Your SlideShare is downloading. ×
  • Like
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CQ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Now you can save presentations on your phone or tablet

Available for both IPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CQ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC

  • 8,141 views
Published

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
  • good
    Are you sure you want to
    Your message goes here
No Downloads

Views

Total Views
8,141
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
84
Comments
1
Likes
2

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. HUỲNH BÁ HỌC 1/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC BÀI THUYẾT TRÌNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CÂU HỎI THẢO LUẬNCâu 1. Tìm hiểu bộ máy tổ chức chức năng nhiệm vụ của một cơ quan chính quyền cấp huyện (trởxuống)?Câu 2. Tìm hiểu sự khác biệt về công tác văn thư ở cấp chính quyền đó? BÀI LÀM CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU NÀY - Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 của Quốc hội nước Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về việc tổ chức và hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. - Luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3 quy định về việcban hành văn bản quy phạm pháp luật. - Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 của Quốc hộikhóa XII, kỳ họp thứ 3. - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ quy về kỹ thuật trình bày vănbản hành chính. - Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 05 năm 2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức cán bộchính phủ về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư. - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. - Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của chính phủ về việc quy định tổ chức cáccơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. - Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 09 năm 2006 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội HĐND, UBND. - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001của Chính phủ quy định về việc quản lý và sửdụng con dấu. - Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy bannhân dân các cấp. - Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báocáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ. - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.Câu 1. Tìm hiểu bộ máy tổ chức chức năng nhiệm vụ của một cơ quan chính quyền cấp huyện (trở xuống)
  • 2. HUỲNH BÁ HỌC 2/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC UBND HUYỆN HOẰNG HÓA, THANH HÓA a. Chức năng, nhiệm vụ chung Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên. Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trênvà nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinhtế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quảnlý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. b. Tổ chức và hoạt động của UBND Tổ chức và hoạt động của UBND huyện được quy định cụ thể tại Mục 4, Chương IV Luật tổ chức HĐNDvà UBND số 11/2003/QH11. b. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể CHỨCMẢNG DANH, NHIỆM VỤ BỘ PHẬN Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu trách Chủ tịch nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình luật định, cùng với tập UBND thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND cùng cấp và trước cơ quan nhà nước cấp trên. Các phó Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do chủ tịch Chủ tịch UBND phân công và phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND về việcLÃNH UBND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao. ĐẠO Trưởng phòng là người đứng đầu cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách. Trưởng Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phó phòng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan chuyên môn cấp huyện. Phòng LĐ – TBXH có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực Phòng hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền LĐ – lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người cóMẢNG TBXH công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình KINH đẳng giới. TẾ Phòng Tư pháp có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện Phòng Tư chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm pháp tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân
  • 3. HUỲNH BÁ HỌC 3/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC CHỨCMẢNG DANH, NHIỆM VỤ BỘ PHẬN sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác. Phòng Tài chính – Kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp Phòng Tài huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế chính – hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác Kế hoạch xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân. Phòng Công thương có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; Phòng xây dựng; phát triển đô thị; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; vật liệu xây dựng; nhà ở và Công công sở; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công thương viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị); giao thông; khoa học và công nghệ. Phòng Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao Phòng gồm: mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và Giáo dục tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ và Đào tạo chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục VĂN và đào tạo.HÓA Phòng Y tế có nghĩa vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện XÃ Phòng Y chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ HỘI tế sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; dược phẩm; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số. Phòng Phòng Văn hóa, Thể thao – Du lịch có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân Văn hóa, dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, Thể thao – thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông Du lịch tin; phát thanh; báo chí; xuất bản. Phòng Tài Phòng Tài nguyên môi trường tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực nguyên hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên môi khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ và biển (đối với những trường địa phương có biển). SẢN Phòng Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tham mưu, giúp Ủy ban nhân dânXUẤT Nông huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp và nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại phát triển nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nông thôn nghề nông thôn trên địa bàn xã. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà Phòng Thanh tra nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà huyện nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật. Văn phòng HĐND – UBND có trách nhiệm tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyệnVăn phòng HĐND - về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành UBND của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải Phòng Nội vụ cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng.
