De workshop "Auteursrechten bij digitale bestanden - Alma D en auteursrechten" werd tijdens de LIBISnet gebruikersdag van 6 juni gegeven door Diederik Lanoye en Mark Verbrugge (KU Leuven Bibliotheken). Inhoud: Alma-D biedt een praktische oplossing voor de opslag en bewaring van digitale en gedigitaliseerde documenten in vele formaten en het beheer van digitale collecties. Maar mag je elk document digitaliseren? Welke bestanden mag je wel of niet bewaren in Alma-D? En hoe kan je de toegang tot bestanden in Alma-D afschermen om aan de geldende regels te voldoen? In deze sessie bevragen we hoe jullie Alma-D (zullen) gebruiken en bespreken we hoe wensen en wetten in overeenstemming kunnen gebracht worden.

1. Alma-D en
auteursrechten
LIBISnet gebruikersdag 6 juni 2019
Diederik Lanoye en Mark Verbrugge

2. 22
Wie kent Alma-D nog niet?
• Alma-D(igital) is de derde poot van het Unified Resource
Management in Alma
• fysieke collecties in onze leeszalen en magazijnen (holdings)
• toegang tot elektronische bronnen op externe platformen (portfolios)
• digitale bestanden (gedigitaliseerd én digital born) in eigen digitale
magazijnen/repositories (representations)

3. 33
Digitale magazijnen en leeszalen
• Digitale magazijnen
• bestanden met blijvende relevantie op lange termijn bewaren
• nood aan complexe digital curation
• veel in, weinig out > sterk afgeschermd beheer
• Digitale leeszalen
• bestanden met ‘beperkte houdbaarheid’ op korte en middellange termijn
bewaren
• minder nood aan onderhoud op lange termijn
• collecties continu in beweging: toevoegen, selecteren en evalueren, wieden

4. 44
Dubbele oplossing in Alma-D
• Digitale bewaarcollecties > Teneo (remote repository)
• sterk gecontroleerde bewaaromgeving voor digitale bestanden incl. strakke
procedures voor ingest (toevoegen)
• onderhoud verloopt steeds via LIBIS
• Digitale gebruikscollecties > Alma Cloud
• cloud repository rechtstreeks toegankelijk vanuit Alma: bestanden toevoegen,
bewerken en verwijderen
• beheer en onderhoud door bibliotheekmedewerkers
• bestanden vlot toegankelijk vanuit Limo via standaardviewer die groeiend
aantal formaten kan weergeven

5. 55
Alma-D en Alma Cloud
• Een sterke oplossing om (collecties van) digitale bestanden te
bewaren, te ontsluiten en aan gebruikers aan te bieden
 DE VRAGEN:
• Wie maakt al gebruik van Alma-D en Alma Cloud?
• Waarvoor gebruiken jullie dit?
• Welk type bestanden slaan jullie op?
• Waarvoor zou je het (nog) willen gebruiken?

6. 66
De antwoorden

7. 77
Een rebus

8. 88
Het antwoord
“ … want tussen droom en daad staan wetten in de weg en praktische
bezwaren …”
Willem Elsschot, Het Huwelijk

9. 99
Alma-D
• We willen Alma-D gebruiken maar wat mag en wat kan?
• aan welke wetten is het gebruik van Alma-D onderworpen?
• waar moeten we op letten voor we opslaan, bij opslag en aflevering aan
gebruikers?
• welke technische oplossingen biedt Alma om het gebruik van Alma-D in
overeenstemming te brengen met de wettelijke bepalingen?

10. Wetten en praktische
bezwaren

11. 1111
Vooraf
• Gedrukt, gedigitaliseerd, aangeboden op het internet, born digital, gekocht,
gekregen: het maakt niets uit
• https://economie.fgov.be/nl/themas/intellectuele-eigendom/auteursrecht

12. 1212
De wet
• Wetboek van Economisch Recht
• boek XI
• titel 5
• art. XI.164 – XI.293
• Geen toeval!
• Samen met andere intellectuele rechten

13. 1313
U mag…
• … zowat alles met iets in het publiek domein
• … absoluut niets met iets onder auteursrecht tenzij:
• schriftelijke toestemming
• uitzondering

14. 1414
U werkt voor?
• (Erkende) onderzoeks- en/of onderwijsinstelling
• Iets anders

15. 1515
Scenario 1
Illegale of dubieuze copies of scans
NJET!

