Archivering en ontsluiting van digitale bestanden Dirk Kinnaes Informatie aan Zee 10 september 2009 Kursaal Oostende Ridderzaal

1. Archivering en ontsluiting
van digitale bestanden
Dirk Kinnaes
LIBIS – K.U.Leuven
30-1-2015 1Archivering en ontsluiting van digitale bestanden

2. Scope
• We gaan het onderwerp niet in het algemeen behandelen,
maar we bekijken vooral de doelstellingen en concrete
oplossingen die in de context van het LIAS-project zijn
uitgewerkt
• We gaan vooral in op de resultaten van ons project, en
minder op de voorstudie en productevaluaties
• We geven geen gedetailleerde technische beschrijvingen
van de systemen, maar we illustreren een aantal
concepten door middel van voorbeelden uit de praktijk
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 2

3. Probleemstelling (1)
• Archiefinstellingen worden steeds meer geconfronteerd
met “digital born” documenten, en met de vraag naar
gedigitaliseerde archieven (“virtuele leeszaal”)
• Het archiveren / preserveren / ontsluiten hiervan stelt
specifieke vereisten, o.m. vanwege de veelheid aan
formaten en de technologische evolutie
• Archiefinstellingen hebben nood aan een geïntegreerde
oplossing bestaande uit een systeem voor
archiefbeschrijving en -beheer, en een digitaal depot
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 3

4. Probleemstelling (2)
• De vraag naar een digitaal depot beperkt zich niet tot
archiefinstellingen (vb. ook bibliotheken,
onderwijsinstellingen), de vereisten zijn grotendeels
(maar niet volledig) gelijklopend
• Dus: het digitaal depot moet ook op zichzelf inzetbaar
zijn (los van het archiefsysteem), en moet geïntegreerd
kunnen worden met andere systemen (vb. primo, aleph)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 4

5. Voorstudie (2004-2006)
Vereisten / doelstellingen:
• Geïntegreerde beschrijving van digitale en niet-digitale
bestanddelen
• Beschrijven en bewaren van de logische samenhang
(verbanden) tussen de bestanddelen
• Duurzame en beveiligde opslag, garanties m.b.t.
integriteit en authenticiteit
• Werken volgens de geldende internationale standaarden
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 5

6. Projectpartners
• Algemeen Beheer K.U.Leuven
• KADOC
• Faculteit Theologie
• Universiteitsarchief
• Universiteitsbibliotheek
• ICTS (servers, storage)
• LIBIS (applicaties, databanken, …)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 6

7. Keuze Software (1)
• Kiezen we voor eigen ontwikkeling?
– volledige controle over het pakket en de latere
ontwikkelingen
– maar: grote personeelsinzet en investering voor
programmering en onderhoud
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 7

8. Keuze Software (2)
• Kiezen we voor open source software?
– “gratis"
– gedragen door community van gelijkgezinden
– maar: beperkte beschikbaarheid specifieke software
• Kiezen we voor commerciële software?
– “onmiddellijk” inzetbaar
– maar: beperkte aanpasbaarheid
– dus: belang van API’s (interfaces op applicatieniveau)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 8

9. Marktstudie
Geen enkel product krijgt een voldoende op alle vlakken:
• Of het zijn archiefbeschrijvingssystemen zonder veel
functionaliteit voor een digital repository
• Of het zijn “digital asset management” systemen zonder
archieffunctionaliteit
• Noodzaak om met 2 producten te werken
• Integratie…
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 9

10. Selectieprocedure
• Productpresentaties, demo’s, bezoeken van archief-
instellingen
• Opstellen van eisenbundel
• Uitgebreide demo’s voor de producten op shortlist, en
bezoeken van archiefinstellingen die werken met deze
systemen
• Uiteindelijk viel de keuze op combinatie van 2 producten:
– ScopeArchiv (archiefbeschrijving en -beheer)
– DigiTool (beheer en ontsluiting van digitale objecten)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 10

11. Archiefsysteem: ScopeArchiv
Motivatie:
• Verst gevorderd systeem
• Gemaakt voor archivarissen en door archivarissen
• Talrijke referenties (vooral in Zwitserland en Duitsland,
maar vb. ook gemeentearchief van Amsterdam)
• Firma bereid om integratie te realiseren met ODIS
(authority database) en met het digitaal depot
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 11

12. Digitaal Depot: DigiTool
Motivatie:
• Product van Ex Libris
• Integratie met andere producten: Aleph, Primo, …
• Open interface (belangrijk voor integratie met
scopeArchiv, en met mogelijk andere systemen in de
toekomst)
• “OAIS-compliant”
• Recent: migratiepad naar Rosetta (nieuw preservatie-
systeem ontwikkeld door Ex Libris i.s.m. NLNZ)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 12