  • 4. HUỲNH BÁ HỌC 4/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC CHỨCMẢNG DANH, NHIỆM VỤ BỘ PHẬN Trong hoạt động của mình, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân phối hợp chặt chẽ với Ban thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chứcTổ chức chính trị xã thành viên của Mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo và bảo vệ lợi ích của nhân hội dân, vận động nhân dân tham gia vào việc quản lý nhà nước và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước. (Điều 9, Chương 1, Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11).- Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định tại mục 2 chương IV luật tổ chức HĐND vàUBND số 11/2003/QH11.- Tổ chức và hoạt động của UBND được quy định tại mục 4 chương IV luật tổ chức HĐND và UBND số11/2003/QH11.- Việc tổ chức các phòng chuyên môn tuân thủ theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP. Câu 2. Sự khác biệt về công tác văn thư ở cơ quan chính quyền nhà nước I. Tổng quát công tác văn thư tại các cơ quan chính quyền nhà nước Công tác văn thư trong các cơ quan, chính quyền nhà nước là các hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ cho công tác quản lý của từng đơn vị. Đó là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, ban hànhvăn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của trong cơ quan nói riêng và cácđơn vị, tổ chức trong toàn xã hội nói chung. Công tác Văn thư tại các cơ quan chính quyền Nhà nước được coi trọng hơn so với các tổ chức khác vì nócó ý nghĩa rất nhiều đối với việc quản lý Nhà nước ở các cấp, các ngành. Công tác Văn thư được xác định nhưmột hoạt động, một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của các cơ quan chính quyềnNhà nước. Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúng và giữa nhà nước vớicông dân, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản. Do đó,một khi công tác Văn thư được quán triệt thì sẽ có tác dụng tích cực đối với toàn xã hội. II. Các đặc thù hệ thống văn bản tại các cơ quan chính quyền Nhà nước Khác với văn bản được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức đã đề cập trước, các loại văn bản do các cơ quanchính quyền Nhà nước ban hành thường mang tính chất pháp luật, tính pháp lý cao hơn. Chính vì vậy mà cókhá nhiều văn bản pháp lý, luật định quy định cụ thể, chi tiết về công tác này. Toàn bộ các văn bản này được sử dụng làm công cụ thiết yếu trong hoạt động điều hành của nhà nước, cáctổ chức chính trị, xã hội và công dân; đặc biệt, hệ thống văn bản có thuộc tính pháp lý (văn bản quy phạmpháp luật) là nền tảng cơ bản để hình thành hệ thống pháp luật quốc gia của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủnghĩa Việt Nam. Các văn bản được ban hành là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thểcác văn bản cấu thành hệ thống, người ta gọi đó là hệ thống văn bản quản lý Nhà nước; trong đó tất cả các vănbản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan logíc vàkhoa học. Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ các cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bênngoài phản ánh được và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý Nhà nước. Hệ thốngnày chứa đựng những tiểu hệ thống với tính chất và cấp độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau. Các văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành không chỉ dừng lại ở góc độ phương tiện quản lý đơn thuầnmà nó còn là công cụ thể hiện tính uy nghiêm, quyền lực của Nhà nước trong việc tổ chức, quản lý xã hội. III. Các loại Văn bản mà UBND huyện được phép ban hành: 1. Văn bản quy phạm pháp luật Theo như Điều 21 Chương II Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng06 năm 2008 của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3 có quy định về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luậtcủa Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân được ban hành theo nội dung, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định tại Luật ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bảnquy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này. Theo như Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có
  • 5. HUỲNH BÁ HỌC 5/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚCquy định: “Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và cácvăn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này”. Theo đó, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân gồm các loại như:Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị. Việc soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định chi tiết tại Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 09 năm 2006 của chính phủ. 2. Hệ thống văn bản hành chính Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tênloại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành,các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổchức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Theo như Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư cóquy định: Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình,hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền,giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thưcông". a. Văn bản hành chính cá biệt Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chínhnhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấptrên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Ví dụ như: các quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ côngchức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… b. Văn bản hành chính thông thường Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi cácvăn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơquan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất. Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tín thông tin điều hành nhằm thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, traođổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống này rất đa dạng và phức tạp bao gồm 2 loại chính: - Văn bản không có tên loại: Công văn - Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, cácloại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghĩ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếubáo,phiếu trình…) 4. Văn bản chuyên ngành Ngoài văn bản hành chính, các cơ quan, tổ chức chính quyền nhà nước còn sử dụng một số loại văn bảnmang tính chuyên môn đặc thù như: Sổ chuyển giao văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đi, sổ theo dõi giải quyếtvăn bản đến, lịch làm việc, hóa đơn, chứng từ, đơn từ, diễn văn... Hoặc các văn bản gắn với từng phòng banchuyên môn như: Tài liệu kế toán, tài liệu dự án, báo cáo thuế, thuyết minh công trình... Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khithoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; IV. Nội dung, trách nhiệm, chức năng, tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác văn thư Nội dung này được quy định tại các Điều 27, 28, 29, 30, Chương IV, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Ngoài ra, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư tại UBND huyện được quy địnhtại Điều 7, Chương III Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ. 1. Chức năng và nhiệm vụ Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu choỦy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau: a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnhđối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã; b) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; c) Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
