Archivering en ontsluiting van digitale bestanden

1,477 views

Published on

Archivering en ontsluiting van digitale bestanden
Dirk Kinnaes
Informatie aan Zee
10 september 2009
Kursaal Oostende
Ridderzaal

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,477
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
71
Actions
Shares
0
Downloads
18
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Archivering en ontsluiting van digitale bestanden

  1. 1. Archivering en ontsluiting van digitale bestanden Dirk Kinnaes LIBIS – K.U.Leuven 30-1-2015 1Archivering en ontsluiting van digitale bestanden
  2. 2. Scope • We gaan het onderwerp niet in het algemeen behandelen, maar we bekijken vooral de doelstellingen en concrete oplossingen die in de context van het LIAS-project zijn uitgewerkt • We gaan vooral in op de resultaten van ons project, en minder op de voorstudie en productevaluaties • We geven geen gedetailleerde technische beschrijvingen van de systemen, maar we illustreren een aantal concepten door middel van voorbeelden uit de praktijk 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 2
  3. 3. Probleemstelling (1) • Archiefinstellingen worden steeds meer geconfronteerd met “digital born” documenten, en met de vraag naar gedigitaliseerde archieven (“virtuele leeszaal”) • Het archiveren / preserveren / ontsluiten hiervan stelt specifieke vereisten, o.m. vanwege de veelheid aan formaten en de technologische evolutie • Archiefinstellingen hebben nood aan een geïntegreerde oplossing bestaande uit een systeem voor archiefbeschrijving en -beheer, en een digitaal depot 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 3
  4. 4. Probleemstelling (2) • De vraag naar een digitaal depot beperkt zich niet tot archiefinstellingen (vb. ook bibliotheken, onderwijsinstellingen), de vereisten zijn grotendeels (maar niet volledig) gelijklopend • Dus: het digitaal depot moet ook op zichzelf inzetbaar zijn (los van het archiefsysteem), en moet geïntegreerd kunnen worden met andere systemen (vb. primo, aleph) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 4
  5. 5. Voorstudie (2004-2006) Vereisten / doelstellingen: • Geïntegreerde beschrijving van digitale en niet-digitale bestanddelen • Beschrijven en bewaren van de logische samenhang (verbanden) tussen de bestanddelen • Duurzame en beveiligde opslag, garanties m.b.t. integriteit en authenticiteit • Werken volgens de geldende internationale standaarden 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 5
  6. 6. Projectpartners • Algemeen Beheer K.U.Leuven • KADOC • Faculteit Theologie • Universiteitsarchief • Universiteitsbibliotheek • ICTS (servers, storage) • LIBIS (applicaties, databanken, …) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 6
  7. 7. Keuze Software (1) • Kiezen we voor eigen ontwikkeling? – volledige controle over het pakket en de latere ontwikkelingen – maar: grote personeelsinzet en investering voor programmering en onderhoud 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 7
  8. 8. Keuze Software (2) • Kiezen we voor open source software? – “gratis" – gedragen door community van gelijkgezinden – maar: beperkte beschikbaarheid specifieke software • Kiezen we voor commerciële software? – “onmiddellijk” inzetbaar – maar: beperkte aanpasbaarheid – dus: belang van API’s (interfaces op applicatieniveau) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 8
  9. 9. Marktstudie Geen enkel product krijgt een voldoende op alle vlakken: • Of het zijn archiefbeschrijvingssystemen zonder veel functionaliteit voor een digital repository • Of het zijn “digital asset management” systemen zonder archieffunctionaliteit • Noodzaak om met 2 producten te werken • Integratie… 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 9
  10. 10. Selectieprocedure • Productpresentaties, demo’s, bezoeken van archief- instellingen • Opstellen van eisenbundel • Uitgebreide demo’s voor de producten op shortlist, en bezoeken van archiefinstellingen die werken met deze systemen • Uiteindelijk viel de keuze op combinatie van 2 producten: – ScopeArchiv (archiefbeschrijving en -beheer) – DigiTool (beheer en ontsluiting van digitale objecten) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 10
  11. 11. Archiefsysteem: ScopeArchiv Motivatie: • Verst gevorderd systeem • Gemaakt voor archivarissen en door archivarissen • Talrijke referenties (vooral in Zwitserland en Duitsland, maar vb. ook gemeentearchief van Amsterdam) • Firma bereid om integratie te realiseren met ODIS (authority database) en met het digitaal depot 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 11
  12. 12. Digitaal Depot: DigiTool Motivatie: • Product van Ex Libris • Integratie met andere producten: Aleph, Primo, … • Open interface (belangrijk voor integratie met scopeArchiv, en met mogelijk andere systemen in de toekomst) • “OAIS-compliant” • Recent: migratiepad naar Rosetta (nieuw preservatie- systeem ontwikkeld door Ex Libris i.s.m. NLNZ) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 12
  13. 13. Integratie… (1) • Beide systemen worden gekoppeld in functie van een aantal uses cases: – Koppelen van objecten in DigiTool aan onderdelen van een archiefbeschrijving in ScopeArchiv (zoeken, selectie) – Geïntegreerde ingestprocedure (digitale bestanden + archiefbeschrijving) • De koppeling wordt gerealiseerd in samenwerking met Scope Solutions (ontwikkeling van plugin, en aanpassingen in web-interface) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 13
