terug naar Wob en jonge documenten
Wereldwijd wordt op Wob/FOIA-verzoeken binnen
2x14 dagen beslist, in sommige landen sneller
Er is één uitzondering: Nederland, 2x28 dagen

18. De archiefwereld vanuit de Wob
Terug naar Wob en jonge documenten
Wereldwijd wordt op Wob/FOIA-verzoeken binnen
2x14 dagen beslist, in sommige landen sneller
Er is één uitzondering: Nederland, 2x28 dagen
Die 56 dagen wordt in 50% van alle zaken overschreden

19. De archiefwereld vanuit de Wob
Waarom hier 56 dagen voor een Wob-beslissing?
- Amper Wob-ambtenaren
- Archieven niet op orde
Maar, paradox?, er zijn ook:
- Amper Wob-verzoeken

20. De archiefwereld vanuit de Wob
Amper Wob-ambtenaren
Geen ministerie met meer dan 4 op departement
In Groot-Brittanië geen met minder dan 80

21. Amper Wob-verzoeken
Aantal per jaar
Groot Brittannië 40.000
Nederland 2.500

22. Amper Wob-verzoeken
Aantal per jaar per 100.000
Groot Brittannië 40.000 80
Nederland 2.500 15

23. Amper Wob-verzoeken
Aantal per jaar per 100.000
Groot Brittannië 40.000 80
Nederland 2.500 15
Verenigde Staten 500
Noorwegen 1.000
Bulgarije 175
Frankrijk / Duitsland 5
België / Italië / Spanje 0

24. De archiefwereld vanuit de Wob
Waarom hier 56 dagen voor een Wob-beslissing?
- Een hoofdreden:
- Archieven niet op orde

25. De kosten van een Wob-procedure

26. De archiefwereld vanuit de Wob
Het zojuist aangehaalde SEO rapport over de Wob
noemt als één van de hoofdproblemen
‘verslonsde archieven’

27. De archiefwereld vanuit de Wob
Een oproep:
Elan
Ethiek
Binnen de wet
Archieven zijn van ons allen!