16. 1616
Scenario 2
• Originelen in het publiek domein
• erfgoed
• wetteksten, akten van de overheid
 Mag u zonder problemen opladen en aanbieden
• geen afscherming nodig, downloaden mag
• ppletten met rechten die ontstaan door digitalisering
• opletten met status oudere werken
• Jessie Saxby, The Sea Girt Home, 1856 (!)
• voor alle leden van het netwerk

17. 1717
Scenario 3
• Materiaal onder licentie
• aangekocht bij of gekregen van de uitgever
• beschikbaar onder een Creative Commons licentie
• via reglement afgedwongen licentie
 Volg de licentie
• afscherming
• wijzen op gebruiksvoorwaarden
• beperkingen op downloadmogelijkheid
• Voor alle leden van het netwerk
• Zorg bij gekregen materiaal voor een geschreven toestemming

18. 1818
Scenario 4
• Een werk onder auteursrecht waarvan u niet weet wie er nu de
rechten op heeft
• modern erfgoed
• Uitzondering voor verweesde werken
• controleprocedure en databank, omslachtig
• http://diligentsearch.eu/
• Indien positief: gebruik zoals werken in het publiek domein
• Voor alle leden van het netwerk
• Nog niet zo voor werken die niet meer in de handel zijn

19. 1919
Scenario 5
• U heeft materiaal onder auteursrecht, het is geen verweesd werk
en u bent geen onderdeel van een onderwijs- en
onderzoeksinstelling
 U mag dit niet opladen
 Vraag toestemming
• indien ja  volg de licentie
• indien nee  niet opladen
• Voor alle leden van het netwerk die geen onderwijs- en
onderzoeksinstelling zijn

20. 2020
Scenario 6
• U heeft materiaal onder auteursrecht, het is geen verweesd werk en u
bent wel een onderdeel van een onderwijs- en onderzoeksinstelling
 U mag dit niet zomaar opladen maar …
 … U kan misschien beroep doen op de uitzonderingen voor onderwijs
en onderzoek

21. 2121
Scenario 6
• Illustratie van onderwijs of voor onderzoek
• reproduceren
• meedelen in een beveiligd netwerk
• Maar!
• de link moet er wel degelijk zijn!
• je mag de normale exploitatie van het werk niet hinderen
• uitzonderingen moeten altijd zeer restrictief worden geïnterpreteerd

22. 2222
Scenario 6
• Enkele mogelijkheden:
• volledige boeken uit de eigen collectie opladen op vraag van onderzoeker,
afschermen
• volledige boeken of onderdelen opladen op vraag van docent voor een
vak, afschermen
• een elektronische kopie van een oude thesis opladen, afgeschermd
• Scan-on-demand voor onderzoeker, docent of student, afgeschermd,
tijdelijk
• Waarschijnlijk mogelijk: zelfgemaakte kopie van een werk uit je collectie
dat veel wordt gebruikt aanbieden, strikt afgeschermd op eigen studenten
en personeel

23. 2323
Bezint eer ge begint
• Een aantal vragen moet je beantwoorden voor je start met Alma-D
• welk statuut heeft jouw instelling/bibliotheek?
• bevindt het document dat je wil digitaliseren zich in het publiek domein of
niet?
• krijg ik toestemming van de rechthebbenden om een document op te slaan
en aan te bieden? Onder welke voorwaarden?
 Vermijd werk in de grijze zone!
• “Het zal wel in orde zijn!?”
• “Als iemand er een probleem mee heeft, moet die het maar zeggen”
• “We kunnen het altijd weer weghalen als ze het vragen”

