SlideShare a Scribd company logo

Microsoft 365 recordsmanagement en governance - Od kennissessie keynote - eric burger document management 12-04-2022.pptx

Keynote Eric Burger Od Kennissessie 12-04-2022 Mauritskazerne Ede

1 of 17
Download to read offline
Od kennissessie keynote
Microsoft 365
Recordsmanagement en
compliance
Eric Burger
eric burger document management
www.ericburger.nl
Ede, 12 april 2022
Eric Burger
Informatie-governance en recordsmanagement specialist
• Recordsmanagement en compliance in Microsoft 365 en
SharePoint
• Training en opleiding in Recordsmanagement, compliance
en governance voor Microsoft 365 en SharePoint
• Ruim dertig jaar actief in vakgebied, waarvan 10 jaar Nationaal
Archief
• 17 jaar ‘eric burger document management’
• Onafhankelijk consultant
• Blogs over Microsoft 365 & SharePoint, recordsmanagement &
governance op http://www.ericburger.nl/blog/
Wie is bang voor de
cloud?
Microsoft 365, MS Teams en
corona
Corona 2020/22: grote stimulans voor video
vergaderen, maar:
• Grote haast bij introductie
• Nadruk op vergaderen op afstand
• Aandacht voor authenticatie
• Vaak met verwaarlozing van opslag, archivering,
privacy en informatieveiligheid
Microsoft 365, MS Teams en
corona (2)
Gevolgen informatiebeheer:
• Microsoft 365 wèl laten gebruiken, maar niet beheren
• Teams-creatie wel vrijlaten, maar niet beheren
• Onbeheerde content in SharePoint Online:
• niet beschermd,
• niet gearchiveerd,
• geen zicht op vertrouwelijke informatie,
• geen beheer privacy gevoelige informatie
• Informatiebeheerders en recordsmanagers NIET geïntegreerd in
beheer team
• Vaak: geen toegang recordsmanager tot Compliance Center
‘archiving by design’ –
maar hoe dan?
Praktijk:
• Kopiëren van klein deel informatie naar afzonderlijk
archiefsysteem
• Zorgvuldig beheer & vernietiging van deze kopie in
archiefsysteem
• Heel veel informatie onbeheerd
• Veel informatie dubbel, x-voud
• Geen grip op e-mail, chat, etc.
Wens:
• Archiveringsregels ingebouwd in systemen met content
• Centrale sturing en beheersing archivering
• Grip op meer dan document alleen: e-mail, chat, etc.

Recommended

Terraform Best Practices - DevOps Unicorns 2019
Terraform Best Practices - DevOps Unicorns 2019Terraform Best Practices - DevOps Unicorns 2019
Terraform Best Practices - DevOps Unicorns 2019Anton Babenko
 
SharePointリストのフォームのカスタマイズを利用したときにハマること
SharePointリストのフォームのカスタマイズを利用したときにハマることSharePointリストのフォームのカスタマイズを利用したときにハマること
SharePointリストのフォームのカスタマイズを利用したときにハマることた な
 
Microsoft Planner - Agile Tasks Management for Modern Teams
Microsoft Planner - Agile Tasks Management for Modern TeamsMicrosoft Planner - Agile Tasks Management for Modern Teams
Microsoft Planner - Agile Tasks Management for Modern TeamsJuan Carlos Gonzalez
 
Introduction to OneDrive V1.pptx
Introduction to OneDrive V1.pptxIntroduction to OneDrive V1.pptx
Introduction to OneDrive V1.pptxTsegabrehanZerihun
 
形式手法と AWS のおいしい関係。- モデル検査器 Alloy によるインフラ設計技法 #jawsfesta
形式手法と AWS のおいしい関係。- モデル検査器 Alloy によるインフラ設計技法 #jawsfesta形式手法と AWS のおいしい関係。- モデル検査器 Alloy によるインフラ設計技法 #jawsfesta
形式手法と AWS のおいしい関係。- モデル検査器 Alloy によるインフラ設計技法 #jawsfestay_taka_23
 
Monitoring Java Applications with Prometheus and Grafana
Monitoring Java Applications with Prometheus and GrafanaMonitoring Java Applications with Prometheus and Grafana
Monitoring Java Applications with Prometheus and GrafanaJustin Reock
 
SharePoint Online 「アクセス権」を理解する
SharePoint Online 「アクセス権」を理解するSharePoint Online 「アクセス権」を理解する
SharePoint Online 「アクセス権」を理解するKazuhiko Nakamura
 

