Op zoek naar een werkplek? Please take a seat.

1. IaZ 2021
Op zoek naar een werkplek?
Please, Take a Seat.

2. Anet?
• Netwerk van een 20tal wetenschappelijke bibliotheken
in de regio Antwerpen en Limburg
• Al deze bibliotheken maken gebruik van Brocade Library
Services (kortweg Brocade) als bibliotheeksysteem
• Brocade is een product van Anet
• Het Anet-team bestaat uit 15 vaste medewerkers.
• Bart Moelans [Software ontwikkelaar]
• Anke Jacobs [ Project coördinator]
2

3. 3
Terug naar het ontstaan van
Take a Seat

4. Aanleiding (UAntwerpen)
• Ca. 1.675 werkplekken verspreid over 4 campussen
• Vaak overrompeling, discussies, ‘handdoekenrace’
4

5. Tijdlijn
Eind 2019
• De bibliotheek van Universiteit Antwerpen bevraagd
de markt voor een reserveringssysteem.
Begin 2020
• Geen enkele toepassing gevonden met een bruikbare
én betaalbare oplossing.
•
• Een reservatiesysteem was nodig om de leeszalen
gecontroleerd en beperkt te kunnen heropenen na
lockdown.
5

6. 6
Anet to the
rescue????

7. Beschikbaar binnen Anet
• 30 jaar ervaring met
software voor leen en
reservatie van boeken
• Studenten en personeel
zijn reeds gekend in
Brocade / authorisatie
• Flexibel event-driven
bestelsysteem
• Assetsysteem om
eender wat te
beschrijven
7

8. Uitdagingen
• Deadline op 3 maanden
• Leen/reservaties op
minuut-niveau i.p.v.
dagbasis
• Mobile friendly web
interface
• Zelf-scan
• Verschillende specifieke
gevallen
8

9. Mei 2020
Opdracht aanvaard
9

10. September 2020
Deadline gehaald!
10

11. 11

12. September - Oktober 2021
12

13. Cijfers
Na 1 jaar …
> 375.000 aanvragen voor werkplekken verwerkt
6 systemen actief (geweest)
13

14. Live Demo

15. Tools voor bibliotheekmedewerkers

16. 16
Plaatsreservatie
Reservaties
Eindgebruikers Assets
Leen

17. Beschrijving van de werkplekken (assets)
• Hiërarchische structuur van locaties
• Afbeelding
• Kenmerken (stilte, raam, PC, aantal
personen, …)
• Eigen ID van de werkplek
• QR code
• Itemklasse (reservatie/leen)
• Op te laden en aan te passen via
spreadsheet
• QR code automatisch aangemaakt
• Afbeelding wordt herleidt naar
lowres en thumbnail
17

18. Reservatiesysteem
• Status
• Verzenden email
• Statusovergang
• Acties op aanvragen
• Lijsten
• Maximum aantal (simultane) aanvragen per gebruiker
• Uitzonderingen op gebruikersklassen
18

19. 19

20. Reservatiesysteem
• Status
• Verzenden email
• Statusovergang
• Acties op aanvragen
• Lijsten
• Maximum aantal (simultane) aanvragen per gebruiker
• Uitzonderingen op gebruikersklassen
20

21. Leensysteem
• Itemklassen
• Min/max leenperiode
• Max vooraf (reservatie/leen)
• Buffer
• Verlengen
• Specifieke voorwaarden/uitzonderingen
• Sluitingsdagen / Openingsuren
21

22. Plaatsreservatiesysteem
• Look and Feel Take a Seat
• Tijdelijke berichten op scherm
22

23. Autonoom systeem
• Geen interactie van
bibmedewerkers nodig
• Controle bij reserveren en
lenen (inchecken)
• Automatisch vrijgeven van
werkplekken
• Niet tijdig komen opdagen
• Niet uitgecheckt
• Automatische e-mails naar
eindgebruikers
23

24. Acties bibmedewerkers
• Beschrijven werkplekken
• Bepalen voorwaarden
• Kleine aanpassingen (vb
meer/minder werkplekken)
• Sluitingsdagen/Openingsuren
• Bezettingsgraad per locatie
• Controle ter plaatse
• Reserveren in naam van
eindgebruiker
24

25. 25

26. 26

27. Vragen?
helpdesk@anet.be
+32-3 265 49 71
Foto’s
© Universiteit Antwerpen – Jesse Willems
en collega’s UAntwerpen bibliotheek
27