24. Technische
oplossingen

25. 2525
Technische oplossingen
• Alma-D biedt heel wat mogelijkheden om opslag van digitale
bestanden en de aanlevering aan gebruikers te ‘moduleren’
• BIB records en/of digitale bestanden wel of niet tonen in Limo
• toegang beperken tot specifieke groepen gebruikers
• (verwijzing naar) gebruiksvoorwaarden tonen aan eindgebruikers
• kopiëren van digitale bestanden bemoeilijken

26. 2626
Voldoen Alma-D en Limo als
‘beveiligd netwerk’?
• ‘beheerd door een instelling die officieel is erkend door de overheid
voor onderwijs of onderzoek’  LIBIS is onderdeel van KU Leuven
• ‘instelling beheert zelf toegang tot het netwerk’  toegang tot Limo
verbonden aan registratie (inschrijving, aanwerving, externe
gebruikers)
• ‘materiaal is enkel toegankelijk voor studenten, docenten of
onderzoekers van de instelling’  beperking van toegang via Limo
nodig

27. 1. Wel of niet in Limo?

28. 2828
Wel in Alma, niet in Limo
• Verschillende oplossingen om records en digitale bestanden wel in
Alma te bewaren maar niet in Limo te tonen
• Zeer vergelijkbaar met technieken voor fysieke collecties
• onderdrukken van BIB records – Suppress
• onderdrukken van representations/digitale bestanden // Suppress holdings

29. 2929
Suppress BIB record
• ALMA ME > Tools > Set Management Tags > Suppress from
Discovery
 BIB record en alle inventory wordt verborgen in Limo

30. 3030
Wanneer gebruiken?
• Op deze manier is het in principe mogelijk om documenten volledig
back office te houden
• interne documentatie
• context Scan on Demand > bewaren om niet meerdere malen te digitaliseren
• Beperkte mogelijkheden en risico’s
• interne documentatie
• niet alle medewerkers hebben toegang tot Alma
• wel mogelijk om links naar Alma Cloud op te nemen in bv. intranet-pagina’s
• risico dat record (al dan niet per ongeluk) weer publiek wordt gemaakt

31. 3131
Active / Inactive representations
• Vergelijkbaar met suppressen van holdings
• BIB record is opzoekbaar en wordt getoond in Limo
• holdings c.q. representations worden niet getoond
• Active/Inactive-keuze bij aanmaken van een representation
• Ook nadien aanpasbaar op tab ‘General information’

32. 3232
Wanneer gebruiken?
• Liefst zo weinig mogelijk want frustrerend voor gebruikers
• record blijft opzoekbaar en wordt getoond in Limo met ‘Online access’
• doorklikken leidt tot nul resultaat
 Enkel tijdelijk (bv. bij technisch probleem)

33. 2. Wie krijgt toegang?

34. 3434
Toegang beperken
• Wettelijke bepalingen sturen aan op
• toegang beperken tot specifieke groepen (onderzoekers/studenten)
• toegang beperken tot specifieke terminals/computers
• controle op de toegang door een erkende onderwijsinstelling
 Vertaling in Limo en Alma-D
• Limo sign in: geregistreerde gebruikers onderscheiden van vrije bezoekers
• Alma-D maakt nog fijnere afbakening van groepen mogelijk

35. 3535
Keuze van Acces Rights
• Voor elke representation wordt uit een lijst van Access Rights
gekozen

36. 3636
Meer dan toegangsrecht
• Access rights zijn uitgebreide configuraties van rechten
• Wie krijgt er toegang tot de digitale bestanden en wie niet?
• Welke verklaring i.v.m. auteursrechten en copyright wordt getoond?
• Wat kan een gebruiker doen met de bestanden?