More Related Content

What's hot

Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能
Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能
Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能Tetsurou Yano
 
Extending Collaboration with SharePoint and Microsoft Teams
Extending Collaboration with SharePoint and Microsoft TeamsExtending Collaboration with SharePoint and Microsoft Teams
Extending Collaboration with SharePoint and Microsoft TeamsChristian Buckley
 
The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...
The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...
The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...Redis Labs
 
How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...
How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...
How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...serge luca
 
Scottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft Teams
Scottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft TeamsScottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft Teams
Scottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft TeamsJasper Oosterveld
 
【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~
【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~
【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~日本マイクロソフト株式会社
 
【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践
【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践
【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践日本マイクロソフト株式会社
 
ファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチ
ファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチ
ファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチ日本マイクロソフト株式会社
 
未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術
未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術
未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術Taiji Tsuchiya
 
IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...
IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...
IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...TAKUYA OHTA
 
AWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデート
AWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデートAWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデート
AWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデートAmazon Web Services Japan
 
Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条
Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条
Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条Yui Ashikaga
 
超簡単!!なTestLinkの使い方
超簡単!!なTestLinkの使い方超簡単!!なTestLinkの使い方
超簡単!!なTestLinkの使い方Cake YOSHIDA
 
運用視点でのAWSサポート利用Tips
運用視点でのAWSサポート利用Tips運用視点でのAWSサポート利用Tips
運用視点でのAWSサポート利用TipsNoritaka Sekiyama
 
Beyond the Twelve-Factor App
Beyond the Twelve-Factor AppBeyond the Twelve-Factor App
Beyond the Twelve-Factor AppKazuya Takahashi
 
ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 ( Redmine of one plant 2022 ...
ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 (  Redmine of one plant 2022 ...ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 (  Redmine of one plant 2022 ...
ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 ( Redmine of one plant 2022 ...Kohei Nakamura
 
Redmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST API
Redmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST APIRedmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST API
Redmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST APIGo Maeda
 
はじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよ
はじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよはじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよ
はじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよShohei Okada
 

What's hot (20)

Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能
Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能
Nextcloud 16,15の新機能とOnline Office機能
 
Requirement diagram
Requirement diagramRequirement diagram
Requirement diagram
 
Extending Collaboration with SharePoint and Microsoft Teams
Extending Collaboration with SharePoint and Microsoft TeamsExtending Collaboration with SharePoint and Microsoft Teams
Extending Collaboration with SharePoint and Microsoft Teams
 
The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...
The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...
The Happy Marriage of Redis and Protobuf by Scott Haines of Twilio - Redis Da...
 
How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...
How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...
How to choose between SharePoint lists, SQL Azure, Microsoft Dataverse with D...
 
Scottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft Teams
Scottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft TeamsScottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft Teams
Scottish Summit 2022 - Secure and manage your data in Microsoft Teams
 
【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~
【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~
【de:code 2020】 今日から始めたくなる Power Platform 入門編 ~デモで分かるローコード開発の無限の可能性~
 
【de:code 2020】 Microsoft Teams アプリケーション開発入門
【de:code 2020】 Microsoft Teams アプリケーション開発入門【de:code 2020】 Microsoft Teams アプリケーション開発入門
【de:code 2020】 Microsoft Teams アプリケーション開発入門
 
【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践
【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践
【de:code 2020】 Azure Red hat OpenShift (ARO) によるシステムアーキテクチャ構築の実践
 
ファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチ
ファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチ
ファイルサーバーを SharePoint に移行するためのアプローチ
 
未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術
未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術
未経験者から世界と渡り合うネットワークエンジニアになるためのキャリア設計術
 
IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...
IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...
IT エンジニアのための 流し読み Windows 10 - Microsoft の更新プログラム管理インフラ比較 ~ WU / WSUS / SCCM ...
 
AWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデート
AWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデートAWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデート
AWS Black Belt Online Seminar AWS CloudFormation アップデート
 
Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条
Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条
Azureの契約直前・直後に意識しておくこと10箇条
 
超簡単!!なTestLinkの使い方
超簡単!!なTestLinkの使い方超簡単!!なTestLinkの使い方
超簡単!!なTestLinkの使い方
 
運用視点でのAWSサポート利用Tips
運用視点でのAWSサポート利用Tips運用視点でのAWSサポート利用Tips
運用視点でのAWSサポート利用Tips
 
Beyond the Twelve-Factor App
Beyond the Twelve-Factor AppBeyond the Twelve-Factor App
Beyond the Twelve-Factor App
 
ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 ( Redmine of one plant 2022 ...
ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 (  Redmine of one plant 2022 ...ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 (  Redmine of one plant 2022 ...
ある工場の Redmine 2022 〜ある工場の Redmine 5.0 バージョンアップ〜 ( Redmine of one plant 2022 ...
 
Redmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST API
Redmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST APIRedmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST API
Redmineをちょっと便利に! プログラミング無しで使ってみるREST API
 
はじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよ
はじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよはじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよ
はじめての Go 言語のプロジェクトを AWS Lambda + API Gateway でやったのでパッケージ構成を晒すよ
 

Similar to Microsoft 365 recordsmanagement en governance - Od kennissessie keynote - eric burger document management 12-04-2022.pptx

Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365
Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365
Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365Jasper Oosterveld
 
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk - door Eri...
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk  - door Eri...Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk  - door Eri...
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk - door Eri...Eric Burger
 
Acknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd Goetschalckx
Acknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd GoetschalckxAcknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd Goetschalckx
Acknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd Goetschalckximec.archive
 
IDMdenhaag conferentie 2015 : Eric Burger
IDMdenhaag conferentie 2015 : Eric BurgerIDMdenhaag conferentie 2015 : Eric Burger
IDMdenhaag conferentie 2015 : Eric Burgeridmdenhaag
 
SharePoint Saturday NL 24032012
SharePoint Saturday NL 24032012SharePoint Saturday NL 24032012
SharePoint Saturday NL 24032012gdoeswijk
 
SharePoint Enterprise Search - SharePoint Truths
SharePoint Enterprise Search - SharePoint TruthsSharePoint Enterprise Search - SharePoint Truths
SharePoint Enterprise Search - SharePoint TruthsSparked
 
Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012
Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012
Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012e-office bv
 
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010GO opleidingen
 
DIWUG February 2020 - Microsoft Teams & Governance
DIWUG February 2020 - Microsoft Teams & GovernanceDIWUG February 2020 - Microsoft Teams & Governance
DIWUG February 2020 - Microsoft Teams & GovernanceJasper Oosterveld
 
Office365 Lessons Learned
Office365 Lessons LearnedOffice365 Lessons Learned
Office365 Lessons LearnedJoël Bruijn
 
Dutch Microsoft Security Meetup Windows Information Protection
Dutch Microsoft Security Meetup Windows Information ProtectionDutch Microsoft Security Meetup Windows Information Protection
Dutch Microsoft Security Meetup Windows Information ProtectionAlbert Hoitingh
 
Portiva - Sushi and SharePoint
Portiva - Sushi and SharePointPortiva - Sushi and SharePoint
Portiva - Sushi and SharePointAlbert Hoitingh
 
SharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft Teams
SharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft TeamsSharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft Teams
SharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft TeamsJasper Oosterveld
 
'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...
'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...
'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...SURF Events
 
webinar een blik op microsoft online office 365
webinar een blik op microsoft online office 365webinar een blik op microsoft online office 365
webinar een blik op microsoft online office 365e-office bv
 
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010GO opleidingen
 
Webinar Deepdive in Teams
Webinar Deepdive in TeamsWebinar Deepdive in Teams
Webinar Deepdive in TeamsDelta-N
 
Juist nu succes met een lms
Juist nu succes met een lmsJuist nu succes met een lms
Juist nu succes met een lmsKarin Winters
 

Similar to Microsoft 365 recordsmanagement en governance - Od kennissessie keynote - eric burger document management 12-04-2022.pptx (20)

Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365
Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365
Modern Collaboration in Teams and Projects with Office 365
 
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk - door Eri...
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk  - door Eri...Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk  - door Eri...
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk - door Eri...
 
Acknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd Goetschalckx
Acknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd GoetschalckxAcknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd Goetschalckx
Acknowledge 05 De Vdab Piloot Gerd Goetschalckx
 
IDMdenhaag conferentie 2015 : Eric Burger
IDMdenhaag conferentie 2015 : Eric BurgerIDMdenhaag conferentie 2015 : Eric Burger
IDMdenhaag conferentie 2015 : Eric Burger
 
SharePoint Saturday NL 24032012
SharePoint Saturday NL 24032012SharePoint Saturday NL 24032012
SharePoint Saturday NL 24032012
 