  14. 14. Integratie… (2) • Integratie tussen ScopeArchiv en ODIS (authority records) • Toegang tot bepaalde collecties in DigiTool via Limo (find it, get it) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 14
  15. 15. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 15
  16. 16. Omvang van het project • Duur: ongeveer 3 jaar • Personeelsinzet: 2 vte (gemiddeld), vnl. bij KADOC, Universiteitsarchief en LIBIS • Investering: > 500.000 € (alle partners samen) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 16
  17. 17. Hardware / Storage • Server/OS: HP/Linux • Storage: we maken gebruik van de centrale storage- infrastructuur van ICTS (RAID 6), 3TB intieel, uitbreiding met min. ca. 6TB/jaar • Alle documenten worden simultaan opgeslagen op 2 locaties (Heverlee + Gasthuisberg) • De operationele uitbating, zijnde de monitoring, het onderhoud en het up-to-date houden van de infrastructuur gebeuren door ICTS 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 17
  18. 18. Stand van zaken: ScopeArchiv • De integratie tussen ScopeArchiv en ODIS is klaar en in productie • De firma Scope Solutions werkt verder aan de integratie van scopeArchiv en DigiTool (versie 1 van plug-in is klaar) • Een werkgroep van archivarissen (KADOC, UA) begeleidt de gefaseerde implementatie van ScopeArchiv • De invoerhandleiding voor ScopeArchiv is klaar (“WIP”) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 18
  19. 19. ScopeArchiv: modules • Aangekochte modules: – Units of Description, Descriptors, Accessions, Containers, Locations, Loans, Reproductions, Partners, Dossiers, Documents, Events, Activities, Query • In gebruik bij het Universiteitsarchief: – Units of Description, Descriptors, Containers, Loans, Partners, Dossiers, Events, Query • In gebruik bij KADOC: – Units of Description, Descriptors, Partners, Query 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 19
  20. 20. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 20
  21. 21. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 21
  22. 22. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 22
  23. 23. Stand van zaken: DigiTool (1) • Installatie – Voorlopig: 1 systeem (aleph08) – Later dit jaar: testsysteem + productiesysteem • Proefprojecten (case studies) – Voor een deel zijn deze louter als test te beschouwen – Voor een deel gaat het al om productierijpe toepassingen die later gewoon in de nieuwe productie- omgeving overgenomen worden 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 23
  24. 24. Stand van zaken: DigiTool (2) • Afwerken van de lopende proefprojecten • Goedkeuring van het businessplan – bepaalt de voorwaarden waaronder partners kunnen toetreden – gebruik Digitool – gebruik ScopeArchiv • Integratie in Primo • Integratie met Transfer Assistant van ScopeArchiv (ingest) • Rosetta: implicaties/opportuniteiten voor LIAS? 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 24
  25. 25. DigiTool: overzicht (1) • Tekst, beeld, audio, video • Ingest, beheer, ontsluiting, preservatie (cfr. Rosetta) • Manifestaties: 1 object → n manifestaties (1 zoekresultaat) – master, afgeleide versies, vb. lagere kwaliteit en/of watermerk • Metadata: 1 object (of manifestatie) → n metadata records – beschrijvend, rechten (eigendom, toegang), preservatie, technisch (afhankelijk van mediatype), … 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 25
  26. 26. DigiTool: overzicht (2) • Samengestelde objecten (METS) → 1 zoekresultaat – vb. pagina’s uit een boek of album • Ingebouwde viewers, per type van object (vb. METS) • Modulair: ingest, catalografie, collectiebeheer, systeembeheer, … • Kan gekoppeld worden aan externe systemen (URL, API) • De deposit en approver modules hebben we niet aangekocht 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 26
  27. 27. Proefprojecten in DigiTool • Bibliotheca Imaginis Figuratae (ingescande boeken, fac. Godgeleerdheid i.s.m. univ. Metz e.a.) • Affiches en foto’s (KADOC) • Fotoalbum (UA) • E-publicaties (KADOC) • Doctoraatsthesissen (K.U.Leuven) • Video (KADOC), Audio (KADOC) • Lopend: websites (Fac. Godgeleerdheid) • Lopend: eindwerken (bibliotheek Letteren) 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 27
  28. 28. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 28
  29. 29. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 29
  30. 30. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 30
  31. 31. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 31
  32. 32. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 32
  33. 33. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 33
  34. 34. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 34
  35. 35. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 35
  36. 36. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 36
  37. 37. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 37
  38. 38. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 38
  39. 39. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 39
  40. 40. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 40
  41. 41. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 41
  42. 42. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 42
  43. 43. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 43
  44. 44. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 44
  45. 45. 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 45
  46. 46. Tot slot… Voor meer informatie : • bezoek de LIBIS stand op Informatie aan Zee (demo!), of • bezoek de LIAS website www.lias.be 30-1-2015Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 46

×