37. 3737
Toegang afschermen 1
• Toegang beperken tot bepaalde groepen
• beperkt tot registered users  toegang na sign in in Limo (in KU Leuven
gebeurt deze beperking automatisch)
• beperkt tot specifieke user groups  Alma users worden ingedeeld in
groepen (bv. personeel, bachelor-student, student aan geassocieerde
instelling, …)
• beperkt tot individuele gebruikers  mogelijk om enkel toegang te geven tot
individuen of kleine groepen
 In context van onderwijsinstellingen is vooral de afbakening tot
studenten en (onderwijzend) personeel relevant

38. 3838
Toegang afschermen 2
• Toegang beperken tot bepaalde plaatsen/computers
• IP-adres (1 computer) of IP-range (locatie)  digitale bestanden enkel op
bepaalde toestellen toegankelijk
 Beperking tot raadpleging ‘in de leeszaal’ ook vermeld in juridische
bepalingen

39. 3939
Toegang afschermen 3
• Toegang beperken op basis van chronologische criteria = embargo
• op basis van gegevens in BIB record of representation (bv. pas beschikbaar
5 jaar na publicatiedatum)
• op basis van vaste data
 Vrijgave gebeurt automatisch na verstrijken embargo

40. 4040
Access Rights configureren
• In principe grote variatie mogelijk maar enkele praktische bezwaren
• configuratie kan in Alma (gelukkig) enkel door Fulfillment Administrators
• vrij eenvoudig als gegevens voor criteria al in Alma zitten, moeilijker op basis
van externe gegevens (bv. beperken tot studenten van bepaald vak)
• beperken tot kleine groepen = frustratie voor de rest
 Voorkeur naar werken met beperkt aantal ‘standaardconfiguraties’

41. 3. Klaar en duidelijk

42. 4242
Gebruiksvoorwaarden
• Niet alle bestanden zijn voor alle Limo-gebruikers toegankelijk
• Niet alle digitale bestanden mogen op dezelfde manier ‘gebruikt’
worden
• aanduiding dat object in publiek domein zit
• aanduidingen van specifieke licenties
• enkel voor privé-gebruik of in context onderwijs/onderzoek
 Het is nodig om gebruikers hierop te wijzen

43. 4343
De Public note
• Zichtbaar in Limo voor je bestanden opent
 Ideale plaats om beperkte toegang te verduidelijken

44. 4444
De Public note
• Public note kan ook html-code bevatten
 Je kan ook links inbouwen naar eigen of externe webpagina’s (bv.
embedded code met logo voor Creative Commons-licenties)

45. 4545
Copyright statement in viewer
• Via de Access Rights in Alma Viewer
• Alma laat toe om verschillende copyright statements te configureren
• bij configuratie van Access Rights kies je welk statement moet getoond
worden
• dit statement kan ook obtrusive getoond worden (voor je document ziet, moet
weggeklikt worden)
• BELANGRIJK: huidige default statement (gebaseerd op Amerikaanse
wetgeving) moet aangepast worden

46. 4646

47. Kijken mag altijd

48. 4848
Weergeven vs. downloaden
• Bestanden bewaard in Alma Cloud worden getoond in standaard
Alma Viewer
• De meeste vaak voorkomende bestandsformaten kunnen
weergegeven worden in de viewer
• tekst (pdf, doc, docx), beeld (jpg, png), media (mp4, wav, m4v), presentaties
(ppt en pptx)
• andere bestandsformaten kunnen niet rechtstreeks worden weergegeven

49. 4949
Weergeven vs. downloaden
• Via access rights kan je kiezen of gebruiker bestanden via de Alma
viewer ook kan downloaden of niet
 Beperking van het risico op (her)gebruik dat tegen het auteursrecht
of gebruiksvoorwaarden indruist
 Bestandsformaten die niet kunnen weergegeven worden, moeten
wel downloadbaar zijn!

50. 5050
Besluit
1. Zorg dat je zeker bent!
• belangrijk onderscheid tussen 2 types instellingen
• vertrek van standpunt dat het niet mag
• documenteer stappen om rechten te ‘klaren’
• consulteer indien nodig een jurist/expert
2. Gebruik de mogelijkheden van Alma-D
• afschermen
• informeren
• gebruik beperken

51. Vragen?