SharePoint Enterprise Search - SharePoint Truths
SharePoint Enterprise Search - SharePoint TruthsSharePoint Enterprise Search - SharePoint Truths
SharePoint Enterprise Search - SharePoint Truths
 
Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012
Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012
Presentatie hello cloud sharepoint in de cloud 6 juni 2012
 
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
 
DIWUG February 2020 - Microsoft Teams & Governance
DIWUG February 2020 - Microsoft Teams & GovernanceDIWUG February 2020 - Microsoft Teams & Governance
DIWUG February 2020 - Microsoft Teams & Governance
 
Office365 Lessons Learned
Office365 Lessons LearnedOffice365 Lessons Learned
Office365 Lessons Learned
 
Dutch Microsoft Security Meetup Windows Information Protection
Dutch Microsoft Security Meetup Windows Information ProtectionDutch Microsoft Security Meetup Windows Information Protection
Dutch Microsoft Security Meetup Windows Information Protection
 
sociale media makerspace
sociale media makerspacesociale media makerspace
sociale media makerspace
 
5s digitaal
5s digitaal5s digitaal
5s digitaal
 
Portiva - Sushi and SharePoint
Portiva - Sushi and SharePointPortiva - Sushi and SharePoint
Portiva - Sushi and SharePoint
 
SharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft Teams
SharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft TeamsSharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft Teams
SharePoint Saturday Netherlands 2018 - Getting the most out of Microsoft Teams
 
'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...
'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...
'Op weg naar een flexibele totaaloplossing voor digitaal toetsen'- Bé Meerman...
 
webinar een blik op microsoft online office 365
webinar een blik op microsoft online office 365webinar een blik op microsoft online office 365
webinar een blik op microsoft online office 365
 
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
 
Webinar Deepdive in Teams
Webinar Deepdive in TeamsWebinar Deepdive in Teams
Webinar Deepdive in Teams
 
Juist nu succes met een lms
Juist nu succes met een lmsJuist nu succes met een lms
Juist nu succes met een lms
 

Microsoft 365 recordsmanagement en governance - Od kennissessie keynote - eric burger document management 12-04-2022.pptx