  • 6. HUỲNH BÁ HỌC 6/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC d) Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ; đ) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. 2. Biên chế Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao. Công chứcchuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức vănthư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. 3. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ Căn cứ Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chếđộ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ. Hằng năm, Văn phòng UBND; các cơ quan, đơn vị thuộcUBND huyện thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở bằng việc gửi báo cáo về Lưu trữ huyện. V. Thể thức Văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản tuân thủ rất chặt chẽ đúng theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ quy về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Gồm các thành phần như sau: 1. Quốc hiệu; 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; 3. Số, ký hiệu của văn bản; 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; 6. Nội dung văn bản; 7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; 8. Dấu của cơ quan, tổ chức; Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ. 9. Nơi nhận; 10. Các thành phần khác: - Dấu chỉ mức độ mật; - Dấu chỉ mức độ khẩn; - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điệntử; - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành; - Phụ lục văn bản; - Số trang văn bản; Đối với với bản sao Gồm: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”. Các thành phần: 1. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; 2. Số, ký hiệu bản sao; 3. Các thành phần khác: - Địa danh và ngày, tháng, năm sao; - Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận. Kỹ thuật trình bày và nội dung cụ thể được trình bày chi tiết tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ. VI. Các nội dung của công tác văn thư 1. Soạn thảo và ban hành văn bản Quá trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định cụ thể tại các văn bản: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư. - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản Bước 2. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bước 3. Đánh máy, nhân bản
  • 7. HUỲNH BÁ HỌC 7/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Bước 5. Ký văn bản Các Điều 6, 7, 8, 9, 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại các Khoản 4, 5, 6 Điều 1,Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. 2. Tổ chức quản lý văn bản Quá trình tổ chức quản lý văn bản được quy định tại các văn bản sau: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư. - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. a. Quản lý văn bản đến Tại Điều 12, Mục 1, Chương III, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP có quy định trình tự quản lý văn bản đếnnhư sau: Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 2. Trình, chuyển giao văn bản đến; 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Nội dung cụ thể từng trình tự được quy định tại các Điều 13, 14, 15, 16 Mục 1, Chương III, Nghị định số110/2004/NĐ-CP và được trình bày chi tiết hơn tại mục II (quản lý văn bản đến), Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bảnđi, văn bản đến. b. Quản lý văn bản đi Tại Điều 17, Mục 2, Chương III, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP có quy định trình tự quản lý văn bản đếnnhư sau: Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); 3. Đăng ký văn bản đi; 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 5. Lưu văn bản đi. Nội dung cụ thể từng trình tự được quy định tại các Điều 18, 19, 20 Mục 2, Chương III, Nghị định số110/2004/NĐ-CP, sửa chữa bổ sung tại Khoản 7, 8 Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và được trình bàychi tiết hơn tại mục III (quản lý văn bản đi), Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. 3. Quản lý và sử dụng con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan tuân thủ đúng theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 08 năm 2001của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu, tại III của Thông tư liên tịchsố 07/2002/TT-LT. Ngoài ra việc quản lý và sử dụng con dấu còn được quy định tại Điều 25, 26 Mục 4,Chương III, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật vềquản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. 2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổchức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; d) Không được đóng dấu khống chỉ. 3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổchức được quy định như sau: a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấucủa văn phòng hay dấu của đơn vị đó. Điều 26. Đóng dấu 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • 8. HUỲNH BÁ HỌC 8/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu đượcđóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy địnhcủa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. 4. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ được quy định tại các Điều 21, 22, 23, 24, Mục 3, chương III,Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; c) Kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trìnhtự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức 1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vàolưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này. b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danhmục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm. c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàngiao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. 2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình đượcnghiệm thu chính thức; c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từkhi công việc kết thúc. 3. Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tàiliệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Điều 23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. 2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơvà giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chứcmình. 3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chứcvề việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó. Điều 24. Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiệntheo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước./.