13. Integratie… (1)
• Beide systemen worden gekoppeld in functie van een
aantal uses cases:
– Koppelen van objecten in DigiTool aan onderdelen van een
archiefbeschrijving in ScopeArchiv (zoeken, selectie)
– Geïntegreerde ingestprocedure (digitale bestanden +
archiefbeschrijving)
• De koppeling wordt gerealiseerd in samenwerking met
Scope Solutions (ontwikkeling van plugin, en
aanpassingen in web-interface)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 13

14. Integratie… (2)
• Integratie tussen ScopeArchiv en ODIS (authority records)
• Toegang tot bepaalde collecties in DigiTool via Limo (find
it, get it)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 14

15. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 15

16. Omvang van het project
• Duur: ongeveer 3 jaar
• Personeelsinzet: 2 vte (gemiddeld), vnl. bij KADOC,
Universiteitsarchief en LIBIS
• Investering: > 500.000 € (alle partners samen)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 16

17. Hardware / Storage
• Server/OS: HP/Linux
• Storage: we maken gebruik van de centrale storage-
infrastructuur van ICTS (RAID 6), 3TB intieel, uitbreiding
met min. ca. 6TB/jaar
• Alle documenten worden simultaan opgeslagen op 2
locaties (Heverlee + Gasthuisberg)
• De operationele uitbating, zijnde de monitoring, het
onderhoud en het up-to-date houden van de infrastructuur
gebeuren door ICTS
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 17

18. Stand van zaken: ScopeArchiv
• De integratie tussen ScopeArchiv en ODIS is klaar en in
productie
• De firma Scope Solutions werkt verder aan de integratie
van scopeArchiv en DigiTool (versie 1 van plug-in is klaar)
• Een werkgroep van archivarissen (KADOC, UA) begeleidt
de gefaseerde implementatie van ScopeArchiv
• De invoerhandleiding voor ScopeArchiv is klaar (“WIP”)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 18

19. ScopeArchiv: modules
• Aangekochte modules:
– Units of Description, Descriptors, Accessions, Containers,
Locations, Loans, Reproductions, Partners, Dossiers, Documents,
Events, Activities, Query
• In gebruik bij het Universiteitsarchief:
– Units of Description, Descriptors, Containers, Loans, Partners,
Dossiers, Events, Query
• In gebruik bij KADOC:
– Units of Description, Descriptors, Partners, Query
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 19

20. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 20

21. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 21

22. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 22

23. Stand van zaken: DigiTool (1)
• Installatie
– Voorlopig: 1 systeem (aleph08)
– Later dit jaar: testsysteem + productiesysteem
• Proefprojecten (case studies)
– Voor een deel zijn deze louter als test te beschouwen
– Voor een deel gaat het al om productierijpe
toepassingen die later gewoon in de nieuwe productie-
omgeving overgenomen worden
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 23

24. Stand van zaken: DigiTool (2)
• Afwerken van de lopende proefprojecten
• Goedkeuring van het businessplan
– bepaalt de voorwaarden waaronder partners kunnen toetreden
– gebruik Digitool
– gebruik ScopeArchiv
• Integratie in Primo
• Integratie met Transfer Assistant van ScopeArchiv (ingest)
• Rosetta: implicaties/opportuniteiten voor LIAS?
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 24

25. DigiTool: overzicht (1)
• Tekst, beeld, audio, video
• Ingest, beheer, ontsluiting, preservatie (cfr. Rosetta)
• Manifestaties: 1 object → n manifestaties (1 zoekresultaat)
– master, afgeleide versies, vb. lagere kwaliteit en/of watermerk
• Metadata: 1 object (of manifestatie) → n metadata records
– beschrijvend, rechten (eigendom, toegang), preservatie, technisch
(afhankelijk van mediatype), …
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 25

26. DigiTool: overzicht (2)
• Samengestelde objecten (METS) → 1 zoekresultaat
– vb. pagina’s uit een boek of album
• Ingebouwde viewers, per type van object (vb. METS)
• Modulair: ingest, catalografie, collectiebeheer,
systeembeheer, …
• Kan gekoppeld worden aan externe systemen (URL, API)
• De deposit en approver modules hebben we niet
aangekocht
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 26

27. Proefprojecten in DigiTool
• Bibliotheca Imaginis Figuratae (ingescande boeken, fac.
Godgeleerdheid i.s.m. univ. Metz e.a.)
• Affiches en foto’s (KADOC)
• Fotoalbum (UA)
• E-publicaties (KADOC)
• Doctoraatsthesissen (K.U.Leuven)
• Video (KADOC), Audio (KADOC)
• Lopend: websites (Fac. Godgeleerdheid)
• Lopend: eindwerken (bibliotheek Letteren)
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 27

28. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 28

29. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 29

30. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 30

31. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 31

32. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 32

33. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 33

34. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 34

35. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 35

36. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 36

37. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 37

38. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 38

39. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 39

40. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 40

41. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 41

42. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 42

43. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 43

44. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 44

45. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 45

46. Tot slot…
Voor meer informatie :
• bezoek de LIBIS stand op Informatie aan Zee (demo!), of
• bezoek de LIAS website www.lias.be
30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 46