  • 1. Od kennissessie keynote Microsoft 365 Recordsmanagement en compliance Eric Burger eric burger document management www.ericburger.nl Ede, 12 april 2022
  • 2. Eric Burger Informatie-governance en recordsmanagement specialist • Recordsmanagement en compliance in Microsoft 365 en SharePoint • Training en opleiding in Recordsmanagement, compliance en governance voor Microsoft 365 en SharePoint • Ruim dertig jaar actief in vakgebied, waarvan 10 jaar Nationaal Archief • 17 jaar ‘eric burger document management’ • Onafhankelijk consultant • Blogs over Microsoft 365 & SharePoint, recordsmanagement & governance op http://www.ericburger.nl/blog/
  • 3. Wie is bang voor de cloud?
  • 4. Microsoft 365, MS Teams en corona Corona 2020/22: grote stimulans voor video vergaderen, maar: • Grote haast bij introductie • Nadruk op vergaderen op afstand • Aandacht voor authenticatie • Vaak met verwaarlozing van opslag, archivering, privacy en informatieveiligheid
  • 5. Microsoft 365, MS Teams en corona (2) Gevolgen informatiebeheer: • Microsoft 365 wèl laten gebruiken, maar niet beheren • Teams-creatie wel vrijlaten, maar niet beheren • Onbeheerde content in SharePoint Online: • niet beschermd, • niet gearchiveerd, • geen zicht op vertrouwelijke informatie, • geen beheer privacy gevoelige informatie • Informatiebeheerders en recordsmanagers NIET geïntegreerd in beheer team • Vaak: geen toegang recordsmanager tot Compliance Center
  • 6. ‘archiving by design’ – maar hoe dan? Praktijk: • Kopiëren van klein deel informatie naar afzonderlijk archiefsysteem • Zorgvuldig beheer & vernietiging van deze kopie in archiefsysteem • Heel veel informatie onbeheerd • Veel informatie dubbel, x-voud • Geen grip op e-mail, chat, etc. Wens: • Archiveringsregels ingebouwd in systemen met content • Centrale sturing en beheersing archivering • Grip op meer dan document alleen: e-mail, chat, etc.
  • 7. Microsoft 365 en visie op archivering Breuk met RM in SharePoint Server (want was alléén voor SP: recordcenter, in place records) Ontwikkelingen vanaf ca 2017 • In place oplossing: archiveren waar de content wordt geproduceerd/geplaatst • Eerst applicatie introduceren, later de archiveringsfunctionaliteit toegevoegd (vgl. Teams, Yammer) • Handmatige en geautomatiseerde toepassing van bewaartermijnen, vernietigingslijst, verklaring vernietiging: afhankelijk van licentie • Voortdurende verbetering en uitbreiding: gefaseerde goedkeuring vernietigingslijst, adaptive scopes
  • 8. Archiveren van Teams chat, video-opnamen – en nog altijd: e-mail Chat: • Kanaal postings, incl privé kanalen • Individuele chat Video opnamen: • Automatische expiratie • Bewaren? Delen? Vertrouwelijkheid en privacy E-mail: • Zaakgericht archiveren? en/of • Mailbox archivering?
  • 9. E-mail archivering ... Is al 30 jaar een hoofdpijn dossier: • Handmatige archivering is kwetsbaar en ontoereikend • Betrokkenheid DIV/Archief ondoenlijk gebleken • Automatisch archiveren stuit op ‘privacy’ bezwaren • Toevoeging aan specifieke dossiers blijft lastig In Microsoft 365: • Mailbox archivering cf Capstone methode obv adaptive scopes • ‘sleutelfiguren’ door adaptive scopes dichterbij • ‘wachttijd’ voor verwijdering privé mails blijft lastig • Toevoeging individuele mails aan Teams/SharePoint • Kopiëren naar Teams functie te beperkt • Oplossingen Outlook>SharePoint in de markt
  • 10. MS 365: opties voor archivering Bewaarbeleid (retention policies) • Voor SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams, Yammer • En: enige optie voor Teams chat/kanaal postings • Alleen hele containers (site, mailbox, etc.), geen individuele items • Geen vernietigingslijst/verklaring vernietiging Retentie labels (retention labels) • SharePoint, OneDrive, Exchange • Ook voor mappen, documentsets en items • Vernietigingslijst/verklaring vernietiging (licenties!) “kan chat ook zaakgericht gearchiveerd?” Nee.
  • 11. MS 365: opties voor archivering (2) Retentie labels (retention labels) • Handmatig of geautomatiseerd obv woorden, metadata via KQL • Centrale opties voor • Verwijdering item met behoud record toestaan/niet toestaan • Gearchiveerde versies: vergrendeld/ontgrendeld toestaan/niet toestaan • Verwijdering/mutatie metadata toestaan/niet toestaan Regelgevings record (regulatory record) • Retentie kan niet meer verwijderd, ook niet door admin • Bewaartermijn kan niet verkort • Alleen handmatig toe te passen • Alleen door Powershell commando te activeren “100% compliant graag, maar we willen ook het dossier weer kunnen heropenen”
  • 12. Van WOB naar WOO • Migratie naar Microsoft 365 • Consolidatie van opslag- en zoeksystemen • Compliance Center • Krachtige Content Search voor professionele zoekers • E-Discovery voor • Informatieverzoeken • Fraude cases • Recht op inzage persoonsgegevens • Hold functionaliteit • Anonimisering (beperkt) • Maar: interne procedures WOB, privacy, fraude onderzoek
  • 14. Microsoft 365 roadmap (1) • Apply retention label action at end of retention period • When an item reaches the end of its retention period a new label can be automatically applied. This feature is useful for multi- stage retention when there are different retention settings in each phase of a file's lifecycle. • Feature ID: 88827 • Preview: May 2022
  • 15. Microsoft 365 roadmap (2) • Power Automate integration • Initiate a Power Automate workflow when the item reaches the end of its retention period. For example, execute a complex disposition approval process or move the file to an archive. • Feature ID: 88816 • Preview: June 2022
  • 16. Best practices bij implementatie en governance • Multi disciplinair team voor programma èn governance • Governance is geen achteraf-gedachte bij in productie name, governance start bij project (en: bij in gebruikname Teams voor vergaderen bèn je in productie!) • Eenzijdige aanpak vanuit ICT en DIV/Informatievoorziening is een ‘no go’, betrek eindgebruikers • Grip op ‘voorkant’ is must: Teams/site-provisioning • Migreer naar Exchange Online, naar OneDrive, naar Teams/SharePoint • Begin, neem in productie, gebruik de ervaringen!
  • 17. Tot straks bij de workshops! HTTPS://ERICBURGER.NL/BLOG/ HTTPS://TWITTER.COM/ERICBURGER_NL HTTPS://NL.LINKEDIN.COM/IN/ERICBURGER